Les entreprises et les entités commerciales considèrent les bons de travail comme la source de vérité pour tout ce qui concerne un budget monétaire et des travaux à effectuer.
La documentation est une fonction indissociable de toute entreprise, qu’elle soit en ligne ou non. Au cours du cycle de vie d’une entreprise, vous rencontrerez de nombreux documents commerciaux tels que des factures, des procédures opérationnelles standard (POS), des factures d’approvisionnement, etc.
L’un des documents les plus appréciés est le ticket de service. Dès qu’il est émis, les machines de votre entreprise commencent à fournir les produits/services et perçoivent des revenus à l’issue de la commande.
Les commandes internes ou externes peuvent être très déroutantes si vous n’avez pas d’expérience dans la création et la gestion de ce type de documents. Mais ne vous inquiétez pas, car cet article vous aidera à acquérir des connaissances suffisantes sur cette composante de l’entreprise. Sans plus attendre, lisez-le.
Qu’est-ce qu’un ordre de travail ?
Lorsque vous recevez un ordre de travail d’un client, il s’agit d’une demande formelle de maintenance, de livraison de produits, de prestation de services, etc. Les bons de travail sont indispensables dans les affaires officielles, que la tâche soit très complexe, comme la construction d’une centrale électrique, ou très simple, comme la livraison d’accessoires informatiques.
Ces documents officiels varient d’un secteur à l’autre. Toutefois, les informations standard qu’ils contiennent sont les principaux produits à livrer, la date de début, la date de fin, la personne responsable, la personne chargée de l’exécution et la personne qui a passé la commande.
Par ailleurs, la trace écrite d’une entreprise commence par un ordre de travail. Lorsque la tâche progresse et que le document passe d’une main à l’autre, il sert de moyen de communication formel entre les parties concernées.
Enfin, lorsque le travail est terminé, les comptables utilisent ce document pour régler les comptes débiteurs ou créditeurs. En outre, les auditeurs externes ou internes consultent d’abord les ordres de travail lorsqu’ils procèdent à l’audit d’une entreprise.
Voici d’autres expressions que les professionnels peuvent utiliser à la place des bons de travail :
- Ticket de service
- Bon de travail
- Bon de travail
- Bon de travail
L’objectif de l’ordre de travail
Le seul objectif d’un tel document est de conserver une trace de toutes les autorisations de travail, des coordonnées du prestataire de services, des coûts et du délai d’exécution des travaux. Les clients externes, comme les consommateurs, et les clients internes, comme les employés, peuvent créer un bon de travail.
Le document est ensuite transmis à l’équipe concernée, selon qu’il s’agit d’un ordre de travail interne ou externe. Les entreprises utilisent souvent des logiciels pour créer des bons qui passent par de nombreux bureaux numériques ou physiques.
Voici en un coup d’œil la liste des objectifs de l’ordre de travail :
- Expliquer l’émission, la réparation et l’installation/livraison de biens
- Fournir les ressources et l’équipement nécessaires pour le travail ou les travaux de maintenance
- Fournir aux techniciens des instructions détaillées sur le travail, la tâche ou l’entretien
- Enregistrer officiellement les matériaux, la main-d’œuvre et les ressources consommés pour l’achèvement du travail
- Suivi de tous les travaux de réparation et d’entretien effectués sur chaque autorisation
- Contient des données monétaires telles que le coût, les taxes, les prélèvements, les impôts, etc.
Termes relatifs à la gestion des ordres de travail
Approbateur de travaux
Un membre de l’équipe administrative ou un membre de cette équipe s’occupe de l’attribution et de l’approbation des demandes de maintenance pour la gestion des équipements. Parfois, le service d’accueil des relations avec les clients et le responsable de l’entrepôt peuvent également jouer le rôle d’approbateur.
Demandeur de travaux
Le demandeur est une personne ou une équipe qui demande la réalisation d’un travail spécifique. Les consommateurs génèrent des commandes de travail par le biais d’achats en ligne ou en personne dans le secteur des services et des biens.
Dans les scénarios interentreprises, les clients au niveau commercial peuvent demander du travail, ou cela peut également provenir d’une équipe interne, comme un responsable des opérations du service clientèle qui demande des réparations sur un poste de travail.
Techniciens de terrain
Dans les bons de travail de maintenance, les techniciens de terrain sont des ingénieurs, des mécaniciens, des réparateurs, etc. qui possèdent les compétences nécessaires pour exécuter la tâche mentionnée dans le document du bon de travail.
Les éléments d’un bon de travail
Une entreprise peut enregistrer de nombreux éléments et données connexes à l’aide de documents de commande. Voici quelques exemples d’éléments que vous devez inclure.
Éléments obligatoires
#1. L’actif est l’élément principal de tout bon de travail.
#2. Le nom du demandeur de travail est également obligatoire.
#3. L’ étendue des travaux est un autre élément essentiel puisqu’il détermine les compétences, les outils et les procédures opérationnelles normalisées (POS).
#4. Le demandeur d’intervention doit également remplir un champ intitulé “ Description du problème“. Il aide les techniciens ou le facilitateur de service à comprendre rapidement le problème.
#5. Les remplacements de pièces de machines ou les besoins en outils spéciaux doivent également figurer dans le document.
#6. Toutes les entreprises présentent des risques pour la santé. Ils doivent être mentionnés dans l’ordre de travail.
#7. Les dates et les heures sont également très importantes. Il peut s’agir d’une date de début, d’une heure de début, d’une date de fin (prévue), d’une heure de fin (prévue), d’une date/heure de fin réelle, etc.
#8. Un ordre de service doit également inclure les coordonnées du demandeur, du gestionnaire de l’ordre, du technicien, etc. Vous pouvez donc inclure des numéros de téléphone portable, des numéros de téléphone, des numéros de fax, des adresses électroniques, des sites web, des adresses de bureau, etc.
Composants volontaires
#9. Un bon de travail peut contenir plusieurs champs de signature pour le client, le responsable, le technicien, le comptable, etc.
#10. Les heures de travail doivent également être présentes pour permettre une facturation et des rapprochements appropriés.
#11. Il est bon d’avoir une liste de tâches dans un formulaire d’ordre de service. Elle permettra au gestionnaire du bon de travail, au facilitateur et au client de rester synchronisés sur le travail effectué.
#12. Les formats modernes de tickets de service comportent également un champ dédié à l’importance de la commande. Par exemple, en fonction du niveau de priorité, les gestionnaires planifient les ordres de service.
#13. Vous pouvez également inclure une liste de contrôle des outils, des applications informatiques, des pièces détachées, des consommables, etc. à vérifier et à remettre dans l’inventaire.
#14. Vous pouvez inclure le coût estimatif du travail livré pour les commandes à coût ouvert. Pour les commandes globales dont le prix est prédéterminé, certaines entreprises mentionnent le coût réel.
#15. Enfin, un numéro d’identification de la commande et un titre du travail doivent figurer dans la liste, car ils vous aident à documenter la fiche de travail.
Types de bons de travail
Maintenance préventive
Les unités de fabrication ou de production d’une entreprise émettent des bons de travail pour l’entretien des équipements. Cela permet d’éviter les pannes de machines et les pertes de production.
Usage général
Les entreprises émettent des bons de service lorsqu’elles ont besoin d’une tierce partie pour effectuer une tâche ponctuelle, comme l’enlèvement d’un équipement inutilisé, l’installation d’un antivirus sur un ordinateur portable, etc.
Inspection des machines
Les entreprises approuvent des bons de travail ponctuels pour l’inspection par un expert tiers afin d’évaluer l’équipement, les actifs ou les outils.
Alimentation électrique
Les clients internes ou externes peuvent demander à bénéficier d’une alimentation électrique, d’un éclairage et d’un câblage par le biais de ces documents.
Urgence
Ces ordres de travail sont généralement non planifiés pour faire face à des accidents. Vous pouvez émettre de tels ordres pour protéger la vie du personnel ou pour éviter que des équipements coûteux ne subissent des dommages permanents.
Projets spéciaux
Il arrive que vous deviez moderniser l’unité de production sans remplacer les machines existantes. Vous pouvez demander des mises à niveau d’équipements ou de logiciels qui augmentent la productivité à l’aide de ce bon de travail.
Les avantages de l’utilisation des bons de travail
#1. Votre entreprise documente tous les bons de travail avec les enregistrements nécessaires. L’agence d’audit demandera ces documents à chaque fois qu’il y aura un audit pour valider les performances de votre entreprise.
#2. Vous rendez votre entreprise plus transparente en impliquant des tickets de service pour chaque prestation de service. Les clients aiment traiter avec des agences qui sont très attentives à la documentation du travail et qui partagent les données collectées avec eux.
#3. Vous payez rapidement les techniciens internes ou externes en consultant le bon de travail et vous les rendez heureux.
#4. Aidez l’équipe chargée de l’inventaire à se procurer toutes les pièces détachées à l’avance afin que l’entretien des machines ne se heurte à aucun goulot d’étranglement.
#5. Analysez les notes des bons de travail et prenez les mesures appropriées pour éviter toute panne des machines à l’avenir.
#6. Les entreprises axées sur les services et les produits peuvent raisonnablement estimer les recettes de l’année en examinant les documents de commande de services remplis et facturés.
#7. Enfin, les bons de travail servent de fil conducteur à la communication entre plusieurs services. Par conséquent, vos unités commerciales peuvent éliminer les effets négatifs du travail en silos.
Voici quelques plateformes où vous pouvez trouver des modèles prêts à l’emploi :
Modèles de bons de travail imprimables : TemplateLab
TemplateLab est l’une des sources les plus fiables de documents commerciaux authentiques. Vous y trouverez également des modèles, des formulaires et des formats de haute qualité pour les ordres de travail. Son contenu est facile à télécharger.
Contrairement à certains concurrents, vous n’avez pas besoin de divulguer une foule d’informations sur vous-même ou sur votre entreprise pour obtenir un lien de téléchargement.
Il vous suffit de trouver le formulaire correspondant à votre travail commercial ou personnel et de cliquer sur le bouton de téléchargement pour obtenir le fichier. En outre, vous pouvez facilement ouvrir les fichiers modèles à l’aide de n’importe quelle application de traitement de texte ou de tableur, comme Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs et Google Sheets.
Le site présente un large éventail d’exemples de tickets de service tels que :
- Exemples de travaux de réparation automobile
- Modèles de travaux d’entretien
- Formulaires pour les travaux informatiques
- Exemples de travaux d’externalisation de la conception graphique
En outre, ces modèles contiennent un formatage moins restreint, ce qui vous permet de personnaliser les tableaux et les colonnes comme vous le souhaitez.
Modèles de bons de travail gratuits : Smartsheet
Smartsheet vous aide à intégrer les bons de travail dans votre système de gestion de projet. Comme il s’agit d’un fournisseur de logiciel de gestion de projet propriétaire, si vous utilisez ses modèles à télécharger gratuitement et que vous importez le document dans Smartsheet, vous n’investissez pas d’argent, mais vous automatisez l’ensemble du processus de réception et de résolution des tickets de service.
Voici quelques modèles remarquables que vous pouvez utiliser à bon escient :
- Bons de travail pour l’entretien
- Bons de travail pour les travaux d’entretien
- Tickets de service d’arrêt de travail
- Demande de travaux d’aménagement paysager
- Tous les modèles de suivi des ordres de travail
Les modèles hébergés sont fournis sous deux formes. Tout d’abord, vous pouvez télécharger le fichier d’exemple au format PDF, Excel ou Word et le personnaliser dans une application de bureau qui prend en charge ces types de fichiers.
Vous pouvez également importer les modèles dans votre tableau de bord de projet Smartsheet. La deuxième méthode est très pratique pour les environnements complexes et à évolution rapide où les approbateurs et les gestionnaires de tickets de service doivent gérer des centaines de bons de travail.
Modèles de bons de travail : Jotform
Si vous êtes un travailleur indépendant ou un propriétaire de petite entreprise qui doit servir des clients importants qui exigent des documents de commande formels, vous pouvez essayer les modèles de Jotform. Ils vous permettent d’économiser de l’argent sur plusieurs plans :
- La commande d’une activité professionnelle auprès des créateurs
- L’achat de licences de logiciels de gestion des ordres de travail
- La nomination d’experts en documents d’entreprise qui peuvent créer ces bons de travail pour vous
Au lieu de cela, il vous suffit d’utiliser les modèles faciles à personnaliser et de les importer dans l’éditeur PDF en ligne propriétaire de Jotform. Les deux services sont gratuits pour un usage commercial.
Les principaux modèles de tickets de service que vous pouvez utiliser sont les suivants :
- Configuration du produit client
- Entretien d’un véhicule
- Réparation automobile
- Maintenance
- Conception de site web
- Production vidéo
- Toilettage d’animaux
- Développement web en freelance
En outre, vous n’avez pas besoin de posséder des compétences techniques approfondies pour utiliser l’éditeur Jotforms. Il s’agit d’un simple outil d’édition de PDF par glisser-déposer que toute personne sachant utiliser un navigateur web peut utiliser.
Modèles de bons de travail : Template.net
Template.net est une autre destination populaire pour les documents à usage personnel et professionnel. Il dispose d’une barre de recherche relativement simple dans laquelle vous pouvez saisir vos besoins (documents, modèles, conceptions graphiques, etc.) et la plateforme vous proposera des exemples de grande qualité.
Sa section Business vous permet d’accéder à d’extraordinaires exemples de bons de travail que vous pouvez personnaliser directement dans son éditeur ou en utilisant des applications de traitement de texte. Cependant, son utilisation gratuite est quelque peu limitée.
Tout d’abord, vous devez vous abonner à un compte gratuit ou payant. Ensuite, vous pouvez télécharger jusqu’à trois modèles par jour, il s’agit d’un compte gratuit. Vous pouvez également utiliser l’éditeur. Quoi qu’il en soit, il y aura une limite de téléchargement.
Cependant, il vous permet de télécharger vos ordres de travail dans différents formats de fichiers comme Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word et Excel.
Conclusion
Le bon de travail est une question de traces écrites. La transformation numérique des entreprises, tous secteurs confondus, se traduit désormais par une trace de fichiers PDF, Google Docs ou Microsoft Word sur une tablette, un ordinateur portable ou un téléphone mobile.
En bref, il décrit le travail à effectuer, quand et par qui, ainsi que le coût de la tâche. Le personnel de votre entreprise commence à effectuer des tâches lorsqu’un ordre de travail a été généré, et le personnel se repose lorsque les recettes sont comptabilisées dans les livres de l’entreprise, conformément aux termes comptables standard.
Maintenant que vous avez suivi une discussion approfondie sur les bons de service et que vous disposez de quelques modèles, vous devriez être en mesure de créer des copies performantes de ces documents.
Une entreprise prospère a besoin de plus qu’un simple ordre de travail. Vous devez prendre des décisions éclairées sur les tâches à accepter ou à passer en obtenant des suggestions des meilleurs réseaux d’experts.