La vida no es más que una serie de acontecimientos, ¿verdad?
Pero no existe la regla de que todos los acontecimientos deban celebrarse en persona en un lugar abarrotado. Hoy en día, cada vez se celebran más eventos en línea.
Así pues, ¿está buscando a alguien que coordine su próxima conferencia empresarial? Asegúrese de que aprovecha las ventajas de un buen software de gestión de eventos
Un paquete de software de gestión de eventos bien diseñado puede influir enormemente en el éxito de su evento. Le ayudará a planificar, organizar y llevar a cabo su conferencia como un profesional. Puede utilizar esta herramienta de gestión de eventos para enviar invitaciones, hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia y organizar a los ponentes.
¿Qué es el software de gestión de eventos?
El software de gestión de eventos ayuda a los organizadores de eventos a gestionar áreas específicas de sus operaciones diarias. Les ayudan en la planificación y ejecución de eventos, incluyendo la inscripción, la planificación y la facturación.
Las aplicaciones de gestión de eventos ofrecen soluciones «todo en uno», reduciendo así la carga de trabajo. La plataforma puede gestionar los eventos y el personal de forma interna o externa en función de la solución elegida. Además, el software le permite interactuar con los asistentes.
¿Qué aspectos conlleva la organización de un evento?
Hay muchos aspectos que intervienen en la planificación de un evento.
- Planificar y presupuestar – En este proceso se trata de presupuestar. También se trata de averiguar de qué trata el evento.
- Elegir un lugar de celebración – Factores como el tamaño del evento, el tipo, la ubicación y los servicios desempeñan un papel en la selección del lugar de celebración.
- Marketing del acontecimiento – La promoción del acontecimiento y la publicidad dirigida al público objetivo forman parte del marketing.
- Gestión de voluntarios – A la hora de gestionar a los voluntarios es importante reclutarlos, formarlos y programarlos.
- Transporte – El departamento de logística organiza los servicios de transporte, alojamiento y comida.
- Gestión deriesgos – La gestión de riesgos implica identificar los riesgos potenciales y desarrollar estrategias de mitigación.
- Atenciónal cliente – La atención al cliente consiste en asegurarse de que todo el mundo se lo pasa bien.
Características del software de gestión de eventos para una experiencia sin contratiempos
- Programación y procesos personalizados: Los sistemas de gestión de eventos le permiten diseñar y publicar formularios de solicitud en línea, solicitar aprobaciones y crear campos personalizados.
- Documentación y recursos: Estos sistemas de gestión disponen de una biblioteca de recursos y planificadores de documentación a los que los usuarios pueden acceder.
- Acceso móvil sobre la marcha: Para que los sistemas de gestión de eventos sean fáciles de usar se necesitan aplicaciones móviles. Vivimos en una era tecnológicamente avanzada, por lo que un sistema de gestión de eventos apto para móviles es esencial.
- Gestionar y asegurar los datos: Una solución segura para eventos permite a los planificadores mostrar u ocultar datos en función de las salas, el estado, el tipo de evento o el usuario. La seguridad del evento también debe tener acceso para garantizar que se siguen los protocolos. Los datos de los estudiantes y del profesorado deben supervisarse de forma segura, deben realizarse copias de seguridad con frecuencia y deben encriptarse.
- Realice el seguimiento y actualice los eventos fácilmente: Puede hacer un seguimiento de los eventos y editarlos fácilmente con una interfaz sencilla. No debería tener que cancelar y volver a reservar para cambiar la hora, la fecha, el estado o los requisitos del servicio.
Ahora que ya conoce los requisitos del software de gestión de eventos. Exploremos algunos de los mejores software de gestión de eventos.
Zoho
Zoho es una herramienta de gestión de eventos basada en la nube que ayuda a planificar, organizar, registrar, seguir y pagar conferencias. El software es para empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes compañías, y permite a los patrocinadores crear atractivos paquetes de patrocinio y gestionar las solicitudes de patrocinio. La personalización e integración con otras aplicaciones de Zoho y herramientas de terceros es sencilla.
Características
- Operaciones automatizadas para optimizar la productividad y reducir el trabajo manual
- Análisis de datos e informes en tiempo real
- Un sólido mecanismo de protección de datos
- Incorporación de otros servicios y aplicaciones
- La capacidad de escalar hacia arriba y hacia abajo a medida que crece su negocio
Comience Zoho con el plan gratuito. Dependiendo de sus necesidades, puede cambiar a planes de pago.
Zoho es una plataforma intuitiva y fácil de usar que combina la colaboración en equipo, la gestión de proyectos y el servicio de atención al cliente. Atraer a los empresarios será la parte más fácil de utilizar Zoho Backstage.
RSVPify
RSVPify es una plataforma de gestión de eventos basada en la nube que le ayuda a gestionar invitaciones, entradas, listas de invitados y asistentes. Su panel de control le permite ver los próximos eventos, realizar un seguimiento de las inscripciones y hacer un seguimiento.
También puede arrastrar invitados a mesas específicas. Ofrece una solución de marca blanca para que las empresas puedan personalizar los formularios con sus imágenes, logotipos, temas y fuentes.
El código QR simplifica el registro, gestiona los eventos con restricciones de edad y protege la información confidencial. Los usuarios pueden gestionar los cuadros de asientos desde cualquier lugar, incluidos los eventos principales y secundarios, y ver las preferencias de comida de los invitados.
Características
- Agilice el proceso de inscripción de su evento con formularios de inscripción flexibles
- La venta de entradas en línea nunca ha sido tan fácil, rápida y cómoda
- La forma más fácil, rápida y personalizable de gestionar eventos virtuales
- Aumente la visibilidad de su evento y de su marca con una potente capacidad de personalización
- Realice save-the-dates, invitaciones, actualizaciones y recordatorios personalizados y con su marca
Los costes para uso personal comienzan en 19 $ mensuales, y para empresas y beneficios en 39 $. Un plan mensual para empresas comienza en 5.988 $.
RSVPify es una completa herramienta de gestión de eventos que le ayuda a planificar, gestionar y comercializar sus eventos. A los planificadores de eventos y a los profesionales les encantará esta aplicación fácil de usar y con montones de funciones.
Cvent
Cvent es una plataforma para la gestión de eventos que ayuda a los organizadores a planificar y ejecutar eventos con éxito. Le permite agilizar las operaciones del evento, como el registro, la venta de entradas, la búsqueda de locales y las actividades promocionales.
La plataforma simplifica la logística de los eventos, ofrece a los organizadores experiencias atractivas y facilita la medición del éxito del evento.
Características
- Los planificadores de eventos pueden utilizar esta herramienta para gestionar todos los aspectos de sus eventos
- El seguimiento, el registro y la optimización de la asistencia, el compromiso y los comentarios son sencillos
- Puede comercializar un evento de múltiples maneras para hacerlo más impactante
- Dispone de informes de rendimiento, información sobre el evento y atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana
- Es una aplicación móvil compatible con dispositivos Android, iOS y Windows
La información sobre precios sólo está disponible tras enviar las credenciales (precios basados en presupuestos). Se incluye formación y configuración de nivel básico.
Cvent es adecuado para organizaciones sin ánimo de lucro y empresas. Es la mejor para grandes eventos. Tiene grandes prestaciones a un precio estupendo, por lo que a los organizadores de eventos les encanta. Las ideas e implementaciones de gestión de datos y campos son las mejores.
Stova
La plataforma de gestión de reuniones y eventos Stova permite a empresas de todos los tamaños y sectores gestionar los distintos procesos que intervienen en un evento.
Stova permite a los usuarios crear seminarios web, gestionar y personalizar sesiones, añadir asistentes y crear informes personalizables. Stova se integra con varias aplicaciones de terceros y dispone de una API que los usuarios pueden utilizar para integrarse con sus aplicaciones.
Características
- Es una gran manera de promover eventos, crear conciencia y comunicarse con su público
- El registro de entrada es fácil y seguro con el registro con tarjeta de identificación y la entrada sin contacto de STOVA
- Los stands virtuales de Stova le permiten conectar cara a cara con los clientes potenciales del evento y convertir los clientes potenciales en oportunidades de venta
- Stova mantiene conectados a sus asistentes virtuales y presenciales. Todos los eventos se gestionan en un solo lugar
- También realiza un seguimiento de los recorridos de los usuarios para obtener información detallada sobre las métricas clave de su evento
Puede personalizar sus precios con Stova en función de sus necesidades específicas.
La interfaz fácil de usar de Stova simplifica la planificación y coordinación de eventos. Puede gestionar fácilmente los eventos, colaborar con otros miembros del equipo y realizar un seguimiento del rendimiento del evento.
Planning Pod
Planning Pod es una potente herramienta de gestión de eventos en línea que mantiene todos sus detalles en un solo lugar. Dispone de más de 30 herramientas fáciles de usar que su equipo puede utilizar para gestionar tareas, listas de comprobación, calendarios, archivos, encuestas, proveedores, patrocinadores y voluntarios. Esta plataforma integra 30 herramientas para simplificar y agilizar el proceso de planificación de eventos.
Características
- Puede crear tareas, asignarlas a su equipo y hacer un seguimiento de su progreso
- Puede programar los recursos de forma eficiente y gestionar la disponibilidad de su equipo con la programación de recursos
- Se sincroniza con su calendario, para que siempre esté al tanto de todo
- Conecte a su equipo con herramientas integradas de mensajería, intercambio de archivos y colaboración
- Manténgase al tanto de su negocio con informes y análisis exhaustivos
Planning Pod ofrece un plan mensual básico a partir de 19 $.
Este software de gestión de eventos simplifica los flujos de trabajo de los planificadores y hace que los eventos sean más fáciles, rápidos y eficientes gracias a su interfaz intuitiva y sus potentes funciones.
Eventbrite
Eventbrite es un sistema de gestión de eventos en línea que permite planificar, comercializar y gestionar eventos. Con este software, los usuarios pueden crear, personalizar y compartir eventos en línea y gestionar las ventas, las inscripciones y los pagos asociados a dichos eventos. Además, Eventbrite ofrece sólidas herramientas de análisis e informes para seguir y analizar el rendimiento de los eventos.
Características
- Simplifica el proceso de creación, gestión y promoción de eventos
- Eventbrite proporciona análisis detallados para ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento de la venta de entradas y la asistencia
- El procesamiento de pagos integrado facilita la recepción de pagos y la distribución del dinero
- Los usuarios pueden utilizar Eventbrite para promocionar eventos a través de páginas de eventos y redes sociales
Puede probar la opción gratuita que ofrece Eventbrite. El plan de precios comienza con un cargo del 1% más 0,99 $ para el plan Esencial, un cargo del 2,5% más 1,99 $ para el plan Profesional y un cargo del 5% más 4,99 $ para el plan Premium.
Eventbrite es ideal para conciertos, actuaciones de famosos, seminarios, etc. El plan gratuito tiene pocas funciones, y el ambiente agradable y las API abiertas lo hacen aún más seguro.
Swoogo
Swoogo le permite crear formularios de inscripción con un número ilimitado de condiciones, tipos de inscritos y preguntas personalizadas. Personalizar esos formularios para cada evento es fácil, y puede clonarlos para otros eventos.
Swoogo ofrece integraciones gratuitas, un constructor de sitios de eventos de arrastrar y soltar, y análisis nativos. Sus Webhooks de salida y sus integraciones API facilitan la integración con pilas complejas de martech. Puede construir eventos utilizando el constructor de arrastrar y soltar de Swoogo, BYOC (traiga su código), y backend con respuesta móvil.
Características
- Puede añadir su marca a cada página de registro con el constructor de formularios de arrastrar y soltar
- Ponga toda la información de su evento, contenidos, patrocinadores y oportunidades de establecer contactos en un solo lugar
- Swogo Analytics le ofrece una imagen clara de la participación de su público y de lo que le interesa
- Puede arrastrar y soltar (o traer su HTML) para facilitar el marketing de eventos
- Puede integrar gratuitamente HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce, etc.
Swoogo tiene cuatro planes. Los precios comienzan en un plan por 9800 $ al año, un plan de tres por 15.000 $ al año, un plan de cinco por 2400 $ al año y un plan de empresa por un precio personalizado.
El software de gestión de eventos Swoogo simplifica la organización, gestión y promoción de eventos. Puede ayudar a organizadores de eventos de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.
SocialTables le permite elegir el lugar de celebración, diagramar el evento, gestionar a los invitados y registrarse en el evento. Las herramientas gratuitas le permiten compartir una estrategia global con sus sedes, clientes y socios. También es fácil gestionar las visitas VIP, los pedidos especiales de comida y los diagramas de los asientos.
Puede navegar por los eventos de Social Tables fácilmente con una interfaz de usuario intuitiva. Puede dejar que los socios utilicen su sistema sin necesidad de formación. Además, toda la información del evento se almacena en una ubicación central.
Características
- Esta plataforma es una forma fácil y rápida de crear y gestionar planos de planta
- Puede mantener una lista de comprobación y tareas para mantenerse organizado
- Identifique a otros planificadores y proveedores y establezca relaciones con ellos
- Haga uso de potentes análisis para analizar el rendimiento del evento
- Es posible integrar plataformas y software de venta de entradas
Puede elegir entre dos planes para su software de gestión de eventos: Gratuito incluye 150 asistentes, una cuenta y colaboración en tiempo real. Profesional a partir de (199 $/mes) incluye 250 asistentes, asistencia por correo electrónico y dos eventos.
Social Table es más beneficioso para los planificadores de eventos que necesitan planos de planta y otras cosas de front-end. Muchas marcas mundiales de hostelería recomiendan Social Table. La aplicación hace que la organización sea pan comido, sobre todo para las medianas empresas, ya que permite registrar y organizar los asientos fácilmente.
Hopin
Hopin es una plataforma de gestión de eventos basada en la nube que ayuda a las empresas a organizar, comercializar y coordinar eventos virtuales, híbridos y en directo. El software de análisis de Hopin permite a los planificadores de eventos medir el compromiso de los visitantes e interactuar con los asistentes mediante encuestas y cuestionarios.
El gestor puede crear múltiples tipos de entradas, marketing por correo electrónico, generar clientes potenciales y gestionar las entradas. Puede crear páginas de aterrizaje con bloques modulares, añadir diseños y temas personalizados, crear códigos promocionales y emitir reembolsos.
Además de Hopin, hay muchas aplicaciones con las que se integra Hopin, como HubSpot CRM y Slack. Dispone de una opción de suscripción mensual, como soporte por correo electrónico y chat.
Características
- Hopin ofrece herramientas de gestión de eventos como inscripción, venta de entradas, promoción y exposiciones virtuales
- Los asistentes pueden ver transmisiones en directo y videoconferencias desde cualquier lugar
- Hay construcción de agenda de arrastrar y soltar, recordatorios automáticos y encuestas posteriores al evento
- Hopin ofrece algo más que protección por contraseña y autenticación de dos factores
- Las herramientas de informes y análisis de Hopin permiten a los planificadores de eventos realizar un seguimiento de las métricas de participación.
Hopin viene con un plan gratuito con características interesantes. También puede probar los planes de pago a partir de 67 dólares al mes, mientras que los planes para empresas cuestan unos 6.000 dólares.
El software de gestión de eventos Hopin le ayuda a planificar y gestionar eventos virtuales con facilidad. Dispone de muchas funciones, como la venta de entradas y el streaming. Las organizaciones y empresas que deseen organizar eventos en línea pueden utilizar este servicio.
Bizzabo
Bizzabo es un software de eventos para medianas y grandes empresas. Es fácil planificar conciertos y actos para recaudar fondos, de modo que los organizadores de eventos pueden centrarse en el marketing. Tiene todo lo necesario para agilizar el trabajo y la colaboración.
El sistema operativo Bizzabo Experience, rico en datos, ayuda a los organizadores de eventos a convertirlos en grandes negocios. Bizzabo le permite conseguir más personas inscritas para los eventos. Bizzabo realiza campañas de correo electrónico y páginas de aterrizaje. También mejora el ROI de los patrocinadores. El análisis posterior al evento se realiza de inmediato. Además, puede crear aplicaciones móviles para eventos con Bizzabo.
Características
- Bizzabo combina todos los datos de su evento, como inscripciones y perfiles de los asistentes, en un solo lugar
- Bizzabo le permite personalizar, supervisar y ajustar las campañas de marketing de eventos
- Los asistentes al evento pueden utilizar los directorios de asistentes y los perfiles personales de Bizzabo para establecer contactos en línea
- Usted puede manejar todo lo relacionado con su evento con Bizzabo, desde la planificación hasta el presupuesto
- La analítica avanzada de Bizzabo proporciona un análisis exhaustivo del comportamiento y el compromiso de los asistentes
Bizzabo ofrece un precio inicial de $15000.00 por año y va subiendo a partir de ahí.
El software de gestión de eventos de Bizzabo facilita la creación, gestión y análisis de eventos. Cuenta con una interfaz de usuario intuitiva, potentes análisis, formularios de inscripción personalizados, campañas de correo electrónico automatizadas y mucho más. Ahorrará tiempo y dinero mientras organiza grandes eventos con Bizzabo.
Ungerboeck
Ungerboeck ayuda a recintos deportivos, exposiciones, teatros, planificadores de eventos y museos a gestionarlo todo, desde los invitados hasta las facturas sin auditorías.
Utilizando los módulos CRM y de gestión de ventas, los supervisores pueden gestionar las campañas promocionales, las comunicaciones con los clientes, los contratos y las propuestas. Una empresa puede colocar productos en un sitio web específico de la marca y arrastrarlos a los diseños de los stands con la ayuda de un servicio de exposiciones.
Los organizadores pueden hacer un seguimiento de los asistentes a una amplia gama de eventos, como seminarios, campamentos, formación, talleres y actos.
Características
- Es fácil crear y gestionar inscripciones para eventos con este completo sistema
- La venta automatizada de entradas permite a los clientes generar y gestionar las entradas en línea
- La programación de recursos permite a los clientes programar el personal, los recursos y los lugares de celebración
- Los clientes pueden aceptar pagos en línea con el procesamiento de pagos en línea
- Proporciona información sobre los eventos de los clientes mediante análisis e informes
La plataforma de gestión de eventos de Ungerboeck simplifica la planificación y ejecución de eventos, por lo que merece la pena que la pruebe cualquiera que quiera gestionar grandes eventos.
Attendease
Attendease se creó en 2001 con el nombre de Coverall Crew. Inicialmente, ofrecía el registro de eventos en línea y el diseño de sitios web para eventos, y ahora es un sistema integrado de gestión de eventos. Tanto si planifica un evento grande como pequeño, Attendease es el software de gestión de eventos perfecto. Es ideal para eventos públicos, privados y gratuitos.
Además, los organizadores de eventos pueden trabajar en varios eventos a la vez. El proceso de planificación de su evento puede automatizarse para hacerlo repetible y escalable. Puede crear una aplicación móvil que involucre a los asistentes a través de las redes sociales. Los asistentes obtienen una experiencia del evento totalmente personalizada, desde el sitio web hasta el registro en línea y el marketing por correo electrónico.
Características
- Attendease permite a los usuarios crear formularios personalizados y gestionar la información de los asistentes
- Su creador de agendas facilita la creación y personalización de agendas para eventos
- Los usuarios pueden crear y personalizar sus sitios web de eventos con el software de gestión de eventos de Attendease
- Puede procesar pagos y gestionar entradas con el software de gestión de eventos de Attendease
- Las capacidades de análisis e informes de Attendease proporcionan información sobre el rendimiento de los eventos, la asistencia y mucho más.
Puede ponerse en contacto con Attendease para obtener información sobre sus precios.
La plataforma de gestión de eventos de Attendease le permite organizar eventos. No tarda nada en ponerse en marcha y le ofrece valiosas perspectivas sobre el rendimiento de los eventos. Attendease es una excelente opción si necesita una solución integral de gestión de eventos.
Accruent
Accruent es una plataforma basada en la nube para la gestión de inmuebles e instalaciones. Puede personalizarla para los sectores de la educación, la sanidad, el sector público, el comercio minorista, los servicios públicos y la fabricación.
La plataforma Accruent gestiona las solicitudes, agiliza el mantenimiento, aumenta la visibilidad y automatiza el mantenimiento preventivo. Accruent permite a los usuarios gestionar los bienes y las compras en función de las métricas de inventario.
Existen aplicaciones Accruent para gestionar el mantenimiento, los activos, el inventario, el espacio, los traslados, el mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo. También hay una función de planificación de mercados y selección de emplazamientos. El servicio de suscripción de Accruent incluye asistencia telefónica, por correo electrónico y en línea.
Características
- Gestione múltiples eventos fácilmente con calendarios de eventos robustos
- Ofrece un panel de control fácil de usar para gestionar eventos, asistentes y sedes
- Se pueden capturar los datos de los asistentes mediante un formulario de inscripción personalizado
- Envíe campañas automatizadas de correo electrónico a los asistentes para mantenerlos informados y comprometidos
- Un completo sistema de informes para medir el éxito del evento y el retorno de la inversión
Los precios de la plataforma de gestión de eventos de Accruent oscilan entre unos cientos y unos miles de dólares mensuales.
La plataforma de gestión de eventos de Accruent simplifica los procesos de planificación y gestión de eventos de forma eficaz y rentable.
Certain
La plataformaCertain automatiza y facilita diversas tareas de planificación de eventos con su completa plataforma de gestión de eventos y marketing. Ayuda a crear un ecosistema de usuarios cohesionado mediante la integración de sistemas de pago, aplicaciones de registro y CRM.
El planificador de eventos puede utilizar la plataforma Certain para crear sitios web y formularios de inscripción. El sistema de procesamiento de pagos permite a los asistentes pagar la inscripción. Los check-ins funcionan no sólo para el evento, sino también para sesiones individuales. Puede obtener análisis en tiempo real para tomar mejores decisiones para los equipos de planificación, marketing y ventas.
Características
- Los planificadores pueden personalizar plantillas web específicas para satisfacer sus necesidades
- Puede rellenar previamente algunos formularios con datos de CRM si coincide con el dominio/URL
- También puede preimprimir e imprimir tarjetas identificativas a la carta si dispone de impresoras in situ. Los asistentes reciben las tarjetas de identificación cuando se registran. Puede personalizar los campos de los distintivos.
- Algunas plataformas integran GDS para reservar viajes y alojamiento al inscribirse.
- Al inscribirse, los asistentes pueden buscar sesiones por fecha, tema, ponente y ubicación.
Puede elegir entre las opciones de precios disponibles. Los planes Pro de Certain cuestan alrededor de 24.990 $, y los planes Essential, alrededor de 14.990 $.
Certain es una plataforma completa de gestión de eventos que ayuda a los usuarios a gestionar sus eventos de principio a fin. Cuenta con funciones como el registro de eventos y la analítica, y esta plataforma potente y fácil de usar agiliza la planificación de eventos.
Palabras finales
Hoy en día, la gente puede conseguir resultados asombrosos y espectaculares utilizando software de gestión de eventos. Estas herramientas promueven una excelente organización de los lugares de celebración y una hábil gestión.
De hecho, este software tiene un futuro brillante. Además, las características y capacidades de cada solución de software de gestión de eventos la hacen adecuada para diferentes tipos de eventos. Y usted necesita el software de gestión de eventos adecuado para garantizar el éxito de su evento.
A continuación, eche un vistazo al mejor software de seminarios web para hacer crecer su negocio.