El software de automatización de flujos de trabajo es una herramienta indispensable para cualquier empresa que maneje muchos documentos críticos. Una de las mejores herramientas para ofrecer una automatización robusta que involucre documentos es airSlate.
Las cadenas de procesamiento de documentos contienen muchas tareas manuales y repetitivas que son propensas a errores y que deberían asignarse a una herramienta automatizada en lugar de a una plantilla humana. A partir de estos conceptos productivos y eficientes, surgieron en el mercado muchas herramientas de automatización del flujo de trabajo documental. Sin embargo, no puede elegir cualquiera de ellas.
Acompáñenos mientras revisamos el software de automatización del flujo de trabajo airSlate para determinar si la herramienta es realmente beneficiosa para su empresa.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de diseño, ejecución y automatización de un proceso empresarial basado en algunas reglas internas del flujo de trabajo. Principalmente, las empresas que manejan muchos contratos, documentos, archivos, medios y contenidos, utilizan la automatización del flujo de trabajo para encaminar tareas, archivos y documentos entre personas y máquinas en función de criterios empresariales preestablecidos.
En la actualidad, existe una herramienta de trabajo en línea en la que todos los miembros del equipo se registran para realizar sus tareas. Los gestores pueden revisar los documentos de ayer y enviarlos más adelante para su aprobación o devolverlos al autor para que los edite.
¿Por qué las empresas necesitan realmente la automatización de los flujos de trabajo?
Evitar errores humanos
Los seres humanos tienden a cometer errores cuando tienen que realizar tareas repetitivas. Y en informática, las tareas repetitivas son los mejores escenarios para la automatización. De ahí que necesite automatizar su flujo de trabajo de procesamiento de documentos para evitar errores.
Precisión del contenido
El contenido de sus documentos empresariales será más preciso y profesional cuando utilice máquinas y plantillas para iniciar y completar un ciclo de vida de procesamiento de documentos.
Coherencia del documento
También puede evitar que se envíen a los clientes múltiples presupuestos de distintos valores cuando emplee un sistema automatizado para la gestión de contratos.
Marca empresarial
Las empresas crean un impacto en sus clientes utilizando activos de marca únicos. Cuando utilice un software automatizado para crear cada documento empresarial, no tendrá que preocuparse por la marca adecuada en cada archivo.
Productividad operativa
Su empresa puede producir cientos de contratos, contenidos y documentos y enviarlos para su aprobación, firma electrónica, etc. en cuestión de segundos. Por lo tanto, si está procesando documentos empresariales críticos en grandes volúmenes, necesita un software de automatización del flujo de trabajo documental ya.
Eficacia de los procesos
El canal de contenidos de sus operaciones empresariales se vuelve altamente eficiente cuando puede equilibrar la cantidad y la calidad de los documentos mediante un sistema automatizado.
Escalabilidad
Si su empresa maneja un mayor volumen de documentos por temporadas, entonces debe utilizar una herramienta de automatización del flujo de trabajo para escalar. No es necesario pasar por el suplicio de contratar personal temporal.
¿Qué es airSlate?
airSlate es una aplicación en la nube todo en uno que puede gestionar cada paso de su proceso de flujo de trabajo documental, desde la creación de flujos hasta el análisis de procesos. Además, es una herramienta sin código. No necesita contratar a un especialista en codificación para gestionar y solucionar los problemas de la herramienta. Por no mencionar que tampoco necesitará asignar sesiones de formación a sus empleados para que aprendan codificación.
Viene con muchos bots de integración y plantillas de automatización sin código. Si puede utilizar la aplicación en toda su capacidad, podrá reducir a la mitad la mano de obra manual en su departamento de procesamiento de documentos. De este modo, podrá liberar a más empleados y reasignarlos a ventas y marketing que le reporten ingresos.
Además, la herramienta es totalmente compatible con la nube. Esto significa que no necesita alojar ningún dato ni software en las instalaciones de la empresa. Además, puede conectar airSlate con otras aplicaciones en la nube que utilice su empresa, como NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce y Microsoft Power Automate.
Por otra parte, airSlate viene con una amplia biblioteca que consta de decenas de miles de plantillas de automatización de documentos para la mayoría de las industrias. Por lo tanto, incluso si usted no tiene ningún experto en automatización, todavía puede utilizar flujos de trabajo automatizados en airSlate con sólo utilizar las plantillas.
Los principales productos de airSlate
airSlate se suministra con todas las herramientas que necesita en un software de automatización de documentos completo. He aquí los productos de esta aplicación en la nube que debe utilizar con regularidad:
#1. Creador de flujo
El Creador de flujo le permite producir una representación visual del flujo de trabajo documental en una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Además, puede automatizar el enrutamiento condicional en vivo y las asignaciones de pasos para construir y poner en marcha diversos flujos de trabajo racionalizados en cuestión de minutos.
#2. eFirma
Puede configurar rápidamente firmas electrónicas legalmente vinculantes para formularios digitales, encuestas, documentos y contenidos en cuestión de segundos. Tiene a su disposición 100 bots sin código para la asignación de pasos, la automatización, la integración con CRM y las notificaciones.
#3. Automatización de procesos robóticos
los bots airSlate facilitan la automatización robótica de procesos y usted no necesita escribir ni una sola línea de código. Estos bots pueden gestionar la mayoría de las tareas del flujo de trabajo de procesamiento de documentos, como la creación de documentos, el enrutamiento, el envío para aprobaciones, la recopilación de eSigns, el envío de notificaciones y la realización de análisis de datos.
#4. Negociación de contratos
Le permite crear contratos de diferentes formatos y requisitos normativos de forma automática. También puede rellenar previamente el documento contractual con datos empresariales internos procedentes de servidores in situ, aplicaciones en la nube, hojas de cálculo, CRM y bases de datos SQL.
El módulo encamina los contratos a través de sus clientes, le permite realizar modificaciones con un solo clic y, finalmente, firmar un acuerdo sin esperar semanas.
#5. Generación de documentos
Este producto de airSlate le permite crear formularios, contratos, acuerdos, informes, etc., de forma casi instantánea. Además, algunos robots pueden rellenar los documentos con los datos de su empresa y los activos de su marca.
#6. Encuestas en línea
Puede utilizar la herramienta Encuestas en línea para crear sondeos, cuestionarios, pruebas, encuestas públicas, formularios de prueba de aplicaciones beta, etc. Además, puede integrar varios CRM basados en la nube, ERP, bases de conocimientos, etc., para compartir datos entre las encuestas y la máquina.
#7. Formularios web
Los formularios web le ayudan a captar en directo las opiniones y los datos de empleados o clientes. Estos formularios en línea son receptivos y se abren sin esfuerzo en ordenadores, tabletas y móviles.
#8. Pagos
Le permite automatizar el sistema de pagos integrando la plataforma de pagos en facturas, contratos, acuerdos y flujos de trabajo contables.
#9. Análisis de procesos
El módulo Analytics le proporciona las herramientas clave que necesita para realizar auditorías de flujos de trabajo, crear informes empresariales y analizar el flujo de trabajo para hacerlo más productivo.
#10. Edición de PDF
El editor de PDF le permite a usted, a su equipo y a sus clientes realizar todas las tareas básicas y avanzadas de modificación de PDF. Éstas son la edición de contenidos, la sustitución de firmas, el resaltado, la anotación, la adición de imágenes y la redacción de documentos.
#11. Software de automatización del flujo de trabajo
Le permite instalar pasos en un flujo de trabajo automatizado, facilitar el enrutamiento condicional, automatizar tareas repetitivas e integrar datos con CRM.
#12. Gestión de contratos
La herramienta de Gestión de Contratos sirve para gestionar sus procesos de compras y ventas. Le permite elaborar pedidos, presupuestos, contratos y facturas. Además, puede recibir pagos y supervisar el procesamiento de contratos en la misma herramienta.
airSlate como automatización del flujo de trabajo
airSlate es esencialmente una herramienta de automatización del flujo de trabajo documental. Puede crear muchos flujos de trabajo de documentos utilizando esta herramienta y automatizar los procesos utilizando bots. Además, puede asignar algunos empleados dentro de los flujos de trabajo para supervisar toda la operación.
Le permite crear
- Plantillas de documentos empresariales procesables para necesidades futuras
- Racionalizar integraciones, notificaciones y automatización de rutinas
- Una herramienta de firma electrónica integrada para los procesos de aprobación de documentos
¡Y eso no es todo! Puede colaborar con partes externas e internas para la producción de documentos. Una vez que el contenido, el archivo y los documentos estén listos, compártalos sin esfuerzo a través de códigos QR, SMS, etc.
Ventajas del software de automatización de flujos de trabajo airSlate
- Viene con todo tipo de flujos de trabajo básicos y avanzados.
- También puede crear flujos de trabajo personalizados para casos empresariales muy poco comunes.
- La mayoría de los flujos de trabajo que necesitan las industrias establecidas ya están presentes en la biblioteca de plantillas airSlate.
- Puede realizar enrutamientos condicionales sin escribir ningún código.
- La aplicación de automatización de flujos de trabajo guarda su documento en cada paso. Por lo tanto, puede recuperar fácilmente una versión anterior sin pasar por el aro
Características del software de automatización de flujos de trabajo airSlate
- Flujos de trabajo básicos para pequeñas y medianas empresas
- Flujos de trabajo avanzados para startups y empresas
- Enrutamiento condicional sin código
- Flujos de trabajo personalizados
- Desarrollo de bots personalizados
- Control de versiones de contenidos en cada fase de su ciclo de vida
- Funciones de destinatario en contratos, documentos, formularios, etc.
- Flujos de trabajo integrados
- Automatización de flujos de trabajo y sincronización de datos en múltiples nubes
- Asignación de tareas en línea
- firma electrónica
¿Cómo funciona la automatización de flujos de trabajo airSlate?
Esencialmente, sólo replica todas las tareas manuales y repetitivas que usted realiza en un proyecto de procesamiento de documentos. Una vez que crea un flujo de trabajo o reutiliza una plantilla de flujo de trabajo de su biblioteca, la herramienta crea un documento al recibir una señal de activación.
A continuación, rellena el documento, por ejemplo, un presupuesto empresarial, con datos empresariales procedentes de sus aplicaciones o servidores en la nube. La herramienta dirige este borrador al siguiente responsable de ventas, marketing o negociación para su aprobación. Una vez aprobado, el presupuesto pasa al buzón de un representante de ventas o directamente a la bandeja de entrada del cliente.
En cada paso de este proceso, la herramienta guarda una versión del presupuesto. Por lo tanto, si necesita revisar un presupuesto, no tiene que empezar desde cero.
¿Cómo utilizar airSlate?
- Regístrese para obtener una cuenta gratuita utilizando Google Facebook, o la cuenta de Apple.
- Una vez que vea el panel de control airSlate, haga clic en Crear nuevo flujo.
- En la pantalla Añadir documentos y formularios, puede crear un Flujo personalizado a través de Importar documentos y Cargar documentos.
- Si desea crear un nuevo Flujo a partir de un proceso existente, elija cualquiera de las 9 opciones de la sección Crear .
- Una vez que haya cargado un documento, ahora puede seleccionar Flujos de trabajo y Bots para la automatización.
- En Flujos de trabajo, puede insertar un disparador de inicio automático desde la opción Añadir inicio automático.
- Estos pueden ser de SharePoint, Actualización de Google Sheets, Inicio programado, etc.
- Ahora, puede añadir un nuevo Paso para asignar un destinatario en el flujo de trabajo.
- Cuando necesite aprobar un documento de varios gestores, puede añadir una nueva Rama y luego añadir nuevos Pasos.
- Ahora, empiece a añadir algunos bots para tareas de automatización como prellenar archivos de SharePoint, exportar a PostgreSQL, guardar en Dropbox, etc.
- Haga clic en Continuar para enviar el Flujo a los destinatarios que ha añadido en la sección Flujo de trabajo .
Aplicaciones del flujo de trabajo airSlate
Usted necesita airSlate si su empresa opera en alguna de las siguientes industrias:
- Educación: Solicitudes de cursos, solicitudes de ayuda estudiantil, solicitudes de cambio de programa, etc.
- Gobiernos: Registro de quejas, reparación de agravios, consultas de ciudadanos, emisión de certificados, etc.
- Seguros: Solicitud de pólizas, tramitación de siniestros, revisión de contratos, etc.
- Sanidad: Registro de pacientes en el sistema Enterprise Revenue Cycle Management (RCM), procesamiento de historiales médicos, etc.
Esta no es una lista completa de industrias. Hay más, como la construcción, la dotación de personal, los servicios informáticos, la consultoría, la banca, los servicios financieros, los servicios jurídicos, los viajes, el comercio electrónico, etc.
Precios de airSlate
Nuestra revisión de varios planes de precios de software de automatización de flujos de trabajo sugiere que airSlate es, con diferencia, la herramienta de automatización de flujos de trabajo más rentable que puede obtener. En primer lugar, usted y su equipo tienen a su disposición una versión casi completa de forma gratuita durante 30 días.
Tras este periodo de evaluación, si le gusta el producto, puede hacerse con la versión Básica (36
Flow Creator/mes) o la suscripción Business Cloud (50 $ Flow Creator/mes). Puede ahorrar más si adquiere un plan de suscripción anual.
Recomendamos la suscripción Business Cloud ya que le da acceso ilimitado a todas las funciones, productos, bots e integraciones.
alternativas a airSlate
La revisión de una aplicación empresarial en línea para operaciones de ingresos críticos queda incompleta si no se compara con algunas aplicaciones similares. Por lo tanto, eche un vistazo a las siguientes alternativas de airSlate y descubra la solidez de airSlate en comparación con sus competidores:
Avokaado
Avokaado es una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos junto con algunas funciones de automatización del flujo de trabajo documental. Proporciona a su equipo un espacio de trabajo compartido para todos los documentos. De este modo, la colaboración, las aprobaciones y la firma electrónica de documentos resultan más fáciles que nunca. Ofrece un plan de uso gratuito, pero no es eficaz para las empresas.
Document360
Document360 es una plataforma de base de conocimientos de autoservicio con algunas funciones de automatización del flujo de trabajo documental. Puede crear una sólida base de conocimientos interna o externa con esta herramienta para ayudar a sus representantes de atención al cliente.
Además, puede automatizar algunas partes del proceso de gestión de la base de conocimientos utilizando integraciones de terceros. Puede obtener la herramienta de forma gratuita para un máximo de 5 equipos con fines de base de conocimientos, pero seguirá necesitando airSlate para la automatización general.
Palabras finales
Hasta ahora, usted ha repasado los fundamentos de la automatización del flujo de trabajo y su requerimiento en su negocio. También ha conocido en detalle el software de automatización de flujos de trabajo airSlate para sus operaciones empresariales basadas en contenidos o documentos.
Nuestro veredicto de revisión sugiere que la herramienta airSlate es un software de automatización del flujo de trabajo documental de servicio completo para cualquier pequeña, mediana, nueva o gran empresa. También cuenta con los módulos necesarios y las capacidades de gran carga de trabajo para empresas de nivel empresarial.
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