El éxito de cualquier proyecto depende de una gestión y programación eficaces del mismo. La gestión de proyectos es un reto para los gestores de proyectos, especialmente cuando hay varios proyectos, plazos y miembros del equipo que coordinar.
Afortunadamente, el software de programación de proyectos puede simplificar mucho el proceso. Estas herramientas ofrecen una serie de funciones para simplificar la planificación y ejecución de los proyectos, como los diagramas de Gantt y la asignación de recursos.
Sin embargo, elegir el que se adapte a sus necesidades puede resultar agotador dada la amplia gama de posibilidades a la que puede acceder. Para ayudarle a elegir con conocimiento de causa y aumentar el éxito de su próximo proyecto, analizaremos algunas de las mejores soluciones de software de programación de proyectos disponibles, profundizando en sus características. Pero antes, comprendamos la importancia de la programación de proyectos en el ámbito de la gestión de proyectos.
¿Por qué es importante programar los proyectos?
La programación de proyectos es un componente crucial de la gestión de proyectos, ya que ayuda a gestionar el tiempo, los recursos y las tareas necesarias para ejecutar un proyecto con éxito.
- Gestión del tiempo: La programación de proyectos permite a los gestores de proyectos especificar un plazo para finalizar las tareas individuales dentro de un proyecto y el proyecto en su conjunto. Les ayuda a anticiparse a los retrasos, a hacer planes de reserva y a garantizar que el proyecto se termine en la fecha prevista.
- Asignación de recursos: Distribuye eficazmente los recursos, incluidos el personal, los suministros y el equipo. Esto garantiza que el proyecto avance sin retrasos y que se pueda acceder a los recursos cuando se necesiten.
- Priorización: Los gestores de proyectos pueden organizar las tareas y actividades por orden de prioridad y urgencia. Esto garantiza que las actividades cruciales se terminen a tiempo y que el proyecto mantenga el rumbo.
- Comunicación: La programación ayuda a informar a las partes interesadas, a los miembros del equipo y a los clientes del calendario, las expectativas y los hitos del proyecto.
- Presupuestación: La programación de proyectos permite a los directores de proyecto predecir con seguridad el tiempo y los recursos necesarios para completar cada tarea, lo que ayuda a planificar el presupuesto y a gestionar los costes.
En general, la programación de proyectos desempeña un papel fundamental en la planificación, el seguimiento y el control eficaces de los proyectos para garantizar que se terminan en el plazo previsto, dentro del presupuesto y de acuerdo con los objetivos del proyecto.
monday.com
monday. com es una plataforma de gestión de proyectos en toda regla, siendo la programación de proyectos una de sus muchas capacidades. La herramienta puede adaptarse a las necesidades de la organización y ayuda a comprender la progresión de las tareas junto con su estado.
La función de calendario de Monday permite planificar proyectos, fijar plazos, asignar miembros del equipo, designar tareas y establecer dependencias. El software también ayuda a reasignar tareas con sólo pulsar un botón y a realizar un seguimiento del progreso tras recopilar datos de varios tableros.
Características principales:
- Cree cuadros resumen y exporte planes de proyecto en varios formatos como XML, PDF, etc.
- Integración con Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, etc.
- Tableros Kanban para gestionar desde proyectos hasta departamentos.
- Lista de comprobación semanal para organizar las tareas semanales y mantener los proyectos por buen camino.
ProjectManager
Tan sencillo como su nombre, ProjectManager es un software simple de programación de proyectos que hace que crear planes de proyecto minuciosos y programar proyectos sea pan comido. Puede visualizar sus planes de proyecto mediante líneas de tiempo, diagramas de Gantt y calendarios para mantener el rumbo.
Las funciones de gestión de tareas y seguimiento del tiempo permiten a su equipo ver las próximas tareas y proporcionar actualizaciones de estado en tiempo real a las partes interesadas. En definitiva, incluye todas las funciones útiles para que sus proyectos sigan avanzando con éxito.
Características principales:
- Diagramas de Gantt, listas de tareas, hojas de cálculo, tableros Kanban y calendarios de proyectos para establecer dependencias, plazos e hitos e identificar las fases del proyecto.
- Se integra con más de 1000 aplicaciones empresariales, como Office 365, Google, Jira, Slack y Zapier, por nombrar algunas.
- Permite crear calendarios visuales y obtener actualizaciones en tiempo real.
- Cuadros de mando de proyectos en línea para realizar un seguimiento de los recursos, los datos y el presupuesto en tiempo real.
- Hojas de horas para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
Smartsheet
Smartsheet es una sofisticada plataforma de programación de proyectos que permite a las empresas mantenerse sincronizadas con la programación de sus proyectos, realizar un seguimiento de las tareas y los presupuestos, y entregar los proyectos a tiempo. Al proporcionar múltiples vistas intuitivas como Cuadrícula, Diagramas de Gantt y Calendario, los miembros del equipo tienen suficiente flexibilidad para analizar en qué están trabajando.
Smartsheet fomenta la colaboración entre los miembros del equipo permitiéndoles compartir su trabajo y acceder a los detalles del proyecto desde cualquier lugar. Algunas de las ofertas clave de Smartsheet son:
- Gestión de recursos para saber en qué están trabajando los miembros del equipo y ajustar rápidamente las asignaciones.
- Cree un sistema de registro en tiempo real adjuntando documentación de apoyo del proyecto, detalles y correspondencia con el calendario del proyecto y las tareas individuales.
- Vista de calendario interactiva con código de colores para identificar rápidamente las tareas y los próximos plazos.
- las aplicaciones móviles para iOS y Android le permiten acceder a los planes del proyecto sobre la marcha.
- Integración con aplicaciones como Microsoft, Google, Dropbox, Jira y Salesforce.
- Plantillas de planificación de proyectos para ayudarle a empezar.
TeamGantt
Con la confianza de marcas como Amazon, Netflix y Nike, TeamGantt proporciona todo lo que necesita para cumplir los plazos, ahorrar tiempo y entregar los proyectos dentro del presupuesto definido. Este software de programación de proyectos le permite asignar tareas, crear plazos y facilitar la programación y la creación de plazos de los proyectos.
La vista panorámica del calendario del proyecto permite a los gestores ver las tareas de cada miembro del equipo, actualizar los calendarios del proyecto y asignar tareas desde cualquier lugar y dispositivo. El informe de referencia permite comparar el plan original del proyecto con el calendario actual para visualizar los progresos realizados.
Otras ofertas de teamgantt incluyen vistas de cartera, informes, calendarios, vistas de listas y una aplicación móvil para gestionar proyectos sobre la marcha.
Características principales:
- Funcionalidad de arrastrar y soltar para facilitar la creación de calendarios.
- Actualice y compruebe los calendarios de los proyectos desde cualquier dispositivo.
- Funciones de colaboración para simplificar la comunicación.
- Visualice las cargas de trabajo y la disponibilidad del equipo.
- Formatos de vista de calendario y lista.
Forecast
Forecast ofrece una plataforma intuitiva y fácil de usar para que las empresas gestionen sus proyectos, recursos y presupuesto. Impulsadas por la IA, las funciones inteligentes de este software le ayudan a planificar y ejecutar sus proyectos y a tomar decisiones basadas en datos.
Lo que hace único a Forecst es su mecanismo de alerta inteligente que ayuda a mitigar los riesgos cuando el calendario se sale de lo previsto.
Características principales:
- Programación de proyectos impulsada por IA para tomar decisiones más inteligentes.
- Capacidades de gestión de recursos para gestionar el trabajo, los recursos y las finanzas.
- Perspectivas empresariales automáticas en profundidad para respaldar las decisiones empresariales.
- Eficaz colaboración en equipo para mantener a todo el mundo informado.
- Software de gestión de proyectos para planificar, seguir y ejecutar proyectos y gestionar las finanzas.
- Integración con herramientas populares de gestión de proyectos y productividad como Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira, etc.
GanttPro
GanttPro permite una planificación precisa de las tareas y un seguimiento de los proyectos para acelerar el proceso de gestión de forma gratuita. El software funciona a la perfección para todo tipo de planes en línea y permite crear tareas con sólo pulsar un botón. El diagrama de Gantt representa las tareas, los hitos, los plazos y las dependencias de una forma visualmente atractiva.
GanttPro, que le permite seguir y supervisar el calendario de un vistazo, es una opción perfecta para cualquier escenario en el que la programación y la gestión de proyectos sean una necesidad.
Características principales:
- Asigne y gestione tareas y asignaciones con sólo pulsar un botón.
- Funciones de colaboración en equipo para mejorar la productividad.
- Gestione los recursos junto con su carga de trabajo y reasigne tareas si es necesario.
- Exporte y comparta los calendarios del proyecto con las partes interesadas, los clientes y los miembros del equipo.
- Compare el avance actual del calendario con el del plan inicial para identificar riesgos.
SmartTask
Marcas como Pepsi, Reliance e Hitachi, junto con más de 2000 empresas, confían en SmartTask para la gestión y programación de proyectos. La sencilla pero potente plataforma ofrece todo lo necesario para colaborar con los miembros del equipo, trabajar en los proyectos y mantenerlo todo organizado.
El panel de control centralizado es altamente personalizable y permite cambiar la vista como lista, tablero, calendario y línea de tiempo. El amplio módulo de creación de informes permite crear gráficos en tiempo real e identificar posibles problemas.
Características principales:
- Hitos del proyecto para realizar un seguimiento de los principales avances del proyecto.
- Cronograma para ver y seguir el progreso con facilidad e identificar en qué se está trabajando de un vistazo.
- Autoprogramación de las tareas dependientes en caso de retraso.
- Línea de base para comparar el progreso actual con el plan original del proyecto.
- Plantillas de proyecto para ejecutar rápidamente proyectos repetitivos.
Clockify
Clockify es un reconocido software de control horario que también le otorga la capacidad de gestionar y programar proyectos y recursos. Le permite gestionar empleados, visualizar turnos y proyectos en una línea de tiempo y realizar un seguimiento del tiempo empleado por los miembros del equipo para mantenerse sincronizado. También puede crear y exportar informes de proyectos en formato Excel y PDF para compartirlos con las partes interesadas.
Utilizar Clockify para la programación de proyectos es una tarea sencilla. Necesita configurar los proyectos y categorizarlos según los clientes. Después de esto, asigne a los miembros del equipo y comience a programar las tareas. Además, es posible añadir proyectos, establecer hitos y crear asignaciones directamente desde el panel de control.
Características principales:
- Permite realizar un seguimiento del tiempo, los eventos, las tareas y el progreso del proyecto.
- Visualice el progreso del proyecto y prediga su rendimiento.
- Informes de asignación para comparar lo programado con el plan real del proyecto.
- Solicite y controle el tiempo libre.
- Clockify puede sincronizarse fácilmente con Outlook y Google Calendar
ProProfs
Software de programación de proyectos basado en la nube, ProProfs permite un seguimiento perfecto de los proyectos y tareas y simplifica la colaboración entre los miembros del equipo. Permite a los gestores de proyectos identificar el progreso con el diagrama de Gantt y obtener recordatorios en Google Calendars para mantenerse al día con los plazos.
Puede reasignar tareas, supervisar el progreso, obtener actualizaciones instantáneas y utilizar los recursos de forma eficaz mediante el programa de programación de proyectos.
Características principales:
- Colabore en tiempo real y cree dependencias de tareas.
- Cumpla los plazos y programe los proyectos con Google Calendar y los tableros Kanban.
- Alcance los hitos del proyecto y realice un seguimiento de su progreso con los diagramas de Gantt.
- Realice un seguimiento del tiempo y controle el rendimiento de cada miembro del equipo.
- Genere informes perspicaces y expórtelos en diferentes formatos para compartirlos con las partes interesadas.
Zoho Projects
Con Zoho Projects, las empresas pueden obtener una mejor programación con funciones como la línea de base y la ruta crítica. Su compatibilidad con el diagrama de Gantt le ayuda a cumplir los plazos. Le permite crear una línea de base del proyecto para que pueda compararla incluso con los cambios más pequeños en la programación a medida que avanza el proyecto.
Zoho Projects puede mostrarle si va por delante o por detrás de su calendario, o si va según lo previsto. Estas percepciones son beneficiosas para replanificar su proyecto si es necesario. Su plan gratuito puede ser utilizado por 3 usuarios de una organización. Los planes de pago empiezan en 5 $/usuario/mes.
MeisterTask
MeisterTask es conocido popularmente como un software de gestión de tareas que también admite la programación de proyectos. Puede asignar y programar las tareas y verlas en la vista de calendario para cumplir los plazos.
Incluso tiene un rastreador de tiempo incorporado para que pueda realizar un seguimiento meticuloso del tiempo y evitar retrasos en la finalización de cualquier proyecto.
Su función de cronograma estilo Gantt ayuda a mantener alineados a los miembros del equipo y a ser más eficientes.
Microsoft Project
MicrosoftProject simplifica el proceso de gestión de todos los proyectos para que pueda mantenerse organizado y centrado. Esta aplicación fácil de usar ofrece una función de programación dinámica para planificar proyectos. Además, puede programar sus proyectos en función de la duración, los miembros asignados y los esfuerzos necesarios.
Las empresas también pueden utilizar la visualización de Power BI para generar cuadros de mando interactivos con los detalles de los proyectos y programas. Su función de colaboración permite a todos los miembros del equipo actualizar las tareas simultáneamente.
Microsoft Project ofrece varios planes para soluciones locales y basadas en la nube, a partir de 10 $/usuario/mes.
Conclusión
El software de programación de proyectos permite a los gestores de proyectos y a los miembros del equipo completar sus tareas, gestionar el tiempo y el presupuesto y cumplir los plazos. Sin embargo, todo se reduce a elegir el software de programación de proyectos adecuado para satisfacer las necesidades de su empresa.