Las empresas y entidades comerciales consideran las órdenes de trabajo como la fuente de la verdad para todo lo que implique un presupuesto monetario y trabajos por realizar.
La documentación es una función inseparable de cualquier negocio, ya sea en línea o fuera de línea. Durante el ciclo de vida de un negocio, se encontrará con muchos documentos comerciales como facturas, procedimientos operativos estándar (SOP), listas de suministro, etc.
Un documento muy apreciado es un ticket de servicio, y una vez emitido, la maquinaria de su empresa comienza a entregar los productos/servicios y obtiene ingresos al completar el pedido.
Las órdenes de trabajo internas o externas a su empresa pueden resultar muy confusas si no tiene experiencia en la creación y gestión de este tipo de documentos. Pero no se preocupe, ya que este artículo le ayudará a adquirir los conocimientos suficientes sobre este componente empresarial. Sin más preámbulos, siga leyendo.
¿Qué es una orden de trabajo?
Cuando recibe una orden de trabajo de un cliente, se trata de una solicitud formal de mantenimiento, entrega de un producto, prestación de un servicio, etc. Las órdenes de trabajo son indispensables en los negocios formales, tanto si la tarea es muy compleja, como la construcción de una central eléctrica, como si es bastante sencilla, como la entrega de accesorios informáticos.
Estos documentos oficiales varían de una industria a otra. Sin embargo, la información estándar que contienen es la entrega principal, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la persona que informa, la persona que ejecuta y la persona que realiza el pedido.
Además, el rastro documental de una empresa comienza con una orden de trabajo. Cuando la tarea avanza y el documento pasa de unas manos a otras, funciona como un medio de comunicación formal entre las partes implicadas.
Y por último, cuando el trabajo está terminado, los contables utilizan este documento para liquidar las cuentas por cobrar o por pagar. Además, los auditores externos o internos acuden primero a las órdenes de trabajo cuando auditan cualquier empresa.
Otras frases que los empresarios podrían utilizar en lugar de órdenes de trabajo son
- Hoja de servicio
- Orden de trabajo
- Ficha de trabajo
- Ficha de trabajo
El propósito de la orden de trabajo
El único propósito de un documento de este tipo es mantener un registro de todas las autorizaciones de trabajo, los detalles del proveedor de servicios, los costes y el tiempo de finalización del trabajo. Los clientes externos, como los consumidores, y los internos, como los empleados, pueden crear una orden de servicio.
A continuación, el papel pasa al equipo adecuado, dependiendo de si se trata de un pedido de trabajo externo o interno. Las empresas suelen utilizar programas informáticos para crear comprobantes que viajan a través de muchos escritorios digitales o físicos.
Aquí encontrará de un vistazo la lista de objetivos de la orden de trabajo:
- Explicar la expedición, reparación e instalación/entrega de mercancías
- Proporcionar los recursos y equipos necesarios para el trabajo o las tareas de mantenimiento
- Ofrecer a los técnicos instrucciones detalladas sobre el trabajo/tarea/mantenimiento
- Registrar oficialmente los materiales, la mano de obra y los recursos consumidos para la realización del trabajo
- Rastrea todos los trabajos de reparación y mantenimiento que se han realizado en cada autorización
- Contiene datos monetarios como costes, impuestos, gravámenes, tasas, etc.
Términos de gestión de órdenes de trabajo
Autorizador de trabajo
Un administrativo o alguien de ese equipo se encarga de la asignación y aprobación de las demandas de mantenimiento para la gestión de equipos. En ocasiones, el personal de atención al cliente y el responsable del almacén también pueden desempeñar la función de aprobador.
Solicitante de trabajo
El solicitante es un individuo o un equipo que demanda la realización de un trabajo específico. Los consumidores generan pedidos de trabajo a través de compras en línea o en persona en la industria de servicios y bienes.
En los escenarios de empresa a empresa, los clientes a nivel comercial pueden solicitar trabajo, o también podría provenir de un equipo interno, como cuando un director de operaciones de servicio al cliente solicita reparaciones de una estación de trabajo.
Técnicos de campo
En las órdenes de trabajo de mantenimiento, los técnicos de campo son ingenieros, fresadores, reparadores, etc., que poseen las habilidades necesarias para ejecutar la tarea mencionada en el documento de la orden de trabajo.
Los componentes de una orden de trabajo
Una empresa puede registrar muchos elementos y datos relacionados mediante documentos de órdenes de trabajo. He aquí algunos elementos de ejemplo que debe incluir.
Elementos obligatorios
#1. El activo es el componente principal de cualquier orden de trabajo.
#2. El nombre del solicitante del trabajo también es obligatorio.
#3. El alcance del trabajo es otro elemento esencial, ya que determinará las habilidades, las herramientas y el procedimiento operativo estándar (SOP).
#4. El solicitante del trabajo también debe rellenar un campo llamado Descripción del problema. Ayuda a los técnicos o al facilitador del servicio a comprender rápidamente el problema.
#5. Los recambios de piezas de maquinaria o los requisitos de herramientas especiales también deben figurar en el documento.
#6. Todas las empresas tienen algún tipo de riesgo para la salud. Debería mencionarse en la orden de trabajo.
#7. Las fechas y horas también son muy necesarias. Puede haber una fecha de inicio, una hora de inicio, una fecha de finalización (prevista), una hora de finalización (prevista), una fecha/hora de finalización real, etc.
#8. Una orden de servicio también debe incluir los datos de contacto del solicitante, el gestor del pedido, el técnico, etc. Así, puede incluir números de móvil, números de teléfono, ID de FAX, direcciones de correo electrónico, sitios web, direcciones de oficinas, etc.
Componentes voluntarios
#9. Una orden de trabajo puede contener varios campos de firma para el cliente, el gestor, el técnico, el contable, etc.
#10. Las horas de trabajo también deben estar presentes para una facturación y conciliación adecuadas.
#11. Tener una lista de tareas en un formulario de orden de servicio es bueno. Permitirá al gestor de la orden de trabajo, al facilitador y al cliente mantenerse sincronizados sobre el trabajo realizado.
#12. Los formatos modernos de órdenes de servicio también vienen con un campo dedicado a la importancia de la orden. Por ejemplo, en función del nivel de prioridad, los gestores planifican las órdenes de servicio.
#13. También puede incluir una lista de comprobación de herramientas, aplicaciones informáticas, piezas de repuesto, consumibles, etc., que deben retirarse y devolverse al inventario.
#14. Podría incluir el coste estimado del trabajo entregado para los pedidos de coste abierto. Para los pedidos globales con precios predeterminados, algunas empresas mencionan el coste real.
#15. Por último, debe figurar una identificación del pedido y un título del trabajo porque le ayuda a documentar la ficha de trabajo.
Tipos de órdenes de trabajo
Mantenimiento preventivo
Las unidades de fabricación o producción de cualquier empresa emiten hojas de trabajo para el mantenimiento de los equipos. Ayuda a evitar averías en la maquinaria y pérdidas de producción.
Propósito general
Las empresas emiten tickets de servicio cuando necesitan que un tercero realice una tarea puntual como retirar equipos en desuso, instalar antivirus en ordenadores portátiles, etc.
Inspección de maquinaria
Las empresas aprueban órdenes de trabajo puntuales para que un experto externo realice una inspección para evaluar equipos, activos o herramientas.
Eléctrico
Los clientes internos o externos pueden solicitar necesidades de suministro eléctrico, iluminación y cableado a través de este tipo de documentos.
Emergencia
Este tipo de órdenes de trabajo suelen ser imprevistas para hacer frente a accidentes. Puede emitir este tipo de órdenes para proteger la vida del personal o salvar equipos costosos de daños permanentes.
Proyectos especiales
A veces, necesita actualizar la unidad de producción sin sustituir las máquinas existentes. Puede solicitar especialmente actualizaciones de equipos o software que aumenten la productividad utilizando esta orden de trabajo.
Las ventajas de utilizar órdenes de trabajo
#1. Su empresa documenta todas las órdenes de trabajo con los registros necesarios. La agencia auditora le pedirá estos registros siempre que haya alguna auditoría para validar el rendimiento de su empresa.
#2. Usted hace que su negocio sea más transparente al implicar tickets de servicio para cada prestación de servicio. A los clientes les encanta tratar con agencias que son exigentes con la documentación del trabajo y que comparten con ellos los datos recopilados.
#3. Pague rápidamente a los técnicos internos o externos consultando la orden de trabajo y teniéndolos contentos.
#4. Ayude al equipo de inventario a conseguir todas las piezas de repuesto con antelación para que el mantenimiento de la maquinaria no se encuentre con ningún cuello de botella.
#5. Analice las notas de las órdenes de trabajo y tome las medidas oportunas para evitar cualquier avería de las máquinas en el futuro.
#6. Las empresas centradas en servicios y productos pueden estimar razonablemente los ingresos del año revisando los documentos de órdenes de servicio completados y facturados.
#7. Por último, las órdenes de trabajo funcionan como un hilo de comunicación entre varios departamentos. De este modo, sus unidades de negocio pueden eliminar los efectos adversos de trabajar en silos.
He aquí algunas plataformas en las que puede encontrar plantillas ya preparadas:
Plantillas imprimibles de órdenes de trabajo: TemplateLab
TemplateLap es una de las fuentes más fiables de documentos empresariales auténticos. Aquí también encontrará plantillas, formularios y formatos de alta calidad para órdenes de trabajo. Su contenido es fácil de descargar.
A diferencia de algunos competidores, no necesita revelar un montón de información sobre usted o la empresa para obtener un enlace de descarga.
Basta con localizar el formulario relevante para su trabajo comercial o personal y hacer clic en el botón de descarga para obtener el archivo. Además, puede abrir fácilmente los archivos de plantilla utilizando cualquier aplicación de procesamiento de textos y hojas de cálculo como Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs y Google Sheets.
El sitio muestra una amplia gama de ejemplos de tickets de servicio como:
- Ejemplos de trabajos de reparación de automóviles
- Plantillas para trabajos de mantenimiento
- Formularios para trabajos de informática
- Ejemplos de trabajos de subcontratación de diseño gráfico
Además, estas plantillas contienen un formato menos restringido, por lo que puede personalizar las tablas y columnas como desee.
Plantillas gratuitas de órdenes de trabajo: Smartsheet
Smartsheet le ayuda a integrar las órdenes de trabajo en su sistema de gestión de proyectos. Dado que se trata de un proveedor de software de gestión de proyectos propio, si utiliza sus plantillas de descarga gratuita e importa el documento a Smartsheet, no invertirá dinero pero automatizará todo el proceso de recepción y resolución de tickets de servicio.
Algunas plantillas destacables a las que puede dar un buen uso son:
- Órdenes de trabajo de mantenimiento
- Órdenes de trabajo de servicio
- Tickets de servicio de parada de obra
- Ticket de trabajo de paisajismo
- Todas las plantillas de seguimiento de órdenes de trabajo
Sus plantillas alojadas vienen en dos métodos de entrega de contenido. En primer lugar, puede descargar el archivo de ejemplo en formato PDF, Excel o Word y personalizarlo en una aplicación de escritorio que admita estos tipos de archivo.
Alternativamente, puede importar las plantillas a su panel de proyectos de Smartsheet. El segundo método es muy conveniente para entornos complejos y de rápido movimiento en los que los aprobadores y gestores de tickets de servicio deben gestionar cientos de órdenes de trabajo.
Plantillas de órdenes de trabajo: Jotform
Si es usted un autónomo o el propietario de una pequeña empresa que necesita atender a clientes de grandes empresas que exigen documentos formales de órdenes de trabajo, puede probar las plantillas de Jotform. Le ayudará a ahorrar dinero por varios motivos como:
- Encargar trabajos profesionales a los creadores
- Comprando licencias de software de gestión de órdenes de trabajo
- Nombrar a expertos en documentos empresariales que puedan crear dichas órdenes de trabajo por usted
En su lugar, sólo tiene que utilizar las plantillas fáciles de personalizar e importarlas al editor de PDF en línea propiedad de Jotform. Ambos servicios son gratuitos para uso comercial.
Las plantillas de tickets de servicio más destacadas que puede utilizar son:
- Configuración de productos para clientes
- Revisión de vehículos
- Reparación de automóviles
- Mantenimiento
- Diseño de páginas web
- Producción de vídeo
- Peluquería canina
- Desarrollo web autónomo
Además, no necesita poseer grandes conocimientos técnicos para utilizar el editor Jotforms. Se trata de una sencilla herramienta de edición de PDF de arrastrar y soltar que puede utilizar cualquiera que sepa manejar un navegador web.
Plantillas de órdenes de trabajo: Template.net
Template.net es otro destino popular para documentos de uso personal y empresarial. Dispone de una barra de búsqueda relativamente sencilla en la que puede escribir sus requisitos como documentos, plantillas, diseños gráficos, etc., y la plataforma recuperará algunos ejemplos de gran calidad.
Su sección Business le permite acceder a algunos extraordinarios ejemplos de órdenes de trabajo que puede personalizar directamente en su editor o utilizando aplicaciones de tratamiento de textos. Sin embargo, su facilidad de uso gratuito está algo restringida.
En primer lugar, debe suscribirse a una cuenta gratuita o de pago. Entonces, podrá descargar hasta tres plantillas cada día, se trata de una cuenta gratuita. Alternativamente, puede utilizar el editor. En cualquier caso, habrá un límite de descargas.
Sin embargo, le permite descargar sus órdenes de trabajo en varios formatos de archivo como Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word y Excel.
Conclusión
La orden de trabajo es todo un rastro de papel. La transformación digital de las empresas de todos los sectores es ahora un rastro de archivos PDF, Google Docs o Microsoft Word en una tableta, un portátil o un teléfono móvil.
En pocas palabras, describe el trabajo que debe completarse, para cuándo, por quién y el coste de la tarea. La mano de obra de su empresa comienza a completar las tareas cuando se ha generado una orden de trabajo, y la mano de obra descansa cuando los ingresos se contabilizan en los libros de la empresa de acuerdo con los términos contables estándar.
Ahora que ha analizado en profundidad las hojas de servicio y algunas fuentes de plantillas, debería ser capaz de crear copias de alto rendimiento de este tipo de documentos.
Una empresa de éxito necesita algo más que una orden de trabajo. Debe tomar decisiones informadas sobre qué tarea aceptar o dejar pasar obteniendo sugerencias de las mejores redes de expertos.