Rationalisez le processus d’approvisionnement de votre PME grâce à ces logiciels d’approvisionnement.
La gestion du processus d’approvisionnement est complexe car elle implique des achats, des stocks, des commandes, des factures, des fournisseurs, des paiements, etc. Mais en même temps, elle est vitale pour la réussite de l’entreprise. C’est pourquoi les entreprises doivent automatiser et gérer ce processus à l’aide d’applications.
Si vous attendez le dernier moment pour déployer un logiciel d’approvisionnement dans votre entreprise, le traitement manuel aura des conséquences. Il est donc judicieux de commencer à mettre en œuvre ces outils dès que vous constatez des frictions dues à des processus manuels inefficaces.
Plongeons dans les bases des logiciels d’approvisionnement et découvrons les meilleurs outils dans ce domaine.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’approvisionnement ?
L’approvisionnement consiste à trouver et à acquérir les biens et les services dont une entreprise a besoin. Par conséquent, un logiciel d’approvisionnement est une solution commerciale qui automatise les différentes phases du processus d’approvisionnement.
Qu’il s’agisse d’analyser les dépenses, de gérer les contrats ou d’effectuer les paiements, ces outils peuvent vous aider à contrôler totalement chaque opération du processus. Ils peuvent également s’intégrer à diverses plateformes ERP pour faciliter le processus.
En outre, certains outils permettent à tous les employés d’accéder et d’exécuter des tâches à partir d’une unité centrale avec des autorisations pour les utilisateurs de poivre.
Que font ces outils ?
Un logiciel de gestion des achats peut accomplir plusieurs tâches afin de faciliter le processus d’achat pour votre équipe. Les employés peuvent commander des achats de n’importe où et communiquer avec les membres de l’équipe. Voici les principales tâches que ce logiciel peut accomplir :
- Générer un bon de commande et le vérifier
- Automatiser la transmission des bons de commande électroniques
- Vous rappeler les commandes récentes et les annulations
- Envoyer les bons de commande en attente au personnel approprié pour qu’il prenne les mesures nécessaires
- Effectuer des transactions financières et d’inventaire après l’arrivée de la commande
- Évitez les pénuries ponctuelles en maintenant un inventaire
- Collectez des données et analysez les tendances pour une rentabilité maximale
- Rationaliser le processus de normalisation entre les différentes plates-formes
Voyons maintenant quand vous utilisez les logiciels d’approvisionnement.
Qui utilise les logiciels d’approvisionnement ?
Vous avez besoin d’un logiciel d’approvisionnement lorsque vous achetez des matières premières, du matériel informatique, des fournitures de bureau, etc. en grandes quantités tout au long de l’année. Par conséquent, toute entreprise qui achète fréquemment des fournitures auprès de fournisseurs tiers et qui souhaite rendre son système d’approvisionnement transparent.
Vous trouverez principalement les entreprises suivantes qui utilisent des outils d’approvisionnement :
- Fabricants de biens de consommation et d’appareils électroménagers
- Fabricants de véhicules
- commerce électronique et commerce de détail
Cependant, il existe une entreprise spécialisée qui utilise également ce logiciel : les consultants ou les agences d’approvisionnement.
La plupart des marques externalisent leurs opérations d’approvisionnement auprès de ces agences pour des raisons de commodité et de coût. Des entreprises comme Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., sont les leaders du conseil en achats.
Comment les logiciels d’approvisionnement aident-ils les entreprises ?
#1. Automatisation des achats
L’automatisation des processus d’entreprise est évidente dans tous les domaines, y compris celui des achats. Vous pouvez automatiser avec succès l’ensemble des opérations d’approvisionnement en utilisant un logiciel d’approvisionnement.
De la découverte des fournisseurs à l’enregistrement, de la sélection des produits au contrôle de qualité, et enfin à la signature de l’accord, tout est regroupé dans un seul et même logiciel.
Dans la plupart des cas, l’outil traite automatiquement les demandes d’achat de fournitures internes. Il lui suffit d’obtenir l’approbation d’un responsable avant d’envoyer l’ordre d’achat.
#2. Transparence dans les achats
Les parties prenantes de l’entreprise, telles que les directeurs et les directeurs financiers, peuvent consulter les tendances d’achat à partir d’un logiciel central. Il n’est pas nécessaire de faire des pieds et des mains pour obtenir des rapports sur les achats.
De plus, l’outil suit chaque étape jusqu’à la finalisation de la transaction, ce qui garantit une grande transparence au sein de l’entreprise et permet d’éviter la corruption.
#3. Optimisation de l’approbation
Ces outils sont dotés d’algorithmes intelligents permettant de séparer les ordres d’achat authentiques des gaspillages. Ainsi, les responsables de l’approbation ne reçoivent la plupart du temps que des demandes d’achat authentiques. Par la suite, les gestionnaires peuvent rapidement approuver les ordres d’achat.
#4. Visibilité des dépenses
Le tableau de bord de l’outil vous montre instantanément les dépenses globales de l’entreprise pour l’achat de fournitures, l’identité de vos fournisseurs, le montant que vous leur payez, etc. Cela vous aide à budgétiser les projets, à économiser sur les achats inutiles, etc.
Fonctionnalités à rechercher lors du choix d’un logiciel d’approvisionnement
La plupart des outils d’approvisionnement offrent un ensemble standard de fonctionnalités. Toutefois, avant d’en acheter un, assurez-vous qu’ils offrent au moins les caractéristiques suivantes :
- L’outil doit être doté d’un tableau de bord de gestion des fournisseurs, qui vous permet d’intégrer de nouveaux fournisseurs ou de revoir les contrats conclus avec les fournisseurs existants.
- Il serait utile que le logiciel offre également une fonction de découverte des fournisseurs.
- Il doit y avoir un utilitaire de gestion des risques qui bloquera les dépenses inutiles ou les ordres d’achat injustifiés.
- Votre outil d’approvisionnement doit être doté d’une fonction d’audit vous permettant de contrôler les commandes, les paiements des fournisseurs, etc.
- Le meilleur outil d’approvisionnement offre également une fonction de budgétisation qui vous permet de saisir un budget mensuel ou trimestriel et de maintenir les achats dans les limites de ce chiffre.
- L’application doit également disposer d’une fonction de communication qui informe l’utilisateur du logiciel des nouveaux ordres d’achat, des factures, des ordres échus, etc.
- Il est bon que l’application propose une version mobile pour le suivi des dépenses, l’approbation des commandes, la finalisation des accords, etc.
- Un logiciel d’approvisionnement fiable doit vous permettre de définir la politique d’achat de l’entreprise.
- Enfin, l’outil doit permettre aux représentants des achats de créer des flux de travail personnalisés si le logiciel ne propose pas de modèles pour certains scénarios d’achat.
Maintenant que vous connaissez le concept de cet outil et les tâches qu’il peut accomplir, découvrez les meilleurs logiciels d’approvisionnement que les PME peuvent utiliser.
Precoro
Si vous appartenez à une petite ou moyenne équipe, Precoro peut vous aider à rationaliser le processus d’achat et à éliminer le travail manuel. Il vous permet d’économiser du temps et de l’argent et de vous concentrer sur des questions plus urgentes.
Ce logiciel innovant et ultra-rapide peut optimiser le système d’approvisionnement de votre organisation pour une meilleure efficacité de travail. Il gère efficacement les tâches liées au processus d’achat, telles que la demande d’achat, la commande et la facturation.
En outre, Precoro améliore votre système d’achat en améliorant votre flux de travail d’approbation. Les étapes du flux de travail telles que le processus de demande, les bons de commande, l’approbation, la facturation et la gestion des factures peuvent être effectuées électroniquement avec cet outil.
L’application facilite également le contrôle des processus, l’approbation et l’analyse des dépenses en déplacement.
Grâce à cette solution fiable, les entreprises peuvent disposer de rapports réguliers et d’analyses de données. Les rapports détaillés et complets couvrent tous les processus de l’organigramme et les données d’approvisionnement.
En outre, ces rapports vous permettent de suivre et de résoudre les erreurs, de personnaliser les formats de rapport pour les parties prenantes et d’exporter les données en temps réel pour la comptabilité et l’analyse financière.
Tradogramme
Avec Tradogram, vous pouvez facilement gérer vos bons de commande et contrôler les dépenses de votre entreprise. Cette application d’approvisionnement basée sur le cloud vous aide à éviter les erreurs de communication et à devenir plus productif.
En plus de rationaliser efficacement vos tâches d’approvisionnement, ce logiciel gratuit vous permet d’avoir une visibilité complète sur les budgets et les dépenses de votre entreprise. Cette plateforme offre de multiples solutions, telles que le sourcing, la gestion des commandes, la gestion des fournisseurs, l’analyse des dépenses, la gestion des contrats, etc.
Tradogram est un outil d’achat simple qui vous permet de créer des flux de travail personnalisés et d’accéder à vos données de compte depuis n’importe où. Vous pouvez également l’intégrer aux autres applications populaires que vous utilisez et masquer les fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin.
Parmi les autres fonctionnalités de cet outil, citons la gestion multiniveau, le suivi des stocks, l’analyse des dépenses et les rapports, la gestion des contrats, la facturation, la communication avec la messagerie instantanée, etc.
Kissflow
Souhaitez-vous contrôler le processus d’approvisionnement jusqu’au paiement tout en bénéficiant d’une flexibilité suffisante ? Kissflow vous le permet grâce à sa solution simple et personnalisable. Pour les demandes d’achat, Kissflow propose des formulaires fluides qui vous permettent de collecter, d’approuver et de suivre les demandes d’achat.
Une fois la demande approuvée, il génère automatiquement des commandes et émet des bons de commande. Pour la gestion des fournisseurs, cet outil offre un portail efficace pour l’intégration, la gestion et la maintenance des fournisseurs.
Lorsque vous utilisez cette application, il devient possible d’approuver les factures en cours de route. Elle prend également en charge l’appariement tridimensionnel automatisé, en vérifiant les factures avec les contrats, les bons de commande et les feuilles de saisie des services.
Kissflow peut également générer des données et des informations exploitables sur les tendances d’achat, les dépenses et les performances des fournisseurs. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent également générer des rapports instantanés comprenant des paramètres personnalisables.
Il permet également une intégration transparente avec divers outils tiers. Éliminez toute redondance en l’utilisant avec diverses applications ERP et financières, notamment Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP et NetSuite. Cette solution vous permet également d’utiliser de puissants plugins et API.
Équipe Procure
En tant que PME, il est temps pour vous de simplifier le processus d’approvisionnement avec Team Procure. Toutefois, ce logiciel peut également répondre aux besoins des entreprises qui gèrent des opérations d’approvisionnement complexes au niveau international.
Cette plateforme unique basée sur le cloud peut gérer toutes vos approbations, vos bons de commande et votre inventaire. Lorsqu’il s’agit de demandes d’achat, la solution peut les trier en fonction du budget, du département et de la gravité. À partir de ces demandes, les utilisateurs peuvent également générer des bons de commande et surveiller les calendriers de livraison.
Team Procure propose également une fonction de matrice de prix, grâce à laquelle les entreprises peuvent gérer les offres faites par plusieurs fournisseurs, achetées au moins-disant. Comme les besoins varient d’une organisation à l’autre, Team Procure permet aux organisations de créer des flux de travail d’approbation personnalisés.
L’intégration des fournisseurs et des vendeurs est ainsi facilitée. De plus, des indicateurs de performance clés (KPI ) sont intégrés pour le suivi des performances. Même si vous avez des entrepôts sur plusieurs sites, cet outil vous aide à disposer d’un système de gestion d’entrepôt intégré. Vous pouvez même intégrer son service dans votre système existant grâce à une API personnalisée.
ProcurementExpress
ProcurementExpress est un logiciel d’approvisionnement idéal qui peut rationaliser tous les flux de travail connexes. Il vous aide également à éliminer les longs processus manuels, les traces écrites et les éventuels incidents de fraude.
Son système d’approbation innovant vous permet de fixer des dépenses maximales et de déterminer des chaînes d’approbation. Les entreprises peuvent également attribuer des niveaux d’approbation prédéterminés à différents employés. En outre, les organisations peuvent personnaliser et automatiser toutes les étapes d’une chaîne d’approbation pour une efficacité optimisée.
L’application vous permet de créer des bons de commande rapides et précis en fonction de vos relations avec les différents fournisseurs. Vous pouvez inclure les champs nécessaires et les menus déroulants pour créer des bons de commande professionnels et contextuels.
En fonction de la structure financière de votre entreprise, vous pouvez répartir les coûts entre les différents sites afin d’éviter les dépenses excessives. Grâce à la fonction de reporting intégrée à l’application, les utilisateurs peuvent également analyser les ventilations complètes des dépenses. De plus, la solution permet de créer des budgets pour différents projets et départements.
Procurify
Dites adieu aux processus papier, à la lenteur des approbations et aux solutions complexes avec Procurify. Ce logiciel de gestion proactive des dépenses offre une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses de l’entreprise.
Lorsque vous utilisez cet outil, il devient possible d’approuver tous les bons de commande à partir d’un seul endroit. Vous pouvez également visualiser en temps réel les dépenses par rapport aux budgets. Procurify propose également des cartes de dépenses physiques et virtuelles pour des dépenses transparentes.
Procurify permet également de créer un flux de travail pour automatiser et suivre chaque étape du processus d’achat. Vous pouvez également définir des autorisations d’achat en fonction du service et du lieu. La possibilité de trier toutes les commandes d’un fournisseur est une autre caractéristique importante de cet outil.
L’application peut effectuer une analyse des performances des fournisseurs afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées en matière d’achat et d’activité. Ici, vous pouvez importer des articles de catalogue et des détails, y compris des images.
Cette solution s’intègre directement à vos applications professionnelles préférées telles qu’Amazon Business, Oracle, Quickbooks et Slack.
Coupa
Coupa est une plateforme qui vous offre la visibilité et le contrôle des dépenses dont vous avez besoin pour gérer le processus d’approvisionnement. En choisissant cette solution pour votre entreprise, vous pouvez vous approvisionner avec la facilité d’un consommateur tout en faisant gagner un temps précieux à vos employés.
Les principales caractéristiques de cette application sont les suivantes
- Simplification des processus de demande d’achat et de commande
- Suivi des commandes en temps réel
- Alertes pour les prix réduits et autres avantages
- Formulaires flexibles pour saisir les données relatives aux services basés sur des contrats à durée déterminée (SOW)
- Tableau de bord pour la gestion du budget en temps réel
En outre, l’outil prend en charge l’approbation par courrier électronique et par téléphone portable. Les entreprises peuvent également l’utiliser pour la gestion des stocks et des contrats.
Bellwether
Avec Bellwether, vous pouvez rendre le processus d’approvisionnement transparent et rapide. Il vous aide à vous débarrasser des approbations verbales et des longues communications par e-mail et par téléphone.
Ce logiciel vous permet de créer des demandes d’achat, des bons de commande et des factures en un minimum de temps et d’efforts. Des fonctionnalités telles que le workflow avancé et la budgétisation vous assurent une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses.
Cet outil basé sur le cloud offre la flexibilité et la personnalisation nécessaires pour répondre à vos besoins. Si votre entreprise a besoin de plusieurs langues ou de champs personnalisés, Bellwether peut vous les fournir. De plus, il vous permet d’accéder à l’application hors site.
PairSoft
PairSoft est un logiciel convivial que les entreprises peuvent utiliser pour automatiser le flux de travail dans le processus P2P. Il permet également d’améliorer la visibilité des dépenses et d’entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les vendeurs.
Le logiciel peut être déployé rapidement sur votre système ou votre ERP existant et utilisé facilement. Il vous permet de gérer les commandes en rationalisant l’ensemble du processus. Vous obtenez également des informations complètes sur les dépenses dans toutes les catégories.
PairSoft peut également faciliter la communication en temps réel entre les entreprises et les fournisseurs. Le traitement et la validation des factures sont d’autres tâches que vous pouvez automatiser avec ce logiciel. Il prend également en charge l’analyse et la création de rapports.
Le mot de la fin
À l’ère de la numérisation, il est difficile pour les entreprises de gérer leur processus d’approvisionnement sans logiciel ou solution automatisée. Ces outils peuvent ouvrir plusieurs nouvelles opportunités à chaque étape de ce processus.
En outre, les applications garantissent une efficacité optimale, même lorsque vous développez votre entreprise. Consultez la liste des meilleurs logiciels d’approvisionnement pour choisir celui qui répond le mieux à vos besoins. Vous pouvez également consulter les caractéristiques essentielles qu’un outil robuste d’automatisation des achats doit posséder.
En tant que PME, vous voudrez peut-être aussi connaître les meilleurs outils de gestion des documents.