Vous devez gérer une vaste bibliothèque de ressources numériques pour votre entreprise ? Essayez ces modèles dès maintenant !
Les ressources numériques sont un élément indispensable de l’entreprise d’aujourd’hui. Qu’il s’agisse des dossiers des employés, des ventes ou du marketing, les ressources numériques sont omniprésentes. Il est très facile de gérer ces supports à l’aide des modèles de gestion des ressources numériques disponibles pour votre logiciel spécifique.
Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?
Tout contenu numérique qui vous permet de générer des revenus est un actif numérique pour votre entreprise. Il peut s’agir d’images de stock pour les blogs, de codes pour les applications, d’articles de blog, d’illustrations vectorielles, de vidéos de stock, de podcasts, d’interviews audio, de musiques de fond, etc.
Lorsque vous stockez, cataloguez, partagez, publiez, mettez à jour et archivez ces ressources numériques en toute sécurité, vous créez un système de gestion des ressources numériques (DAM). Vous pouvez gérer ces documents d’entreprise sur un logiciel, un site SharePoint, une feuille de calcul ou simplement par le biais de fichiers stockés sur un système de stockage en réseau (NAS). Toutefois, un modèle de DAM gratuit ou abordable est très efficace pour les entreprises numériques de petite, moyenne et jeune entreprise.
Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des ressources numériques ?
Un modèle de DAM est un espace de travail préconfiguré pour le logiciel de DAM correspondant. Le modèle comprend des colonnes, des lignes, des tableaux, des champs, des catégories et des espaces réservés au contenu.
Il vous suffit de personnaliser le modèle en ajoutant les noms des projets, les membres de l’équipe, les contacts, les règles de partage, les commentaires et l’intégration d’applications tierces (Figma, Anima, GSuit, etc.) pour démarrer instantanément les projets DAM. Vous n’avez plus besoin de consacrer du temps à la planification de la structure de l’ensemble de l’espace de travail DAM.
La plupart de ces modèles sont mis à disposition par des développeurs de logiciels DAM ou des créateurs de modèles DAM indépendants.
Avantages des modèles de gestion des actifs numériques
Vous trouverez ci-dessous les raisons pour lesquelles il est préférable d’utiliser des modèles d’espace de travail pour les systèmes de gestion des actifs numériques plutôt que d’en créer un à partir de zéro :
- Vous évitez de perdre des centaines d’heures de travail à réfléchir à la structure de l’espace de travail DAM.
- Il est facile de mettre en œuvre la cohérence de la marque en utilisant un modèle avec des actifs de marque préconfigurés pour gérer le partage des ressources numériques de manière professionnelle.
- Les modèles de DAM vous permettent de créer un accès aux ressources numériques basé sur les rôles, via l’intranet ou l’internet.
- La plupart des modèles DAM sont assortis d’une option d’automatisation du téléchargement de contenu, de la gestion des métadonnées, de la recherche de métadonnées, du contrôle des versions, etc.
- Si vous utilisez des modèles gratuits fournis par les développeurs de logiciels DAM, vous n’avez pas besoin d’externaliser la tâche de création de l’espace de travail DAM, ce qui vous permet d’économiser de l’argent.
Vous connaissez maintenant les bases d’un modèle de gestion des ressources numériques et ses avantages pour la gestion des ressources multimédias de votre site Web, de votre logiciel, de votre application mobile ou de votre entreprise de développement de jeux. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs modèles que vous pouvez essayer pour bénéficier de vos flux de travail de développement et de diffusion de contenu créatif :
Airtable
Si vous utilisez l’application web Airtable, vous pouvez utiliser ce modèle Airtable pour gérer facilement tous les fichiers, documents, bases de code, images, etc. de l’entreprise. Le développeur a divisé l’espace de travail DAM en deux sections :
- Un tableau de travail pour la gestion des actifs
- Un tableau de bord global pour tous les actifs
L’espace de travail DAM comprend toutes les colonnes de données standard dont vous pourriez avoir besoin pour catégoriser le bien et toutes les entrées connexes. Voici quelques-uns des principaux champs auxquels vous pouvez vous attendre :
- Métadonnées ou nom
- Diverses dates comme la création, l’échéance, la modification, etc.
- Approbation
- Type de demande
- Nom du client ou de la marque
- Demandeur
- Concepteur
- Priorité
- Notes
De plus, il s’agit d’un modèle gratuit d’Airtable et il est compatible avec tout type d’abonnement à l’application Airtable. Vous êtes libre de l’utiliser à des fins personnelles ou commerciales.
lundi.com
Vous utilisez déjà monday.com pour la gestion de projets et de produits ? Alors, vous aimerez aussi ce modèle DAM de monday.com. Il s’agit d’un système DAM complet et facile à comprendre que tout le monde peut utiliser dans votre entreprise. Comme vous commencez par copier et modifier un modèle, il n’y a pas de courbe d’apprentissage.
L’espace de travail de gestion des actifs numériques de monday.com comprend trois vues principales :
- Cartes d’actifs
- Tableau principal
- Galerie de fichiers
Les vues ci-dessus contiennent des fiches d’éléments, des tableaux, des champs de données, des en-têtes de colonnes, etc. Vous pouvez obtenir un état général de tous les actifs numériques existants, demandés et en cours dans la Galerie des fichiers avec les vignettes des actifs, les commentaires, l’historique des versions, l’activité et les métadonnées.
Feuille de calcul.com
Le modèleSpreadsheet.com est une approche sans code pour un système DAM. Supposons que vous utilisiez déjà l’outil Spreadsheet.com pour la gestion de votre travail et de votre espace de travail. Il vous suffit de cliquer sur le lien et l’outil ajoutera automatiquement l’espace de travail à votre application web Spreadsheet.com.
Le modèle est assez simple et direct. Il vous permet de gérer des documents et des fichiers professionnels dans un environnement de type feuille de calcul. Le modèle se compose de trois vues principales, décrites ci-dessous :
- Actifs Primaire
- Empilés par statut
- Regroupés par emplacement
Vous pouvez ajouter d’autres vues si vous le souhaitez à partir d’une liste d’options telles que les suivantes :
Smartsheet
Il s’agit d’un modèle de Smartsheet destiné à être utilisé avec l’application web Smartsheet pour la gestion de projets, de travaux, d’équipes et de portefeuilles de projets. Vous ne pouvez l’utiliser que si vous possédez un abonnement payant à l’outil. Les modèles permettent les actions suivantes :
- Un formulaire pour enregistrer ou demander de nouveaux actifs
- Suivi de l’état et de l’utilisation des biens à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un téléphone portable
- Scanner les actifs pour accéder à plus d’informations à l’aide de codes-barres
- Obtenir une vue d’ensemble de toutes les statistiques sur les biens à partir d’un tableau de bord
Softr.io
Ce modèle Softr.io pour la gestion des actifs numériques fait passer votre processus DAM au niveau supérieur en utilisant des applications. Softr.io est une plateforme de développement d’applications sans code. Vous pouvez créer des applications automatisées et robustes pour un usage professionnel ou personnel en utilisant des actions de glisser-déposer. Le modèle DAM fonctionne de la même manière.
Vous pouvez intégrer d’autres applications tierces de gestion d’ espaces de travail et de projets dans ce modèle pour alimenter l’application en contenu, activités, noms et autres informations. Par exemple, le modèle actuel vous permet d’importer des données Airtable dans le modèle Softr.io pour la gestion des actifs numériques.
Stackby
Ce modèle Stackby DAM est compatible avec l’application web Stackby. Si votre équipe n’arrive pas à trouver la bonne documentation commerciale lorsqu’elle en a besoin ou si elle demande régulièrement le même contenu parce que les documents ne sont pas organisés, vous pouvez essayer ce modèle.
Le modèle comprend des composants tels que les actifs, les projets, les sujets, etc. Le modèle comporte une galerie d’actifs où le demandeur de contenu peut facilement trier et filtrer les actifs numériques existants avant d’en demander un nouveau.
Si nécessaire, les différentes équipes de votre entreprise peuvent soumettre un formulaire de demande de ressources numériques pour fournir un maximum de données sur le contenu afin que le concepteur puisse commencer rapidement.
Tracup
Ce modèle Tracup vous offre une solution DAM basée sur le cloud. Il vous aide, vous et les membres de votre équipe, à trouver le bon actif numérique pour les médias sociaux, la publicité en ligne, la création de contenu, la publication de sites Web et le développement d’applications. Il existe des filtres efficaces et des boutons de tri qui facilitent la récupération des documents commerciaux en un clin d’œil.
Le modèle comporte également des fonctionnalités de développement collaboratif et de gestion des actifs. Ainsi, vous pouvez créer une réunion virtuelle pour travailler sur une nouvelle ressource numérique et partager le lien vers l’espace de travail de gestion des ressources de Tracup. En outre, vous pouvez créer des droits d’accès au contenu en fonction des rôles des membres de l’équipe afin de préserver la confidentialité des documents commerciaux.
SketchBubble
Ce modèle SketchBubble est parfait pour présenter des systèmes de gestion des actifs numériques ou des idées d’espace de travail à des parties prenantes de l’entreprise ou à des clients potentiels.
La présentation PowerPoint contient plusieurs diapositives animées expliquant la planification et l’exécution d’un projet DAM pour toute entreprise. Vous devez ouvrir un compte payant sur SketchBubble pour obtenir une licence d’utilisation commerciale pour ce fichier PPT.
FPPT.COM
Vous devez présenter une solution DAM à un client ou à votre supérieur ? Utilisez ce modèle gratuit FPPT.COM pour Microsoft PowerPoint afin d’exprimer vos plans et vos flux de travail avec style.
Il est livré avec des diapositives PPT modernes sur un fond clair. Ainsi, votre public peut facilement comprendre le contenu que vous essayez d’expliquer. Cependant, le fichier PPT ne contient aucun contenu. Vous devez donc composer vous-même votre propre argumentaire de solution DAM.
Canva
Vous recherchez une solution de gestion des ressources numériques tout-en-un qui permette à vos équipes de réfléchir, de créer, de réviser, de mettre à jour et de partager des ressources numériques sans effort ? Vous pouvez essayer Canva Teams. Canva est sans aucun doute la principale application en ligne de conception graphique et de création de ressources multimédias.
Les fonctionnalités suivantes de Canva vous permettent de gérer vos documents et fichiers professionnels sans effort sur le cloud :
- Dossier d’équipe pour la création et la collaboration
- L’éditeur Canva
- Suivi et localisation des éléments multimédias à l’aide de la boîte de recherche
- Contrôle des versions
- Dossiers illimités pour vos propres marques et celles de vos clients
- Tableau de bord Canva facile à naviguer
- Jusqu’à 1 To de stockage sur le cloud par membre de l’équipe
- Accès à l’édition et au partage basé sur les rôles
Avec la solution Canva Teams, vous pouvez transformer l’application de conception graphique en un espace de travail DAM complet.
Le mot de la fin
Les actifs numériques doivent être à la disposition des spécialistes du marketing, des responsables des médias sociaux, des annonceurs et des équipes de contenu à chaque fois qu’ils en ont besoin pour développer votre entreprise. Cela ne doit pas être compliqué. Si le flux de ressources multimédias dans votre entreprise vous pose problème, essayez l’un des modèles de DAM décrits dans cet article.
Ensuite, découvrez les logiciels de gestion des ressources numériques.