Les membres de votre équipe n’ont-ils jamais su qui consulter en cas de crise sur un projet ?
Dans de nombreux cas, les organisations n’assurent pas un suivi rigoureux des rôles et des responsabilités des membres de l’équipe impliqués dans un projet.
Cette pratique est à l’origine de dilemmes et d’erreurs fréquents et finit par empêcher l’équipe de donner le meilleur d’elle-même dans son travail.
Lorsque des cadres de haut niveau participent à un projet, il est généralement utile de tenir ces parties prenantes informées de l’état d’avancement du travail et d’éviter les crises de colère de dernière minute.
Pour coordonner tous ces éléments dans un cadre unique, un diagramme RACI peut s’avérer très utile.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un diagramme RACI, sa définition, ses avantages, quand et comment en créer un.
Qu’est-ce qu’un diagramme RACI ?
En termes simples, le diagramme RACI est une représentation visuelle des tâches de tous les membres de l’équipe dans le cadre d’un projet en cours.
L’objectif principal du diagramme RACI est de cartographier et de visualiser les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe ou des parties prenantes impliquées dans un projet ou un processus.
Tous les projets ne nécessitent pas la création d’un diagramme RACI ; cependant, les projets impliquant des décideurs et de vastes équipes requièrent un diagramme RACI. Cet outil de gestion de projet élimine la confusion et les lacunes au sein d’une équipe que les chefs de projet négligent souvent.
Plus important encore, les diagrammes RACI éliminent l’impossibilité de savoir qui exécute quelle tâche. Souvent, les chefs de projet excluent certaines tâches parce qu’ils supposent qu’elles sont déléguées à quelqu’un d’autre ; en réalité, elles restent inchangées.
Vous voyez, le stress est courant dans le monde de l’entreprise. 😓
Mais dans de telles situations, les tableaux RACI viennent à votre rescousse.
RACI est l’abréviation des termes Responsible, Accountable, Consultedet Informed( responsable, responsable, consultéet informé). Chaque partie prenante du projet ou membre de l’équipe se voit attribuer une lettre – R, A, C ou I dans le tableau RACI.
L’objectif de cette pratique est de définir clairement l’étendue de leur travail et leurs responsabilités.
Responsable (R)
Une personne responsable de l’accomplissement d’une tâche spécifique qui lui a été déléguée sera désignée par la lettre “R”, qui signifie “responsable”. La personne désignée est l’”exécutant” du travail.
Pour assurer la clarté du flux de travail, chaque tâche est censée être effectuée par une seule personne responsable.
Cependant, il peut arriver que vous ayez besoin de deux membres ou plus pour accomplir une tâche. Dans ce cas, il est préférable de définir clairement les rôles de chaque personne responsable afin d’éviter les chevauchements.
Responsable (A)
La personne qui supervise toutes les tâches attribuées se voit attribuer la lettre “A”, qui signifie “responsable”. Parfois, en fonction de la nature du travail, la personne responsable peut également être la personne redevable.
Cette personne responsable (A) a le dernier mot sur le résultat, et il se peut qu’elle ne soit pas l’exécutant du travail, mais quelqu’un qui surveille si le travail est effectué dans les temps et sans faute.
Consulté (C)
La personne que l’exécutant de la tâche doit consulter avant de prendre une décision se verra attribuer la lettre “C”, qui signifie “consulté”.
Cette personne dispose généralement d’une expertise en la matière et d’un aperçu du résultat, et fait généralement partie des décideurs.
Informé (I)
La personne à qui l’état d’avancement des travaux est constamment communiqué se verra attribuer la lettre “I”, qui signifie “Informé” dans le tableau RACI. Contrairement à la personne consultée, cette personne ne doit pas nécessairement fournir un retour d’information ou revenir sur l’état d’avancement.
Elle n’est pas directement impliquée dans la tâche ou la décision, mais elle doit être tenue informée à des fins de transparence.
Avantages des tableaux RACI
Si les diagrammes RACI peuvent s’avérer utiles au gestionnaire de projet en cas de besoin, ils présentent également de nombreux avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez utiliser les diagrammes RACI :
- Il peut accroître de manière mesurable la responsabilité, la communication et l’efficacité globale.
- L’utilisation des tableaux RACI pour cartographier les projets dans lesquels les parties prenantes sont impliquées simplifie l’ensemble du flux de travail et rationalise la communication entre les autorités.
- Les tableaux RACI contribuent à l’efficacité et permettent aux membres du projet de connaître leurs rôles et leurs tâches. En cas de crise, le chef de projet ou l’autorité concernée saura qui contacter immédiatement pour résoudre les problèmes.
- Les diagrammes RACI garantissent que les décideurs sont dans la boucle et savent ce qui se passe dans le projet, ce qui élimine les risques de changements en bloc à la fin des travaux.
- Il définit clairement qui est responsable de quelles tâches, réduisant ainsi la confusion et les malentendus.
- Le tableau facilite le suivi des progrès et responsabilise les individus pour chaque tâche.
- Un diagramme RACI permet de rationaliser la prise de décision et d’éviter les retards dus à des opinions contradictoires en identifiant clairement qui a le dernier mot lors de la prise de décision.
- En clarifiant les rôles et les responsabilités, un diagramme RACI peut contribuer à réduire les doubles emplois et à accroître l’efficacité.
Quand créer un diagramme RACI ?
Vous devez créer un diagramme RACI lorsqu’une équipe ou une organisation souhaite définir clairement les rôles et les responsabilités dans le cadre d’un projet, d’un processus ou d’un scénario décisionnel spécifique.
Il permet de s’assurer que toutes les parties prenantes connaissent leurs rôles et responsabilités et peut contribuer à éviter la confusion, la duplication des efforts et les délais non respectés.
Il est préférable de créer un tableau au début d’un projet et de le revoir régulièrement pour s’assurer qu’il reste pertinent et pratique.
Voici quelques exemples de scénarios nécessitant l’établissement d’un tableau RACI :
- Lancement d’un nouveau produit : Un tableau RACI permet de préciser qui est responsable des différentes tâches liées au développement, au lancement, à la distribution et à la commercialisation du produit.
- Mise en œuvre d’un nouveau processus : Un diagramme RACI permet de s’assurer que chacun comprend son rôle dans la mise en œuvre d’un nouveau processus, depuis la conception et les tests jusqu’au déploiement et au contrôle de son efficacité.
- Mise en œuvre d’un projet interfonctionnel : Si plusieurs départements sont impliqués dans un projet, un diagramme RACI peut aider chaque membre de chaque département à connaître son rôle, sa position et ses tâches.
Comment créer un diagramme RACI ?
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’utilisation des diagrammes RACI, il est temps de comprendre comment créer un diagramme RACI à partir de zéro.
Voici un guide étape par étape : 👇🏻
#1. Comprendre le projet
La première étape de la création d’un diagramme RACI consiste à définir les objectifs du projet pour lequel vous envisagez de créer un diagramme. Cela vous permet de connaître la charge de travail et de la répartir équitablement entre les membres de votre équipe.
#2. Recueillir l’avis des parties prenantes
La deuxième étape consiste à savoir qui s’occupe d’un certain projet. Comptez sur toutes les parties prenantes, les membres de l’équipe, les départements et les autres personnes internes et externes impliquées dans le projet ou le processus.
#3. Identifier les tâches et les décisions
Notez toutes les tâches et décisions que vous et votre équipe aurez à traiter dans le cadre du projet, mais ne mentionnez pas les tâches récurrentes et évidentes telles que les réunions quotidiennes dans les diagrammes RACI.
#4. Attribuez des rôles et des responsabilités
Pour chaque tâche ou décision, attribuez un acronyme du modèle RACI. Attribuez à chaque partie prenante ou membre de l’équipe le rôle qui lui revient en le représentant par des lettres.
#5. Créez le tableau
Utilisez une feuille de calcul, Excel ou un outil de création de diagrammes pour créer le diagramme RACI. Dressez la liste de chaque tâche ou décision et des rôles et responsabilités attribués à chaque membre.
#6. Révisez et affinez
Passez en revue le diagramme avec toutes les parties prenantes pour vous assurer que chacun comprend son rôle et apportez les ajustements nécessaires, le cas échéant.
Enfin, une fois le tableau RACI établi, expliquez-le clairement à toutes les parties prenantes et assurez-vous que chacun comprend son rôle.
Plus important encore, veillez à communiquer efficacement l’objectif et la fonction du diagramme RACI. De nombreuses organisations ne parviennent pas à mettre en œuvre le diagramme de manière appropriée parce qu’elles n’ont pas contrôlé et mis à jour le diagramme en fonction des besoins, afin de s’assurer qu’il reste pertinent.
Quelques erreurs courantes lors de la création de diagrammes RACI
Certaines organisations utilisent le diagramme RACI mais ne parviennent pas à être efficaces en raison d’une mauvaise mise en œuvre. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs courantes commises lors de la création de ces diagrammes.
- Il est essentiel de comprendre la définition claire des termes utilisés dans la méthode RACI. Des interprétations erronées peuvent ruiner l’ensemble du projet.
- Les termes “informer” et “consulter” sont souvent mal compris. Informer est une communication à sens unique, alors que consulter est une communication à double sens. Il devrait y avoir une classification claire des actions que vous consultez et des choses que vous devez informer.
- N’oubliez pas les parties prenantes concernées. Il est important de veiller à ce que toutes les parties prenantes soient consultées et incluses dans le processus de création du diagramme RACI.
- Les rôles et responsabilités décrits doivent être clairs, spécifiques et faciles à comprendre.
- La révision et la mise à jour irrégulières du diagramme RACI est une erreur courante. Le diagramme doit être revu et modifié régulièrement pour s’assurer qu’il reste pertinent et efficace.
- Le diagramme doit tenir compte des dépendances interfonctionnelles et du rôle de chaque équipe ou département dans un contexte plus large.
- Le diagramme RACI doit être suffisamment souple pour pouvoir être modifié au fur et à mesure de l’évolution du projet.
Fournisseurs de modèles de diagrammes RACI
Il n’est pas nécessaire de créer un diagramme RACI à partir de zéro. Vous pouvez adapter les différents modèles disponibles gratuitement en ligne. Voici nos modèles préférés.
#1. Moyen
Modèle de diagramme RACI de Joni Hoadley pour Google Sheets partagé sur medium. Ce diagramme RACI est basique comparé aux deux autres modèles mentionnés plus loin dans l’article. Si vous souhaitez personnaliser un modèle et y ajouter des sections importantes, cette feuille de travail est un tableau parfait pour commencer.
ICP que vous pouvez suivre à l’aide du modèle
- Statut de chaque tâche
- Détails sur les exécutants des tâches
- Aperçu des produits livrables
#2. Smartsheet
Smartsheet propose un modèle de diagramme RACI gratuit et téléchargeable, appelé Modèle de matrice RACI simple, qui vous permet d’obtenir une feuille Excel prête à l’emploi.
Outre les détails relatifs au rôle et à la tâche, ce modèle vous permet de suivre la progression du travail et de classer les tâches en fonction de leur urgence.
ICP que vous pouvez suivre à l’aide du modèle
- Activité du projet
- Priorité et statut
- Rôles des membres de l’équipe ou des parties prenantes
#3. Feuille de calcul
Vous pouvez utiliser ce modèle de diagramme RACI de Spreadsheet dans la page web, mais il vous laisse diverses options pour jouer avec.
Ce diagramme RACI vous permet d’entrer dans les détails et offre différentes options de filtrage. Vous pouvez visualiser les graphiques en affinant les informations dont vous n’avez pas besoin pour le moment grâce à l’option de filtrage. De plus, vous pouvez visualiser la tâche sous différents formats – les vues de l’état et du propriétaire sont disponibles.
ICP que vous pouvez suivre à l’aide du modèle
- Tâches/produits livrables
- Statut de chaque tâche
- Propriétaire et son rôle – direction du projet/équipe du projet/ressources externes
Récapitulation
Le diagramme RACI peut être un outil de gestion de projet pratique qui peut vous aider à suivre l’avancement du travail et à connaître les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe en quelques minutes, même si vous gérez une grande équipe.
En outre, vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Vous pouvez télécharger les modèles prêts à l’emploi et commencer à utiliser les diagrammes RACI immédiatement.