Una de las tareas más difíciles de cualquier propietario o gestor de un proyecto comercial es crear una EDT procesable para la gestión del proyecto. Es una de las herramientas primordiales para gestionar cualquier proyecto comercial. De ahí que las herramientas de EDT sean realmente útiles para los gestores de proyectos.
Si la creación de una plantilla de EDT para el próximo proyecto le supone un reto, ¡ha llegado al lugar adecuado! Vamos a explicarle la EDT en la gestión de proyectos en un lenguaje sencillo. También le presentaremos algunas herramientas muy populares y de moda que los mejores gestores de proyectos utilizan para crear hojas de EDT en el trabajo.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una tabla que identifica y enumera los componentes y entregables del proyecto. Una EDT en la gestión de proyectos es una herramienta que ofrece a los gestores de proyectos una visión clara del contenido/producto/servicio que el proyecto debe entregar al cliente.
Esencialmente, debe crear la plantilla EDT como una jerarquía de componentes que el proyecto debe producir. Esta estructura también ayuda a los gestores de proyectos a organizar las tareas y deberes de un equipo de proyecto en pequeños trozos de objetivos.
La mayoría de las herramientas de EDT para proyectos empresariales tienen más de 3 niveles de profundidad. Sin embargo, también podría encontrar una jerarquía de entregables y componentes de hasta 2 ó 4 niveles de profundidad en la hoja EDT de un proyecto pequeño.
¿Cuáles son los tipos de EDT?
#1. EDT basada en entregables
Como su nombre indica, esta hoja EDT se centrará principalmente en los entregables del proyecto. Pueden ser un producto físico, un contenido digital o un servicio en línea (sitio web/aplicación móvil). Vincula fácilmente el alcance del proyecto con cada entregable. Los gestores de proyectos suelen utilizar esta plantilla de EDT para crear presupuestos de proyectos, estimaciones de recursos, etc.
Un ejemplo real sería una hoja EDT para la fabricación de automóviles. Interior, carrocería y electrónica forman los primeros elementos de la jerarquía. A continuación, puede vincular los componentes adecuados que necesita fabricar para cada una de estas cabezas.
#2. EDT basada en procesos
Este tipo de herramienta EDT definirá su proyecto en relación con las fases de trabajo, las funciones y los pasos. Puede asignar fácilmente diferentes pasos a diferentes habilidades y disciplinas. Ayuda a identificar qué tipo de herramientas necesita, los requisitos de habilidades, etc.
Un ejemplo de este tipo será el borrador de una EDT para un proyecto de desarrollo de una aplicación móvil. Aquí, las fases del desarrollo de la app como la configuración, las pruebas del sistema, la revisión de los sistemas críticos y los sistemas de usuario forman la jerarquía de primer nivel. Ahora puede vincular otras fases a los encabezados correspondientes.
¿Qué hace que la EDT sea una solución imprescindible para los gestores de proyectos?
#1. Ofrece una claridad de primer nivel sobre los recursos responsables de las tareas del proyecto. De este modo, los jefes de proyecto pueden ponerse en contacto al instante con el miembro adecuado del equipo si necesitan información sobre el estado de las tareas.
#2. Nunca se perderá ningún paso o entregable del proyecto cuando despliegue una plantilla EDT eficaz.
#3. Dado que la hoja EDT destaca visualmente todos los entregables y fases, los jefes de proyecto pueden garantizar la finalización a tiempo de cada trozo de tareas/entregables.
#4. La herramienta EDT también le ayuda a corregir fallos y errores en su proyecto que no son fácilmente identificables al principio del mismo.
Consulte esta lista definitiva de las mejores herramientas que le ayudarán a crear una hoja de estructura de desglose del trabajo eficaz:
monday.com
Además de ser un software de gestión de proyectos de primera categoría, monday . com también le proporciona una plantilla de EDT. Con su ayuda, los gestores de proyectos pueden planificar y controlar sus proyectos sin problemas. Esta plantilla no sólo es gratuita, sino que está lista para usar, por lo que obtendrá un ejemplo de plan de desglose del trabajo para empezar ahora mismo.
Los usuarios pueden descargar esta plantilla intuitiva para desarrollar e plan personalizado añadiendo elementos de acción y reorganizando las tareas en función de la matriz de priorización del proyecto. Con esta plantilla, la ejecución del plan se convierte en un proceso sin esfuerzo.
Todo lo que tiene que hacer es asignar cada elemento de acción a los miembros del equipo. Le permite hacer un seguimiento de los progresos en cada etapa a través de diversas métricas. La plantilla también incluye funciones como añadir un nuevo elemento con un solo clic, buscar o filtrar el tablero, compartir, etc.
Lucidchart
Lucidchart es un software de diagramación inteligente que le ayuda a impulsar la innovación a través de la diagramación y la colaboración. Utilizando su creador de EDT, los usuarios pueden hacer una estructura de desglose del trabajo para sus proyectos en pocos minutos. La herramienta viene con una interfaz intuitiva y algunas características robustas para personalizar una EDT de acuerdo con las necesidades de su proyecto.
Los usuarios pueden empezar a hacer la estructura arrastrando formas en el lienzo e insertando tareas en formas individuales. También permite definir la propiedad de las tareas y diferenciar entre tareas y subtareas gracias a sus amplias funciones de formato.
Lucidchart ofrece colaboración en tiempo real, chat en el editor y mención de comentarios para actualizar y compartir de forma inmediata. Se puede acceder a esta herramienta basada en la nube desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. También tiene formato condicional que le ayuda con el código de colores de las tareas y la organización de roles y otros elementos de la estructura.
Creately
Con la herramienta EDT de Creately, podrá gestionar mejor los entregables del proyecto. Con su software de estructura de desglose del trabajo, los gestores de proyectos pueden visualizar el alcance de los proyectos. En esta plataforma visual fácil de usar, los usuarios pueden desglosar un proyecto en hitos más manejables para facilitar la gestión del trabajo.
Creately permite añadir documentos detallados, enlaces y archivos adjuntos a cada entregable de la EDT. También admite la importación de datos de herramientas de gestión de proyectos para que los usuarios puedan identificar lagunas y solapamientos en los requisitos del proyecto.
La plataforma EDT contiene varias herramientas integradas para crear cuadros de mando, presentaciones e informes para las partes interesadas. Además, admite múltiples integraciones de aplicaciones para exportar e importar datos de proyectos.
Esta herramienta ha sido diseñada para una verdadera colaboración en equipo. Ahora, los equipos multifuncionales pueden mantenerse alineados mediante la comunicación y la colaboración en tiempo real. Contiene funciones como la colaboración multiusuario, la mención de comentarios, el seguimiento del estado a nivel de espacio de trabajo, múltiples niveles de acceso y roles, y notificaciones inteligentes para conectar a todos a través del tablero.
EdrawMax
¿Está buscando un software de estructura de desglose del trabajo en el que pueda obtener plantillas gratuitas y fáciles de personalizar? Decídase por EdrawMax para visualizar todo el alcance de su proyecto creando una EDT interactiva. Creando la estructura en esta herramienta, podrá organizar los objetivos de forma sencilla y predecible.
Aquí podrá elegir entre múltiples plantillas de estructuras de desglose del trabajo que podrá utilizar directamente. También dispone de una rica biblioteca de símbolos desde la que puede añadir símbolos útiles arrastrándolos y soltándolos en el lienzo. Para quienes deseen elaborar el contenido del diagrama, EdrawMax permite importar y exportar datos adicionales para su personalización.
Los usuarios pueden descargar la estructura de esta herramienta EDT en varios formatos, como PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG y PNG. Después, también pueden compartir y subir estos archivos a distintas plataformas. También permite incrustar el diagrama en correos electrónicos, redes sociales y sitios web.
Praxie
Con Praxie, puede destacar en la gestión de proyectos de EDT de dos maneras. Puede utilizar su aplicación interactiva para crear una EDT desde cero. O bien, puede utilizar su plantilla de EDT para personalizarla según sus necesidades.
Para utilizar la plantilla, los usuarios tienen que revisarla y considerar las tareas incluidas en su proyecto desde un punto de vista paso a paso. A continuación, tienen que enumerar todas las subtareas y completar la tabla con la ayuda de los datos necesarios. A medida que avanza el trabajo, los miembros del equipo tienen que actualizarla para que el director del proyecto pueda tener una idea clara al respecto.
Cualquier equipo o empresa puede empezar a utilizar las herramientas de colaboración de Praxie definiendo tareas y creando elementos de acción. Su software basado en la nube también incluye funciones como paneles de control del progreso, importación de datos de diferentes aplicaciones SaaS o documentos y una interfaz intuitiva.
OpenProject
OpenProject le ofrece un software de gestión de proyectos de código abierto que es, al mismo tiempo, robusto y seguro. Esta herramienta le ayuda en todo el proceso de gestión de un proyecto con la estructura de desglose del trabajo.
En la herramienta OpenProject, puede desglosar todo el proyecto en entregables y actividades manejables con la ayuda de su vista de lista. Además, puede crear una tarea rápidamente con la creación en línea o utilizar la vista de pantalla completa para las tareas con información detallada. También muestra el progreso de la tarea y el tiempo empleado para un mejor análisis del proyecto.
MatchWare MindView
MatchWareMindView es una herramienta de mapas mentales con capacidad para desarrollar una estructura de desglose del trabajo. Este eficaz software de desarrollo conceptual viene con 6 vistas intercambiables para crear una EDT. Puede realizar fácilmente la estructura en disposición descendente o izquierda-derecha.
Si es necesario, los datos pueden exportarse a un diagrama de Gantt integrado en aplicaciones como MS Excel y MS Projects. MindView es una herramienta ideal para crear diagramas EDT, ya que le permite introducir diferentes elementos en un instante y organizarlos en una estructura acorde con su proyecto concreto. Además, la estructura puede editarse sin problemas si necesita realizar algún cambio en ella.
JadeALM
JadeALM le permite crear gráficos EDT para sus proyectos de forma que pueda tener una estructura de proyecto clara. Su gráfico jerárquico es perfecto para desglosar el progreso de arriba abajo. Podrá ver fácilmente cuál es el lugar de cada subtarea y tarea en el panorama general del proyecto.
Esta estructura también le informa de qué está ocurriendo y dónde. Como los usuarios pueden dividir el proyecto en subtareas más pequeñas de forma sencilla y práctica, nunca pierden de vista el valor central y el objetivo. JadeALM también le ayuda con la reorganización y la previsibilidad mediante la gestión de las dependencias entre personas, tareas, características y procesos.
Además, esta herramienta EDT es muy útil para gestionar entregas más pequeñas. Su actualización en tiempo real le permite realizar un seguimiento del progreso, los recursos y las personas asignadas desde una única herramienta con total coherencia, transparencia y uniformidad.
Cacoo
Cacoo es una herramienta esencial para los equipos que desean realizar un desglose organizado y visual de las tareas y subtareas. Ofrece una sofisticada plantilla de EDT que los usuarios pueden personalizar según las necesidades de cada proyecto.
Además de utilizarla para un único proyecto que contenga múltiples tareas asignadas a distintas personas, también puede utilizarla para proyectos de mayor envergadura en los que participen varios equipos.
Aunque sea un usuario novato, no le llevará mucho tiempo aprender a manejar esta herramienta. Ofrece una amplia gama de tutoriales que incluyen guías y vídeos dedicados y detallados. También puede consultar su blog y su base de conocimientos para informarse sobre el funcionamiento de esta herramienta.
Cacoo admite la integración con varias herramientas, como Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio y Zapier. Esta característica le facilita la tarea de gestión de proyectos.
Un diagrama EDT muestra el alcance del proyecto y sus hitos. Un diagrama de Gantt ayuda a visualizar el calendario de actividades del proyecto.
Un diagrama de Gantt suele considerarse una especie de EDT para la gestión de proyectos. Los usuarios pueden organizar su EDT como un diagrama de Gantt que contiene vínculos entre las dependencias de las tareas y los hitos del proyecto.
Las palabras finales
Hasta ahora, ha encontrado una discusión en profundidad sobre los fundamentos de la EDT en la gestión de proyectos. También ha descubierto algunas herramientas de primer nivel que pueden ayudarle a redactar una plantilla de EDT profesional y sin errores.
En la carrera profesional de un gestor de proyectos, la habilidad para redactar una herramienta EDT le diferencia de los novatos. Del mismo modo, cuando adopte la plantilla EDT, reducirá los cuellos de botella, aumentará la productividad y, a la larga, obtendrá más ingresos que las empresas aficionadas que no utilicen esta herramienta.
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