Encuentre algunas de las mejores plantillas de Smartsheet que le ayudarán a gestionar proyectos y flujos de trabajo empresariales en diferentes sectores.
Smartsheet es uno de los líderes en gestión de proyectos, trabajo y colaboración en empresas pequeñas y grandes. Según un informe reciente de Datanyze, la cuota de mercado de Smartsheet en el sector de las aplicaciones de gestión de proyectos y trabajo colaborativo es del 5,28%.
Por lo tanto, es muy evidente que un número moderado de empresas utilizan Smartsheet para gestionar tareas y proyectos. Si a usted también le gusta esta herramienta y quiere reducir su tiempo en la gestión empresarial, puede utilizar las plantillas de Smartsheet.
Siga leyendo para descubrir algunas plantillas de Smartsheet profesionales e impresionantes que le permitirán empezar con la gestión de proyectos o trabajos en pocos minutos.
¿Qué son las plantillas de Smartsheet?
Las plantillas son tableros de Smartsheet de gestión de proyectos o de trabajo listos para usar que puede utilizar en casos empresariales similares. Hay muchas plantillas en la biblioteca de contenidos de Smartsheet. No le resultará difícil encontrar una plantilla que se adapte a su negocio o sector.
Las plantillas vienen con todos los campos que necesitaría en una hoja de gestión de proyectos. Por ejemplo, un Plan y Presupuesto de Eventos viene con lo siguiente:
- Columnas para Nombre de la tarea, Asignada, Progreso, En riesgo, Fecha de vencimiento, Cantidad, Presupuesto, Notas, etc.
- Tareas y subtareas
- Varias vistas como diagramas de Gantt, vista de tarjetas, vista de calendario, etc.
Ahora, todo lo que necesita hacer es cambiar el campo de tareas y subtareas para iniciar su proyecto de gestión de eventos.
Obtendrá acceso gratuito a todas las plantillas de Smartsheet cuando adquiera una suscripción de pago. Además, el equipo de desarrollo de Smartsheet sigue añadiendo nuevas plantillas con regularidad.
¿Por qué necesita plantillas de Smartsheet?
La razón principal para utilizar plantillas de gestión de proyectos o de trabajo en Smartsheet es comenzar el proyecto lo antes posible. Existen algunas otras razones que puede encontrar a continuación:
- Haga que sus proyectos y hojas de gestión empresarial sean coherentes. Los clientes pueden cambiar, pero sus informes de datos empresariales, análisis, etc., siempre serán los mismos.
- Los expertos profesionales internos de Smartsheet crean estas plantillas. Por lo tanto, se asegurará de utilizar terminologías empresariales y formatos de informes de proyectos estándar cuando utilice estas plantillas.
- Crear una plantilla de proyecto desde cero lleva mucho tiempo. Usted puede centrarse en la planificación del proyecto y en las reuniones del equipo, mientras que la aplicación Smartsheet está aquí para crear el proyecto siempre que lo necesite.
- Los propietarios de pequeñas empresas y los gestores de proyectos en formación pueden iniciar sus proyectos de Smartsheet sin necesidad de ayuda profesional costosa, gracias a las plantillas de Smartsheet.
Cómo acceder a las plantillas de Smartsheet
Ahora debe estar súper interesado en utilizar plantillas. Pero, le está resultando difícil encontrar las plantillas que busca. No se preocupe Siga los siguientes pasos para aprender a navegar con las plantillas de Smartsheet:
Regístrese en Smartsheet
Si no tiene una cuenta, regístrese para obtener una siguiendo los pasos que se indican a continuación. Smartsheet es gratuita durante 30 días.
- Visite el sitio web de Smartsheet.
- Haga clic en el botón Pruebe Smartsheet gratis.
- Junto al cuadro de diálogo «¿No tiene una cuenta?«, haga clic en Crear una.
- Introduzca su correo electrónico o regístrese con una cuenta de Google/Microsoft.
Inicie sesión en Smartsheet
Si ya tiene una cuenta, siga estos pasos en su lugar:
- Visite el portal de inicio de sesión de la aplicación web de Smartsheet.
- Introduzca su correo electrónico y contraseña.
- Pulse el botón Iniciar sesión.
- Si se ha suscrito previamente con una cuenta de Google, Apple o Microsoft , elija la opción adecuada para iniciar sesión rápidamente.
Obtener plantillas de Smartsheet
- Una vez que inicie sesión en Smartsheet, accederá a la pestaña Inicio .
- Para explorar las plantillas de Smartsheet, puede visitar la pestaña Centro de soluciones o el botón Crear de la pestaña Inicio .
- Estando en la pestaña Inicio , haga clic en la opción Crear situada en la esquina superior derecha de la aplicación web.
- Se abrirá un menú contextual con opciones como Hoja, Formulario, Informe, Examinar plantillas, etc.
- Haga clic en Examinar plantillas.
- Ahora se encuentra en el Centro de soluciones y debe ver la pantalla Examinar todas las soluciones.
- Haga clic en Ver más plantillas o Ver más conjuntos de plantillas, según su elección. Los Conjuntos de Plantillas contienen más activos de trabajo como Cuadros de Mando, Informes, Formularios, etc.
- Ahora obtendrá una lista completa de las plantillas de Smartsheet.
- Puede restringir la lista haciendo clic en las opciones de filtrado como Clientes y clientes, Finanzas y contabilidad, Recursos humanos, TI, etc., del panel de navegación situado debajo de la columna Centro de soluciones.
Las mejores plantillas de Smartsheet para diferentes sectores
Marketing digital
La plantilla Plan de marketing digital integrado es adecuada para equipos de marketing que atienden diversas solicitudes de apoyo y creativas de otros equipos empresariales. Por lo tanto, puede utilizar la tabla de Smartsheet inmediatamente para iniciar una campaña de marketing digital integrado.
La hoja cuenta con fórmulas de hoja de cálculo avanzadas, automatización del flujo de trabajo y funciones de formato de texto personalizado. Pero eso no es todo También incluye una planificación detallada de la trayectoria del proyecto, detalles granulares de los planes de marketing y un resumen ejecutivo para los gestores.
Puede cambiar fácilmente a la vista de diagrama de Gantt desde el modo Cuadrícula, ya que la plantilla incluye las columnas necesarias de Finalización y Duración. Hay una columna Bandera que puede utilizar para resaltar una fase del proyecto. Por no hablar de la columna Presupuesto/Gastos que le permite gestionar los gastos de marketing.
Venta al por menor
El sector minorista lucha con la optimización de las existencias. Por ello, Smartsheet ofrece un tablero automatizado de Control de existencias de inventario que puede agilizar las siguientes actividades del negocio minorista:
- Optimización de la productividad en el departamento de inventario
- Equilibrar las ventas, los pedidos y las existencias
- Identificar la fecha correcta de reposición
- Reducir los gastos por exceso de inventario
- Obtener detalles de los proveedores al instante
La plantilla Control de existencias de inventario tiene un campo de entrada de datos en el lado derecho y detalles fijos en el lado izquierdo. Algunas columnas útiles por defecto son Departamento, Estado de reposición, Nombre del artículo, Valor de inventario, etc.
Puede automatizar la gestión de su inventario con la plantilla de control de existencias con código de barras. Viene con una columna exclusiva para códigos de barras de productos. Puede utilizar códigos de barras o sincronizar la hoja de cálculo con una herramienta ERP para hacer un seguimiento del número de mercancías diversas que hay en su almacén.
Construcción e ingeniería
Su empresa de construcción puede beneficiarse enormemente si utiliza las siguientes plantillas de Smartsheet en sus respectivos casos de uso:
- Plantilla de seguimiento de la documentación de construcción
- Plantilla de programación de equipos
- Plantilla de presupuesto de construcción
- Plantilla de programación de la construcción con Gantt
Por ejemplo, la plantilla de programación de la construcción es especialmente útil para planificar, realizar el seguimiento y visualizar su proyecto de construcción. Puede copiar la plantilla y cambiarle el nombre para utilizar la misma plantilla para varios proyectos de construcción.
La plantilla es compatible con aplicaciones móviles y web. Así, los ingenieros de campo y los supervisores pueden actualizar las columnas necesarias para las tareas. Hay columnas de estado preestablecidas como Fecha de inicio, Fecha de finalización, Asignado a, Estado, % realizado, Duración, Notas, etc.
La columna Nombre de la tarea incluye la mayoría de las tareas y subtareas de construcción. Por ejemplo, hay tareas como Fontanería, Aislamiento, Armarios, etc. Si amplía las tareas, encontrará subtareas como Trabajos de suelo, Rough-In, Bates, Blow-In, Baño principal, Cocina, Sótano, etc.
Entretenimiento y hostelería
La industria de la hospitalidad y el entretenimiento necesita realizar un seguimiento preciso de los gastos, la rendición de cuentas de las tareas, la asistencia de los invitados, la venta de entradas, el mapeo de las entradas a los ingresos, el mapeo del consumo de comidas con los invitados en tiempo real, etc.
Para satisfacer sus necesidades anteriores, aquí tiene las plantillas de Smartsheet que le resultarán útiles:
- Plantilla de lanzamiento y presupuesto de eventos
- Plantilla de Gala de Recaudación de Fondos
- Plantilla de Hotel y Pases para el Personal del Evento
- Plantilla de plan de tareas para eventos
Por ejemplo, el formato Event Staff Hotel & Passes es perfecto para gestionar el alojamiento en hoteles de su personal o de los clientes que asistan a un evento de ocio.
El tablero del proyecto tiene columnas de datos vitales como Tipo de pase, Coste del pase, Estimación del coste del hotel, Nombre del hotel, Entrada, Salida, Tarjeta de crédito, Tarifa, etc.
Finanzas y servicios financieros
En sus proyectos de servicios financieros necesitará una captura de datos precisa y una capacidad de auditoría más sencilla. Las siguientes plantillas de Smartsheet podrían satisfacer la mayoría de sus necesidades en este sector empresarial:
- Plantilla de lista de comprobación de proyectos de OPI
- Plantilla de calendario de amortización de préstamos
- Plantilla de fin de mes financiero
Consideremos que está planeando salir a bolsa mediante ofertas públicas iniciales. Se trata de un proyecto de gran envergadura para cualquier empresa que quiera recaudar dinero del mercado bursátil a través de la venta de acciones. Utilice el tablero de Smartsheet para planificar todo lo relativo a la OPV, aunque no conozca todos los pasos.
Su columna Trabajo preparatorio ya esboza todas las tareas que debe concluir. Por ejemplo
- Estados financieros
- Preparación para la diligencia debida
- Preparación para la Dual-Class
- EIP y ESPP
- Preparación S-1
- Periodo de revisión de la SEC
- Finalizar y presentar públicamente el S-1
Otros campos de columna importantes que necesita son Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Semanas T-menos, Dependencias, Duración, Asignado a, etc.
Fabricación
Sus plantas de fabricación requieren diversas materias primas, equipos, recetas de productos, directrices de desarrollo de productos, etc. Puede realizar un seguimiento eficaz de todo ello en las hojas de gestión de proyectos disponibles en Smartsheet. Por ejemplo, necesita lo siguiente
- Registro de informes de incidencias con plantilla de formulario
- Plantilla de aprobación de nuevos productos con formulario
- Plantilla de calendario de desarrollo de nuevos productos
- Plantilla de programa de mantenimiento de máquinas
El formato de Programa de mantenimiento de máquinas es una sencilla lista de comprobación que puede imprimir o rastrear digitalmente. Resume la mayoría de los campos que necesita rastrear, como Estado de la máquina, Nombre de la máquina, Ubicación, Última fecha de mantenimiento, Próxima fecha de mantenimiento, Cadencia de mantenimiento, Asignado al técnico de la máquina y Notas.
Recursos humanos
Smartsheet tiene, con diferencia, algunas plantillas extremadamente útiles para las agencias de contratación de personal. Las empresas que mantienen su equipo de personal también pueden utilizar estas plantillas de Smartsheet. Algunos grandes ejemplos son:
- Directorio de información de empleados
- Lista de comprobación de revisión de empleados
- Formulario de solicitud de empleo
- Rastreador de candidatos a un puesto de trabajo
- Rastreador de currículum de candidatos con formulario
- Documentación de despido
- Proceso de entrevista con Gantt
- Lista de control de nuevos empleados
- Tarjeta de tiempo con aprobación automatizada
Por ejemplo, necesita contratar a 10 empleados para su equipo de marketing. En este caso, deberá utilizar la plantilla Proceso de entrevista con Gantt.
Esta hoja de cálculo consta de todas las fases que puede esperar en un proceso de contratación. Por ejemplo, la fase previa a la entrevista, la fase de entrevista con el candidato, la fase de selección del candidato y la fase de contratación.
El tablero del proyecto muestra automáticamente un diagrama de Gantt en el panel de navegación de la derecha y la vista Calendario en las columnas superiores. De este modo, los responsables de RRHH pueden revisar todo el estado del proyecto consultando el tablero con el diagrama de Gantt.
Sin ánimo de lucro
Las siguientes plantillas de Smartsheet son realmente adecuadas para organizaciones sin ánimo de lucro y organizaciones no gubernamentales (ONG):
- Plan de marketing de eventos sin ánimo de lucro
- Equipo de campo con formulario
- Gestión de donantes
- Lista de voluntarios
El proceso de contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro es crucial para mantener su estatus de exención fiscal en EE.UU. y el Reino Unido. Por ello, necesita realizar un seguimiento de los datos de los donantes, como el importe de sus donativos, su nombre, dirección, NIF, etc.
Para ello, puede utilizar el formato de gestión de donantes de Smartsheet. Viene con campos de datos estándar que puede necesitar.
Por ejemplo, Año de donación, Nombre del donante, Correo electrónico, Número de teléfono, Dirección, Región, Nombre del fondo, etc., los encabezados de columna están ahí por defecto. Dado que los tableros de Smartsheet se basan en hojas de cálculo, puede importar fácilmente estos datos a diversos programas de contabilidad para organizaciones sin ánimo de lucro.
Contabilidad
Smartsheet dispone de una amplia colección de plantillas para organismos y empresas de contabilidad. Algunos formatos notables a su disposición son
- Estado de flujo de caja
- Balance de situación
- Cuenta de resultados
- Fin de mes financiero
- Preparación anual de impuestos
Las pequeñas, medianas y nuevas empresas pueden ahorrar fácilmente miles de dólares utilizando estos formatos. Mantener estas plantillas de Smartsheet le permitirá cumplir con la normativa contable sin tener que pagar a una agencia externa.
Alternativas a las plantillas de Smartsheet
Ya ha explorado las enormes colecciones de plantillas de Smartsheet. Ahora, eche un vistazo a las siguientes aplicaciones de gestión de proyectos que también ofrecen plantillas:
plantillas de monday.com
monday.com cuenta con una elaborada biblioteca de plantillas para diferentes casos empresariales. Una vez que acceda a su biblioteca de plantillas, verá categorías destacadas de plantillas como Marketing, Gestión de proyectos, Diseño, Ventas y CRM, RRHH y Desarrollo de software. No obstante, puede obtener más plantillas seleccionando categorías de negocio en el panel de navegación de la izquierda.
Plantillas de ClickUp
Labiblioteca de plan tillas de ClickUp muestra las plantillas más utilizadas directamente en la página de inicio de la plantilla. Éstas pertenecen a nichos de negocio como Diseño, Creatividad, Ingeniería, Finanzas, Producto, Contabilidad, etc. También hay dos niveles de filtros en la barra lateral izquierda. Estos filtros son Niveles y Casos de uso. Puede encontrar una plantilla adecuada modificando los filtros.
Conclusión
Las plantillas son grandes recursos para iniciar nuevos proyectos sin conjeturas ni errores humanos. De ahí que la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos ofrezcan plantillas ya preparadas. Smartsheet no es diferente y ofrece plantillas gratuitas para uso personal o comercial sin necesidad de licencia.
Hasta ahora, el artículo ha explicado algunas plantillas de gestión de proyectos y empresariales destacadas de Smartsheet. Debe encontrar arriba una tabla de Smartsheet relacionada con su negocio. Empiece a utilizar las plantillas de inmediato o personalícelas para hacer suya la hoja de plantillas.
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