Des problèmes surgissent dans tout projet, quelles que soient les précautions prises et la rationalisation du système. Mais vous disposez d’une méthode puissante, connue sous le nom d’analyse des causes profondes (ACP), qui vous aide à mettre le doigt sur les problèmes sans effort.
Les gestionnaires de projet et les chefs d’entreprise experts utilisent la procédure RCA pour identifier les problèmes qui nuisent à l’activité de l’entreprise. L’identification des problèmes vous aide également à développer des solutions pour éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent à l’avenir.
Si vous êtes un chef d’entreprise, un chef de projet, un responsable des opérations ou un dirigeant d’entreprise en formation, vous devez vous familiariser avec la méthode RCA et les outils ou modèles qui l’accompagnent.
Poursuivez la lecture de l’article pour découvrir des informations de base et avancées sur l’ACR. Vous trouverez également des modèles d’analyse des causes profondes faciles à utiliser qui vous aideront tout au long de votre carrière de gestionnaire de projet.
Qu’est-ce que l’analyse des causes profondes ?
L’analyse des causes profondes est la procédure qui consiste à trouver les causes profondes des problèmes et des goulets d’étranglement afin d’élaborer des solutions appropriées. Le processus considère qu’il est vraiment efficace de prévenir et de résoudre systématiquement les problèmes exacts plutôt que de se contenter de traiter les symptômes individuels.
Votre équipe peut mettre en œuvre la procédure ACR grâce à un ensemble de principes, de méthodologies et de techniques. Vous devez formuler le processus de manière à ce que l’équipe puisse exploiter les ressources de l’ACR pour identifier les éléments à l’origine du problème pour toute tendance, tout projet ou tout événement de l’entreprise.
Un système d’analyse des causes profondes vous aide à identifier la cause première d’une défaillance ou d’un blocage d’un processus organisé. Par exemple, le traitement des tickets de service à la clientèle, la fabrication de produits, etc. seront toujours confrontés à de nouveaux défis. Votre arme pour lutter contre ces nouveaux problèmes est l’analyse des causes profondes et sa documentation.
Presque toutes les industries ou activités commerciales utilisent cet outil pour détecter le problème profond qui sous-tend les opérations ou les processus de service. Il n’est pas économiquement viable de résoudre toujours le même problème. Vous devez donc identifier la cause réelle et l’éliminer une fois pour toutes à l’aide de la technique de l’ACR.
Pourquoi l’analyse des causes profondes est-elle importante ?
#1. Réduire les coûts
Si le manque d’entretien des machines de l’usine entraîne la rupture de pièces mobiles, vous pouvez contacter le fabricant pour qu’il remplace ces pièces. Si cela se produit fréquemment, les coûts de production augmenteront. Au lieu de cela, vous pouvez effectuer une ACR pour identifier la cause principale de l’entretien de l’instrument, ce qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.
#2. Découvrir les défauts et les causes principales
Si votre entreprise s’occupe de produits, de services, de processus, de technologies et de systèmes, la réalisation d’une ACR avant le lancement du produit vous aidera à identifier les défauts de conception sous-jacents. Une fois que vous les aurez corrigés et que vous aurez livré des produits ou des services, vous gagnerez la confiance de vos clients.
#3. Développez un processus rationalisé de dépannage
Les documents RCA permettent à toute personne liée au processus de résoudre les problèmes futurs à l’aide d’un article d’aide. Ainsi, vous n’avez pas besoin de faire appel à un expert ou de payer des tiers chaque fois qu’un vieux problème refait surface.
#4. Rendre les lieux de travail plus sûrs
La plupart des lieux de travail qui gèrent des tâches critiques et dangereuses effectuent une ACR pour découvrir les problèmes de sécurité sur le lieu de travail. Cela permet à l’organisation de rester en conformité avec les exigences locales ou internationales en matière de sécurité sur le lieu de travail.
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#5. Commercialiser les produits plus rapidement
Si vous effectuez une ACR avec diligence avant de lancer le processus de fabrication, vous pouvez résoudre les défauts de conception qui apparaissent généralement lorsque les utilisateurs finaux utilisent le produit. Ainsi, vous mettrez sur le marché des produits de qualité plus rapidement que vos concurrents.
#7. Réagissez immédiatement à un problème
Les ACR aident les entreprises à élaborer des procédures opérationnelles normalisées (POS) pour les problèmes de sécurité, les temps d’arrêt des logiciels, les pannes de processus, les catastrophes naturelles, etc. Ainsi, votre équipe peut simplement suivre les procédures opérationnelles normalisées et réagir plus rapidement aux problèmes nouveaux et anciens.
Composants indispensables d’un modèle d’analyse des causes profondes
Si vous créez un modèle d’analyse des causes fondamentales ou si vous adaptez un modèle existant, n’oubliez pas que vous devez inclure les éléments suivants dans le document d’analyse des causes fondamentales :
#1. Description de l’événement
Vous devez créer une SOP détaillée pour la description de l’événement dans une RCA. En outre, il doit exister un format accepté par l’ensemble de l’entreprise, dans lequel le personnel ou les cadres entreront les détails. Les données de description doivent contenir la date, l’heure, la définition de l’incident, les témoins, les victimes, etc.
#2. Chronologie des événements ou des tendances
La section relative à la chronologie doit comprendre une description détaillée de tous les incidents survenus avant, pendant et après l’accident ou le problème. Elle permettra de découvrir les causes sous-jacentes de l’événement. Vous pouvez inclure dans la chronologie des données telles que l’heure, la date, les personnes impliquées, les machines endommagées, les données entravées, etc.
#3. La méthode et l’équipe d’enquête
Le succès de l’ensemble du processus d’ACR dépend de sa méthodologie et de l’équipe chargée de l’exécution de la procédure. La méthode de l’ACR doit suivre les principes, les outils et les modèles standard. Toutefois, en fonction du processus de production ou du système de prestation de services, vous devez adapter certains paramètres.
Une fois la procédure d’ACR finalisée, rédigez un document d’ACR et envoyez-le à tous les services pour qu’ils l’examinent et fassent part de leurs commentaires. Analysez les réactions et les commentaires afin de rédiger le modèle final d’analyse des causes profondes que le département ou l’entreprise suivra.
Rassemblez maintenant des personnes expérimentées dans le processus et expliquez-leur la procédure d’analyse des causes profondes. C’est cette équipe qui sera chargée de suivre avec diligence la méthode d’ACR suggérée par l’entreprise.
#4. Causes profondes/résultats de l’enquête
Une fois que vous disposez de l’ACR, vous devez enquêter sur les problèmes jusqu’au niveau le plus granulaire possible. Là encore, une équipe doit être dédiée à cette tâche. En fonction de votre activité, vous pouvez inclure des responsables des opérations, des associés de processus, des ingénieurs, des spécialistes des données, etc.
Le processus d’investigation nécessitera également des procédures préapprouvées d’enregistrement, d’analyse et de communication des données.
#5. Plan d’action pour corriger le processus/produit
Une fois que les enquêteurs ont trouvé des solutions aux problèmes soulevés par l’ACR, vous devez documenter ces suggestions. Rédigez ensuite une autre procédure de fonctionnement standard pour former les employés concernés à la manière de gérer ce type d’incident à l’avenir.
Parfois, les entreprises doivent faire approuver ces procédures par les responsables techniques, les responsables du contrôle de la qualité et les directeurs d’usine, afin que tout le monde soit au courant.
Quelques outils populaires d’analyse des causes profondes
#1. Le diagramme de Pareto
Cet outil d’analyse des causes fondamentales est également connu pour la règle des 80-20. Vous pouvez l’utiliser pour visualiser la fréquence des incidents et leurs effets cumulés. L’auteur du diagramme de Pareto, Vilfredo Pareto, a déclaré que 20 % des erreurs potentielles étaient à l’origine de 80 % des défaillances d’un processus.
Ainsi, à l’aide de ce diagramme, vous pouvez vous concentrer sur 20 % des éléments potentiels de votre produit ou service qui sont susceptibles de causer des défauts de produit ou des pannes de service.
Le diagramme de Pareto est essentiellement un graphique à barres qui indique les causes et la fréquence des défaillances. Si vous parvenez à créer le graphique avec précision, il permettra de visualiser clairement l’asymétrie entre les défaillances et les causes. La plupart des gestionnaires de processus trouvent surprenant que de petits facteurs soient à l’origine de la plupart des défaillances.
#2. les 5 raisons
Il s’agit de la procédure la plus simple pour mener une ACR. Il vous suffit de créer un modèle d’analyse des causes profondes avec des questions basées sur le pourquoi. En général, vous devez demander cinq fois pourquoi un incident s’est produit. Cela devrait vous permettre de remonter jusqu’à la cause première de toute défaillance d’un processus ou d’un produit.
Cependant, certaines ACR basées sur les 5 pourquoi peuvent contenir plus de 5 questions. Étant donné que le processus nécessite des capacités d’investigation et de questionnement, vous devez suivre un processus à l’échelle de l’entreprise pour ce type d’ACR. Dans le cas contraire, vous risquez de ne pas pouvoir vous fier aux conclusions d’une ACR utilisant des questions aléatoires.
l’analyse des 5 raisons comprend principalement un énoncé de problème, suivi de 5 questions sur le problème en question. Par exemple, pourquoi un agent a-t-il cessé de traiter les tickets des clients ? Si la réponse est l’internet, pourquoi l’internet est-il tombé en panne ? Continuez simplement à poser des questions jusqu’à ce que vous trouviez la cause première du problème.
#3. Diagramme en arête de poisson
Lediagramme d’Ishikawa ou diagramme en arête de poisson est une autre méthode visuelle populaire de l’ACR. Le diagramme final ressemble à une arête de poisson, d’où son nom. Le créateur de cet outil est Kaoru Ishikawa, le célèbre innovateur japonais en matière de gestion de la qualité.
La partie la plus à droite ou la plus à gauche du diagramme correspond à la défaillance ou au problème. Ensuite, vous tracez une ligne droite et incluez des catégories de causes potentielles telles que les procédures, l’environnement, les personnes, l’équipement, etc. À l’intérieur de ces sections, vous devez placer les causes granulaires.
Les entreprises utilisent principalement cet outil dans leur modèle d’analyse des causes profondes pour un problème inconnu ou qui ne s’est jamais produit auparavant. En outre, les experts utilisent également le diagramme en arête de poisson pour analyser des problèmes complexes, découvrir les différents aspects de la cause première et les goulets d’étranglement du processus.
#4. Diagramme de dispersion
Il s’agit d’un outil d’ACR qui vous aide à créer un modèle d’ACR de processus pour les problèmes complexes. Lorsque les causes profondes sont plus nombreuses que ne le prévoit la règle des 80-20, vous devez visualiser la relation entre la cause et l’effet.
Les diagrammes de dispersion sont un outil largement utilisé pour trouver des corrélations entre des variables quantifiables. Ici, vous devez créer un diagramme de dispersion des variables de cause et d’effet. Vous devez placer les effets sur l’axe X et les causes sur l’axe Y.
Si le graphique de dispersion obtenu présente une courbe ou une ligne droite, cela signifie que les composantes sont corrélées. S’il n’y a pas de corrélation, continuez à modifier les valeurs des variables de l’axe des X.
#5. AMDE
L’analyse des modes de défaillance et de leurs effets, ou AMDE, est un outil d’ACR très populaire auprès des concepteurs et des développeurs de produits. Elle aide l’équipe de développement à découvrir les problèmes potentiels avant la fabrication du produit en vrac. En général, l’équipe utilise un ou deux prototypes de produits pour identifier les défauts de conception et autres problèmes.
Ensuite, l’analyse des modes de défaillance commence sur le prototype afin d’identifier toutes les défaillances possibles. Il suffit maintenant d’exposer les problèmes dans un autre tableau, de rechercher les causes profondes ou d’effectuer une analyse des effets.
Jusqu’à présent, vous avez appris les bases de l’analyse des causes profondes et de ses outils. Vous trouverez ci-dessous des modèles utiles pour les outils d’analyse des causes profondes ci-dessus (RCAT) à partir des ressources gratuites suivantes :
Smartsheet
Vous connaissez peut-être déjà Smartsheet comme l’un des principaux outils professionnels pour l’espace de travail numérique, la collaboration à distance et l’automatisation du flux de travail. Vous serez étonné d’apprendre que vous pouvez également utiliser sa bibliothèque de modèles pour créer des documents RCA qui fonctionnent réellement.
La bibliothèque de Smarsheet est riche de divers types d’exemples d’analyse des causes profondes qui s’intègrent facilement dans de nombreux projets d’entreprise ou lieux de travail. Par exemple, elle vous permet d’accéder facilement aux modèles suivants :
- Modèle simple d’ACR
- Méthode Six Sigma DMAIC pour l’ACR
- Modèle d’ACR basé sur l’outil des 5 Pourquoi
- Cartographie des causes dans le domaine de la santé
- RCA pour une entreprise chimique
Les modèles ci-dessus sont également disponibles dans différents formats tels que les fichiers Microsoft Word, les modèles Microsoft Excel et les fichiers Adobe PDF. Vous pouvez facilement télécharger ces formats sans vous compliquer la vie.
Guru
Le modèle Guru pour la procédure RCA est une autre source fiable pour la rédaction de la documentation RCA pour les entreprises. Il vous présente divers exemples et outils gratuits de la méthode RCA, tels que :
- Un document RCA basé sur le diagramme de Pareto qui vous aide à identifier les problèmes tels que le manque de formation, le manque de personnel dans les centres de service et la mauvaise préparation qui causent des difficultés aux entreprises.
- La technique des 5 pourquoi pour identifier les raisons pour lesquelles le taux de rotation du personnel de votre entreprise est plus élevé que la moyenne du marché ou des concurrents.
- Le diagramme en arête de poisson comme outil d’ACR pour identifier les causes profondes qui sont nouvelles ou inconnues.
- Six Sigma et DMAIC pour l’ACR
- L’AMDE pour traquer les problèmes qui surviennent au cours du cycle de développement d’un produit.
TemplateLab
TemplateLab est une autre ressource de choix pour divers modèles sur l’art, l’immobilier, les affaires, le droit, la finance, etc. Vous pouvez donc également compter sur cette ressource pour obtenir un contenu RCA de haute qualité, tel que des formulaires, des exemples et des modèles.
Le contenu disponible sur cette plateforme est facilement accessible par le biais de téléchargements en un seul clic. Vous trouverez des documents RCA dans différents formats tels que Adobe PDF, Microsoft Excel et Microsoft Word.
Le référentiel de documents RCA est riche en exemples concrets tels que des rapports d’enquête RCA, des formulaires de collecte de données RCA vides, des documents RCA pour les débutants, des RCA via des diagrammes en arête de poisson et des RCA pour un groupe de développement commercial.
Il vous sera plus facile de modifier les modèles si vous téléchargez des fichiers Word ou Excel. Si vous obtenez des fichiers PDF, vous devez utiliser un éditeur de PDF pour personnaliser les exemples de documents.
Le mot de la fin
Dans cet article, nous vous avons présenté une discussion approfondie sur l’analyse des causes profondes. L’article présente également certains des outils et modèles essentiels d’analyse des causes profondes que vous pouvez utiliser dans des scénarios réels.
Vous devriez devenir plus confiant et plus compétent dans la résolution des problèmes liés au travail ou aux projets grâce à l’analyse des causes profondes.
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