El software de gestión de proyectos es una bendición, ya que enfrentarse a diario a la gente y correr detrás de ellos para cumplir los plazos puede ser un trabajo duro.
Gestionar un negocio puede ser una tarea inquietante, que se enfrenta a altibajos. Sin una gestión real de las tareas, no es fácil llevar un registro de los plazos. Ésta es una de las principales razones por las que sólo un pequeño porcentaje de empresas tienen éxito. Dado que la carga de trabajo y las tareas diarias están siempre a punto de inclinarse, es habitual perder de vista los calendarios y las tareas.
Supongamos que el proyecto emprendido por una organización es vasto, y el equipo también. Desde la perspectiva del gestor, es bastante comprensible que se requiera un esfuerzo considerable para obtener el rendimiento necesario.
La mejor solución posible a nuestra disposición será utilizar herramientas de gestión de tareas y proyectos para gestionar las tareas y los proyectos con eficacia. Estas herramientas se manejan de forma digital y nos permiten gestionar todo lo relacionado con la gestión de proyectos a través de un espacio en línea.
Estas sencillas herramientas que he enumerado nos permiten examinar el flujo de trabajo de las organizaciones. Además, las herramientas de gestión de proyectos sirven para controlar el ritmo de trabajo y las horas de jornada del equipo. También ayuda a mantener un ritmo específico según la demanda de la tarea. Aunque he enumerado las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos en este artículo, también he añadido algunas notas sobre los retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos cuando funcionan sin estas herramientas al final de este post.
Hay muchas herramientas disponibles, especialmente para aquellos que son nuevos en el mundo empresarial y están deseando probarlas. Para evitar confusiones, he aquí algunas de las mejores con acceso gratuito de por vida con funciones limitadas.
nTask
nTask es un software de gestión de proyectos que permite a los equipos o miembros participar, analizar, planificar y gestionar eficazmente las tareas diarias. Ayuda a sus usuarios a alinearse con la planificación del proyecto, la asignación de recursos, la gestión y los plazos mediante la creación de una lista de tareas pendientes. Así, no tendrá que preocuparse por perderse una tarea importante.
Gestionar el trabajo y centrarse en las tareas simultáneamente se hace más accesible estableciendo prioridades para garantizar que todo el mundo se mantiene al mismo ritmo. También puede hacer un seguimiento de su crecimiento simplemente añadiendo tareas y programando fechas de vencimiento mediante la formación de diagramas de Gantt.
También puede anotar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a las tareas a través del rastreador de tiempo de nTask. Si se encuentra con algún problema dentro de la herramienta, nTask le ayudará a gestionarlo fácilmente.
Lo mejor de esta herramienta es su crecimiento. Continuamente añade nuevas funciones para ayudarle a usted y a su empresa a prosperar.
ClickUp
ClickUp es una excelente herramienta de tablero Kanban para revolucionar su trabajo. Reúne todas las herramientas en un solo lugar. La flexibilidad del software se debe a su conjunto único de clasificaciones.
La presencia de una función de vista de pájaro de todo facilita la localización de cualquier cosa que esté buscando. Con el tiempo, también le ahorrará tiempo al generar la máxima automatización y personalización de tareas. Le permitirá colaborar libremente y compartir documentos con los miembros de su equipo sin complicaciones.
Con esto, nunca se perderá una tarea debido a la lista de comprobación recurrente. Además, podrá revisar rápidamente los estudios programados antes de ponerlos en marcha. El equipo técnico de ClickUp destaca por la seguridad y la privacidad de los usuarios. La herramienta ofrece formación gratuita y asistencia las 24 horas del día para todos sus usuarios. Si es usted principiante, le resultará muy fácil familiarizarse con la herramienta.
ClickUp ha registrado el mayor número de tiempos de actividad en los últimos 12 meses. Es gratuito para uso personal y consta de un número ilimitado de miembros para un número ilimitado de tareas.
Miro
Miro es una pizarra digital rápida y fácil de usar creada para ayudarle a colaborar con otras personas en cualquier momento y lugar. Colabore, idee y centralice fácilmente la comunicación para todo su trabajo en equipo interfuncional. Manténgase siempre conectado con su equipo.
Para agilizar su flujo de trabajo, pruebe las potentes integraciones con Slack, Box, los productos de Atlassian, el ecosistema de MS, etc., o construya la suya propia mediante una API. Miro admite diferentes formas de comunicación (incluidas notas adhesivas, cuadros, gráficos y vídeos) para adaptarse a todos los equipos de gestión de proyectos.
Explore 300 plantillas y marcos interactivos para empezar a colaborar rápidamente con su equipo. Miro admite diferentes formas de comunicación (como notas adhesivas, tablas, gráficos y vídeos) para adaptarse a todos los equipos de gestión de proyectos.
Miro cuenta con la confianza de 45 millones de usuarios en todo el mundo y dispone de un plan gratuito que dura para siempre. Las suscripciones mensuales empiezan a partir de 8 dólares al mes.
Trello
Trello es una aplicación Kanban muy utilizada como software de gestión de proyectos y tareas. Además, también se puede utilizar para crear una lista de tareas pendientes.
Trello tiene algunas características excelentes para dar a los miembros del equipo ese impulso extra necesario para cumplir los plazos antes de tiempo. Las tareas pueden gestionarse, seguirse y llevarse a cabo con la ayuda de los miembros del equipo abriendo tarjetas. Integrar las aplicaciones en las que todos prefieren trabajar también es una opción.
La herramienta resulta muy útil a la hora de planificar eventos y gestionar el trabajo de campo. La vista de mapa de Trello garantiza que su equipo no se pierda de vista al mostrar datos basados en la ubicación.
El plan es gratuito para los nuevos empresarios y equipos enteros que busquen organizar sus flujos de trabajo. Ofrece un servicio gratuito para cualquiera que busque gestionar su negocio.
Meistertask
Meistertask ha construido su base sobre unos pocos bloques críticos: proyectos, tareas y un panel de control. El plan es gratuito para una sola persona que sea principiante.
Su funcionamiento puede entenderse consultando sus tutoriales y guías. Las copias de seguridad de los datos de los usuarios se realizan con regularidad, y las transferencias de datos de todas las cuentas están encriptadas. Puede utilizar la herramienta en función de sus necesidades de trabajo con la ayuda del tablero Kanban.
Aquí puede limitar el número de tareas que debe realizar en un día. Utilice varias listas de control para varias tareas, llevando un control simultáneo de las funciones. Además, la adjunción de archivos se realiza con el mínimo esfuerzo. Las imágenes y los archivos que no superen los 200 MB pueden adjuntarse directamente a las tareas.
Se trata de una aplicación integral para principiantes y propietarios de empresas, que ahorra tiempo y recursos. Ofrece eficazmente servicios gratuitos para usuarios individuales para la gestión de tareas básicas.
Notion
Notion, si la busca en el diccionario, la palabra notion significa una idea. Es una idea para gestionar todo un negocio o una empresa con una sola herramienta.
El equipo técnico le ofrece soluciones personalizadas en función de sus necesidades empresariales o personales. Los aspectos para cualquier grupo no están limitados ya que la herramienta está diseñada para equipos de ingeniería, diseño y orientados al producto.
Puede hacer algo más que apuntar notas. Organice sus tareas de forma eficaz mediante una interfaz que genera claridad sin complicaciones. Mejora la capacidad de trabajo en equipo de las personas que atienden a pequeñas, medianas y grandes empresas.
Permite a los miembros del equipo iniciar una conversación con cualquier persona, en cualquier momento, relacionada con las tareas. Además, la herramienta se actualiza con frecuencia para facilitar su uso. Es gratuita para estudiantes y uso personal.
monday.com
monday.com es un software en el que confían millones de clientes de todo el mundo. Tiene una estructura basada en la nube. Invertir en esta herramienta generará un ROI tan alto como superior al 250% debido a sus especificaciones únicas.
Puede ver el progreso de los equipos haciendo clic en el botón de estado. Entregando el trabajo tedioso a los robots, permitiéndole centrarse por completo en las tareas que tiene entre manos e impulsando su productividad. Conectar otras herramientas necesarias está a sólo unos clics de distancia. Le obligará a tomar decisiones basadas en datos con rapidez y precisión.
La herramienta sigue un enfoque de gestión por canalizaciones, lo que permite al gestor de proyectos comprobar el estado de todas las tareas en una única ventana. Elimina las tareas repetitivas y, en caso de problemas, dispone de un fiable servicio de asistencia por chat disponible las 24 horas.
Todoist
Todoist es una de las herramientas que más ha avanzado en los últimos tiempos. La adición constante de nuevas funciones mantiene la utilidad de la herramienta.
Utilizando la función de programación inteligente, puede adelantar o posponer las tareas según la necesidad del momento. Puede crear una vista de tareas personalizada para su flujo de trabajo, ilustrada con tarjetas estilo tablero Kanban. El calendario le hará cumplir sus plazos y realizar un seguimiento del progreso diario.
Anote nuevos establecimientos y trámites en su proyecto en cualquier momento y lugar integrando Todoist con las aplicaciones que utiliza para completar otras tareas, como Alexa, IFTTT y muchas más.
Está disponible en todos los dispositivos, y el plan es gratuito para principiantes para los cinco primeros proyectos. De este modo, los principiantes pueden conocer la importancia de organizar y gestionar las tareas.
Any.do
Con Any.do, ver y programar las tareas es muy sencillo. Se trata de una herramienta de gestión de tareas orientada a la web y disponible en Android y macOS.
Los usuarios también pueden utilizar esta herramienta para gestionar objetivos personales y de equipo. Debido a su sencilla construcción UI/UX, ha sido la opción preferida para principiantes y startups. La desintegración de proyectos y tareas en subtareas y el flujo de trabajo se puede distribuir al grupo en función de los conjuntos de habilidades.
Any.do ofrece la posibilidad de integrarse con otros calendarios como el de Google para mantener la eficacia de los plazos. Puede introducir tareas oralmente aprovechando la función de entrada por voz.
Incluso puede marcar puntos esenciales de sus reuniones para revisarlos después. Adquirir su plan premium una vez que se haya acostumbrado a la herramienta es una buena idea.
OpenProject
OpenProject es un software de gestión de proyectos de código abierto rápido y seguro para gestionar diferentes proyectos y reuniones de equipo. Asiste al proyecto durante todo su ciclo de vida.
Las responsabilidades se distribuyen entre los miembros del equipo para llevar a cabo el trabajo sin problemas. Puede suscribirse a las actividades según sus necesidades e incluso recibir actualizaciones periódicas sobre ellas.
Puede actuar como observador y revisar diariamente el trabajo realizado. El uso de opciones de filtro es muy apreciado para acortar la búsqueda de la entidad requerida. Puede compartir su planificación del trabajo con las partes interesadas esenciales a través de OpenProject.
Dispone de una API robusta, que ayuda en la integración de diferentes herramientas. Es compatible con todos los dispositivos, independientemente del tamaño de la pantalla.
Puede utilizar su oferta en la nube o probar el alojamiento de Kamatera para poner en marcha OpenProject con un solo clic.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que proporciona la forma más sencilla de gestionar y programar tareas mediante la creación de diagramas de Gantt. Su modelo de datos de gráfico de trabajo mantiene alta la productividad del equipo durante todo el emprendimiento.
Resolver los problemas que surgen al realizar cualquier tarea es rápido gracias a que el equipo de asistencia por chat está disponible las 24 horas. Le permite llevar su forma de pensar al mundo real ajustándose a sus necesidades y demandas. Puede controlar totalmente las reuniones del equipo y asegurarse de que todos reciben la información correcta sobre las tareas.
Como está disponible en todos los dispositivos, puede utilizarla incluso en Android e iOS para integrarla con otras aplicaciones según su flujo de trabajo. Su larga lista de funciones permite a los usuarios hacerse con esta plataforma sin pensárselo dos veces. Su plan básico es gratuito para particulares y equipos que se inician en la actividad.
Wrike
Wrike es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para ayudar a los equipos de cualquier tamaño a colaborar de manera más eficiente, proporcionando un acceso centralizado a las tareas, conversaciones, archivos y plazos. Cuenta con la confianza de más de 20.000 clientes en todo el mundo, y algunos de los nombres destacados son P&G, Sega, Siemens, Pfizer, T-Mobile, etc.
Wrike ofrece un conjunto completo de soluciones de eficiencia empresarial para los equipos que se esfuerzan por agilizar los procesos al tiempo que gestionan los proyectos de manera eficiente. Sus potentes espacios de trabajo proporcionan la flexibilidad necesaria para adaptarlos a las necesidades individuales, reducir las tareas duplicadas con capacidades de automatización y mantener a todos sincronizados a través de sistemas integrales de gestión de tareas e informes.
Experimente el poder de Wrike con su aplicación móvil y sus paneles de control de proyectos, que le proporcionan una visión general en tiempo real de los proyectos en curso. Obtenga informes detallados de forma rápida y KPI a medida para tomar decisiones informadas rápidamente mientras obtiene una visión general desde cualquier lugar al alcance de su mano.
| Pros | Contras |
|---|---|
| ✅ La presupuestación no forma parte de la edición gratuita | ❌ Diagrama de Gantt sólo en los planes de pago |
| ✅ Proyectos ilimitados en la edición gratuita | ❌ Costoso para equipos grandes |
| ✅ Seguridad de nivel empresarial | ❌ La elaboración de presupuestos no forma parte de la edición gratuita |
| ✅ Soporte multilingüe en el plan gratuito | ❌ Complejidad, especialmente el cambio de proyectos/tareas |
| ✅ Proyectos ilimitados en la edición gratuita |
Precios: Wrike se puede probar de forma gratuita durante 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito. Su versión gratuita admite actividades básicas y limitadas de gestión de proyectos y tareas, mientras que sus versiones premium, Team, Business, Enterprise y Pinnacle, admiten funciones avanzadas y un número ilimitado de proyectos, usuarios, automatización, etc. El precio parte de 9,80 $ por usuario/mes.
Ahora que ya conoce las herramientas que se pueden utilizar, echemos un vistazo a las ventajas de las herramientas de gestión de proyectos y a lo que ocurre cuando no se dispone de una.
Problemas sin herramientas de gestión de tareas y proyectos
Los siguientes son algunos de los problemas a los que se enfrenta cuando no dispone de herramientas de gestión de proyectos:
- Expectativas inciertas – Las expectativas del proyecto no están claras ni por parte del cliente ni por parte de los gestores. Falta de definición del modus operandi del sistema de principio a fin. Unos objetivos difusos pueden hacer que los proyectos fracasen estrepitosamente.
- Comunicación poco fluida – Una brecha en la comunicación entre los miembros del equipo, el director del proyecto o el cliente puede conducir a resultados no deseados, dejando la tarea vulnerable sin completar.
- Conflictos de equipo – Habrá casos en los que personas con personalidades y habilidades variadas tendrán que trabajar juntas. Los conflictos provocan una reducción de la productividad y una capacidad negativa de resolución de problemas de todo el equipo.
- Plazos incumpl idos – La entrega tardía de tareas por parte de miembros del equipo o directivos incompetentes o una comunicación deficiente disminuye la retención de clientes.
- Distribución poco clara del trabajo – La distribución poco clara de las funciones da lugar a un entorno de trabajo poco saludable lleno de estrés, ambigüedades y frustración.
Sin embargo, estos problemas pueden eliminarse utilizando herramientas de gestión de tareas y proyectos. También notará una gran mejora en la eficacia y la productividad de sus empleados. Estas herramientas pueden resultar eficaces de las siguientes maneras:
- Los usuarios trabajan de forma inteligente y eficiente, lo que proporciona una mayor tasa de éxito.
- Gestionan y ordenan la carga de trabajo estableciendo, asignando y ejecutando prioridades.
- Gestionar los costes del proyecto, los presupuestos y asistir a reuniones a distancia en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Los nuevos miembros pueden integrarse eficazmente en el equipo con el mínimo esfuerzo.
- Planificar y organizar las tareas resulta más fácil.
- No hay compromiso manual ni mental, ya que la mayoría de las cosas están automatizadas.
Por lo tanto, mediante el uso de herramientas de gestión de proyectos puede tener un mayor control sobre los proyectos y los entregables que se esperan.
Ventajas de las herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos son versátiles, por lo que resultan útiles independientemente del tamaño de la empresa. Estas herramientas son algo que toda empresa debe tener. Algunas ventajas cruciales de las herramientas de gestión de proyectos son
- Mejora la coordinación y la colaboración entre los miembros del equipo.
- Vigila el calendario, garantizando que los plazos se cumplan antes o a tiempo.
- Mediante el uso de las herramientas adecuadas, los miembros del equipo pueden mantenerse al día.
- Compartir documentos es rápido y fácil, manteniendo la transparencia.
- Una mejor comunicación entre los miembros del equipo redunda en una mayor productividad y gestión del tiempo.
Dado que las herramientas de gestión de proyectos priorizan las tareas y gestionan las cosas desde un único lugar, la mayor parte del trabajo lo realiza la máquina. Esto le ahorrará tiempo y energía. Invertir en la herramienta adecuada le reportará importantes beneficios.
Con algunas herramientas, los rendimientos pueden llegar a rozar el 150% o incluso más. Las herramientas también son muy económicas y rentables, lo que garantiza que no se sobrepase nuestro límite para un proyecto concreto.
Conclusión
La gran dependencia de los teléfonos inteligentes, los ordenadores portátiles y otras tecnologías de refuerzo ha agilizado el trabajo. Ayuda a aumentar la eficacia de la gestión de tareas y proyectos. Sin embargo, elegir a la ligera cualquier herramienta que se adapte a sus necesidades sólo perjudicará a su empresa.
Elegir la herramienta adecuada es igualmente necesario. A la larga, reduce los esfuerzos manuales y ayuda a ahorrar tiempo, energía y recursos esenciales.