Microsoft Excel est un outil utilisé par les professionnels et les particuliers depuis des décennies. À ce stade, vous pouvez trouver des centaines de fonctionnalités pour gérer facilement vos feuilles de calcul.
Bien qu'il existe des alternatives plus simples à Microsoft Excel, vous passerez à côté de nombreuses fonctionnalités et astuces puissantes que vous pouvez faire avec Excel. Bien sûr, vous devez investir un temps raisonnable dans l'utilisation de tous les aspects des capacités d'Excel, mais ce n'est pas nécessairement difficile.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur la mise en évidence de certains des trucs et astuces Excel les plus précieux et les plus rapides.
Remarque : La version en ligne (Office 365) ou la version mobile peut ne pas afficher toutes les fonctionnalités disponibles dans l'application de bureau native sur votre système Windows/Mac. Si vous recherchez spécifiquement une option en ligne uniquement, il existe d'autres services de tableurs en ligne pour les équipes.
VLOOKUP Function
Lorsque vous traitez un grand ensemble de données, il peut être fastidieux de trouver quelque chose en fonction des lignes d'une colonne spécifique.
Cependant, avec la fonction RECHERCHEV, vous pouvez facilement trouver une valeur en utilisant des lignes et des colonnes spécifiques à filtrer. Par exemple, si vous voulez l'adresse e-mail de chaque nom que vous saisissez, vous pouvez utiliser cette fonction et modifier la formule pour obtenir le résultat.
Voici à quoi ressemble la formule :
=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)
Dans ce cas, la fonction recherche l'ID e-mail (dans la troisième colonne) de Bryan dans la deuxième ligne (A2).
Ici, j'ai ajouté toute la plage de table pour la recherche, à l'exception de la première ligne. Mais, vous pouvez limiter votre portée à C5, ou D5 si vous le souhaitez.
Vous pouvez également combiner la fonction RECHERCHEV avec d'autres fonctions telles que la logique SI. En plus de cela, vous pouvez utiliser RECHERCHEV pour combiner les données de plusieurs tables étant donné qu'elles partagent un champ similaire.
Pour en savoir plus sur RECHERCHEV, vous pouvez vous référer au ressource officielle de Microsoft. Aussi, vous voudrez peut-être explorer tous les autres fonctions disponibles dans Excel pour en profiter au maximum.
Transpose Rows into Columns
Si vous souhaitez copier un nombre sélectionné de cellules de ligne (verticalement) et l'ordonner sur une seule ligne (en les convertissant en colonnes), vous pouvez simplement utiliser l'option transposer coller.
- Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez transposer.
- Copiez-les en faisant control + C
- Cliquez sur la cellule où vous souhaitez commencer la transposition
- Faites un clic droit et sélectionnez l'option coller - transposer.
Voici à quoi ça ressemble:
Column Sorting Tips
Pour le tri de base sur une seule colonne, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle ligne de la colonne que vous souhaitez trier, puis cliquer avec le bouton droit pour trouver l'option de tri ou cliquer sur le bouton "Trier et filtrer" comme indiqué dans l'image ci-dessous.
Vous trouverez quelques options à choisir selon vos besoins. Lorsque vous cliquez sur l'un d'eux, le tableau entier est trié en conséquence.
Lorsque vous travaillez avec plusieurs colonnes, vous pouvez utiliser le raccourci ALT + A + S + S pour ouvrir la boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier plusieurs colonnes à trier.
Assurez-vous d'activer l'option "Mes données ont des en-têtes" disponible si vos données ont des en-têtes.
Quick Analysis
Vous avez peut-être remarqué l'icône d'éclair lorsque vous sélectionnez une plage. Cliquez dessus pour accéder à des fonctions rapides qui vous aident à identifier les doublons, à ajouter un graphique, à compter les totaux, etc.
Il est également accessible à l'aide du raccourci CTRL + Q.
Wrap Text to Limit it in a Cell
Quoi qu'il en soit, nous redimensionnons toujours les lignes/colonnes plus souvent que nous le souhaiterions. Quand il s'agit de gérer les chiffres, c'est faisable.
Cependant, lorsqu'il s'agit d'écrire un texte plus long que la longueur de la cellule, cela peut sembler déroutant. Même si le texte reste dans la même cellule, il semble fusionner avec d'autres lignes, comme le montre l'image ci-dessus.
Donc, dans ce cas, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur "Envelopper le texte” pour contenir les informations dans une seule cellule.
Add Multiple Rows/Columns Quickly
Pour ajouter une seule ligne, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris et appuyer sur « Insérer » pour ajouter une ligne/colonne.
Et, si vous souhaitez ajouter plusieurs lignes ou colonnes, vous pouvez sélectionner le nombre de lignes ou de colonnes, puis appuyer sur "insérer" .
Ctrl + Shift to Select Multiple Rows/Columns
Lorsque vous commencez à utiliser Microsoft Excel, vous ne pouvez pas échapper à l'aide de la souris pour tout parcourir à moins que vous ne soyez déjà à l'aise avec les raccourcis clavier.
Donc, pour vous aider à gagner du temps en faisant glisser des lignes/colonnes sans fin jusqu'à ce que vous atteigniez la sélection requise, appuyez sur Ctrl + Maj puis utilisez les touches fléchées du clavier pour continuer votre sélection.
Add a Drop-Down List
Il est facile de sélectionner une valeur lorsque vous ajoutez une liste déroulante à la feuille. Mais comment fais-tu cela?
Vous devez d'abord donner la liste des valeurs que vous souhaitez voir dans la liste déroulante dans une partie de la feuille de calcul comme « source ».
Après cela, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la cellule où vous voulez la liste déroulante et de choisir les cellules sources. Une fois cela fait, vous devez naviguer jusqu'à "Validation des données" sous "en temps réel" et remplacez-le par "Liste» en précisant les sources.
Pivot Tables
Lorsque vous avez plus de données en main, il est essentiel de les résumer. Non seulement comme un aperçu, mais la possibilité d'obtenir le décompte total de tous les chiffres est une fonctionnalité qui permet de gagner du temps.
Les tableaux croisés dynamiques vous y aideront. Il vous suffit d'insérer un tableau croisé dynamique et de choisir une source de données (à partir d'une feuille existante ou de sources externes).
Une fois cela fait, il vous permettra de naviguer à travers différents ensembles de données et vous permettra de trouver rapidement la somme ou la moyenne tout en les filtrant.
Remove duplicate entries
Alors que vous devez toujours viser à éviter les informations en double dans votre feuille, Excel vous offre un moyen rapide de vous en débarrasser.
Vous devez sélectionner la ligne ou la colonne que vous souhaitez nettoyer et cliquer sur "Supprimer les doublons". Il vous demandera de confirmer la sélection ou de la modifier et de la supprimer lorsque vous continuez.
Auto Fill & Flash Fill to fill in values automatically
Lorsque vous avez un modèle de données spécifique avec lequel travailler, les fonctions de remplissage automatique et de remplissage flash peuvent vous aider à faire avancer les choses plus rapidement.
Supposons que vous deviez entrer des numéros de rouleaux d'élèves qui suivent une régularité/un écart. Après avoir entré deux ou trois valeurs dans la ligne ou la colonne, vous devez étendre la sélection pour remplir le reste automatiquement.
De même, disons que vous avez deux champs, « Prénom » et « Nom de famille », mais que vous souhaitez une autre colonne pour le nom complet, Flash Fill vous sera utile ici.
Vous devrez sélectionner le nombre de lignes que vous souhaitez remplir avec les valeurs existantes et cliquer sur le "Remplissage Flash” option. Les autres champs vides de votre sélection seront automatiquement renseignés.
Split text into columns
Supposons que vous ayez une colonne de texte que vous souhaitez diviser en deux colonnes ou plus ; vous pouvez le faire en utilisant le "Texte aux colonnes"Option.
Comme indiqué dans le GIF ci-dessus, vous devez sélectionner la valeur que vous souhaitez convertir et choisir les cellules de destination. Vous pouvez définir les règles pour diviser le texte (par espaces, tabulation, virgule, etc.).
Au lieu de créer manuellement plusieurs entrées à partir d'une seule colonne, vous pouvez les déplacer automatiquement à l'aide de cette petite fonctionnalité intéressante.
Hide a worksheet
Étant donné qu'un classeur Excel peut inclure plusieurs feuilles de calcul, vous devrez peut-être en masquer certaines juste pour limiter ce que vous visualisez ou pour confidentialité.
La plupart des utilisateurs laissent simplement toutes les feuilles de calcul dans la vue encombrant tout l'espace. Vous pouvez simplifier votre travail en cachant ce qui n'est pas immédiatement nécessaire. Tout ce que vous avez à faire est d'effectuer un clic droit sur la feuille de calcul et d'appuyer sur "Cacher» comme indiqué dans le capture d'écran.
Use a logical IF function to fill in values
Supposons que vous ajoutiez une colonne de statut de paiement dans une feuille et que vous ayez besoin qu'elle soit « PAYÉE » lorsque quelqu'un dépose 100 $ et « DUE » si quelqu'un a payé moins de 100 $. Bien sûr, ce n'est qu'un exemple. Vous pouvez ajouter une variété de fonctions logiques et rendre les choses plus faciles.
Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter une logique à la cellule où vous voulez le statut comme :
=IF(D2=100,"PAID","DUE")Ici, D2 fait référence à la cellule unique d'une colonne.
Vous pouvez explorer Ressources d'aide de Microsoft pour en savoir plus sur les fonctions logiques disponibles et leur utilisation.
Take a screenshot and add it to Excel
Si vous souhaitez ajouter une capture d'écran d'un programme/de fenêtres actifs à votre feuille Excel, vous n'avez pas besoin d'utiliser séparément un outil de capture d'écran (ou un outil de capture), puis d'ajouter manuellement l'image.
Dirigez-vous vers la section de menu « Insertion » et parcourez « »Illustrations"Pour"Capture d'écran". Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez remarquer les vignettes des fenêtres actives lancées sur votre ordinateur. Sélectionnez simplement celui que vous voulez et il sera ajouté de manière transparente.
Conditional formatting to automatically set colors of a cell
Au lieu de formater individuellement les cellules pour donner un sens à vos données, vous pouvez gagner du temps en utilisant la mise en forme conditionnelle.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez utiliser des règles préexistantes ou créer de nouvelles règles, et lorsque la condition est remplie, la cellule sera colorée selon vos préférences. C'est l'une des astuces les plus populaires pour rendre la feuille de calcul visuellement attrayante et améliorer la clarté de vos données.
Insert a Hyperlink using Ctrl + K
Si vous avez du texte dans la feuille Excel pour insérer un lien hypertexte, sélectionnez le texte/la cellule, appuyez sur Ctrl + K, et entrez l'URL de la page Web que vous souhaitez lier.
How to add a comment to a specific Cell?
Vous pouvez ajouter un commentaire à une cellule spécifique si vous souhaitez laisser un message ou offrir des commentaires. Un petit indicateur ou signe s'affiche dans le coin de la cellule lorsqu'un commentaire est ajouté. Le commentaire peut être modifié ou supprimé si nécessaire.
Maj + F2 est le raccourci pour ajouter des commentaires, et vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir Insérer un commentaire, comme dans l'exemple ci-dessous.
Vous avez la possibilité de commenter une seule cellule, une colonne ou une ligne.
How to customize color for excel sheets?
Pour changer la combinaison de couleurs et personnaliser chaque thème de votre feuille Excel.
Cliquez sur Mise en page -> Couleurs et sélectionnez Personnaliser les couleurs, comme indiqué ci-dessous. La nouvelle boîte affichera différents thèmes, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
How to identify and delete duplicate values?
La technique pour éliminer les numéros ou les données en double d'une feuille Excel consiste à la mettre en surbrillance avec une couleur spécifique avant de la supprimer.
Pour mettre en surbrillance le nombre en double, cliquez sur Mettre en surbrillance les règles des cellules dans l'onglet Mise en forme conditionnelle de l'onglet Accueil, puis accédez à Valeurs en double, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Vous pouvez utiliser une variété de combinaisons de couleurs pour indiquer les valeurs en double dans la feuille Excel après avoir choisi l'option Valeurs en double, comme illustré dans l'image ci-dessous.
Les valeurs en double sur la feuille Excel seront mises en surbrillance après avoir choisi une couleur, comme le montre l'image ci-dessous.
La tâche suivante consiste à supprimer les valeurs en double de la feuille.
Allez dans la zone Données du menu Excel et sélectionnez Supprimer les doublons, comme dans l'image ci-dessous. Vous avez terminé la tâche d'éliminer tout le contenu en double de votre classeur Excel.
Formatting
Si vous souhaitez modifier l'apparence de la cellule sans modifier son contenu, sélectionnez la cellule, cliquez avec le bouton droit de la souris et accédez à Formater les cellules et vous obtiendrez de nombreuses options pour formater la cellule particulière, comme indiqué ci-dessous.
La mise en forme peut être appliquée à une colonne entière, une ligne entière ou une cellule spécifique.
Line break
Si vous souhaitez commencer une nouvelle ligne de texte ou fournir un espacement entre les lignes ou les paragraphes de texte dans une cellule Excel, il est assez facile d'insérer un saut de ligne.
Comme illustré dans l'image ci-dessous, sélectionnez la cellule de la feuille de calcul, positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez créer le saut de ligne, puis appuyez sur Alt + Entrée.
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Pour la plupart des utilisateurs, Microsoft Excel peut être un programme uniquement lorsqu'une feuille de calcul est en cause, mais pour les professionnels qui utilisent Excel tous les jours, le fait de connaître ces conseils leur permettra d'économiser beaucoup de temps et d'ennuis.
Une fois que vous aurez appris à connaître certains des trucs et astuces populaires, vous pourrez explorer davantage vous-même. En outre, il peut être d'une grande aide si vous utilisez certains des compléments Excel utiles disponible.
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