El software de seguimiento de PTO ha revolucionado los procesos de gestión. Gracias al software de seguimiento de PTO, las empresas pueden eliminar los días y las horas dedicados a clasificar manualmente las hojas de cálculo y los correos electrónicos para gestionar las solicitudes de PTO y las bajas del personal. Y tanto
A medida que el software de seguimiento de PTO ha ido creciendo y mejorando, ahora ofrece una plataforma centralizada que simplifica y automatiza todo el procedimiento, desde la presentación de solicitudes de permisos hasta la recepción de las aprobaciones de los directivos y el mantenimiento de registros correctos.
Las organizaciones pueden elegir la opción de software que mejor se adapte a sus requisitos especiales entre una gran variedad de opciones de software PTO disponibles.
Este artículo analizará varios software de PTO que permiten a las organizaciones gestionar las bajas de los empleados. Pero si está demasiado impaciente por saber qué software puede mejorar su seguimiento de PTO, ¡eche primero un vistazo a la práctica tabla que aparece a continuación!
¿Qué es el software de seguimiento PTO?
El software de seguimiento de PTO automatiza la gestión de las bajas de los empleados. Los empleados proponen sus solicitudes de tiempo libre a un jefe de equipo o supervisor asignado para su aprobación, lo que optimiza el procedimiento. Una visión clara de la disponibilidad actual en la oficina es general a través del portal del empleado. Gracias a la herramienta de calendario visual, los directivos pueden hacer un seguimiento de quién está de baja, en la oficina o trabajando a distancia.
Las empresas pueden emplear el software para diseñar políticas de permisos personalizadas y transmitirlas eficazmente, asegurando una aplicación justa. Las organizaciones que adoptan esta tecnología tienen una ventaja competitiva sobre otras que utilizan métodos anticuados como las hojas de Excel.
Drawbacks of Managing PTO Requests Manually
Puede resultar complicado gestionar manualmente el seguimiento del PTO. Los empleados suelen solicitar tiempo libre, lo que requiere que el personal de RRHH observe y atienda cuidadosamente esas solicitudes, lo que, si se hace manualmente, puede resultar engorroso.
Además, es fundamental llevar un registro preciso de las vacaciones y las bajas por enfermedad, lo que también requiere tener en cuenta los datos anteriores durante un periodo de tiempo predeterminado, además del seguimiento en tiempo real.
Las empresas más pequeñas pueden encontrar datos ligeramente más fáciles de recopilar, pero el método manual sigue llevando tiempo, por lo que incluso las PYME prefieren el software SIRH cuando se trata de tareas de RRHH. Sin embargo, debido al potencial de errores humanos, confiar únicamente en los procesos manuales puede ser arriesgado. Incluso los expertos en RRHH más capacitados pueden necesitar correcciones. Las calculadoras básicas de PTO tampoco proporcionan una solución notablemente mejor.
Dado que siempre pueden producirse errores durante el registro del PTO sin un software automatizado de PTO, es imperativo descartar las técnicas manuales y cambiar a este software.
Hoy en día, la mayoría de las aplicaciones de seguimiento de PTO funcionan con plataformas basadas en la nube. Tienen una funcionalidad variada, ya que algunas se centran únicamente en el seguimiento de la asistencia y los días de vacaciones y otras ofrecen servicios más completos.
Elegir el mejor software de PTO puede impulsar enormemente la productividad en toda la organización, no sólo en el departamento de RRHH. Veamos algunos software destacados en esta categoría.
Jibble
Con la confianza de marcas notables como la Universidad de Harvard, Tesla y Hyundai, Jibble es un fiable rastreador de tiempo libre de pago que no le cobra ni un céntimo por acceder a sus funciones. El software está supercargado⚡ con todas las funciones automatizadas esenciales que las organizaciones pueden requerir para gestionar y realizar un seguimiento del tiempo libre remunerado de los empleados, las solicitudes de vacaciones y las bajas por enfermedad.
Funciones:
- Manténgase al día sobre la disponibilidad de los empleados y los permisos tomados.
- Explore los datos anteriores y los índices de asistencia actuales.
- Controle los fichajes no autorizados estableciendo limitaciones basadas en la ubicación.
- Utilice el rápido reconocimiento facial para fichar de forma segura.
- Descargue las hojas de horas como archivos XLS o CSV para facilitar la integración de las nóminas.
Los refinados filtros de Jibble le permiten averiguar rápidamente la cantidad total de vacaciones acumuladas, la cantidad total utilizada y el saldo restante. A continuación, podrá editar estos registros según sus necesidades.
Gusto
El seguimiento de las vacaciones de los empleados no tiene por qué consumir un tiempo valioso. Utilizando el completo rastreador de PTO de Gusto, puede acelerar el proceso de forma encomiable. Puede crear varias políticas de PTO adaptadas a los requisitos de la empresa, y sus empleados podrán gestionar fácilmente sus solicitudes y acumulaciones.
Funciones:
- Reciba alertas rápidas a través de la aplicación y del correo electrónico, renderizando pizarras y notas adhesivas.
- Los empleados pueden ver fácilmente su PTO pulsando un botón.
- Panel de autoridad de aprobación otorgado al gestor más apropiado.
- Su aplicación de calendario favorita interactuará sin problemas con todas las aprobaciones.
- Establezca políticas de PTO ilimitadas, contemplando varios escenarios como vacaciones en toda la empresa, servicio de jurado, permiso parental y días personales.
Sabiendo que Gusto le cubre las espaldas, ya que el sistema se sincroniza fácilmente con las nóminas, sin duda necesita relajarse. Puede diseñar políticas personalizadas que se adapten a cada miembro del personal, ya trabaje a tiempo completo o parcial, por un salario o por horas.
BambooHR
Con una función de gestión de la asistencia creada para automatizar fácilmente el control del tiempo libre de los empleados, BambooHR demuestra su valor como solución estándar de PTO. Las pequeñas y medianas empresas que pasen de los métodos manuales de hojas de cálculo de seguimiento del tiempo a una solución inteligente basada en la nube para gestionar eficazmente los registros de tiempo libre remunerado la encontrarán especialmente útil.
Funciones:
- Cree múltiples políticas en su cuenta según sea necesario.
- Establezca una política de PTO ilimitada para un equipo específico.
- Modifique las acumulaciones en función de la ubicación o el departamento.
- Implemente un permiso de paternidad para toda la empresa o personalícelo para cada empleado.
- Añada hasta cinco personas al flujo de trabajo de aprobación del PTO.
El software cuenta con una interfaz de usuario reflexiva que facilita su uso, por lo que los propietarios de pequeñas y medianas empresas encontrarán que gestionar BambooHR es pan comido
Clockify
Si está buscando una solución de seguimiento de PTO sin coste, aquí tiene una deliciosa sorpresa: Clockify ofrece una opción gratuita que cubre todas sus necesidades. Este software le permite establecer sus políticas de PTO, gestionar las solicitudes de tiempo libre remunerado y controlar la disponibilidad de sus colegas a través de un calendario compartido.
Funciones:
- Establezca las políticas de vacaciones y tiempo libre.
- Solicite tiempo libre personal a través de los administradores del lugar de trabajo.
- Ver el calendario de PTO de todos los empleados.
- Compruebe el historial de saldos, incluidas las solicitudes pendientes y aprobadas con notas.
- Acceda a la barra lateral de tiempo libre para ver los próximos permisos, días festivos y días de vacaciones de sus compañeros.
Con Clockify, puede configurar numerosas políticas para atender los diferentes tipos de permisos, desde días por enfermedad a sabáticos, duelo, servicio de jurado, medios días y más. Los empleados pueden plantear rápidamente sus solicitudes de tiempo libre mediante un sencillo formulario, y usted tiene la potestad de elegir a los miembros del equipo que se encargarán de esta revisión.
QuickBooks
Ajuste sus políticas de permisos retribuidos y no retribuidos a las necesidades de su empresa. Utilice el software QuickBooks PTO para reducir los turnos de trabajo perdidos y los costosos errores en las nóminas. Este software ofrece opciones de fichaje de entrada y salida a los empleados que trabajan in situ, híbridos y remotos.
Funciones:
- Los empleados pueden solicitar tiempo libre y adjuntar notas utilizando la aplicación QuickBooks Workforce o el panel QuickBooks Time.
- Los administradores o gerentes pueden introducir tiempo libre en bloque para varios empleados o para toda la plantilla de una sola vez.
- Los empleados pueden introducir directamente sus datos de tiempo libre.
- El correo electrónico y las alertas de texto son los medios preferidos para informar a los administradores de la solicitud de tiempo libre y del proceso de aprobación.
- Las solicitudes de tiempo libre aprobadas serán visibles en la vista de calendario accesible en la pestaña Horario.
Cabe destacar que QuickBooks fusiona la supervisión por GPS y la geolocalización, lo que la convierte en la solución perfecta de gestión del tiempo y la asistencia para los ejecutivos a cargo de equipos de campo o dispersos. Los miembros del equipo pueden solicitar tiempo libre remunerado (PTO) y recibir alertas sobre cambios de horario o nuevas asignaciones. Estas cualidades permiten un intercambio fluido de información dentro de los grupos de trabajo, lo que finalmente se traduce en un procesamiento adecuado de las nóminas.
TimeClick
TimeClick, producido por Hawkeye Technology, es un sistema de PTO para pequeñas y medianas empresas. Este software ayuda a los empleados a fichar cómodamente a la entrada y a la salida y a gestionar sus descansos remunerados o no remunerados. Esto se hace eligiendo su nombre en un menú personalizado e introduciendo su contraseña.
El software también contiene un modo Admin que ofrece un acceso limitado a través de una contraseña. Este modo permite a los dirigentes acceder a todos los datos y ajustar las opciones del software. El ejecutivo del programa puede personalizar varias facetas del software a través de estas opciones, como la forma en que se muestra la información en la pantalla principal y el formato de los informes de las hojas de horas.
Funciones:
- Establezca y almacene clasificaciones personalizadas de tiempo devengado para configuraciones basadas en horas, meses, años o periodos de pago.
- Obtenga información sobre las deducciones de tiempo devengado y revise las solicitudes de tiempo libre a través de una pantalla de calendario colorida y fácil de usar.
- Configure la vista de datos por tipos de horas y empleados.
- Permita que los empleados accedan de forma independiente a sus solicitudes de tiempo libre enviadas.
- Forme acciones de tiempo personalizadas e introduzca entradas masivas para todos los empleados.
TimeClick es una buena opción para las empresas que buscan un software de PTO que funcione dentro del sistema operativo Windows.
Day Off
DayOff es un valioso software creado para ayudar a los jefes de equipo y a los responsables de RR.HH. a gestionar fácilmente los calendarios de permisos y vacaciones de los miembros de su equipo. El programa contabiliza inteligentemente los fines de semana y los días festivos para garantizar un cómputo preciso de las vacaciones.
Funciones:
- Establezca un proceso de aprobación siguiendo el flujo de trabajo y la estructura del equipo.
- Especifique un grupo subordinado con reglamentos, permisos y días laborables separados, e incluya a los miembros del personal dentro de estas divisiones.
- Acceda a los resúmenes de los permisos retribuidos y las ausencias de sus empleados mediante informes completos.
- Obtenga alertas de las solicitudes de permisos iniciadas por los miembros del personal y notificaciones de las aprobaciones dadas por los supervisores.
- Gestione las vacaciones del equipo mediante una visualización unificada y adquiera alertas al recibir una solicitud de vacaciones.
Con Day Off, los empleados que presentan solicitudes reciben una notificación inmediata de su saldo de vacaciones restante y un historial de vacaciones completo. El panel de control interactivo ofrece a los directivos un método sencillo para configurar el sistema, importar a los miembros de su equipo sin problemas y realizar un seguimiento de los saldos de vacaciones.
Time Off Cloud
Los empleados pueden consultar inmediatamente sus saldos de vacaciones gracias a Time Off Cloud. Pueden visitar fácilmente un portal web o una aplicación móvil en cualquier dispositivo. Pueden utilizarlo para ver su disponibilidad global de permisos y el desglose de cada categoría de permisos (como los días de enfermedad o los días de vacaciones).
Características:
- Sistemas automatizados y de autoservicio.
- Los dirigentes reciben notificaciones de las demandas de tiempo libre de su personal.
- Acceso rápido a los saldos acumulados de los empleados.
- Centro de datos unificado y calendarios colaborativos.
- Presentación y aprobación digital de las solicitudes de permisos.
Ya no es necesario realizar estimaciones manuales ni introducir datos, todo ello con la ayuda de Time Off Cloud. El método también garantiza que los equipos y los gestores no se encontrarán con problemas como la pérdida de documentación o la concesión de solicitudes de tiempo libre si conocen el calendario de todos.
Rastreador de Vacaciones
Utilizar el Rastreador de Vacaciones para crear una solicitud de PTO requiere tres acciones sencillas: En primer lugar, elija el tipo de solicitud en el menú desplegable. A continuación, elija las fechas que le interesen. Si es crucial, puede justificar por qué realiza la solicitud.
Funciones:
- Seleccione el día de la semana para añadir el tiempo libre acumulado a los saldos de los empleados.
- Establezca fácilmente etiquetas a los empleados y agrupe a los usuarios con la misma etiqueta sin esfuerzo.
- Filtre la visualización de los datos de PTO por ubicaciones, departamentos o etiquetas para obtener una visión más precisa.
- Elabore informes, expórtelos como archivos CSV y compártalos con los miembros de su equipo mediante los informes integrados.
- Personalice las políticas existentes o cree otras nuevas desde cero para adaptarlas a sus necesidades.
Lo mejor es que el aprobador especificado puede revisar rápidamente cada solicitud directamente dentro del Rastreador de vacaciones o a través de servicios como Slack, Microsoft Teams o Google Workspace.
La gestión de los días de prórroga y las acumulaciones también está automatizada. Todo lo que tiene que hacer es elegir el número de días que necesita, escoger una fecha de vencimiento y seleccionar la frecuencia de las acumulaciones.
Namely
Imagine todas las solicitudes de PTO fluyendo sin problemas en el calendario de la empresa, proporcionando a todo el mundo una imagen clara de quién está dentro y quién fuera. Esto ya no es un sueño, gracias a Namely. Este software le permite organizar y controlar fácilmente todas las solicitudes de permisos en una práctica plataforma, ya sean PTO, vacaciones u otros permisos.
Funciones:
- Los gestores reciben y gestionan rápidamente las solicitudes de permisos desde cualquier lugar.
- El correo electrónico informa a los empleados, y sus saldos de permisos se editan automáticamente.
- El PTO se calcula automáticamente, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
- Los empleados pueden comprobar rápidamente su saldo actual de PTO, revisar las próximas solicitudes y ver los días festivos de la empresa.
- Los empleados pueden solicitar vacaciones, PTO y bajas por enfermedad mediante autoservicio a través de sus smartphones.
Manténgase al día con notificaciones rápidas e integración con su calendario. El software de control del tiempo libre de los empleados de Namely es fácil de usar, lo que hace que el seguimiento del tiempo sea divertido.
Built for Teams
Built for Teams ofrece una plataforma en línea de fácil uso especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas de EE.UU. Este software es una solución completa para gestionar el tiempo libre remunerado (PTO) de los empleados.
Además, ofrece información valiosa sobre los datos de los empleados y de la empresa, incluidos los índices de rotación, la información demográfica, los detalles de compensación y otras métricas.
Funciones:
- Combine el rastreador de PTO con Outlook o Google Calendar.
- Apruebe/deniegue solicitudes por correo electrónico o in-app.
- Adapte el calendario de acumulación para tasas fijas/variables a partir de las horas trabajadas.
- Promueva el tiempo libre ganado con los años de servicio.
- Envíe fácilmente las solicitudes a través de la web, la aplicación móvil o Slack.
La plataforma permite a los empleados acceder fácilmente al sistema para solicitar tiempo libre, consultar sus saldos de PTO y realizar otras tareas relevantes.
Conclusión
Ofrecer tiempo pagado off🏖️ a los empleados eleva su moral y mantiene a raya el burnout🔥, lo que indirectamente acelera la tasa de éxito de la empresa. Elegir el mejor software de PTO agilizará el proceso de tiempo libre y no dejará lugar a errores humanos.
A continuación, eche un vistazo a estas herramientas de encuesta a los empleados para recabar comentarios y opiniones.