Les signatures électroniques sont utiles pour mener des affaires avec des partenaires, des travailleurs à distance et des clients internationaux.
Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez signé avec un stylo et du papier ?
Une signature papier-crayon nécessite une numérisation, une impression, un rendez-vous en personne, un envoi par courrier, une télécopie et bien d’autres choses encore au personnel concerné. L’ensemble du processus peut s’avérer laborieux, chronophage et fastidieux.
C’est là que la signature électronique entre en jeu.
Dropbox Sign et DocuSign sont deux excellents outils de signature électronique que vous pouvez essayer.
Comparons ces deux plateformes de signature électronique afin de déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique (eSignature) est un moyen légal et efficace de faire signer des documents électroniquement et rapidement. Les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures manuscrites dans différents processus.
En termes simples, une signature électronique est une signature sous forme électronique. Vous pouvez utiliser des ordinateurs ou des dispositifs électroniques pour authentifier le signataire et garantir la sécurité du document.
On peut dire que la signature électronique est une indication électronique de l’intention d’une personne d’accepter les termes d’un document ou d’un ensemble de données et de convertir ces données avec une signature électronique. Il existe trois types de signatures électroniques :
- Les signatures électroniques simples
- Signatures électroniques avancées
- Les signatures électroniques qualifiées
Elle peut être utilisée dans diverses situations, telles que les transactions, les contrats et les procédures administratives. Les signatures électroniques sont fiables, exécutoires et légales dans le monde entier. Elles vous aideront à accélérer votre processus de signature et vous permettront de gagner des heures.
Les signatures électroniques sont la nouvelle façon de faire des affaires avec vos clients, c’est pourquoi vous devez disposer d’une application de signature électronique en laquelle vous pouvez avoir confiance.
Avec l’outil eSignature, vous disposez d’un moyen pratique et rapide de résoudre les problèmes de signature. Vous pouvez assurer la sécurité de vos clients et renvoyer les documents facilement, sans vous déplacer.
Il s’agit d’une approche respectueuse de l’environnement qui permet d’économiser des millions d’impressions papier. En outre, elle permet de conserver vos documents organisés, comptabilisés et accessibles.
En outre, l’utilisation des signatures électroniques permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Elle permet également de rationaliser les flux de travail de votre entreprise et d’améliorer l’efficacité de votre secteur ou de votre département.
les signatures électroniques peuvent être utilisées dans divers secteurs d’activité tels que la vente, les ressources humaines, les services financiers, l’informatique, les sciences de la vie, l’administration publique, etc.
Comparons Dropbox Sign et DocuSign, en commençant par Dropbox Sign.
Qu’est-ce que Dropbox Sign ?
Dropbox Sign (anciennement HelloSign) est une application de gestion des signatures électroniques et des transactions numériques qui comprend le suivi des signatures, l’historique des signatures, la signature de documents, la conformité réglementaire et bien plus encore.
Elle vous permet de demander des signatures électroniques et d’ajouter des signatures juridiquement contraignantes aux documents. Elle appartient à Dropbox, qui promet de permettre à ses clients de conclure des contrats plus rapidement, de remplir les documents d’urgence dans les délais sans erreurs, d’intégrer immédiatement les nouveaux employés, et bien d’autres choses encore.
Dropbox Sign est une solution utile pour les travailleurs indépendants. Ces derniers peuvent facilement envoyer des documents à leurs clients et recevoir des documents tels que des accords à signer électroniquement. La plateforme est solide, avec de multiples intégrations, des possibilités de personnalisation de la marque, etc.
Les utilisateurs privés comme les grandes entreprises peuvent utiliser cette plateforme sans problème. Que vous souhaitiez l’utiliser sur votre mobile ou votre ordinateur de bureau, son application est prise en charge par tous les appareils afin que vous puissiez l’utiliser où vous le souhaitez.
En outre, Dropbox Sign est disponible dans plus de 20 langues et peut s’intégrer à des outils populaires tels que Salesforce, Slack, HubSpot, etc. En outre, il simplifie les flux de travail et facilite la communication entre les clients, les fournisseurs et les collègues.
Avec Dropbox Sign, vous pouvez :
- Recueillir des signatures électroniques en toute sécurité grâce au cryptage des données
- Conclure rapidement des affaires grâce à des processus automatisés de signature de propositions et de contrats
- Automatiser les tâches, renforcer la conformité et gérer les risques grâce aux fonctionnalités d’intelligence artificielle
- Acheminer les documents vers les employés qui vous sont assignés pour gérer les flux de travail internes
- Créez et modifiez vos contrats à l’aide de modèles réutilisables et personnalisables
- Passez de la paperasserie à la dématérialisation pour sauver des arbres
Dropbox Sign propose un forfait gratuit qui inclut les fonctionnalités de base et trois demandes de signature par mois. Il s’agit donc d’une bonne option pour ceux qui ont peu de besoins en matière de signature.
Fonctionnalités de Dropbox Sign
Dropbox Sign possède des fonctionnalités uniques, ce qui en fait un choix idéal pour tous. Il s’attache généralement à simplifier le processus pour les utilisateurs et les organisations. Examinons ses fonctionnalités :
#1. Modèles
Vous pouvez transformer vos documents fréquemment utilisés en modèles Dropbox Sign afin de rationaliser chaque demande de signature. Vous pouvez formater les documents en quelques minutes afin de faciliter et d’accélérer chaque envoi.
Il vous suffit de suivre quatre étapes pour formater les documents :
- Téléchargez votre document : Choisissez un document que vous envoyez régulièrement, comme un accord de non-divulgation ou un accord W2.
- Décidez qui va signer : attribuez un rôle au signataire, comme un client, un propriétaire d’entreprise, un employé, un locataire, etc.
- Placez les champs ou l’espace : Pour chaque rôle, faites glisser et déposez les champs de signature à l’endroit où vous souhaitez que le signataire remplisse cette partie.
- Enregistrez, envoyez et réutilisez : Une fois que vous avez créé un modèle, il vous sera facile d’envoyer le document rapidement et de manière transparente, sans répétition.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez automatiser votre travail fastidieux, simplifier les envois en masse en utilisant les capacités multi-signataires, et obtenir des documents prêts à être signés immédiatement.
#2. Édition de documents
Une fonction comme l’éditeur de documents est une fonction très courante dans toutes les applications. Grâce à cet outil, vous pouvez ajouter des champs dans vos documents afin que le signataire puisse remplir les informations requises. L’outil comprend des fonctions de navigation, ce qui constitue une caractéristique unique de Dropbox Sign.
Dropbox Sign vous permet d’ajouter une marque personnalisée et de personnaliser la langue de l’application. Cela permet à votre entreprise de rehausser sa marque et d’améliorer la communication avec les parties prenantes. Lorsque vous ajoutez des éléments d’e-mail, vous devez télécharger le logo de votre entreprise, ajouter un slogan, modifier le nom de l’expéditeur et la signature de l’e-mail.
#3. Envoi de documents
Il existe plusieurs façons d’envoyer des documents. Dropbox Sign permet de télécharger un fichier CSV générant un lien de signature ou un fichier CSV pour les signatures de masse et les signatures en personne.
Lorsque vous envoyez des documents par courrier électronique, vous pouvez personnaliser le titre du document, demander des pièces jointes, personnaliser un message pour les signataires et attribuer des CC.
#4. Signature et stockage de documents
Dropbox Sign offre de précieuses fonctionnalités, notamment un bouton “Suivant” qui guide les destinataires vers le champ vierge pour qu’ils signent directement.
Une fois les documents signés, vous devez pouvoir y accéder facilement et efficacement. Dropbox Sign est une plateforme de stockage de documents basée sur le cloud qui stocke tous vos documents et vous permet d’y accéder quand vous le souhaitez.
#5. Sécurité
Les logiciels de signature électronique doivent être dotés d’une sécurité particulière et respecter les dispositions légales. Dropbox Sign offre le cryptage SSL, l’authentification à deux facteurs, la conformité au droit international, la conformité HIPAA, la conformité ESIGN et le stockage sécurisé des documents.
L’outil fournit des rapports d’audit permettant de suivre les modifications et les activités essentielles de chaque document. Ils sont automatiquement joints aux documents signés.
#6. Intégrations et API
Dropbox Sign dispose de nombreuses intégrations et d’une API qui permettent de rationaliser les flux de documents. Vous pouvez intégrer vos outils préférés à Dropbox Sign et créer des applications personnalisées grâce aux fonctionnalités de Dropbox Sign.
#7. Support client
Dropbox Sign offre un meilleur support client. Il utilise des canaux de chat en direct et d’e-mail pour communiquer avec ses clients. L’assistance est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et vous obtiendrez une page sur l’état de l’application, les ressources prises en charge et les notifications de mise à jour de la plateforme.
Qu’est-ce que DocuSign ?
DocuSign, fondée en 2003, est l’une des premières applications de signature électronique, avec plus d’un million de clients, 44 langues et 400 intégrations.
L’outil de signature électronique collecte et gère efficacement les documents à partir de l’endroit ou de l’appareil, fournit des pistes d’audit et rationalise vos flux de travail. Avec DocuSign, vous pouvez envoyer, notarier et signer des documents numériques en toute simplicité.
En outre, vous pouvez facilement acheminer les documents vers les travailleurs désignés afin d’organiser les flux de travail internes. DocuSign vous aide à automatiser les tâches, à renforcer la conformité et à gérer les risques grâce à ses fonctions de gestion du cycle de vie des contrats et d’intelligence artificielle dynamique.
Créez un large éventail de contrats et modifiez-les en fonction de vos besoins à l’aide de modèles personnalisables et réutilisables.
DocuSign est adapté à de nombreuses industries, secteurs d’activité, etc. Si vous avez besoin de documents qui doivent être signés régulièrement et que vous n’avez pas peur de payer pour cela, DocuSign est l’option qu’il vous faut.
Grâce à des intégrations optionnelles robustes, vous pouvez intégrer DocuSign à vos outils professionnels afin de rationaliser les processus commerciaux. De plus, les capacités de modèles illimités vous seront d’une grande utilité, car ils enregistrent divers documents à signer et permettent des variations illimitées sur un modèle similaire sans rien changer.
DocuSign offre un temps de disponibilité de 99,99 %, et plus de 180 pays l’utilisent pour signer des accords. Si vous souhaitez visualiser le contrat et le signer, DocuSign préparera tout grâce à son application mobile de qualité supérieure et à sa prise en charge dans le navigateur.
Il est temps pour vous de devenir le héros de votre entreprise en réduisant les tâches manuelles et en rationalisant les processus d’envoi, de signature et de gestion des documents avec DocuSign.
Fonctionnalités de DocuSign
DocuSign offre des fonctionnalités flexibles qui permettent aux moyennes et grandes entreprises de stocker et de modifier leurs documents en un rien de temps. Des fonctionnalités telles que les modèles, les rapports d’audit, la signature en personne, la signature multipartite, les signatures juridiquement contraignantes et bien d’autres encore vous permettent de vous libérer de votre travail manuel habituel.
Examinons certaines de ses fonctionnalités en détail :
#1. Création de documents
Avec des millions d’utilisateurs dans le monde, DocuSign traite plus d’un million de documents par jour. Il rend le document largement accessible et compatible. Il offre :
- Une prise en charge étendue des types de fichiers : DocuSign prend en charge tous les types de fichiers, tels que Microsoft Excel, Word et PowerPoint, afin que vous puissiez envoyer des documents à signer. Il prend également en charge les fichiers .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, etc.
- Conversion de formulaires PDF : Préparez des documents en un rien de temps grâce à la conversion de formulaires PDF. Lorsque vous téléchargez un fichier PDF, DocuSign reconnaît et convertit automatiquement le fichier dans les champs du signataire.
- 20 balises et champs standard et personnalisés : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez guider vos clients ou vos professionnels pour qu’ils signent au bon endroit sans difficulté. En outre, vous pouvez envoyer des balises standard pour obtenir des signatures, des titres, des initiales, des noms d’entreprise, des textes, des chiffres, des noms, etc.
- Dessin : Ce champ permet aux signataires et aux expéditeurs de télécharger des signataires et des images directement dans le document.
DocuSign propose également des intégrations de stockage dans le nuage, le placement automatique de balises, des PowerForms et des documents supplémentaires dans cette section.
#2. Champs de données
Les fonctionnalités avancées de validation des champs de DocuSign automatisent la logique commerciale et rationalisent le processus pour les signataires. Vous pouvez intégrer DocuSign de manière transparente à d’autres applications pour pré-remplir les formulaires.
- Fonctionnalité complète des formulaires : Concevez des formulaires comme vous le souhaitez grâce à de puissantes fonctionnalités de formulaire qui incluent des cases à cocher, des balises déroulantes, du texte, des champs monétaires, des champs numériques, des boutons radio, etc.
- Champs de données de tiers : Vous pouvez lier vos champs à des données provenant de services tiers. Les données sont mises à jour automatiquement du système tiers vers le document et vice-versa, ce qui élimine tout travail fastidieux.
- Validation des données : Limitez le type de données saisies dans le champ choisi afin de minimiser les transactions qui ne sont pas en ordre. Vous éviterez ainsi les renvois de documents et les erreurs de saisie de données. Il s’agit notamment de l’adresse électronique, du numéro de téléphone, du code postal à 9 chiffres, du texte, de la date, du code postal à 5 chiffres, du masquage par expressions régulières et du numéro de sécurité sociale.
- Formatage des champs et logique : Vous pouvez utiliser des champs conditionnels pour masquer des données et les faire apparaître lorsque c’est nécessaire. Les valeurs sont calculées dynamiquement dans les champs calculés en fonction des données saisies dans les autres champs. En outre, les champs verrouillés sécurisent les données et les champs liés garantissent que toutes les modifications sont répercutées sur les champs similaires.
- Marquage des champs et des documents : DocuSign permet de modifier certains champs. Il est possible de gérer les demandes et de modifier les initiales apposées. Grâce à l’historique des transactions, vous pouvez suivre toutes les modifications.
#3. Flux de travail de signature
DocuSign vous permet de spécifier et d’ordonner le nombre de signataires. Vous pouvez attribuer aux destinataires différents rôles et accès, et vous aurez le contrôle de chaque étape.
Il comprend le routage en série, parallèle et mixte, l’envoi en masse, les autorisations des destinataires, les documents corrects, les rappels et les notifications, la visibilité des documents et les modèles.
#4. Authentification du signataire
Avec plusieurs niveaux d’authentification, vous pouvez vous assurer que les signataires sont réels. Ils augmentent les seuils nécessaires pour que les signataires confirment leur identité avant d’avoir accès aux fichiers.
Cela inclut l’authentification par e-mail, par code d’accès, par SMS, par téléphone, l’authentification basée sur les connaissances, la vérification de l’identité, l’authentification par un tiers, et bien plus encore.
#5. Expérience d’envoi et de signature
Envoyez facilement des documents avec DocuSign et laissez votre client signer et renvoyer le document en quelques minutes. DocuSign rend l’envoi et la signature rapides et faciles.
Il comprend la signature réactive, les notifications par SMS, la signature et l’envoi hors ligne, les applications mobiles, l’accès partagé, la signature élastique, la stratégie de marque, et bien plus encore.
#6. Rapports
Les puissants rapports sur les produits vous facilitent grandement la tâche. Il permet aux administrateurs de comptes et aux utilisateurs de DocuSign d’avoir une visibilité claire du compte.
Les statistiques commerciales sont toujours accessibles et disponibles avec un accès en temps réel et des rapports planifiés extensibles. Cela inclut le statut en temps réel, des informations sur la signature, l’exportation de données, des documents, des rapports de compte, et bien plus encore.
De plus, DocuSign offre un large éventail de fonctionnalités telles que la conformité, les services complémentaires, l’archivage et la conservation des documents, la disponibilité, la sécurité, l’administration internationale, les politiques de mot de passe, et bien d’autres encore.
Dropbox Sign et DocuSign
Les deux outils de signature électronique offrent des résultats similaires. En fin de compte, vous envoyez le document pour qu’il soit signé par votre client à l’aide de l’outil. Les principales différences entre DocuSign et Dropbox Sign sont les fonctionnalités, les prix et l’assistance. Voyons en quelques points en quoi ils se distinguent l’un de l’autre.
| Dropbox Sign | DocuSign |
| Il permet les intégrations dans ses plans les plus élevés | Il permet des intégrations dans tous les plans |
| Fonctionnalités standard | Fonctionnalités avancées |
| Plus adapté aux petites entreprises | Plus adapté aux moyennes et grandes entreprises |
| Dropbox Sign est moins cher | DocuSign est plus cher |
| Nombre limité de modèles | Modèles réutilisables sur les plans sélectionnés |
| Il n’y a pas d’option de gestion des contacts | Vous pouvez gérer les contacts |
| Pas d’option de comparaison de documents | Vous pouvez comparer des documents |
| Vous ne pouvez pas planifier l’heure de partage des fichiers | Vous pouvez programmer l’heure d’envoi des fichiers |
| Les utilisateurs et les expéditeurs peuvent envoyer et signer les documents dans 22 langues différentes | Vous pouvez envoyer des documents dans 14 langues différentes et vos destinataires peuvent signer dans 44 langues différentes |
| En un seul clic, vous pouvez envoyer des documents à une grande liste de destinataires dans des plans plus élevés | Il envoie automatiquement des courriels et des documents uniques après avoir importé une liste de destinataires |
| Vous bénéficiez d’une assistance par courriel et par internet | Vous bénéficiez d’une assistance par courriel, par téléphone et sur le web |
Le mot de la fin
Les deux outils de signature électronique, Dropbox Sign et DocuSign, possèdent d’excellentes fonctionnalités qui peuvent profiter à différents types d’entreprises. Dropbox Sign est une excellente option pour les petites entreprises, car il est plus abordable et dispose des fonctionnalités standard dont vous pourriez avoir besoin. Mais si vous avez besoin de plus de fonctionnalités et que votre entreprise est plus grande, vous pouvez essayer DocuSign.
Par conséquent, si vous voulez savoir comment ces outils peuvent profiter à votre entreprise, essayez-les vous-même. En mettant les outils à l’épreuve, vous pourrez déterminer lequel est le mieux adapté à votre cas d’utilisation.
L’avantage, c’est que les deux outils proposent des options d’essai gratuites pour vous aider à démarrer rapidement et à décider lequel vous convient le mieux.
Ensuite, vous pouvez vérifier comment ajouter une signature à un document Word.