12 Mejores programas y herramientas de gestión de recursos para pequeñas y medianas empresas (2023)

El software de gestión de recursos desempeña un papel crucial en el proceso que utilizan los gestores de recursos o las empresas para gestionar sus recursos de forma eficaz y alcanzar los objetivos de la organización o del proyecto.

Con una gestión adecuada de los recursos, puede gestionar eficazmente los recursos y entregar el proyecto con un coste reducido y dentro del presupuesto.

La herramienta de gestión de recursos puede ayudar a asignar los recursos adecuados a la tarea o el proyecto adecuado para realizar el trabajo dentro del presupuesto y el plazo previstos, y sin mayores problemas ni escaladas en el proyecto.

¿Cuál es la importancia de la gestión de recursos?

En la gestión de recursos, uno de los criterios más importantes para el cumplimiento de los recursos es la correcta asignación de los mismos. Cuando los empleados se sobreutilizan o se infrautilizan, se produce un tremendo agotamiento, que puede provocar una elevada tasa de bajas.

Integrando los procesos y la tecnología en la automatización, la gestión de los recursos puede diseñarse de forma eficiente y eficaz. Si se hace bien, los directivos pueden disponer idealmente de personas y recursos sin salirse del presupuesto. Según un estudio de PMI Pulse, una mala gestión de los recursos puede hacer perder hasta un 11,4% de los recursos de la empresa.

Durante esta pandemia global, Covid y la cultura del trabajo desde casa están impulsando a las empresas a adoptar herramientas de gestión de recursos para gestionar los recursos y ejecutar los proyectos dentro del alcance y los plazos previstos.

En resumen, la planificación de recursos es uno de los criterios esenciales que deben cumplirse para cumplir los compromisos durante la entrega de un proyecto. Ayuda a planificar el proyecto, proporciona visibilidad de los recursos y habilidades necesarios, ayuda a mover los recursos por utilización y capacidad, y permite priorizar las actividades para cumplir los plazos del proyecto.

¿Cómo se realiza la gestión de recursos?

Debido a los avances tecnológicos, los métodos anteriores de gestión de recursos se han ido eliminando o, al menos, se prefieren en el escenario actual.

En el pasado se utilizaban calendarios tradicionales, hojas de cálculo de Excel, Microsoft Access y documentos de Word para gestionar, asignar y programar los recursos.

El método tradicional o cualquier método manual de gestión de recursos llevaría mucho tiempo y podría no dar los resultados esperados, especialmente en la gestión de múltiples proyectos y equipos en diferentes ubicaciones y en la cultura WFH (trabajo desde casa).

Las herramientas actuales de gestión de recursos ofrecen una mejor visibilidad de los proyectos o tareas en los que están trabajando, su disponibilidad y sus horarios. Su mecanismo de conectividad en tiempo real permite a los directivos, empleados y partes interesadas mantenerse al día y hacerse una idea clara de los proyectos en curso y de los proyectos en tramitación, lo que ayuda a tomar decisiones informadas y a establecer hitos.

A continuación se enumeran algunas de las ventajas de las herramientas de gestión de recursos:

• Establecer expectativas y hacer un seguimiento hasta el cierre
• Aumentan la flexibilidad en la gestión de equipos remotos
• Facilidad para programar y planificar acciones con reuniones breves
• Seguimiento en tiempo real del estado del trabajo de los empleados
• Disponibilidad y conectividad del equipo y del gestor en función de sus necesidades
• Se puede eliminar la microgestión, lo que aumenta la satisfacción general

Por qué las pequeñas y medianas empresas (PYME) necesitan adoptar un software de gestión de recursos (RMS)

Los recursos son un activo para cualquier organización, independientemente de su tamaño. Si los recursos se asignan correctamente, no debería haber escaladas, interrupciones, averías y, lo que es más importante, pérdida de ingresos. El RMS y otras herramientas CRM ayudarán a las empresas a alcanzar sus objetivos empresariales y a seguir siendo competitivas en el competitivo mercado actual.

Ante todo, el coste, la habilidad y la falta de visibilidad en la implementación son los factores que frenan a las PYMES a la hora de utilizar RMS para gestionar sus operaciones empresariales. Con la introducción de los RMS basados en SaaS (software como servicio) y las plataformas sencillas y fáciles de usar, el escenario ha cambiado en la actualidad.

La nueva viabilidad de los precios basados en la suscripción del RMS también anima a las PYME a implantar el RMS para la eficiencia empresarial.

El RMS ayuda a las pymes a planificar los recursos y asignar las tareas adecuadamente, aumentar la transparencia, permitir la automatización, sostener la transformación digital, ser competitivas, mejorar el flujo de trabajo, resolver los problemas de asignación de recursos, reducir la complejidad de múltiples proyectos, un único punto de responsabilidad, un alto control, etc.

En la siguiente sección, veremos algunos de los mejores software de gestión de recursos del sector beneficiosos para las pequeñas y medianas empresas.

Teamdeck

Teamdeck es un RMS todo en uno muy utilizado. La empresa afirma que sus aplicaciones de gestión de recursos son utilizadas por equipos de Norteamérica, Sudamérica, Europa, Australia, Oriente Medio y Extremo Oriente, y África.

La herramienta incluye todas las opciones de acceso necesarias para gestionar los recursos, como la planificación, la programación, el control del tiempo, la gestión de las vacaciones y mucho más. Su sencilla vista de calendario permite realizar las importantes tareas de seguimiento de los recursos no asignados, asignarles actividades y supervisar su calendario.

A partir de los ingresos o la facturación del punto, los gestores pueden calcular los KPI (indicadores clave de rendimiento) y el ROI (rendimiento de la inversión), y sus informes adaptables ayudan a determinar el compromiso del equipo.

El cuadro de mandos del software ayuda a prever las necesidades futuras de los proyectos basándose en los proyectos en curso.

Características

• Informes ampliados, como informes presupuestarios o salariales
• Gestión adecuada de los recursos, incluidos los seguimientos horarios y las vacaciones del equipo.
• Gestión de bajas de recursos, incluyendo aprobación/rechazo, días festivos, ausencia de recursos y motivos.
• Control de la utilización de recursos mediante la supervisión del uso en diferentes proyectos

En pocas palabras, todo el trabajo en equipo puede planificarse y controlarse con este software, y pueden tomarse decisiones basadas en datos a partir de estructuras de informes avanzadas. Se basa en una suscripción de software y es el más barato de esta categoría, a partir de 0,9 $ al mes, pero a este precio no se proporciona acceso al móvil ni a la aplicación Teamdeck.

Gurú de los recursos

RecursosGurú es un software de gestión de recursos que le ayuda a gestionar y programar los recursos de su equipo. Con él, puede registrar los detalles, encontrar el mejor recurso para un trabajo y gestionar los recursos de forma eficaz para alcanzar sus objetivos más rápidamente.

Este software basado en la nube es ideal para el seguimiento de cualquier tipo de recurso, ya sean recursos humanos, salas de reuniones disponibles o equipos. También puede utilizarlo como directorio de empleados que resulta muy útil durante el proceso de incorporación para tener una visión general del equipo.

Características

• Campos personalizados para la categorización de recursos
• Realice un seguimiento de la disponibilidad de los recursos individuales
• Gestione a los autónomos archivando y desarchivando
• Flujo de trabajo de aprobación para gestionar el tiempo de las personas en demanda
• Sistema de reserva de salas de reuniones para gestionar las reservas

Con Resource Guru, puede controlar quién tiene acceso a las reservas y a cualquier otra cosa con un control granular. También ayuda a su equipo a mantenerse al día sobre la carga de trabajo con precisión. Además, admite la integración con otros sistemas a través de Zapier para gestionar su reserva de recursos con menos tiempo y esfuerzo.

Wrike

El softwareWrike forma parte de la mundialmente conocida empresa de virtualización y nube Citrix. Dispone de una amplia funcionalidad que garantiza que los recursos y los gestores de equipos se mantengan estructurados durante todo el ciclo de vida del proyecto.

El software crea proyectos visuales a través de tableros Kanban y diagramas de Gantt y trabaja conjuntamente en un entorno disperso y en múltiples proyectos.

El tablero segrega el trabajo en tres secciones: Tareas, Proyectos y Carpetas. Las carpetas son una estructura jerárquica para organizar las tareas en proyectos. A cada proyecto se le asigna una estructura específica. El gestor de proyectos puede asignar tareas concretas a recursos individuales con datos y fechas de vencimiento.

El software cuenta con plantillas integradas que ayudan a maximizar la productividad de los recursos y los proyectos de varias formas, como la creación de hojas de ruta de productos, la visibilidad de los proyectos entrantes, planes de comunicación eficaces, la división de proyectos complejos en fases fáciles de implementar, etc.

Características

• Automatización de proyectos y estimación de riesgos
• Proporciona una visibilidad de 360 grados de las actividades finales
• Herramientas a medida para cada equipo y cada sector
• Potentes herramientas como los comandos de voz y las respuestas inteligentes

La plataforma Wrike permite 400 integraciones como Salesforce, varias herramientas CRMSlack, Microsoft Teams, y muchas otras que no detendrán ni obstaculizarán la implementación exitosa de los compromisos. El software está basado en suscripción, y su precio comienza en 9,8 $ usuario/mes. También tiene un periodo de prueba de 14 días.

Smartsheet

Smartsheet le convertirá en un profesional de la gestión de recursos con una visión de pájaro de las actividades rutinarias de su organización.

Su potente seguimiento del tiempo permite hacer un seguimiento hasta el nivel del minuto para sacar el máximo partido a su plantilla. La sección Personas permite un acceso basado en roles y puede ayudar a gestionar a los trabajadores a tiempo completo y a los contratistas.

Además, puede consultar el resumen de cada proyecto y disponer de las cifras que indican la infrautilización o sobreutilización de los recursos.

Además, Smartsheet admite 100 operaciones de programación de deshacer y rehacer en una sesión activa del navegador.

Con sus plantillas de proyecto, se pueden actualizar o importar simultáneamente varios proyectos.

Por último, los informes de tiempo, gastos, presupuesto y utilización facilitan el análisis del rendimiento global y la mejora para futuros proyectos en consecuencia.

Por último, tiene todo y más para experimentarlo de primera mano con una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito.

Previsión

La plataformaPrevisión es un software galardonado. Ha ganado muchos títulos de la plataforma de evaluación G2 líder en el mundo por la mejor gestión de proyectosgestión de recursos, gestión de tareas y muchos otros.

Es un completo software de gestión de proyectos que ayuda a garantizar la ejecución final de las actividades y la absorción de la capacidad de todos los recursos. Sus otros módulos como la gestión de proyectos, la colaboración en equipo, la gestión del tiempo, la inteligencia empresarial y la automatización del trabajo mediante IA pueden integrarse fácilmente con su plataforma de gestión de recursos.

Una de sus singularidades es que es uno de los softwares de más rápida puesta en marcha, lo que ayuda a los equipos de las pymes a implantarlo más rápidamente y empezar a entregarlo. Tiene una tasa de adopción de usuarios más alta que cualquier otro software de esta categoría.

Características

• Seguimiento temporal el más rápido de los recursos basado en sugerencias de inteligencia artificial
• Proporciona una visión en tiempo real de la utilización y la capacidad de todos los recursos
• Ajusta la carga de trabajo para evitar problemas
• Calcula automáticamente el uso de los recursos para comprender mejor el tiempo de utilización.

El software de previsión ayuda a los gestores de recursos o proyectos a planificar y ajustar las actividades para solucionar los cuellos de botella y establecer normas para cumplir los plazos. El precio comienza en 29 $/plaza/mes para un mínimo de 10 plazas. Este software está disponible para una versión de prueba de 14 días.

Activecollab

Activecollab es otro software fácil de usar que se ocupa de todas las fases de la gestión de proyectos, incluida la gestión del trabajo, la colaboración en equipo, la gestión del tiempo y los recursos, la gestión de clientes y la rentabilidad.

Los gerentes o directores pueden utilizar este software para planificar las actividades del proyecto y gestionar los recursos desde su inicio hasta su finalización.

Es un entorno sencillo para establecer una comunicación y colaboración eficaces con su equipo, otros gestores y clientes. Es gratuito para pequeños proyectos con un límite de 3 usuarios.

Características

• Planificación automatizada de tareas
• Importación de proyectos desde otras apps e integración Zapier, Slack, Webhooks
• Lista de tareas y vista Kanban
• Integración dealmacenamiento en la nube

Una plataforma sencilla para evaluar el estado de los proyectos, el tiempo dedicado a los recursos y la rentabilidad empresarial que ayuda a garantizar que los compromisos se ajustan al presupuesto. El precio comienza en 7,5 $ para tres usuarios. Puede probar este software de forma gratuita durante 14 días antes de utilizarlo en su entorno de trabajo.

Flotador

Flotador se desarrolló explícitamente para la gestión de recursos, la programación y la planificación de capacidades. Ayuda a crear y asignar tareas en cuestión de segundos, añadir fases y plazos a los proyectos, asignar recursos y gestionar la capacidad de los equipos.

Según la empresa, se utiliza en diversos sectores, como agencias, consultoras, estudios de arquitectura, empresas de TI y otros.

La plataforma permite la integración de los flujos de trabajo empresariales existentes para la gestión de proyectos, la programación, las actualizaciones de Slack, etc. Además de la visualización de la capacidad de los recursos y los informes de proyectos, este software también puede gestionar los requisitos de proyectos complejos.

Características

• Esta plataforma proporciona previsiones de recursos que muestran las estimaciones del proyecto frente a las reales.
• Una hoja de horas incorporada y rellenada previamente ayuda a los recursos a realizar el trabajo con facilidad.
• Flexibilidad en la planificación de recursos para los gestores y para registrar el tiempo de los recursos desde cualquier lugar
• Protección de datos personales respaldada por GDPR y conformidad SOC2

Float es una de las plataformas de gestión de recursos más populares de esta categoría. Fácil de usar y de implementar, desde 6 dólares al mes. También hay un periodo de prueba de 30 días.

Saviom

Saviom es un software avanzado de gestión de recursos con opciones de configuración personalizadas que pueden ajustarse según los requisitos del proyecto. Se dice que el software ayuda a reducir los costes de recursos entre un 10 y un 30% y a aumentar la utilización de recursos entre un 10 y un 20%.

Una de sus singularidades es que la plataforma predice con total transparencia los recursos, incluyendo las necesidades, los recursos no pagados, la sobreutilización y la infrautilización, y la planificación de la capacidad mediante análisis multidimensionales en tiempo real.

Se trata de una plataforma integral de gestión de recursos que ayuda a las pymes a predecir con antelación las necesidades de recursos basándose en el análisis de la oferta y la demanda.

El software le ayuda a identificar y asignar rápidamente los recursos adecuados a tiempo, en función de las oportunidades, ubicaciones, áreas de interés, etc.

Características

• Comprenda las finanzas del proyecto, como los costes, los ingresos y los márgenes de beneficio,
• Optimiza los recursos no facturados para mejorar la utilización de los recursos
• Ayuda a identificar las diferencias entre la matriz de recursos real y la prevista
• Cuadro de mando empresarial inteligente para el análisis y la elaboración de informes

Si busca un software integral de gestión de recursos para ingeniería, contabilidad, TI, construcción, consultoría, Saviom es su mejor elección. Le ayuda con la planificación de recursos, la planificación de capacidades, la elaboración de informes y el análisis, así como la integración con otras plataformas de flujo de trabajo. Los precios están disponibles previa solicitud de presupuesto.

Proceso

Proceso es un software para la gestión del trabajo y los recursos. Es un software fácil de usar para crear múltiples flujos de trabajo, asignar diferentes recursos y realizar un seguimiento del progreso.

Una de las claves de la gestión del flujo de trabajo es la organización de los documentos, y este software proporciona una interfaz sencilla para crear, organizar y compartir documentos entre equipos.

La interfaz de arrastrar y soltar permite a los gestores crear y asignar tareas a los equipos en cuestión de minutos y realizar un seguimiento del progreso y recibir notificaciones a través de paneles. Una de sus singularidades es que puede crear tareas basadas en condiciones que se cumplen, como: si / entonces.

Características

• Creación de flujos de trabajo basados en matrices de aprobación, de una o varias etapas
• Capacidad para integrar más de 1000 aplicaciones
• Programación y asignación automática de flujos de trabajo y actualización de sus otras aplicaciones
• Formularios integrados para la recogida automática de datos de otras apps

Se trata de un completo software de colaboración en equipo y gestión de flujos de trabajo con múltiples funciones como automatización de tareas, flujos de trabajo programados integrados y otros módulos de automatización que facilitan la creación, asignación y seguimiento de flujos de trabajo y recursos. El software puede utilizarse de forma gratuita durante 14 días, con un coste a partir de 25 USD al mes/usuario.

Instagantt

Instagantt es una plataforma de diagrama de Gantt para la gestión de proyectos. El diagrama de Gantt es un método de gráfico de barras que puede utilizarse para planificar, programar y realizar el seguimiento de proyectos de cualquier tamaño.

Aparte de ser una plataforma de diagrama de barras, también tiene varias funciones incorporadas para ayudar a gestionar tareas, equipos y presupuestos y hacer que los proyectos sean un éxito.

Se trata de un completo software de gestión de proyectos que ayuda a planificar los plazos de los proyectos, establecer dependencias y líneas de base, asignar recursos y realizar el trabajo en equipo.

Su función de carga de trabajo garantiza que no se sobrecarguen ni infrautilicen los recursos, creando un equipo y una carga de trabajo equilibrados.

Características

• Gráficos de Gantt más rápidos con una plataforma intuitiva
• Cuadro de mandos interactivo para visualizar los plazos, el progreso y los recursos de cada proyecto
• Fácil integración de proyectos de Asana

Si busca un software galardonado de gestión de recursos y proyectos basado en la plataforma de diagramas de Gantt, este software es suficiente. Esta solución avanzada de diagrama de Gantt está disponible a precios asequibles, a partir de 5 $/mes. Incluso puede probar la versión de prueba 7 días antes de comprar.

Mavenlink

Mavenlink es un software galardonado para la optimización dinámica de recursos. Fue nombrado el primero en gestión de recursos, gestión de proyectos y gestión del trabajo por G2 Grids en 2021.

Se utiliza para desplegar equipos en tiempo real en función de escenarios empresariales con diferentes necesidades. El software permite ver el impacto en la productividad y los beneficios cuando se realizan ajustes a nivel de recursos.

Tiene la particularidad de prever los recursos necesarios para los próximos proyectos. También ayuda a analizar las necesidades y la rentabilidad de los proyectos en curso.

Este software tiene todo lo que necesita para gestionar los recursos en tiempo real y satisfacer unas expectativas cada vez mayores.

Características

• Diseñado para demostrar la mejora continua con una respuesta en tiempo real
• Definir áreas de desarrollo sostenible
• Ayudar a equilibrar las competencias de los recursos en función de la demanda del proyecto
• Evaluar múltiples planos simultáneamente

Mavenlink ha ganado numerosos premios. No sólo es un software avanzado de gestión de recursos, sino que también proporciona una plataforma para la gestión integral de proyectos y tareas con previsión de futuras necesidades de recursos. Los precios están disponibles cuando solicite un presupuesto.

Hubplanner

Hubplanner ofrece una solución completa con varias funciones clave, como la gestión de recursos, la planificación de tareas, el control del tiempo y la planificación de proyectos en un único panel de control, que es fácil de implementar y utilizar.

Su sencillo cuadro de mandos ofrece una transparencia total de la planificación de todo el equipo a través de proyectos y eventos. La estructura de informes se ha desarrollado teniendo en cuenta el diseño a nivel empresarial, lo que proporciona indicadores completos para realizar un seguimiento del uso.

Dispone de un módulo de planificación independiente para la programación que puede integrarse en la gestión de recursos. Su singularidad radica en que el gestor puede planificar el presupuesto del proyecto, alimentar las tasas de facturación y calcular los gastos del proyecto.

Características

• Programación fácil de arrastrar y soltar para equipos de proyecto
• Puede supervisar la ejecución de recursos o proyectos individuales
• Puede mostrar análisis en tiempo real de todos sus proyectos y recursos
• Flujo de trabajo de permisos y vacaciones, solicitud y aprobación de recursos

Este software puede utilizarse gratuitamente durante 60 días. Si lo que busca es una actividad de gestión de recursos de principio a fin, el planificador de hubs le hará el trabajo. Su precio comienza en 7 $ por recurso/mes.

Conclusión

La gestión de recursos es una de las tareas más desafiantes en cualquier fase de la gestión de proyectos, pero con las herramientas y el software adecuados, puede resultar mucho más fácil.

Casi todas las herramientas de gestión de recursos comentadas anteriormente han sido premiadas, tienen casi la misma funcionalidad y están basadas en SaaS con ligeras diferencias en sus características. Las pymes pueden probar estas herramientas y llegar a un acuerdo antes de finalizar la compra.

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