Tanto Trello como Asana son populares como herramientas de gestión de proyectos. Pero, ¿cuál debería elegir? Lea esta reseña comparativa para averiguarlo.
Con un amplio número de herramientas de gestión de proyectos en el mercado, es normal que las empresas se confundan a la hora de elegir la plataforma adecuada. No todas las aplicaciones tienen las características necesarias, ni son adecuadas para empresas de todos los tamaños.
Especialmente si tiene dos programas en mente, la mejor forma de elegir uno es compararlos uno a uno. Por este motivo, hemos decidido comparar Trello frente a Asana. Antes de entrar en la discusión principal, descubramos por qué las empresas necesitan utilizar herramientas de gestión de proyectos.
Trello frente a Asana: Visión general
¿Qué es Trello?
Trello es una herramienta de gestión de proyectos en línea ideal para la organización de tareas, el seguimiento del progreso y la colaboración entre compañeros y equipos. Se centra en la organización visual del proyecto y ofrece elementos como tableros, listas y tarjetas. Normalmente, un tablero contiene un proyecto, y las listas representan sus etapas.
Una tarjeta está dedicada a una tarea o elemento que puede desplazarse por las listas para mostrar el progreso. Los usuarios tienen la libertad de personalizar todos estos elementos según sus necesidades y preferencias específicas. También puede integrar diferentes herramientas en este software para que la gestión de proyectos resulte más sencilla.
¿Qué es Asana?
Asana también es un software de gestión de proyectos que está disponible tanto en versión de nube como en versión de aplicación de escritorio. Desde contratistas a medianas empresas y empresas, todo el mundo puede beneficiarse del uso de esta solución. Permite a los usuarios organizar, seguir y gestionar proyectos.
El software viene con una interfaz visual en la que puede crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer una fecha de vencimiento para cada tarea y supervisar el progreso del proyecto. Hay varias vistas disponibles en Asana, como listas de tareas, tableros kanban, calendarios y líneas de tiempo. Puede utilizar las plantillas y la integración de Asana para facilitar la gestión de proyectos.
Trello frente a Asana: comparación de funciones
Ahora es el momento de echar un vistazo a cómo se comportan estas herramientas de gestión de proyectos cuando se comparan en función de las características más esenciales.
Trello vs. Asana: Gestión de tareas
Trello puede utilizarse para gestionar cualquier proyecto, flujo de trabajo o tarea. Le permite añadir archivos importantes a cada ficha de tarea. Además, puede crear listas de comprobación y automatizar el flujo de trabajo para deshacerse de las tareas repetitivas.
La herramienta también ofrece amplias funciones de personalización para maximizar la productividad de sus compañeros de equipo. También le permite añadir miembros a tarjetas y proyectos relevantes, añadir fechas de vencimiento para cada tarea, incluir una lista de comprobación para la tarea y cambiar el estado de la tarjeta como realizada cuando esté completa.
Por el contrario, Asana también dispone de funciones para una gestión eficaz de los proyectos. Su vista general de proyectos le permite visualizar claramente sus plazos y gestionar sus hitos. Su función de carteras le permite identificar rápidamente sus prioridades y garantizar una asignación precisa de los recursos.
Asana también ofrece la personalización del panel de control del proyecto para resaltar la información más importante sobre ese proyecto. Su función Metas muestra los objetivos empresariales clave que ayudan a priorizar las tareas y a obtener resultados cuantificables.
Trello frente a Asana: Colaboración en equipo
Trello ofrece una serie de funciones flexibles para promover una colaboración y comunicación fluidas entre los compañeros de equipo. Los usuarios pueden adjuntar archivos, notas y comentarios a las tarjetas para asegurarse de que nada pasa desapercibido para los colaboradores.
También admite la carga instantánea de archivos desde distintas aplicaciones de intercambio de archivos y la sintaxis markdown para resaltar notas y comentarios. También puede etiquetar a otros en tarjetas importantes para ellos.
Con Asana, su organización no tendrá que utilizar otra herramienta para la comunicación y gestión de proyectos. Puede utilizarla para las actualizaciones de estado de los proyectos, los objetivos de los proyectos, los anuncios y las agendas de reuniones.
Además, puede añadir comentarios de tareas mencionando a cualquier compañero de equipo para hacer preguntas o recibir comentarios. También le permite dar «me gusta» a los comentarios y hacer anuncios para todo el equipo.
Trello vs. Asana: Interfaz de usuario
Trello ofrece una interfaz realmente mínima. Al abrir este software, verá por defecto la vista de tablero que contiene tarjetas en tres listas. Puede añadir más listas y tarjetas o crear más tableros para otros proyectos.
En el panel izquierdo, puede acceder a todos los tableros, miembros y ajustes del espacio de trabajo. También puede consultar diferentes vistas del espacio de trabajo desde el mismo panel. Desde el menú superior, los usuarios pueden acceder a todos sus espacios de trabajo, actividades recientes, tableros destacados y plantillas.
Hablando de Asana, este software tiene una interfaz visual e intuitiva. A diferencia de Trello, la interfaz de usuario es mucho más compleja pero ofrece muchas más opciones. Aparte de la pestaña Inicio, el panel izquierdo contiene enlaces directos para acceder a Mis tareas, Bandeja de entrada, Carteras, Informes y Objetivos.
También existe la opción de añadir enlaces a la sección Búsquedas guardadas. No obstante, los nuevos usuarios necesitarán algún tiempo para comprender completamente el proceso de trabajo de Asana.
Trello vs. Asana: Facilidad de uso
Independientemente de su plataforma, Trello es bastante fácil de usar. Gracias a sus increíbles gráficos, cualquiera puede empezar a utilizarlo con éxito desde el principio sin pasar por el proceso de prueba y error. Tanto si se trata de crear una tarea como de añadir un colaborador, su interfaz de usuario simplista le facilitará las cosas.
Asana ofrece a sus usuarios múltiples vistas de gestión de tareas en todas las fases. Por lo tanto, los gestores que manejan diferentes proyectos con distintas necesidades lo encontrarán bastante útil. Sin embargo, Asana es principalmente popular entre los usuarios experimentados.
A los nuevos usuarios les puede resultar difícil utilizar todas las funciones de Asana a menos que hayan recibido formación. Además, aprender a aprovechar al máximo esta herramienta de gestión de proyectos es un proceso que requiere mucho tiempo debido a su pronunciada curva de aprendizaje.
Trello vs. Asana: Automatización de tareas
Trello viene con una herramienta de automatización incorporada llamada Automatización de Trello. Este sistema de automatización sin código está disponible para todos los tableros de Trello. Sólo se necesitan cuatro pasos para crear una regla incluyendo el desencadenante y la acción.
También hay botones de tarjetas y tableros para activar la automatización bajo demanda con sólo pulsar un botón. También puede configurar un comando de programación basado en el calendario y las fechas de vencimiento. Es más, incluso le permite llevar la automatización más allá del tablero con la automatización del correo electrónico y la integración.
Asana ofrece automatización de tareas que le ayuda a reducir el trabajo manual y a agilizar el proceso sin saltarse ningún paso. Con su función Reglas, puede automatizar tareas rutinarias y crear reglas personalizadas según sus necesidades.
Asana dispone de un creador de reglas personalizadas con 70 reglas y funciones de cambio automático de fechas de vencimiento. Incluso cuenta con una galería de Reglas preestablecidas para comenzar de inmediato con los procesos más populares.
Trello vs. Asana: Disponibilidad de plantillas
Trello dispone de varias plantillas para diferentes propósitos como gestión de proyectos, negocios, ingeniería, marketing, productividad, producciones, operaciones, RR.HH. y ventas.
Si desea utilizar plantillas para la gestión de proyectos, puede elegir entre sus populares plantillas denominadas Gestión de proyectos, Junta de proyectos simple, Gestión de proyectos gubernamentales, Plantilla de junta ágil, Plantilla de gestión de programas, Proceso de solicitud y admisión de trabajo y Gestión del flujo de trabajo del cliente.
Del mismo modo, en Asana, hay una colección de plantillas para ágil, planificación entre equipos, planificación de proyectos, planificación estratégica, desarrollo de software, gestión de recursos, CRM, compromiso de los empleados y muchas más. Para cualquier plantilla que elija, hay algunas funciones útiles ya integradas y una lista de aplicaciones recomendadas que debería utilizar con ella para obtener los mejores resultados.
Plantillas como los planes de desarrollo profesional, la planificación de objetivos de equipo, la hoja de ruta de programas, los calendarios semanales de planificación de eventos, la gestión de proyectos en cascada, las plantillas de plazos de proyectos, los informes de estado, los comentarios y aprobaciones de activos creativos, la colaboración entre agencias, las plantillas de planificación estratégica y las plantillas de planes de proyectos de construcción son útiles para las tareas relacionadas con la gestión de proyectos.
Trellovs. Asana: Integración con aplicaciones empresariales
Trello admite la integración con una gran variedad de aplicaciones empresariales, incluidos sectores como la automatización, la gestión de archivos, el análisis, la comunicación, el diseño de productos, las redes sociales y el marketing, las ventas y el soporte, las herramientas de desarrollo y los recursos humanos.
Por lo tanto, las empresas pueden integrar las aplicaciones empresariales más populares con Trello, como Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout y Freshdesk.
También dispone de una función de integración con Asana. Herramientas pertenecientes a categorías como comunicación, gestión de archivos, RRHH, finanzas, TI, marketing, operaciones, conectores, ventas, productividad, informes, diseño, gestión de productos y seguridad pueden sincronizarse con este software.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Tableau, Jira Cloud, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Figma, Invision, Box, GitLab, Notion y Trello son algunas aplicaciones notables que las empresas pueden integrar con Asana.
Lea también: Trello vs Notion: Qué herramienta de gestión de proyectos elegir
Trello vs. Asana: Precios y planes de suscripción
Cuando se trata de Trello, los usuarios tienen la opción de elegir entre cuatro modelos de precios diferentes. El primero es gratuito, que cualquier individuo o equipo puede utilizar con ciertas limitaciones, como 10 tableros por espacio de trabajo y 250 ejecuciones de comandos de espacio de trabajo al mes. Si se trata de un equipo pequeño con necesidad de ampliar la colaboración, puede optar por el plan Estándar que cuesta 5 $/usuario/mes.
Los equipos que necesiten realizar un seguimiento y visualizar varios proyectos pueden seleccionar el plan Premium. Cuesta 10 $/usuario/mes y ofrece diferentes vistas para el espacio de trabajo y las tareas. El plan Enterprise de Trello cuesta a partir de 17,50 $/usuario/mes cuando se adquiere para 50 usuarios. Este plan ofrece mayor seguridad y control para las organizaciones.
Asana viene con cuatro planes de suscripción. El plan Básico gratuito es ideal para personas o equipos que hayan empezado a gestionar proyectos recientemente. El plan Premium cuesta 10,00 $/usuario/mes, con funciones como creador de flujos de trabajo, búsqueda avanzada, consola de administración, formularios, hitos e informes de proyecto ilimitados.
Su plan Business cuesta 24,99 $/usuario/mes, donde obtendrá funciones como el creador de reglas personalizadas, cartera, objetivos, ramificación y personalización de formularios, aprobación y seguimiento del tiempo. Para funciones de nivel empresarial como Bundles, debe optar por el plan Asana Enterprise.
Importancia de las herramientas de gestión de proyectos para las empresas
Planificación y organización eficientes
Todo proyecto necesita una hoja de ruta clara y una planificación organizada de las tareas. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a las empresas a trabajar hacia un objetivo común permitiéndoles crear planes de proyecto detallados.
Gestión de tareas
Las herramientas de gestión de proyectos permiten a las empresas realizar un seguimiento y gestionar las tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La asignación de tareas, la fijación de plazos y el seguimiento de dependencias son algunas de las características comunes de estas herramientas que pueden hacer que los compañeros de equipo se responsabilicen de sus tareas.
Asignación de recursos
Las empresas necesitan asignar y gestionar sus recursos de forma eficaz para completar con éxito los proyectos. Estas herramientas ofrecen una visibilidad de la disponibilidad de los recursos y de la carga de trabajo que evita conflictos de recursos y optimiza su utilización.
Colaboración y comunicación
El éxito de un proyecto implica una comunicación y colaboración fluidas entre los miembros del equipo. La aplicación de gestión de proyectos viene con herramientas integradas para facilitar la comunicación y la colaboración de los usuarios desde la misma plataforma.
Gestión de presupuestos
Las herramientas de gestión de proyectos también son capaces de hacer un seguimiento de los gastos del proyecto y de la asignación presupuestaria. De este modo, las empresas no tienen que preocuparse por los sobrecostes y pueden completar los proyectos dentro de las limitaciones presupuestarias.
Escalabilidad
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos pueden gestionar proyectos de diferentes tamaños y complejidades. Las empresas con necesidades cambiantes pueden utilizarlas para escalar hacia arriba o hacia abajo según los requisitos de su proyecto.
Gestión de riesgos
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos admiten la evaluación de riesgos, ya que pueden rastrear, documentar y minimizar el impacto de los riesgos. Esto ahorra a las empresas el uso de una herramienta independiente para este fin.
Informes
Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan información en tiempo real sobre el progreso del proyecto. Así, las organizaciones pueden supervisar los indicadores clave de rendimiento, hacer un seguimiento de los hitos y generar informes sobre el rendimiento del equipo.
Trello Vs. Asana: Verdict
Tanto Trello como Asana disfrutan de una sólida base de clientes que sólo significa la eficacia de estas plataformas para la gestión de proyectos. Sin embargo, debe examinar detenidamente las características antes de decantarse por una aplicación.
Como puede deducir de la discusión anterior, Trello puede ser utilizado fácilmente por usuarios de cualquier nivel de experiencia. Por lo tanto, si no tiene tiempo para invertir en formación y aprendizaje sobre la herramienta de gestión de proyectos, es mejor que elija Trello en lugar de Asana.
Incluso si tiene en cuenta los precios y los modelos de suscripción, Trello es más asequible que Asana. Además, el plan gratuito de Asana viene con un montón de limitaciones de funciones. De ahí que los usuarios con un presupuesto limitado puedan elegir Trello.
Aparte de esto, las empresas que trabajan en proyectos complejos y con múltiples proveedores y colaboradores encontrarán que Asana es más útil. Si puede utilizar su plan de suscripción para empresas, sin duda resultará una herramienta de gestión de proyectos mucho más sólida que Trello.