Si se dedica al marketing o al desarrollo de productos, es posible que haya formado parte del proceso scrum o sprint. Aquel en el que los jefes de equipo asignan tareas específicas que deben realizarse en un plazo determinado y miden el progreso del proyecto codo con codo.
A menudo, el seguimiento del progreso se convierte en una tarea desalentadora. Se tienen ojos repartidos por todas partes, pero no los suficientes para prever el rendimiento o las repercusiones de las tareas individuales. Para resolver este problema, entran en juego los gráficos desplegables.
Los gráficos de desglose permiten a los jefes de proyecto seguir, medir y evaluar fácilmente el progreso del proyecto y el rendimiento del equipo mediante representaciones visuales y en un formato centralizado.
En este blog, entenderemos qué son los gráficos desplegables, en qué benefician a los equipos ágiles y cómo puede crear y analizar uno para agilizar su carga de trabajo diaria.
¿Qué es un gráfico de planificación?
Un gráfico de reducción de tareas es una representación gráfica de la «reducción de tareas» prevista, es decir, la finalización de las tareas frente a la reducción de tareas real durante un periodo predeterminado.
El periodo de tiempo varía de una empresa a otra; algunas utilizan los gráficos burndown para hacer un seguimiento del progreso durante un sprint (2 semanas), mientras que otras prefieren hacer un seguimiento del estado general del proyecto.
En ambos casos, un gráfico burndown puede ayudar a los equipos ágiles y a los gestores de proyectos a determinar:
- El trabajo total en cada momento/iteración
- Las tareas pendientes
- La velocidad real del equipo
- La velocidad estimada del equipo
La imagen anterior es un ejemplo de un gráfico burndown.
Pero, ¿por qué el gráfico está inclinado hacia abajo?
Por lo general, en un gráfico burndown se traza el trabajo restante (en puntos de historia, tareas u otras unidades relevantes) frente al tiempo que queda para completar el proyecto. A medida que se completan las tareas, la línea del gráfico desciende o «se quema», indicando el progreso hacia la finalización del proyecto.
Esto puede sonar demasiado técnico, así que vamos a desglosar los componentes de un gráfico desplegable para entenderlos con claridad.
Componentes de un gráfico desplegable
Este gráfico desglosado en particular tiene cuatro componentes clave:
#1. Eje X
El eje horizontal representa el periodo de tiempo del proyecto, normalmente medido en días o semanas. Comienza con el inicio del proyecto y termina en la fecha de finalización del mismo.
#2. Eje Y
El eje vertical representa la cantidad de trabajo restante, normalmente medida en puntos de historia u horas. Comienza con la cantidad total de trabajo que queda por hacer al principio del proyecto y termina en cero cuando se ha completado todo el trabajo.
#3. Línea ideal (línea azul)
Esta línea representa el progreso ideal del proyecto, suponiendo que el trabajo se está completando a un ritmo constante. Se traza desde el punto inicial hasta el punto final, conectando los dos puntos con una línea recta.
#4. Línea real (Línea roja)
Esta línea representa el progreso real del proyecto en función de la cantidad de trabajo completado a lo largo del tiempo. Se traza conectando los puntos de datos que muestran el trabajo restante en cada intervalo de tiempo.
Ventajas de utilizar un gráfico de avance
#1. Mejora la transparencia
Los procesos ágiles de desarrollo de proyectos suelen carecer de transparencia. El equipo desconoce en qué punto del ciclo de desarrollo se encuentra o cómo contribuye cada individuo al proyecto.
Un gráfico de avance proporciona una visión transparente del progreso de un proyecto, permitiendo a todos los implicados ver cuánto trabajo queda por hacer y lo bien que está progresando el equipo hacia sus objetivos.
#2. Permite el análisis comparativo
Tener bajo un gráfico las tareas completadas y las que quedan por completar ayuda a comparar el progreso a lo largo del tiempo. Esto ayuda a los equipos a conectar las tareas con objetivos más amplios y mantiene las tareas al ritmo de los objetivos del sprint.
#3. Señales de alerta temprana
Un gráfico de burndown no es una cosa de una vez por todas. La trayectoria se mueve con el tiempo a medida que se avanza en el proyecto. Por lo tanto, puede ayudar a identificar problemas potenciales desde el principio, por ejemplo, si el equipo se está retrasando o si se producen bloqueos inesperados.
#4. Fomenta la comunicación
Al mantener un registro diario de esfuerzos y utilizar una plataforma para visualizar los requisitos de las tareas, los miembros del equipo pueden agilizar su flujo de trabajo y mejorar la comunicación.
Esto crea una fuente de información centralizada que permite a todos -desde las partes interesadas hasta los miembros del equipo- mantenerse conectados y al día sobre el estado de las tareas en curso.
#5. Mejora continua
Visualizar el progreso de su proyecto con la finalización de cada tarea también puede ayudarle a identificar los cuellos de botella.
Por ejemplo, si el trabajo real se desvía drásticamente del previsto, puede ver qué tareas obstaculizan la productividad del equipo. O qué tarea necesita más recursos para mantener el progreso alineado con los objetivos.
¿Quién utiliza un diagrama de quema?
Esencialmente, un diagrama de burndown puede ser utilizado por cualquiera que tenga un proyecto entre manos con múltiples tareas en las que colaborar.
Es popular entre los equipos de desarrollo ágil, los scrum masters y los sprint owners para controlar lo cerca que están de alcanzar los objetivos finales.
En algunos casos, los gestores pueden incluso utilizar el gráfico burndown para vigilar el desvío del alcance y evitar que sus proyectos se desvíen del buen camino.
Sin embargo, los gráficos burndown también pueden ser utilizados por otros equipos o personas implicadas en la gestión de proyectos para supervisar el progreso y asegurarse de que el proyecto sigue por buen camino.
¿Se encuentra usted entre los scrum masters o gestores de proyectos que buscan crear el gráfico burndown perfecto para su equipo? Entonces la siguiente sección es para usted.
Cómo crear un diagrama de quema
La creación de un gráfico desplegable no es ninguna ciencia espacial, pero implica cierto nivel de tecnicismo. A continuación, le explicamos cómo crear un gráfico desplegable en Google Sheets en tres sencillos pasos.
Paso nº 1: Estimar los esfuerzos
El primer paso para crear un gráfico desglosado comienza con la creación de un conjunto de datos preciso. Y lo más importante a la hora de preparar un conjunto de datos es estimar los esfuerzos necesarios para alcanzar los objetivos del sprint.
Puede utilizar esto como su línea de desgaste ideal, es decir, el tiempo estimado para completar un sprint. Le recomendamos que utilice los criterios SMART para determinar sus objetivos finales y la velocidad de las tareas.
Establecer objetivos SMART significa que sus esfuerzos deben ser
- Específicospara el proyecto
- Mensurablesy cuantificables mediante KPIs
- Alcanzablespor el equipo en el plazo previsto
- Relevantespara sus necesidades o las de su cliente
- Limitados en el tiempo: fije un plazo para la finalización de su proyecto
Por ejemplo, supongamos que su objetivo es completar su sprint en 14 días con 112 horas de trabajo. Eso se reduce a 8 horas de trabajo al día.
Aquí hemos tomado las horas como medida; puede asociar tareas con una carga de trabajo cuantificable diferente, expresada también en días o puntos de historia.
En el caso del desarrollo de software, estas tareas pueden adoptar la forma de elementos del backlog del producto, que son características que deben integrarse en el producto final.
Paso nº 2: Construir un conjunto de datos
A continuación, pongamos todo bajo un conjunto de datos. En nuestro conjunto de datos, tenemos lo siguiente:
- Fechas con respecto a los días del sprint
- Carga de trabajo ideal o burndown
- Burndown real correspondiente a las fechas
Paso nº 3: Insertar un gráfico de burndown
A continuación, seleccione todo el conjunto de datos y haga clic en Insertar > Gráfico.
Google Sheets generará un gráfico por defecto para el conjunto de datos. Pero no se preocupe; también abrirá un Editor de gráficos en la barra lateral derecha. Para cambiar el gráfico predeterminado por un gráfico desplegable, haga clic en el desplegable Tipo de gráfico del editor de gráficos.
Seleccione Gráfico de líneas como tipo de gráfico y aparecerá su gráfico desplegable.
Paso nº 4: Personalice su gráfico desplegable
¡No salga todavía del editor de gráficos!
Haga clic en Personalizar junto a la pestaña Configuración para cambiar el aspecto de su gráfico.
La sección cuenta con amplias opciones de personalización. Puede hacer que las líneas desplegables tengan un aspecto más suave, cambiar los colores de las líneas y del fondo, rehacer las fuentes y los títulos, y mucho más.
Probablemente esté pensando que todo esto está muy bien, pero ¿cómo podemos utilizar este gráfico al máximo?
¿Cómo utilizar un gráfico desplegable?
Como hemos dicho, un gráfico de desglose sólo es eficaz si se controla y supervisa con regularidad.
Y así, cada día, el scrum master o el jefe de producto revisarán y actualizarán los datos del número de tareas completadas y restantes en el conjunto de datos.
Mientras tanto, pueden analizar el rendimiento pasado y pueden añadir o eliminar tareas en función de los acontecimientos que se produzcan durante el proceso de desarrollo.
A continuación, esta información y las iteraciones se introducen en el conjunto de datos para ofrecer una representación en tiempo real de los progresos que quedan por hacer.
Una vez que disponga de un gráfico desglosado actualizado, podrá seguir utilizándolo para analizar el progreso de su proyecto. El gráfico de desgaste consta de dos líneas: la línea azul y la línea roja.
La línea azul representa la reducción «ideal», que es el ritmo previsto de finalización de las tareas, y la línea roja representa la reducción «real», que es el ritmo real de finalización de las tareas.
Si la línea roja está por encima de la línea azul, significa que el equipo avanza más despacio de lo previsto, y si la línea roja está por debajo de la línea azul, significa que el equipo avanza más rápido de lo previsto.
Los propietarios del proyecto pueden utilizar esta información para identificar los indicadores adelantados y atrasados del sprint.
Por ejemplo, observando el gráfico burndown, un jefe de proyecto puede prever el retraso en el progreso debido a una carga de trabajo excesiva o a una menor productividad. De ahí que pueda aplicar estrategias inmediatas o asignar más recursos para acelerar el proceso.
Plantillas de gráficos desplegables
Veamos ahora algunas plantillas que puede utilizar para crear un diagrama de quema para su referencia.
#1. Miro
La plantilla Burndown Chart de Miro es una herramienta visual diseñada para ayudar a los jefes de proyecto y a los equipos a realizar un seguimiento del progreso y gestionar las cargas de trabajo.
La plantilla proporciona una visión clara y concisa del progreso del proyecto a lo largo del tiempo, lo que permite a los equipos identificar posibles cuellos de botella o áreas de mejora.
Algunas características clave de esta plantilla incluyen la posibilidad de:
- Personalizar el gráfico en función de las necesidades de su proyecto
- Añadir anotaciones o notas a puntos concretos del gráfico
- Realizar un seguimiento de los avances con respecto a hitos u objetivos específicos
La plantilla es fácil de usar y puede compartirse con los miembros del equipo o las partes interesadas, lo que la convierte en una herramienta ideal para proyectos de colaboración o equipos remotos.
#2. EdrawMax
La plantilla de organigrama ágil de EdrawMax es una plantilla de organigrama completa y personalizable. Proporciona una estructura prediseñada y visualmente atractiva para que las empresas esbocen la jerarquía y los departamentos de su organización.
Las principales características de la plantilla incluyen su versatilidad y opciones de personalización. Además, su interfaz fácil de usar facilita añadir o eliminar elementos del organigrama, como títulos, funciones y departamentos, así como cambiar el estilo y el diseño del organigrama.
Además, permite añadir fotos e información de contacto de cada persona, lo que lo convierte en un valioso recurso para que las empresas lo compartan con empleados y partes interesadas.
Es una plantilla poderosa para las empresas que buscan mejorar la comunicación y agilizar las operaciones mediante la visualización de su estructura organizativa.
#3. Visme
La plantilla Sprint Burndown Chart de Visme es una potente herramienta que ayuda a los equipos ágiles a realizar un seguimiento del progreso a lo largo del ciclo de sprints de un proyecto. He aquí algunas cosas que nos gustaron de la plantilla:
- La plantilla totalmente personalizable permite a los usuarios adaptar el diseño y el formato del gráfico a sus necesidades.
- Fácil de usar gracias a la función de arrastrar y soltar que permite a los usuarios introducir datos y visualizar el progreso de forma rápida y eficaz.
- Coloque anotaciones y notas para proporcionar contextos así como información adicional, como la cantidad total de trabajo que debe completarse, la capacidad del equipo o cualquier hito o acontecimiento significativo que pueda afectar al ciclo del sprint
Conclusión
Los gráficos desplegables se han convertido en una práctica habitual en los equipos de desarrollo ágil y en la metodología scrum. Saber utilizar al máximo un gráfico de burndown puede ayudarle a la larga a gestionar mejor proyectos complejos.
En este artículo, hemos intentado cubrir todos los aspectos de un gráfico burndown. Y a estas alturas, ya sabe que no existe un concepto único a la hora de crear gráficos de burndown.
Entonces, ¿qué tiene en cuenta a la hora de crear un gráfico de desgaste: el tiempo, la carga de trabajo o los puntos de la historia? Decida entonces y pase a la fase de diseño del gráfico de burndown.