Vous n’arrivez pas à décider si vous avez besoin de Confluence ou de SharePoint pour votre entreprise ? Lisez ce guide ultime sur Confluence vs. SharePoint pour prendre une décision éclairée.
Pour promouvoir la collaboration en matière de données entre les départements et même les entités externes, vous recherchez des outils de gestion des connaissances et de collaboration en matière de données.
Confluence et SharePoint sont les deux outils les plus populaires dans ce domaine. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment ces deux applications se comparent l’une à l’autre. Apprenez également à prendre les bonnes décisions quant au choix de Confluence ou de SharePoint.
Confluence : Vue d’ensemble
Confluence est un outil robuste de gestion des connaissances et de brainstorming destiné aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Dans Confluence, vous pouvez créer des espaces de travail en équipe pour plusieurs opérations commerciales, comme indiqué ci-dessous :
- Élaboration de la stratégie d’entreprise
- Conception de services, de produits, d’applications, etc.
- Ressources humaines et paie
- Marketing et ventes
- Documentation et rapports
- Planification de projets
- Gestion des produits
- Politiques et réglementations de l’entreprise
Vous créez des espaces dans l’outil, puis de nombreuses pages dans ces espaces dédiés. Pour une meilleure organisation, vous pouvez utiliser des arbres de pages pour créer une hiérarchie de pages avec des métadonnées.
L’outil fonctionne entièrement dans le nuage, avec des options d’hébergement dans des centres de données ou sur des serveurs sur site. Si vous travaillez avec des éditeurs internationaux de premier plan, des agences de production de contenu, des entreprises de gestion de produits et de projets, il y a de fortes chances que vous receviez des liens Confluence vers des pages et des sites destinés à un usage professionnel.
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Rôle de Confluence en tant qu’outil de collaboration au travail
Confluence est doté des plateformes intuitives dont une équipe distante et hybride a besoin pour collaborer. Il vous aide à créer un espace d’équipe avec une vue d’ensemble de l’équipe ou du projet à l’aide des champs suivants :
- Image d’en-tête
- Description de l’espace
- Objectifs de l’équipe
- Informations sur les contacts
Par conséquent, vous, vos employés et vos sous-traitants avez tout à portée de main si vous utilisez Confluence. Comme l’outil vous permet, à vous et à votre équipe, de télécharger du contenu tel que des images, des textes, des documents, des PDF, du multimédia, des codes, etc., il devient la source unique de vérité pour les données de l’entreprise, à tout moment et en tout lieu.
Il favorise le travail mobile et la gestion de contenu grâce à ses applications Android et iOS. Vous pouvez effectuer presque toutes les tâches à partir d’un appareil mobile, de sorte que votre entreprise continue à se développer même si vous et quelques responsables clés êtes en vacances.
Avantages de l’utilisation de Confluence
- Confluence aide les entreprises à créer des bases de connaissances sans effort auxquelles tout le monde peut accéder à partir d’un ordinateur ou d’un téléphone portable.
- L’outil rationalise et organise également le processus de création et de publication de contenu en créant un espace d’édition collaboratif, une automatisation de l’approbation du contenu et une protection du contenu.
- En affichant le contenu de l’entreprise à l’aide de Confluence, vous pouvez créer une couche de sécurité supplémentaire et empêcher la duplication non autorisée du contenu ou les attaques de ransomware.
- Si un développeur d’applications mobiles ou de sites web soumet publiquement un contenu erroné, vous pouvez rapidement le rappeler et mettre à jour les pages avec le bon contenu en utilisant le contrôle de version pour les textes, les codes et les tableaux blancs.
- Les entreprises qui utilisent déjà les outils Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., utilisent principalement Confluence pour tout ce qui concerne le contenu numérique.
Microsoft SharePoint est un outil de publication de pages intranet et internet qui offre des fonctionnalités d’archivage, de publication et de distribution de contenu. Si vous êtes une entreprise et que vous avez besoin de portails web distincts pour le contenu destiné au public et celui destiné aux employés, vous pouvez vous procurer Microsoft SharePoint.
Avec un site web SharePoint, vous n’avez pas à vous soucier du développement des pages web, de la gestion du contenu et de la publication. Il vous suffit de déployer SharePoint sur le cloud et d’utiliser ses modèles intégrés pour mettre rapidement en ligne de superbes sites tels que Hub Site, Team Site et Communication Site.
En général, les entreprises utilisent SharePoint pour organiser des téraoctets de données commerciales générées chaque jour. Cependant, l’utilisation de SharePoint est en déclin en raison de ses exigences complexes en matière de développement, de gestion et de sécurité.
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Le rôle de SharePoint en tant qu’outil de collaboration au travail
SharePoint fonctionne principalement comme un site intranet fiable. Les employés, qu’ils travaillent sur place ou à distance, peuvent accéder à l’intranet à partir d’appareils autorisés. Ils peuvent ensuite accéder au contenu du site et à l’onglet “Documents” pour consulter des fichiers professionnels dans le cadre de leur projet ou de leur travail habituel.
Le stockage de documents SharePoint fonctionne comme un système de contrôle des versions. Il stocke tous les fichiers, documents, images et multimédias téléchargés dans différentes versions. Si vous devez collaborer sur un fichier, vous pouvez le faire en utilisant les outils en ligne de Microsoft Office tels que Word, Excel, PowerPoint, etc.
La fonction d’extraction est une fonctionnalité intéressante pour les entreprises. Vous pouvez extraire un document de SharePoint. Tant que vous n’avez pas vérifié le document, les autres membres de l’équipe ne peuvent pas le modifier.
Bien que leur nombre soit limité, il existe encore des entreprises et des géants de l’informatique qui utilisent SharePoint pour leurs sites web internes et leurs applications mobiles.
Avantages de l’utilisation de SharePoint
- Les grandes organisations et les gouvernements utilisent principalement SharePoint pour communiquer des données et des fichiers sur l’internet public en toute sécurité.
- L’utilisation de SharePoint comme solution intranet réduit les coûts de développement des intranets et d’embauche de développeurs web.
- Vous pouvez également utiliser les sites SharePoint comme boutiques de commerce électronique, pour la gestion des équipements informatiques, l’archivage de contenu, etc.
- SharePoint s’intègre bien à toutes les applications Microsoft 365, ce qui vous permet de produire des rapports, des diapositives, des applications mobiles, etc. en déplacement, à l’aide d’un navigateur web sur un ordinateur portable ou un appareil mobile.
- SharePoint Lists vous aide avec les listes de tâches, la prise de notes, etc.
- Importez et exportez le calendrier Outlook pour la planification ou la gestion d’événements.
La principale différence entre Confluence et SharePoint est le processus de travail. Démarrer avec Confluence est vraiment facile. L’outil vous guidera jusqu’à ce que vous mettiez en place les Espaces et les Pages dont vous avez besoin.
Au contraire, SharePoint est une solution de gestion de contenu délicate. Sa configuration est aussi complexe que son architecture sur l’internet ou l’intranet. Vous ou l’administrateur qui gérera vos sites et actifs SharePoint devez posséder une expérience fonctionnelle de l’outil. Alors que n’importe qui peut mettre en place un site et une page Confluence, il faut un administrateur informatique expert pour mettre en place un site SharePoint fonctionnel.
Le processus de travail de Confluence
Confluence fonctionne en vous offrant un tableau de bord où vous pouvez avoir un aperçu des tâches, des dernières nouvelles de votre organisation, des activités Spaces, etc. Pour cela, Atlassian a prévu les interfaces suivantes dans cet outil de gestion de contenu et de connaissances :
- Votre nom et votre espace
- Reprendre les tâches là où vous les avez laissées
- Découvrez ce qui se passe – un flux de contenu populaire et suivi
- Espaces – tous les espaces de travail et pages que vous avez créés ou partagés avec vous
- Annonces
- Calendriers – calendriers personnels et d’équipe
Les espaces de Confluence hébergent toutes les activités d’un projet, d’une équipe, d’un département ou d’une organisation. Une petite entreprise peut n’avoir qu’un seul espace, alors qu’une entité multinationale peut en avoir des centaines.
A l’intérieur d’un Espace, il y a plusieurs Pages. Si vous utilisez l’espace de gestion de projet préconfiguré de Confluence, vous obtenez les pages suivantes :
- Plan du projet
- Documentation de décision
- Rapport d’état
Contrairement à SharePoint, vous ne pouvez pas laisser n’importe qui accéder à vos Espaces, Pages ou Blogs de Confluence. Vous pouvez envoyer une invitation à des collaborateurs externes, mais ils doivent s’inscrire pour un compte Confluence gratuit ou payant avant de pouvoir collaborer avec vous.
Le processus de travail de SharePoint
Tout d’abord, l’accès à SharePoint pour la première fois est aussi difficile que la gestion de cet outil. Vous devez vous rendre sur le portail Microsoft 365 Home et visiter le menu Apps sur le panneau de navigation de gauche pour trouver SharePoint.
Lorsque vous êtes sur la page d’accueil de SharePoint, vous pouvez créer de nouveaux sites ou de nouveaux messages. Vous ne pouvez pas créer de posts autonomes tant que vous n’avez pas configuré un site SharePoint. Un site SharePoint se compose des éléments suivants :
- Accueil
- Conversations
- Documents
- Carnet de notes
- Pages
- Contenu du site
- Corbeille
- Modifier
Lorsque vous créez des sites sur SharePoint, vous pouvez choisir entre Site d’équipe et Site de communication. Après avoir créé un site, vous pouvez le rendre public ou privé, en fonction du contenu hébergé. Qu’il s’agisse d’un site public ou fermé, vous devez inviter le visiteur à se rendre sur le site à partir du panneau Partage du site. Votre site vous permet, ainsi qu’à vos employés, de rester productifs en vous permettant d’utiliser Teams, Lists, OneNote, OneDrive, etc. sur SharePoint.
Utilisations de Confluence
Vous trouverez ci-dessous les principales utilisations de Confluence :
- Développement de sites et de pages wiki d’entreprise
- Gestion des tâches et des projets avec le contenu
- Création d’un flux de publication de contenu pour les médias en ligne ou hors ligne
- Création de plans de développement de carrière pour les individus et les employés
- Mise en place d’un glossaire de conception de contenu
Utilisations de SharePoint
Vous trouverez ci-dessous des exemples d’utilisation de SharePoint qui méritent d’être soulignés :
- Conception et publication de sites intranet pour les entreprises
- Création d’une bibliothèque de documents pour les équipes ou l’ensemble de l’organisation
- Mise en place d’un espace de stockage pour les fichiers professionnels volumineux tels que les vidéos, les codes, les modules d’application, etc.
- Automatiser les flux de travail de l’entreprise à l’aide d’outils Microsoft supplémentaires tels que Power Automate et Power Apps
| Fonctionnalités | Confluence | SharePoint |
| Édition en temps réel | Disponible | Disponible |
| Commentaires en ligne | Disponible | Disponible |
| Découverte du contenu | Sans effort | Compliqué |
| Accès au contenu par défaut | Ouvert | Enfoui dans les éléments de l’interface utilisateur |
| Navigation par le haut | Intuitive | Nécessite une formation excessive |
| Hiérarchie de l’organisation du contenu | Espaces > Arborescence des pages > Pages > Blogs | Site d’équipe/de communication > Documents > Bibliothèque de documents |
| Tableau de bord ou accueil avec flux et tâches | Disponible | Non disponible ; vous devez le créer à l’aide des applications et des pages |
| Analyse des espaces ou des pages | Facilement accessible depuis le panneau de navigation de gauche | Les analyses standard ne sont pas disponibles ; vous pouvez accéder à l’utilisation du site ; les analyses avancées peuvent être configurées à l’aide d’applications tierces |
| Pages flexibles avec création modulaire de champs | Disponibles | Non disponible ; vous devez créer des sites volumineux |
| Macros de formatage de contenu | Disponibles | Non disponible ; vous devez utiliser des scripts Power Automate compliqués |
| Tableau blanc numérique visuel | Disponible avec des intégrations comme Miro, Lucidchart, Mural, etc. | Tableau blanc non disponible |
| Modèles d’espace de travail | Plus de 100 modèles gratuits | Pas de modèles disponibles |
| Stockage dans le nuage et pièces jointes | 250 Go pour Standard et illimité pour Premium/ Enterprise | 1 TB pour SharePoint Online Plan 1 et illimité pour SharePoint Online Plan 2 ou Office 365 E3 ou un meilleur plan |
| Abonnement gratuit | Abonnement gratuit à vie pour un maximum de 10 utilisateurs | Aucun essai ou plan gratuit n’est disponible |
Cas d’utilisation de Confluence
#1. Planification de la capacité
Vous pouvez utiliser Confluence pour planifier la capacité de l’ensemble de l’équipe pour une activité spécifique. Vous pouvez également classer les capacités des membres de l’équipe pour des projets spécifiques. Dans la feuille d’allocation de temps individuelle, les membres de l’équipe doivent entrer leur nom, leurs tâches, les heures nécessaires et les heures par tâche.
Ensuite, dans la capacité de l’équipe pour le projet, ils remplissent les valeurs pour le rôle, le % du temps hebdomadaire consacré au projet, les heures hebdomadaires consacrées au projet, etc.
#2. Document de gestion du changement
Si vous prévoyez d’apporter des changements à votre entreprise, Confluence vous aidera. Comme il s’agit d’un éditeur de texte avec support multimédia, vous pouvez créer toutes les ébauches du processus de transformation de l’entreprise sur une page Confluence. Dressez la liste des étapes de la gestion du changement, comme l’énoncé du problème, le principe directeur, les messages aux employés, les canaux de communication, le flux de travail de la gestion du changement, les rôles et les responsabilités, etc.
Cas d’utilisation de SharePoint
#1. Gestion des ventes
L’un des cas d’utilisation les plus courants d’un site d’équipe SharePoint est la gestion des opérations de vente. La page d’accueil sert de tableau de bord pour les dernières nouvelles de l’équipe ou de l’organisation.
L’onglet Conversation peut être modifié pour accéder à la communication en temps réel via Teams ou à la communication asynchrone via Outlook. Les commerciaux et les managers peuvent utiliser l’onglet Documents pour accéder aux devis, contrats, brochures, factures, etc. L’onglet Carnet de notes vous permet de prendre des notes rapides lorsque vous rendez visite à des clients ou à des fournisseurs.
#2. Créez une bibliothèque de documents
Une autre excellente façon d’utiliser votre abonnement SharePoint est de créer des bibliothèques de documents pour les équipes, les départements ou l’ensemble de l’organisation. Vous éviterez ainsi les silos de données. Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers pour mieux classer les documents et les fichiers au sein d’un vaste répertoire. La bibliothèque de documents vous permet également de créer des fichiers Word, Excel, PowerPoint, etc.
Confluence Vs. SharePoint : Le verdict
Vous devriez maintenant savoir si vous avez besoin de Confluence ou de SharePoint pour votre entreprise. Tout d’abord, si votre entreprise cherche à réduire les coûts de maintenance des serveurs et de personnel informatique, vous devriez opter pour Confluence.
Deuxièmement, Confluence est un excellent choix si vous cherchez à créer sans effort une base de connaissances, à collaborer sur des documents, à faire du brainstorming en temps réel, à gérer des tâches, etc. Le plan d’abonnement à Confluence commence à 5,75 $/utilisateur/mois et vous donne accès à d’excellents modèles préconfigurés qui conviennent à toutes les entreprises.
En revanche, SharePoint convient si votre entreprise s’appuie déjà fortement sur les applications Microsoft 365. En effet, si vous ne vous abonnez qu’à SharePoint, vous ne profiterez pas de ses diverses fonctionnalités qui nécessitent d’autres outils Microsoft comme Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.
Un abonnement SharePoint digne d’une entreprise commence à partir de 10 $/utilisateur/mois, ce qui est plus coûteux que Confluence, sans parler du temps et des efforts que vous devez investir dans la mise en place des sites.
Confluence est donc un logiciel de gestion de contenu et de collaboration plus intelligent et plus abordable que SharePoint.
Ensuite, consultez les logiciels d’automatisation des documents pour économiser des heures de travail.