¿Qué es un diagrama SIPOC y cómo crearlo?

En el ámbito de los espacios comerciales, las empresas se encuentran con proyectos complejos que deben ejecutar con meticulosa precisión. Para ello, es vital agilizar las operaciones para que no haya chapuzas en el último momento.

Los espacios comerciales utilizan herramientas visuales para sus operaciones fluidas y gestión de proyectos. En la intrincada red de flujos de trabajo, una de esas herramientas visuales es el diagrama SIPOC. Aporta claridad y planificación estratégica en el ámbito de la gestión de proyectos empresariales.

Así pues, si se pretende alcanzar la excelencia operativa en una organización, aprovechar su poder resulta de gran ayuda. Pero, ¿qué es una herramienta SIPOC y cómo crearla?

Los diagramas SIPOC ofrecen una vista de pájaro al registrar cómo se transformarán las entradas en resultados procesables para lograr los productos deseados. Además, también incluye cómo los clientes obtendrán estos resultados.

SIPOC son las siglas en inglés de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes, que traza el ciclo completo de gestión de proyectos empresariales. Comprende pasos que esbozan el proceso e iluminan su funcionamiento interno. Esta breve representación visual también puede imaginarse como el plano de un proyecto.

Así, su equipo puede colaborar eficazmente en tiempo real para la resolución activa de problemas. Para una organización, es nada menos que una brújula que ayuda a conocer la dirección en la que debe avanzar.

Así, sus esfuerzos no serán vagos, ya que dispondrá de un enfoque estratégico y estructurado para proceder. Embarquémonos en el cautivador viaje de los diagramas SIPOC y los enfoques de creación más sencillos. 

¿De qué se compone un diagrama SIPOC?

Ahora que ya sabes qué son los diagramas SIPOC, te estarás preguntando qué significa cada uno de sus elementos. Sin más dilación, ¡entremos en detalles!

✔Proveedores: Toda empresa o proyecto necesita recursos que lleven el proyecto a buen puerto. La parte del diagrama correspondiente a los proveedores se refiere a quién proporciona los recursos necesarios para el proyecto (mano de obra, materiales, inversiones, etc.).

✔Entradas: Mientras que la parte del Proveedor indica quién actuaría como su proveedor para el proyecto, la parte de la entrada contendrá lo que usted necesita. Se trata de materias primas, las finanzas exactas, equipos y similares.

✔Proceso: El proceso es el plan de acción para ejecutar el proyecto en una serie de tareas.

✔Salidas: Los productos contienen los resultados del proyecto que se generarán una vez finalizado el proceso. Incluyen los entregables, como productos y otros resultados tangibles o intangibles. 

✔Clientes: Son las personas que recibirán el producto o resultado del proyecto. Los clientes suelen ser partes interesadas o clientes internos.

Cada uno de los elementos clave se define para crear un Diagrama SIPOC adecuado.

¿Cuál es la función de un diagrama SIPOC?

El diagrama SIPOC es un elemento esencial de la gestión de proyectos empresariales (BPM). No es esencial para todos los proyectos que emprende la empresa, pero simplifica los más grandes y complejos. Por tanto, es una herramienta visual que ayuda a mejorar el resultado.

En él se explica brevemente quién proporcionará los suministros, qué se necesita, cómo ejecutar el plan, los resultados finales que se obtendrán y cuándo los consumidores recibirán los productos.

¿Cómo ayuda el diagrama SIPOC?

Muchos de ustedes pensarían que los diagramas SIPOC son formalidades innecesarias y discutirían la idea de preparar uno. Mientras que usted tendría un montón de razones por qué no ir para un diagrama SIPOC, tenemos varias razones fundamentales de cómo mejoraría sus proyectos empresariales.

✔Ayuda a ahorrar costes: Es un plano de lo que necesitas para un proyecto, incluida la mano de obra, el coste, los recursos y otras cosas. También se obtiene una lista de los beneficios. Los SIPOC, al trazar un mapa de todo el proyecto, te ayudan a visualizar lo que necesitas y lo que no. Puedes centrarte en las áreas en las que puedes ahorrar dinero, haciendo así que el proyecto sea rentable.

✔Inicia el proceso estratégicamente: Se podría pensar que el Diagrama SIPOC no es una entidad en tiempo real, ni algunos de sus clientes lo requerirían cómo es un proceso del proyecto.

Pues bien, al crear el diagrama SIPOC, ya se empieza a planificar sobre los suministros, los proveedores, qué personal contribuiría, etc. Así, con un planteamiento estratégico, el resultado sería mejor, lo que redundaría en un mayor rendimiento y evitaría líos de última hora.

✔Una ventaja sobre los recursos: Al presentar un diagrama SIPOC delante de su equipo o del personal implicado, más personas pueden echarle un vistazo. Así, varias personas pueden compartir sus opiniones, consejos e ideas, que pueden tenerse en cuenta para ejecutar mejor las cosas y, en la mayoría de los casos, se traduce en un menor uso de los recursos.

Así pues, el diagrama SIPOC es una parte esencial de la gestión de proyectos que ayuda a mejorar la eficacia y, por tanto, a aumentar los proyectos.

Ejemplo de diagrama SIPOC

La idea básica del diagrama SIPOC es comprender la entrada y salida de un proceso desde su inicio hasta su finalización. En este ejemplo, hablaremos del proceso de compra de un coche.

Proveedor: Concesionarios de coches, particulares, empresas.

Entrada: Modelos de coches, especificaciones, precios.

Proceso: Puesta en marcha de la prueba de conducción, Selección de modelos de coche que superan con éxito la prueba de conducción previa, Proceso.

Salida: Coche, papeleo, contrato de servicio.

Cliente: Compradores de coches, Empresas, Revendedores.

Simplemente describe el proceso seguido y los pasos que se han tenido en cuenta para llegar al resultado final. Con la ayuda de las herramientas mencionadas a continuación, puede crear su propio diagrama SIPOC según sus necesidades.

Lucidchart

Lucidchart es una de las plataformas de creación de herramientas visuales más fáciles de usar para principiantes. Puedes crear diagramas SIPOC utilizando la herramienta en línea o descargando su aplicación para Android. Hay una plantilla específica que puedes personalizar según tus necesidades. Sin embargo, antes de utilizar la plantilla, debes registrarte o darte de alta en Google, Slack u Office 365.

Características

• Puedes añadir hasta 60 formas en un solo diagrama en el plan gratuito y más en el plan de pago.
• Puede integrarse con plataformas como Software JiraGitHub, Slacke incluso importar sus datos.
• Cree mejores versiones comparando dos documentos, ya que pone de relieve las diferencias.
• La colaboración en tiempo real es más manejable con la ordenación de marcas de tiempo, el nombramiento de versiones y las funciones de control de acceso de este tipo.
• Diseño sencillo e interfaz gráfica de usuario bien organizada para ponerse al día rápidamente.

No me extraña Lucidchart es una excelente herramienta de diagramación para crear SIPOC y más diagramas de este tipo. Con la versión gratuita se puede utilizar para diagramas básicos. Para los avances, es necesario actualizar a la versión pro.

Paradigma visual

Paradigma visualcomo su nombre indica, le ayuda a mapear los paradigmas implicados en cualquier proceso. Por lo tanto, puede crear cualquier diagrama con él, y los usuarios han amado para crear diagramas SIPOC. Tiene una gama decente de 200 plantillas que puedes personalizar para tu proyecto.

Características

• Una amplia gama de herramientas integradas para crear cómodamente el SIPOC deseado.
• Dibuje diagramas SIPOC como Visio Drawings e impórtelos en Visual Paradigm para colaborar en tiempo real.
• Permite incrustar diagramas e integrarlos en Word, PowerPointOutlook y plataformas similares de Microsoft Office.
• Admite la exportación de diagramas SIPOC a PNG, JPG, PDF, SVG y formatos de archivo similares.

Lo que más gusta a los usuarios de esta herramienta es que no necesitan formación práctica para utilizarla, ya que es apta para principiantes. Además, no hay limitación en el número de formas, líneas o elementos que se pueden utilizar. Por lo tanto, es una herramienta completa que facilita el diseño de diagramas SIPOC.

Creately

Creately es otra herramienta de diagramación que también sirve para la colaboración. Su lienzo tiene muchas características para que puedas personalizar las plantillas SIPOC de forma inteligente. Anteriormente conocida como plataforma de gestión del trabajo, es la número uno gracias a su lienzo universal inteligente. Así que, ¡vamos a embarcarnos en lo que la hace increíble!

Características

• Edición sencilla con una función intuitiva de arrastrar y soltar.
• Le permite dar controles de acceso a su equipo.
• Incorpora una función de votación para conocer las opiniones sobre la herramienta.
• Las integraciones de CMS te permiten guardar tus diagramas allí o importar datos de ellos a los diagramas de SIPOC.
• Contiene una opción de pantalla compartida integrada para proyectar diagramas en reuniones.

Puede utilizarlo tanto en línea como fuera de línea. En el primer caso, puede utilizar el enlace para acceder en cualquier momento. Además, para el segundo, puedes descargar la herramienta, que puede funcionar en ordenadores Windows, Mac y Linux.

Asana

Asana es principalmente un CRM, aunque te permite crear tus diagramas o plantillas SIPOC sin coste alguno. Aunque es más diferenciador que otros, sus características son bastante avanzadas para diagramas de Gestión de Proyectos Empresariales de alto nivel. Vamos a echarles un vistazo.

Características

• Crea SIPOCs sin código con unos pocos clics, y también puedes automatizarlos con sus Workflow Builders
• Las integraciones con Slack, Creative Cloud y Zoom te ayudan a demostrar rápidamente diagramas en tu reunión.
• También se puede personalizar a partir de plantillas existentes.
• Diferentes formas y colores para crear un diagrama bien indicado.

Asana es una de las herramientas más avanzadas utilizadas en el ámbito comercial debido al avance y la automatización del puesto de trabajo que ofrece. Además, con una sencilla interfaz gráfica de usuario, facilita la creación de procesos.

Palabras finales

Los diagramas SIPOC son una parte esencial de la gestión de proyectos empresariales. Puede utilizarlo para planificar el anteproyecto y, de este modo, hacer un seguimiento de cada uno de los proveedores, los suministros, el personal implicado, los planes previstos, el resultado y la entrega al cliente.

A continuación, puede dividirla en hitos y saber qué fase se completará en el tiempo requerido. Una implantación estratégica ayuda a ahorrar costes, da ventaja sobre los recursos, ahorra tiempo, mejora la eficiencia y, en consecuencia, aumenta los beneficios.

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