Les gens supposent souvent ou interprètent mal les rôles des gestionnaires de ressources (GR) et des gestionnaires de projet (GP), mais leurs rôles et responsabilités diffèrent considérablement au sein de l’organisation.
Le gestionnaire de ressources et le gestionnaire de projet jouent un rôle crucial dans la réalisation de cet objectif si l’entreprise veut livrer un projet dans les délais et le budget impartis. Les deux fonctions sont essentielles à la réussite de la mission.
Le gestionnaire de projet travaille sur des projets spécifiques, tandis que le gestionnaire de réseau intervient au niveau de l’unité opérationnelle. Le gestionnaire de projet veille à ce que le projet soit livré dans les délais impartis et dans le respect du budget, tandis que le gestionnaire de projet veille à ce que les ressources adéquates soient affectées aux projets.
Le travail du gestionnaire de projet commence une fois que l’organisation a remporté le contrat. Il veille à ce que les bonnes ressources soient embarquées et, une fois les ressources finalisées, elles sont affectées à un autre projet.
Le travail du gestionnaire de projet consiste à gérer ces ressources et à livrer le projet dans le respect du champ d’application et de l’accord de niveau de service (SLA).
Il est important de noter que, sans les ressources adéquates, le projet ne démarre pas et que, par conséquent, dans tout secteur d’activité, les rôles du gestionnaire de projet et du gestionnaire de projet vont de pair.
Rôle du gestionnaire de projet (GP)
Le gestionnaire de projet est responsable de la réalisation d’un projet de bout en bout et de la gestion d’un ou de plusieurs projets. La tâche principale du gestionnaire de projet est de respecter les étapes du projet dans le cadre des accords de niveau de service (SLA) définis et, surtout, dans le respect du budget.
Le rôle du gestionnaire de projet est spécifique au projet et se concentre sur la mise en œuvre du projet dans le respect du champ d’application et du calendrier avec l’aide de l’équipe de projet. En résumé, les chefs de projet sont les détenteurs des projets et leur travail consiste à s’assurer que le projet est livré de manière satisfaisante, conformément aux objectifs de l’entreprise et aux attentes des clients.
Responsabilités du chef de projet
- Planification, suivi et développement des plans de gestion de projet et communication entre les parties prenantes et la direction.
- Établissement du budget et garantie d’une exécution rentable du projet sans compromettre les normes.
- Contrôler les accords de niveau de service (SLA) afin de suivre les performances du projet.
- Livrer le projet dans les limites du budget et du champ d’application.
- Gestion des risques – Identifier les risques et créer un plan d’atténuation des risques.
- Travailler sur l’amélioration continue des services (CSI) pour les services à faible et à fort budget.
- Responsable des SOP (procédures opérationnelles normalisées), des carnets d’exécution et d’autres documents.
- Responsable de l’évaluation de la satisfaction des clients (CSAT) – suivi, amélioration et clôture.
- Responsable de l’évaluation des projets et du processus de qualité comme Six Sigma.
- Gestion du personnel – motivation de l’équipe, évaluations, promotion, structuration de la carrière, etc.
Rôle du gestionnaire des ressources (GR)
Le rôle principal du gestionnaire des ressources est de s’assurer que les chefs de projet disposent des ressources suffisantes pour mener à bien le projet. Le gestionnaire de projet opère au niveau du projet, et le gestionnaire de ressources travaille au niveau de l’unité opérationnelle (UO) pour s’assurer que l’UO dispose des ressources suffisantes pour respecter ses engagements.
Le gestionnaire des ressources n’est pas associé à un projet spécifique. En fait, son rôle est temporaire et, une fois que les ressources sont suffisantes, il passe à un autre projet.
Responsabilités du gestionnaire de ressources
- Comprendre le budget du projet et affecter les bonnes ressources au projet
- Plan de disponibilité : Le gestionnaire des ressources doit s’assurer que le banc est toujours occupé par les bonnes ressources et doit être au courant des projets en cours.
- Analyser et filtrer les ressources en fonction de leur expérience, de leurs compétences et de leur disponibilité
- Coordination avec le gestionnaire de projet pour localiser la surutilisation et la sous-utilisation des employés et faire en sorte que les bonnes personnes qualifiées soient affectées aux projets.
- Le responsable de la gestion des ressources peut également collaborer avec les chefs de projet pour réaffecter les ressources, ajuster les exigences et marquer les besoins en ressources critiques pour un recrutement externe.
- De temps à autre, le responsable de la gestion des ressources se met en rapport avec les chefs de projet pour s’informer sur les projets à venir et comprendre les besoins en ressources.
- Dans certains cas, il peut contacter le service concerné pour discuter des performances des employés, de la formation, du développement des ressources, etc.
- Travaillez avec l’équipe de développement commercial pour estimer les besoins en ressources
- Le responsable de la gestion des ressources doit se mettre en rapport avec des fournisseurs externes pour compléter temporairement les ressources en cas de besoins urgents.
- Toujours se tenir au courant des dernières lois du travail, documenter les processus, tenir des registres, etc.
Différence entre un gestionnaire de projet (GP) et un gestionnaire de ressources (GR)
Les rôles du gestionnaire de projet et du gestionnaire de ressources se distinguent l’un de l’autre, mais tous deux doivent travailler ensemble pour mener à bien le projet.
Objectifs
L’objectif du gestionnaire de projet est de mener à bien les projets sans enfreindre les accords de niveau de service (SLA), en respectant le champ d’application et le budget. Il utilise les meilleures pratiques telles que ITIL, Six Sigma, etc., et réalise les projets avec l’aide des ressources de l’équipe. Ils visent à générer des profits et à satisfaire les clients.
Le gestionnaire de projet gère efficacement les ressources. Son objectif est de fournir les ressources adéquates pour le projet et de veiller à ce que le taux de satisfaction des employés reste élevé et à ce que leurs objectifs de carrière soient atteints.
Méthode de livraison
Une fois que l’entreprise a remporté le contrat, le gestionnaire de projet définit la portée du projet et fournit une estimation des ressources au gestionnaire des ressources. Le gestionnaire des ressources commence à intégrer des ressources provenant de canaux internes tels que le banc d’essai, les ressources libérées d’autres projets, etc. Dans certains cas, il peut être amené à recruter des ressources externes, par exemple par voie de recrutement ou sur une base contractuelle.
Exécution
Le gestionnaire de projet suit l’utilisation des ressources à l’aide d’outils tels que PeopleSoft ou d’autres outils. Il vérifie en permanence la surutilisation, la sous-utilisation, les ressources facturables, les ressources non facturables, etc. et, en conséquence, aligne le plan et en discute avec le gestionnaire de projet.
Si le gestionnaire de projet n’est pas en mesure de fournir les ressources dans les délais impartis, il y a de fortes probabilités d’escalade, de pénalités et même, dans certains cas, de perte de projets.
Le gestionnaire de projet analyse les risques du projet et, s’il en prévoit, il prépare un plan d’atténuation des risques. Parallèlement, il évalue régulièrement les performances du projet. Pour ce faire, il utilise des jalons. Le gestionnaire de projet veille à ce que le projet soit achevé dans le respect des délais et du budget, sans interruption, sans escalade et sans dépassement des accords de niveau de service.
L’ensemble des compétences requises pour le gestionnaire de projet et le gestionnaire de projet
Le gestionnaire de projet ayant des responsabilités diversifiées, il doit posséder un certain nombre de compétences essentielles, notamment
- La capacité d’adaptation
- Gestion de projet
- La responsabilité
- Excellentes aptitudes à la communication
- Capacité à sortir des sentiers battus
- Savoir déléguer et savoir le faire
- Prévisions
- Leadership
- Résolution de problèmes
- Réflexion stratégique
Un gestionnaire de ressources doit posséder les compétences spécifiques suivantes pour remplir son rôle avec succès.
- Excellentes compétences en communication
- Connaissance des technologies
- Excellentes aptitudes à la négociation
- Flexibilité
- Prise de décision rapide
- Engagement
- Analyse et prévision
- Compétences en matière de présentation
Outils utilisés par le gestionnaire de projet (PM) et le gestionnaire de ressources (RM)
Le gestionnaire de projet a un rôle multiple : il doit gérer une équipe, des délais, une gestion, des coûts, des rapports et un champ d’application. Il est difficile de s’occuper manuellement de toutes ces activités avec une grande précision, c’est pourquoi des outils et des logiciels spéciaux sont disponibles pour aider les gestionnaires.
Les outils de gestion de projet sont un excellent atout pour les gestionnaires de projet, car ils leur permettent d’organiser et de gérer efficacement leurs projets et leurs tâches. Ces outils peuvent être adaptés à différentes tailles et à d’autres fins en fonction des exigences du projet.
Voyons les principaux outils que le gestionnaire de projet utilise pour mener à bien le projet
#1. monday.com
monday.com est un outil complet de gestion de projet basé sur le cloud. Les chefs de projet peuvent utiliser cet outil pour planifier, suivre et mettre à jour l’état d’avancement du projet.
Il dispose de 200 modèles intégrés qui facilitent la création de flux de travail et la gestion des activités de l’équipe.
L’interface utilisateur visuellement attrayante est facile à utiliser sans formation, et la fonctionnalité “glisser-déposer” permet de personnaliser les éléments et les sous-éléments et de mettre à jour les flux de travail en temps réel.
Sa représentation unique des données permet au gestionnaire de projet de représenter le déroulement du projet à l’aide de diagrammes de Gantt. Le cadre Kanban permet aux membres de l’équipe de contrôler à tout moment l’état d’avancement du travail.
Le logiciel est disponible en trois versions – Basic, Standard et Pro – et les prix sont respectivement de 8, 10 et 16 dollars par siège et par mois. Il existe même une version entreprise qui prend en charge des fonctions personnalisées et des environnements très complexes.
#2. Wrike
Le logicielWrike assure l’exécution transparente des projets. L’outil aide les chefs de projet à gérer, suivre et prévenir les retards dans l’exécution des activités du projet.
L’outil offre une visibilité complète d’un projet afin d’assurer une gestion sans effort des ressources et des tâches, et aide à respecter le calendrier.
Son logiciel de suivi du temps, ses tableaux Kanban personnalisés, sa sécurité de niveau entreprise et l’automatisation du flux de travail permettent un contrôle et une visibilité complets du projet.
Indépendamment de votre secteur d’activité ou de votre unité commerciale, cet outil permet au chef de projet d’accomplir son travail sans relâche. Il peut être utilisé dans divers secteurs tels que l’informatique, le marketing numérique, la gestion de produits et de projets, les projets de conseil, les services professionnels, les opérations commerciales, etc.
Vous pouvez consulter d’autres outils de gestion de projet ici.
Outils utilisés par les gestionnaires de ressources
Les gestionnaires de ressources utilisent des outils et des modèles pour travailler efficacement.
En fonction de la taille du projet ou du profil de l’équipe et de l’entreprise, les gestionnaires de ressources peuvent choisir parmi un grand nombre d’outils de gestion des ressources actuellement disponibles sur le marché.
Teamdeck
Teamdeck est un logiciel de gestion des ressources efficace et complet basé sur le cloud. Le logiciel offre des avantages en termes de planification des ressources, de suivi du temps, de vérification de la disponibilité et de génération de rapports personnalisés.
Sa console flexible de gestion des ressources fournit tous les détails des ressources allouées aux projets et la visibilité de la charge de travail actuelle et future.
Qu’elles soient permanentes, temporaires ou même indépendantes, toutes les ressources peuvent être suivies et leurs feuilles de temps peuvent être maintenues.
L’une de ses meilleures capacités d’adaptation est qu’il offre une intégration logicielle API avec d’autres outils tels que Slack, Zapier, etc. Les modèles intégrés, qui peuvent être personnalisés davantage, peuvent être utilisés pour les rapports.
Le logiciel est disponible à l’essai gratuitement pendant sept jours, après quoi il coûte 3,99 $/membre de l’équipe/mois.
D’autres outils de gestion des ressources humaines basés sur SaaS sont expliqués ici.
Conclusion 👩🏫
Les chefs de projet et les gestionnaires de ressources sont deux points importants pour la bonne exécution des missions. L’utilisation d’outils pour faciliter et automatiser leur travail permettra d’accélérer les responsabilités quotidiennes, de renforcer une communication bien organisée et, surtout, de garder un œil sur les budgets et les dépenses.
La sélection d’outils spécifiques se fait en fonction des besoins, des projets et de l’entreprise. Je vous suggère donc de commencer par une période d’essai de l’outil, d’en vérifier la faisabilité et de prendre ensuite une décision définitive.
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