Utilisez les modèles Smartsheet pour gérer votre entreprise

Découvrez quelques-uns des meilleurs modèles Smartsheet qui vous aident à gérer des projets et des flux de travail dans différents secteurs d’activité.

Smartsheet est l’un des leaders de la gestion des projets, du travail et de la collaboration dans les petites et grandes entreprises. Selon un récent rapport de Datanyze, la part de marché de Smartsheet dans le secteur des applications de gestion de projet et de travail collaboratif est de 5,28 %.

Il est donc évident qu’un nombre modéré d’entreprises utilisent Smartsheet pour gérer des tâches et des projets. Si vous êtes également adepte de cet outil et que vous souhaitez réduire le temps consacré à la gestion de votre entreprise, vous pouvez utiliser les modèles Smartsheet.

Lisez la suite pour découvrir quelques modèles Smartsheet professionnels et géniaux qui vous permettront de démarrer la gestion de votre projet ou de votre travail en quelques minutes.

Que sont les modèles Smartsheet ?

Les modèles sont des tableaux Smartsheet de gestion de projet ou de travail prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser dans des cas d’affaires similaires. Il existe de nombreux modèles dans la bibliothèque de contenu de Smartsheet. Vous n’aurez aucun mal à trouver un modèle qui corresponde à votre entreprise ou à votre secteur d’activité.

Les modèles contiennent tous les champs dont vous avez besoin dans une feuille de gestion de projet. Par exemple, un plan d’événement et un budget sont accompagnés des éléments suivants :

• Colonnes pour le nom de la tâche, l’affectation, l’avancement, le risque, la date d’échéance, la quantité, le budget, les notes, etc.
• Tâches et sous-tâches
• Diverses vues comme le diagramme de Gantt, la vue carte, la vue calendrier, etc.

Il ne vous reste plus qu’à modifier le champ des tâches et sous-tâches pour démarrer votre projet de gestion d’événements.

Vous bénéficiez d’un accès gratuit à tous les modèles Smartsheet lorsque vous souscrivez à un abonnement payant. De plus, l’équipe de développement de Smartsheet ajoute régulièrement de nouveaux modèles.

Pourquoi avez-vous besoin de modèles Smartsheet ?

La première raison d’utiliser des modèles de gestion de projet ou de travail dans Smartsheet est de démarrer le projet le plus tôt possible. Il existe d’autres raisons que vous trouverez ci-dessous :

1. Assurez la cohérence de vos projets et de vos feuilles de gestion d’entreprise. Les clients peuvent changer, mais vos rapports de données commerciales, vos analyses, etc. restent toujours les mêmes.
2. Les experts professionnels internes de Smartsheet créent ces modèles. Ainsi, vous vous assurez d’utiliser une terminologie commerciale standard et des formats de rapport de projet lors de l’utilisation de ces modèles.
3. La création d’un modèle de projet à partir de zéro est un projet qui prend du temps. Vous pouvez vous concentrer sur la planification du projet et les réunions d’équipe, tandis que l’application Smartsheet est là pour créer le projet quand vous en avez besoin.
4. Les propriétaires de petites entreprises et les chefs de projet en formation peuvent démarrer leurs projets Smartsheet sans aide professionnelle coûteuse, grâce aux modèles Smartsheet.

Comment accéder aux modèles Smartsheet

Vous devez maintenant être très intéressé par l’utilisation des modèles. Mais vous avez du mal à trouver les modèles que vous recherchez. Ne vous inquiétez pas ! Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à naviguer avec les modèles Smartsheet :

S’inscrire à Smartsheet

Si vous n’avez pas de compte, inscrivez-vous en suivant les étapes ci-dessous. Smartsheet est gratuit pendant 30 jours.

• Visitez le site Web de Smartsheet.

• Cliquez sur le bouton Essayer Smartsheet gratuitement.
• À côté de la boîte de dialogue “Vous n’avez pas de compte ?“, cliquez sur Créer un compte.

• Saisissez votre adresse électronique ou inscrivez-vous avec un compte Google/Microsoft.

Connectez-vous à Smartsheet

Si vous avez déjà un compte, suivez plutôt les étapes suivantes :

• Visitez le portail de connexion de l’application web Smartsheet.
• Saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe.
• Cliquez sur le bouton Se connecter.

• Si vous vous êtes déjà inscrit avec un compte Google, Apple ou Microsoft , choisissez l’option appropriée pour une connexion rapide.

Obtenir des modèles Smartsheet

• Une fois que vous vous êtes connecté à Smartsheet, vous accédez à l’onglet Accueil .
• Pour explorer les modèles Smartsheet, vous pouvez visiter l’onglet Centre de solutions ou le bouton Créer sur l’onglet Accueil .

• Dans l’onglet Accueil , cliquez sur l’option Créer située dans le coin supérieur droit de l’application Web.
• Un menu contextuel s’ouvre avec des options telles que Feuille, Formulaire, Rapport, Parcourir les modèles, etc.
• Cliquez sur Parcourir les modèles.
• Vous êtes maintenant dans le Centre de solutions et vous devez voir l’écran Parcourir toutes les solutions.

• Cliquez sur Voir plus de modèles ou Voir plus de jeux de modèles, selon votre choix. Les ensembles de modèles contiennent plus de ressources de travail comme des tableaux de bord, des rapports, des formulaires, etc.
• Vous obtenez maintenant une liste complète des modèles Smartsheet.
• Vous pouvez réduire la liste en cliquant sur des options de filtrage telles que Clients et consommateurs, Finance et comptabilité, Ressources humaines, Informatique, etc., dans le volet de navigation situé sous la colonne Centre de solutions.

Meilleurs modèles Smartsheet pour différents secteurs d’activité

Marketing numérique

Le modèle Plan de marketing numérique intégré convient aux équipes de marketing qui répondent à diverses demandes de soutien et de création de la part d’autres équipes commerciales. Vous pouvez donc utiliser le tableau Smartsheet immédiatement pour lancer une campagne de marketing numérique intégré.

La feuille dispose de formules avancées de feuille de calcul, d’une automatisation du flux de travail et de fonctions de formatage de texte personnalisées. Mais ce n’est pas tout ! Elle comprend également une planification détaillée du cheminement du projet, des détails granulaires sur les plans de marketing et un résumé pour les responsables.

Vous pouvez facilement passer à l’affichage du diagramme de Gantt à partir du mode Grille puisque le modèle comprend les colonnes Fin et Durée nécessaires. Une colonne Drapeau vous permet de mettre en évidence une phase du projet. Sans oublier la colonne Budget/Dépenses qui vous permet de gérer les dépenses de marketing.

Commerce de détail

Le secteur de la vente au détail est confronté à l’optimisation des stocks. C’est pourquoi Smartsheet propose un tableau automatisé de contrôle des stocks qui peut rationaliser les activités suivantes du commerce de détail :

• Optimisation de la productivité dans le service des stocks
• Équilibrer les ventes, les commandes et les stocks
• Identification de la bonne date de réapprovisionnement
• Réduire les dépenses liées aux stocks excédentaires
• Obtenir instantanément des informations sur les fournisseurs

Le modèle Contrôle des stocks comporte un champ de saisie de données sur le côté droit et des détails fixes sur le côté gauche. Certaines colonnes par défaut sont utiles : département, état de réapprovisionnement, nom de l’article, valeur de l’inventaire, etc.

Vous pouvez automatiser votre gestion d’inventaire avec le modèle de gestion d’inventaire à code-barres. Il comporte une colonne exclusive pour les codes-barres des produits. Vous pouvez utiliser les codes-barres ou synchroniser la feuille de calcul avec un outil ERP pour suivre le nombre de marchandises dans votre entrepôt.

Construction et ingénierie

Votre entreprise de construction peut bénéficier grandement de l’utilisation des modèles Smartsheet suivants dans leurs cas d’utilisation respectifs :

• Modèle de suivi de la documentation de construction
• Modèle de calendrier d’équipement
• Modèle de budget de construction
• Modèle de calendrier de construction avec Gantt

Par exemple, le modèle de calendrier de construction est particulièrement utile pour planifier, suivre et visualiser votre projet de construction. Vous pouvez copier le modèle et le renommer afin d’utiliser le même modèle pour plusieurs projets de construction.

Le modèle est compatible avec les applications mobiles et web. Ainsi, les ingénieurs de terrain et les superviseurs peuvent mettre à jour les colonnes nécessaires pour les tâches. Il existe des colonnes de statut prédéfinies telles que Date de début, Date de fin, Affecté à, Statut, % Terminé, Durée, Notes, etc.

La colonne Nom de la tâche contient la plupart des tâches et sous-tâches de construction. Par exemple, il existe des tâches telles que Plomberie, Isolation, Armoires, etc. Si vous développez les tâches, vous trouverez des sous-tâches telles que Travail au sol, Rough-In, Bats, Blow-In, Master Bath, Kitchen, Basement, et ainsi de suite.

Divertissement et hôtellerie

L’industrie du divertissement et de l’hôtellerie a besoin de suivre avec précision les dépenses, la responsabilité des tâches, la présence des clients, la billetterie, la correspondance entre les billets et les revenus, la correspondance entre la consommation de repas et les clients en temps réel, etc.

Pour répondre à vos besoins ci-dessus, voici les tableaux Smartsheet qui vous seront utiles :

• Modèle de lancement d’événement et de budget
• Modèle de gala de collecte de fonds
• Modèle d’hôtel et de laissez-passer pour le personnel de l’événement
• Modèle de plan des tâches pour un événement

Par exemple, le format Hôtel et laissez-passer pour le personnel d’un événement est parfait pour gérer l’hébergement à l’hôtel de votre personnel ou de vos clients qui assistent à un événement de divertissement.

Le tableau de projet comporte des colonnes de données essentielles telles que le type de laissez-passer, le coût du laissez-passer, l’estimation du coût de l’hôtel, le nom de l’hôtel, l’enregistrement, le départ, la carte de crédit, le tarif, etc.

Finance et services financiers

Vous aurez besoin d’une capture de données précise et de capacités d’audit plus faciles dans vos projets de services financiers. Les modèles Smartsheet suivants peuvent répondre à la plupart de vos besoins dans ce secteur d’activité :

• Modèle de liste de contrôle pour un projet d’introduction en bourse
• Modèle de calendrier d’amortissement de prêt
• Modèle de fin de mois financier

Supposons que vous prévoyez d’entrer en bourse par le biais d’offres d’introduction en bourse. Il s’agit d’un projet d’envergure pour toute entreprise qui souhaite collecter de l’argent sur le marché boursier par le biais de la vente d’actions. Utilisez le tableau Smartsheet pour planifier tout ce qui concerne l’introduction en bourse, même si vous ne connaissez pas toutes les étapes.

La colonne Travail préparatoire décrit déjà toutes les tâches que vous devez accomplir. Par exemple, la colonne “Travail préparatoire” indique déjà toutes les tâches que vous devez accomplir :

• États financiers
• Préparation de l’audit préalable
• Préparation de la double classe
• EIP et ESPP
• Préparation du S-1
• Période d’examen par la SEC
• Finalisation et dépôt public du S-1

Les autres champs importants de la colonne dont vous avez besoin sont la date de début, la date d’échéance, les semaines incomplètes, les dépendances, la durée, l’assigné à, etc.

Fabrication

Vos usines de fabrication ont besoin de diverses matières premières, d’équipements, de recettes de produits, de directives de développement de produits, etc. Vous pouvez suivre efficacement tous ces éléments sur les feuilles de gestion de projet disponibles dans Smartsheet. Par exemple, vous avez besoin des éléments suivants :

• Registre des rapports d’incidents avec modèle de formulaire
• Approbation d’un nouveau produit avec modèle de formulaire
• Modèle de calendrier de développement d’un nouveau produit
• Modèle de calendrier d’entretien des machines

Le modèle de calendrier d’entretien des machines est une simple liste de contrôle que vous pouvez imprimer ou suivre numériquement. Il décrit la plupart des champs que vous devez suivre, comme l’état de la machine, le nom de la machine, l’emplacement, la date de la dernière maintenance, la date de la prochaine maintenance, la cadence de maintenance, l’affectation au technicien de la machine et les notes.

Ressources humaines

Smartsheet possède, de loin, des modèles extrêmement utiles pour les agences de recrutement. Les entreprises qui gèrent leur équipe de recrutement peuvent également utiliser ces tableaux Smartsheet. En voici quelques exemples :

• Répertoire d’informations sur les employés
• Liste de contrôle pour l’évaluation des employés
• Formulaire de demande d’emploi
• Suivi des candidats
• Suivi des CV des candidats avec formulaire
• Documentation sur le licenciement d’un employé
• Processus d’entretien avec Gantt
• Liste de contrôle pour les nouveaux embauchés
• Carte de pointage avec approbation automatisée

Par exemple, vous devez embaucher 10 employés pour votre équipe de marketing. Vous devez utiliser le modèle Processus d’entretien avec Gantt dans ce scénario.

Cette feuille de calcul comprend toutes les phases d’un processus d’embauche. Par exemple, la phase de pré-entretien, la phase d’entretien avec les candidats, la phase de sélection des candidats et la phase d’embauche.

Le tableau de projet affiche automatiquement un diagramme de Gantt dans le volet de navigation de droite et la vue Calendrier dans les colonnes supérieures. Ainsi, les responsables des ressources humaines peuvent vérifier l’état d’avancement du projet en consultant le tableau de bord du diagramme de Gantt.

Sans but lucratif

Les modèles Smartsheet suivants conviennent parfaitement aux organisations à but non lucratif et aux organisations non gouvernementales (ONG) :

• Plan de marketing pour un événement à but non lucratif
• Soumissions de l’équipe de terrain avec formulaire
• Gestion des donateurs
• Liste des bénévoles

Le processus de comptabilité des organisations à but non lucratif est essentiel au maintien de votre statut d’exonération fiscale aux États-Unis et au Royaume-Uni. Vous devez donc suivre les données relatives aux donateurs, comme le montant de leurs dons, leur nom, leur adresse, leur numéro d’identification fiscale, etc.

Vous pouvez donc utiliser le format de gestion des donateurs de Smartsheet. Il est livré avec des champs de données standard dont vous pourriez avoir besoin.

Par exemple, l’année du don, le nom du donateur, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, l’adresse, la région, le nom du fonds, etc. Comme les tableaux de Smartsheet sont basés sur des feuilles de calcul, vous pouvez facilement importer ces données dans divers logiciels de comptabilité pour les organisations à but non lucratif.

Comptabilité

Smartsheet dispose d’une vaste collection de modèles pour les agences comptables et les entreprises. Voici quelques formats notables à votre disposition :

• Tableau des flux de trésorerie
• Bilan
• Compte de résultat
• Fin de mois financier
• Préparation de l’impôt annuel

Les petites, moyennes et jeunes entreprises peuvent facilement économiser des milliers de dollars en utilisant ces formats. La maintenance de ces modèles Smartsheet vous permettra de vous conformer aux réglementations comptables sans avoir à payer une agence externe.

Alternatives aux modèles Smartsheet

Vous avez exploré les vastes collections de modèles de Smartsheet. Regardez maintenant les applications de gestion de projet suivantes qui proposent également des modèles :

modèles de monday.com

monday.com dispose d’une bibliothèque élaborée de modèles pour différents cas de figure. Une fois que vous accédez à sa bibliothèque de modèles, vous voyez les catégories de modèles présentées comme le marketing, la gestion de projet, le design, les ventes et la gestion de la relation client, les ressources humaines et le développement de logiciels. Vous pouvez toutefois obtenir davantage de modèles en sélectionnant des catégories d’entreprises dans le panneau de navigation de gauche.

Modèles ClickUp

Labibliothèque de modèles de ClickUp présente les modèles fréquemment utilisés directement sur la page d’accueil du modèle. Ceux-ci sont issus de niches d’activité telles que le design, la créativité, l’ingénierie, la finance, les produits, la comptabilité, etc. Il existe également deux niveaux de filtres dans la barre latérale gauche. Ces filtres sont les niveaux et les cas d’utilisation. Vous pouvez trouver un modèle approprié en modifiant les filtres.

Conclusion

Les modèles sont d’excellentes ressources pour démarrer de nouveaux projets sans conjecture ni erreur humaine. C’est pourquoi la plupart des applications de gestion de projet proposent des modèles prêts à l’emploi. Smartsheet n’est pas différent et offre des modèles gratuits pour un usage personnel ou commercial sans besoin de licence.

Cet article a, jusqu’à présent, expliqué quelques modèles de gestion de projet et d’entreprise exceptionnels de Smartsheet. Vous devez trouver un tableau Smartsheet ci-dessus en rapport avec votre activité. Commencez à utiliser les modèles immédiatement ou personnalisez-les pour les faire vôtres.

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