Projektmanagement-Fähigkeiten, die Ihre Karriere fördern werden

Die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten und -Software – vom Anfänger bis zum Profi!

Projektmanagement ist ein Prozess und ein Leitfaden für die Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung der Umsetzung neuer Initiativen oder organisatorischer Veränderungen. Es unterscheidet sich vom normalen Aktivitätsmanagement eines Unternehmens, einem fortlaufenden Prozess, bei dem neue Produkte entwickelt werden, um vorgegebene Geschäftsziele zu erreichen.

Zum Projektmanagement gehören die Planung, Besetzung, Überwachung und Kontrolle aller Aspekte des Projekts sowie die Motivation der Teilnehmer, die Projektziele zu erreichen.

Und damit Sie diese Projekte effizient und effektiv managen können, finden Sie hier neben den Projektmanagement-Fähigkeiten auch eine praktische Liste mit einigen beliebten Tools.

Lassen Sie uns nun die Projektmanagement-Fähigkeiten und -Werkzeuge im Detail betrachten. Zunächst sollten wir jedoch einen Blick darauf werfen, was es ist und welche Karrieremöglichkeiten es bietet.

Die Bedeutung des Projektmanagements

Fokus schaffen

Die meisten Projekte werden im Voraus für die langfristigen Ziele des Unternehmens vorbereitet. Ihre Durchführung dauert Monate oder Jahre und ist für Unternehmen oft schwierig zu handhaben. Projektmanager messen die Parameter des Projekts und stellen sicher, dass jede Aufgabe oder jedes Ziel innerhalb der Frist abgeschlossen wird.

Wenn der Umfang und die Fristen festgelegt sind, können sich Unternehmen und Teammitglieder auf die Ziele und organisatorischen Vorgaben konzentrieren. Ein strukturierter, zielorientierter Projektmanagementprozess garantiert die richtige Planung für eine effektive Ausführung.

Optimiert die Ressourcenzuweisung

Die Ressourcenzuweisung ermöglicht eine effiziente Nutzung von Zeit, Geld und Humanressourcen und schärft das Bewusstsein dafür, wie und wo Ressourcen eingesetzt werden und welche Prioritäten gesetzt werden sollten.

Projektmanager dienen als Experten, die die Projektanforderungen bewerten und sicherstellen, dass die Ressourcen angemessen verteilt werden, was zu geringeren Kosten und höherer Produktivität führt.

Qualität

Das Projektmanagement stellt die Qualität des Projekts auf bestmögliche Weise sicher und sorgt dafür, dass der Projektumfang und der Zeitplan den Anforderungen der Unternehmen entsprechen. Die Erwartungen der Kunden stehen in der heutigen Geschäftswelt an erster Stelle.

Daher ist es unerlässlich, im harten Wettbewerb und mit einem kundenorientierten Ansatz die beste Projektqualität zu liefern. Das Projektmanagement garantiert, dass die Qualität, der Zeitplan und der Umfang des Projekts den Erwartungen des Kunden entsprechen, was den Ruf der Marke und die Kundenbindung verbessert.

Risikomanagement

Die Risiken in der modernen Geschäftswelt reichen von technischen bis hin zu Marketingaspekten. Ein Ansatz zur Risikobewertung verringert das Scheitern von Projekten, indem potenzielle Probleme schnell erkannt werden.

Ein gut definiertes Projektmanagement beinhaltet die Bewertung aller potenziellen Risiken des Projekts, ihre Quantifizierung, die Erstellung eines Plans zur Minderung dieser Risiken und die Erstellung eines Backup-Plans für den Fall, dass ein Risiko eintritt. Es stellt sicher, dass das Projekt auch in einem sich verändernden Umfeld wie geplant abläuft, und trägt so zu einem erfolgreichen Projekt bei.

Karriereperspektiven im Bereich des Projektmanagements

Projektmanagement-Fähigkeiten eröffnen Ihnen eine Vielzahl von Karrieremöglichkeiten. Hier sind einige davon aufgelistet:

• Marketing-Projektmanager: Projektmanager in der Marketingbranche entwerfen oft Programme, um die Identität einer Marke zu stärken, ihr Profil zu schärfen oder ihren Marktanteil zu erhöhen. Marketing-Projektmanager sind nicht nur für die Marketingplanung und die Leitung der Werbestrategie verantwortlich, sondern auch für Designer, Texter und Spezialisten für soziale Medien.
• Manager im Gesundheitswesen: Projektmanager im medizinischen Bereich sind für Programme verantwortlich, die Krankenhäuser, Kliniken und medizinische Labors zu besseren Arbeitsplätzen machen. Zu ihren Aufgaben gehören Notfallmaßnahmen, die Erweiterung von Einrichtungen, Betriebsbudgets und Beschäftigungsrichtlinien.
• Finanzieller Projektmanager: Das Finanzprojektmanagement befasst sich mit den Bemühungen um die Einnahmen eines kommerziellen Unternehmens. Sie sorgen für Budgets und Prognosen und überwachen die Investitionen einer Organisation, Finanzberichte und die langfristige Planung.
• Bauprojektmanager: Die Planung und der Bau von Gebäuden für Wohn-, Gewerbe-, Industrie-, Medizin- und Bildungszwecke sind Teil von Bauprojekten. Ein Bauprojektmanager hilft bei der Erstellung von Entwürfen, dem Einkauf und der Verteilung von Rohstoffen und der Festlegung von allgemeinen Zeitplänen und Terminen für bestimmte Ziele.
• Technischer Projektleiter: Das technische Projektmanagement umfasst die Entwicklung, den Entwurf und die Konstruktion einer Vielzahl von Objekten, Gebäuden und Maschinen unter Anwendung wissenschaftlicher Prinzipien. Die Ingenieursbranche ist groß und hat viele Zweige, von denen jeder ein anderes Fachgebiet hat. Der Manager kombiniert die Kreativität von Ingenieuren und andere Fähigkeiten, wie z.B. mathematische Kenntnisse, mit dem Wissen über das jeweilige Fachgebiet.

Projektmanagement ist also eine sehr gefragte Fähigkeit, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann.

Kommen wir nun zu den Projektmanagement-Fähigkeiten, die Sie benötigen. Wissen Sie, was das Beste daran ist? Wenn Ihnen diese Fähigkeiten nicht in die Wiege gelegt wurden, können Sie sie sicherlich erlernen und gleichzeitig Ihre vorhandenen Fähigkeiten verbessern!

Projektmanagement-Fähigkeiten

Zeitmanagement

Die Zeit ist begrenzt, und das rechtzeitige Erreichen von Zielen ist eine Schlüsselkomponente des Projektmanagements und eine entscheidende technische Fähigkeit. Der reibungslose Ablauf eines Projekts hängt von seinem Zeitplan ab, da es innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden muss.

Ein ineffektives Zeitmanagement kann zu Verzögerungen und noch schwerwiegenderen Problemen führen. Daher müssen Manager jedem Arbeitsziel ausreichend und angemessen Zeit widmen und die Effizienz des Ziels in der Zeit analysieren. Außerdem müssen sie Projektprobleme rechtzeitig lösen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Timeboxing-Techniken zur Maximierung Ihres Arbeitstages und die Pomodoro-Technik zur Steigerung Ihrer Produktivität werfen.

Werkzeuge

#1. ActiveCollab

ActiveCollab ist eine integrierte Zeitmanagement-Software und ein Kollaborationstool, mit dem Sie während der Arbeit an einzelnen Aufgaben und Projekten den Überblick über alles im Unternehmen behalten. Stundenzettel mit Zeitberichten fassen alle gespeicherten Zeitdaten, einschließlich Projektbudget und Mitarbeitergehälter, übersichtlich zusammen.

Wichtigste Funktionen

• Die Funktion Arbeitsmanagement unterstützt die Entwicklung des Projekts, um es systematisch abzuschließen.
• Sie verfügt über eine integrierte Stoppuhr, die für jede spezifische Aufgabe im Projekt eingestellt werden kann, was die stundengenaue Abrechnung mit den Kunden erleichtert.
• Die Software bietet einen Überblick über die Personalressourcen über Tabellenkalkulationen, so dass der Manager die Projektarbeit je nach Verfügbarkeit zuweisen und planen kann.

Die Plattform ermöglicht es auch, die verfolgten Stunden von den geschätzten Stunden zu trennen.

#2. Time Doctor

Time Doctor ist ein cloudbasiertes Tool zur Zeiterfassung und -verwaltung, das die Produktivität der Mitarbeiter erfasst. Es ermöglicht die Eingabe der für jedes Projekt aufgewendeten Zeit und die Bestimmung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Arbeitsstunden. Es verbessert die Leistung des Einzelnen und des Teams, indem es aufzeigt, wo das Team stark ist und wo es Unterstützung braucht.

Wichtigste Merkmale

• Tools zur Zeitmessung helfen Managern dabei, das Engagement bei jedem Projekt zu bewerten und die Stärken des Teams zu erkennen.
• Die Mitarbeiter lernen ihre Stärken und Schwächen kennen und werden dadurch in hohem Maße produktiv, verantwortungsbewusst und selbstbestimmt.
• Time Doctor ermöglicht es, von überall aus transparent zu arbeiten, was die Zufriedenheit in der Geschäftswelt fördert.

Unternehmen können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachverfolgen und mit Hilfe der Gehaltsabrechnungsfunktion wöchentlich und monatlich Gehaltsabrechnungen erstellen.

Kommunikation und Kollaboration

Effiziente Kommunikation ist wichtig, um die Anforderungen des Projekts und des Teams zu klären. Während eines laufenden Projekts ist die Kommunikation mit verschiedenen Personengruppen erforderlich, z. B. mit Kunden, Lieferanten, Teammitgliedern und anderen Managern innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens. Projekte können schnell organisiert und erfolgreich werden. Daher ist eine effektive Kommunikation auch wichtig, damit Manager Ideen austauschen und auftretende Probleme lösen können.

Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ermöglichen den Austausch von Ideen, den Erwerb von Wissen und das Verständnis für das Projektziel. Die Koordination ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, innovative Lösungen und bessere Projektergebnisse durch den Austausch von Wissen.

Außerdem lassen sich so Herausforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus angehen, da Probleme offen diskutiert, in einem Brainstorming erörtert und gelöst werden können.

Werkzeuge:

#1. Slack

Slack ist eine Produktivitätsplattform, die einen nahtlosen Wissensaustausch ermöglicht und die Teams miteinander verbindet und beschäftigt. Business Messaging-Apps verbinden Menschen im gesamten Unternehmen zu einem einheitlichen Team, um effektiv zu kommunizieren.

Wichtigste Funktionen

• Es bietet Messaging-Funktionen, die gemeinsame Nutzung von Dateien und Medien, die Initiierung von Sprach- und Videoanrufen, Projektplanung und Integrationstools, die einen nahtlosen Ablauf von Projekten ermöglichen.
• Die Software ermöglicht die reibungslose Integration externer Geräte und reduziert den Zeitverlust beim Wechseln von Anwendungen oder Tabs.
• Die Software bietet einen Workflow Builder, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Arbeitsabläufe zu optimieren, den Wissensaustausch zu verbessern und die gemeinsame Nutzung von Projektinformationen zu erleichtern.

Die Plattform unterstützt außerdem jeden mit No-Code-Automatisierung und KI.

#2. Miro

Miro ist ein Online-Arbeitsbereich für Innovationen, der die Zusammenarbeit mit Teams jeder Größe ermöglicht, um einen effektiven Arbeitsplatz zu schaffen. Es bietet Funktionen für das Projektmanagement, die Videochats, Präsentationen und die gemeinsame Nutzung ermöglichen.

Wichtigste Funktionen

• Die Plattform beschleunigt auch die Umsetzung komplexer Projekte, da sie dynamische visuelle Hilfsmittel wie Miro-Karten, Kanbans und Flussdiagramme verwendet und sich in gängige Aufgabenmanagement-Tools wie Smartsheet, monday.com, Asana, ClickUp, Jira und andere integrieren lässt.
• Die Plattform bietet Dokumentationen für Entwürfe, Umfrageergebnisse, Videos und Live-Daten; Sie können Informationen, die aus dem Tech-Stack synchronisiert wurden, ganz einfach in Miro-Karten zusammenfassen.
• Die Plattform konzentriert sich auf Analyse, Abstimmung und Ausführung, indem sie komplexe Aufgaben automatisiert und das Denken bei der Ideenfindung und Erstellung erweitert.

Die Kollaborations- und Innovationstools der Plattform ermöglichen eine Ausführung in Echtzeit, was die funktionsübergreifende Teamarbeit sowie die Planung von Meetings und Workshops erleichtert.

Sehen Sie sich auch einige derbestenMiro-Alternativen für eine verbesserte visuelle Zusammenarbeit an.

Risikomanagement

Es ist wichtig, den Zeitrahmen zu bestimmen, innerhalb dessen sich das Risiko so schnell wie möglich manifestieren wird. Außerdem ist es wichtig, Budget, Zeitplan, Umfang und Qualität entsprechend dem jeweiligen Risiko sorgfältig zu berücksichtigen. Risiken wirken sich also erheblich auf ein Projekt aus und können zu Kompromissen mit den Beteiligten führen.

Der Projekterfolg wird durch das Risikomanagement verbessert, das sowohl interne als auch externe Bedrohungen identifiziert. Der Projektmanager kann Pläne mit den Beteiligten teilen, um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

• Lückenanalyse: Die Lückenanalyse dient dazu, die Lücke zwischen den Unternehmenszielen und dem laufenden Betrieb zu ermitteln. Sie identifiziert vor allem die Schwachstellen des Betriebs, die behoben werden müssen.
• Strategiebewertung: Die Strategiebewertung ist ein Bewertungsinstrument des Analyseprozesses, mit dem der laufende Betrieb des Unternehmens in regelmäßigen Abständen bewertet wird. Die Methode richtet die Ziele des Unternehmens aus und umreißt sie mit dem Prozess, der den Erfolg des langfristigen Ziels gewährleistet.
• SWOT-Analyse: SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Es ist die gängigste und am weitesten verbreitete Methode der internen Analyse, die einfach so funktioniert, wie sie heißt. Die Organisation bestimmt die Stärken ihres Unternehmens, um diese während des strategischen Prozesses beizubehalten, wobei sie die Schwächen analysiert, die es zu überwinden gilt. Interne Chancen müssen unbedingt gefunden werden, da sie das Wachstum des Unternehmens fördern. Umgekehrt müssen Bedrohungen in Echtzeit entdeckt und reduziert werden. Sehen Sie sich diese Vorlagen für SWOT-Analysen und Risikobewertungen für Ihr Unternehmen an.

Werkzeuge

#1. nTask

nTask ist eine Risikomanagement-Software, die Projektrisiken identifiziert, Risikoverantwortliche zuweist, Pläne zur Risikominderung erstellt, mit Risikokennzahlen analysiert und Risiken mindert.

Wichtigste Merkmale

• Die Software verbessert die Risikobewertung und -dokumentation und hilft dabei, Risiken besser zu erkennen.
• Die Software ermöglicht Risikoanalysen, Bewertungsdiagramme und Risikometrien, definiert benutzerdefinierte Risikotreiber und visualisiert Ihren Fortschritt mit Metriken oder Fortschrittsdiagrammen.

Die Software organisiert, rationalisiert und priorisiert die Aufgaben, die zum Erreichen eines Ziels oder zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind.

Budgetierung

Für die Budgetierung gibt es die folgenden drei Methoden:

• Analoge Budgetierung: Die analoge Budgetierung ist eine Methode der Budgetschätzung, bei der ein bereits abgeschlossenes Projekt untersucht wird, das vom Umfang her mit dem aktuellen Projekt vergleichbar ist. Die Budgetberechnungen werden modifiziert, um Variationen im Projektumfang, in der Qualität, in der Ausführungsdauer oder in anderen relevanten Faktoren zu berücksichtigen. Sie kann hilfreich sein, wenn nur wenige Informationen über ein bevorstehendes Projekt verfügbar sind und eine schnelle Schätzung benötigt wird.
• Parametrische Schätzung: Bei dieser Methode werden historische Daten und andere relevante Variablen verwendet, die es ermöglichen, den Projektumfang und die Dauer zu ermitteln und die Gesamtkosten zu schätzen. Ihr Hauptziel besteht darin, die Kosten pro Einheit für verschiedene Aspekte zu ermitteln, die mit dem aktuellen Projekt gemeinsam sind, und dann den Prozentsatz so zu ändern, dass er dem Umfang des neuen Projekts entspricht. Die Genauigkeit dieser Methode hängt im Allgemeinen von der Kapazität und Anwendbarkeit der verwendeten historischen Daten ab.
• Top-Down-Methode: Bei der Top-Down-Methode wird das gesamte Projektbudget untersucht und die Kosten für jeden erforderlichen Prozess ermittelt. Jede Komponente des Gesamtprojekts wird in den Methoden beschrieben und dann mit den ursprünglichen Schätzungen für jede Komponente verglichen. Anhand der Ergebnisse können die Projektmanager feststellen, wie kosteneffektiv jeder Prozess ist, und sie können sich dafür entscheiden, bestimmte Komponenten zu reduzieren, um das Projekt im Rahmen des Gesamtbudgets zu halten.

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Tipps zur Erstellung effizienter Budgets

Ein angemessenes Projektmanagement-Budget erfordert eine Kostenschätzung aller direkten und indirekten Ausgaben, Investitionsausgaben und Betriebskosten. Da das tatsächliche Projektbudget vor allem von den Grundkosten abweicht, muss jeder einzelne Kostenpunkt ermittelt werden.

Überwachen Sie die Budgetaktivitäten und das prognostizierte Budget im Laufe der Zeit. So können Sie feststellen, ob das Budget verbessert werden muss oder ob alles gut funktioniert. Die Projektplanung wird einige Ausfallzeiten mit sich bringen, so dass die anfänglichen Budgetpläne bereits eine Notfallfinanzierung vorsehen müssen. So wird sichergestellt, dass einige erwartete Probleme schnell gelöst werden können.

Sehen Sie sich die besten Budgetvorlagen für Unternehmen für eine effektive Geldverwaltung an.

Werkzeuge

#1. Rodeo Drive

Rodeo Drive ist eine Projektassistenzsoftware, die Zeiterfassung, Budgetverwaltung, Zusammenarbeit in Echtzeit und Kundenfakturierung ermöglicht – eine All-in-One-Projektmanagementlösung zur Steigerung von Produktivität und Rentabilität für kleine und mittlere Unternehmen.

Hauptmerkmale:

• Die Software erstellt verschiedene Phasen für das Projekt und stellt sie zur besseren Planung separat auf der Grundlage von Ist-, Retainer- oder Fertigstellungsprozentsätzen in Rechnung.
• Die Software verfolgt den gesamten Projektverlauf und ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen und Ausgaben aus dem Budget.
• Rodeo Drive vergleicht die Projektaktivität und das zugewiesene Budget in Echtzeit und hilft so, Ausgabenüberschreitungen zu erkennen und Gewinnrisiken zu vermeiden.

Die Software bietet ein anpassbares Dashboard für verschiedene Anwendungsfälle, darunter Marketingteams, Freiberufler, Kreativagenturen usw.

Problemlösungsansätze

Problemlösungsansätze helfen bei der Bewältigung komplexer Probleme im Projektmanagementprozess. Es handelt sich um einen systematischen und flexiblen Prozess zur Bewertung und Umsetzung innovativer Lösungen in einem sich verändernden Umfeld. Man kann das Projektproblem aus verschiedenen Möglichkeiten heraus definieren und dabei alle Fragen, die sich für das Projekt stellen, aufwerfen.

Strategien zur Entwicklung von Problemlösungskompetenz

• Verstehen Sie die Ziele: Ein klares Verständnis der Projektziele ist einer der ersten Schritte bei der Problemlösung als Projektmanager. Der Projektmanager muss die Risiken und Chancen des Projekts bewerten und die Erwartungen und Bedenken des Teams und der Interessengruppen verstehen. Dies hilft dem Projektmanager dabei, potenzielle Probleme zu erkennen und Strategien zu entwickeln, um sie abzumildern oder zu lösen.
• Problemlösende Denkweise: Eine problemlösende Denkweise ermöglicht es, flexibel, offen für Veränderungen und aufgeschlossen für neue Perspektiven zu sein. Durch die Entwicklung einer problemlösenden Denkweise kann der Projektmanager die Teammitglieder für eine gemeinsame Vision begeistern und so die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen fördern.
• Schulen Sie Ihre Teammitglieder: Projektmanager müssen in die Ausbildung ihrer Teammitglieder investieren, damit diese in der Lage sind, Entscheidungen zu treffen, effektiv zu kommunizieren und Ratschläge für den Umgang mit schwierigen Situationen zu geben. Projektmanager können eine Kultur der Problemlösung in ihren Teams fördern, indem sie Coaching und Training anbieten, damit das Team proaktiver und ergebnisorientierter arbeiten kann.
• Implementieren Sie die Lösung: Der Projektmanager ist für die Implementierung der gewählten Lösung und die Überwachung ihrer Entwicklung verantwortlich. Das Team muss zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Lösung erfolgreich implementiert wird und alle Probleme schnell behoben werden. Um festzustellen, ob die Lösung die Projektziele erreicht hat, muss der Projektmanager auch die Auswirkungen der Lösung bewerten.

Lösung von Konflikten

In einem Projekt kann es aus vielen Gründen zu Konflikten zwischen den Beteiligten kommen, z.B. wegen widersprüchlicher Ideen, Projektstress, unerwarteter Anforderungen, finanzieller Beschränkungen, mangelndem Engagement oder Konflikten zwischen Egos. Konfliktmanagement ist eine Chance, denn jeder hat während eines Konflikts andere Sichtweisen und Ideen.

Daher ermöglicht es Kreativität und Innovation, indem es positiv aufgenommen wird. Wenn diese nicht umgehend gelöst werden, kann dies die Effektivität der Projektentwicklung und die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen, was zu Verzögerungen bei den Ergebnissen und zu Qualitätseinbußen führt.

Strategien zur Verbesserung der Konfliktlösungsfähigkeiten:

• Legen Sie Richtlinien fest: Die Konfliktlösungstechnik hilft, Konflikte zu reduzieren, weil die Teammitglieder genau wissen, wie sie sich verhalten dürfen.
• Aktives Zuhören: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, sein Vorgehen zu optimieren, indem er allen am Konflikt beteiligten Parteien aktiv zuhört. Auch die beteiligten Interessengruppen haben verschiedene Probleme und Überlegungen, die ihre Arbeitsweise beeinflussen. Daher ist es für eine objektive Problemlösung notwendig, die zugrunde liegenden Ursachen ihrer widerstreitenden Gefühle zu ermitteln.
• Vermeiden Sie Zwang: Ein starres Vorgehen des Projektleiters führt nur manchmal zu den gewünschten Ergebnissen. Es ist unnötig, die Teammitglieder zu zwingen, strenge Regeln zu befolgen, und sie brauchen möglicherweise Hilfe, um mit dem Leiter zu interagieren. Unausgesprochene Emotionen wie Wut und Frustration können aufkommen und immer wieder auftauchen.

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Entscheidungsfindung

Die Entscheidungsfindung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, da sie einen erheblichen Einfluss auf das Ergebnis des Projekts hat. Da sie den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen kann, ist es unerlässlich, alle verfügbaren Optionen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Variante zu wählen. Der Entscheidungsprozess wirkt sich auch auf das Budget und den Zeitplan eines Projekts aus.

Daher ist es wichtig, Entscheidungen schnell und effektiv zu treffen und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens abgeschlossen wird. Es wirkt sich auch auf die Kommunikation aus, denn der entscheidende Aspekt des Projekts ist die klare und präzise Kommunikation von Entscheidungen an das Team und die Beteiligten. So wird sichergestellt, dass alle zustimmen und wissen, warum jede Entscheidung getroffen wurde.

Vorteile:

• Es werden potenzielle Risiken identifiziert und Optionen für das Projekt bewertet, so dass während des Projekts die beste Vorgehensweise gewählt werden kann.
• Ein gut strukturierter Entscheidungsfindungsprozess ermöglicht es Managern, Ressourcen strategisch zuzuweisen und die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben bereitzustellen.
• Der Entscheidungsfindungsprozess stellt das wesentliche Ziel des Projekts in den Vordergrund und eliminiert unnötige Schritte in Panik.

Bewährte Verfahren für die Entscheidungsfindung:

• Bezieht die Rechte der Stakeholder mit ein: Stakeholder verfügen über wichtige Kenntnisse, Erfahrungen und Perspektiven, die die Ergebnisse von Entscheidungen verbessern können. Es ist wichtig, Menschen zu identifizieren und einzubeziehen, die ein Interesse an den Projekten haben oder über einschlägiges Fachwissen verfügen.
• Suchen Sie verschiedene Perspektiven: Projektmanager können die Vielfalt des Wissens in das Projekt einfließen lassen, einschließlich unterschiedlicher Hintergründe, Erfahrungen und Fachkenntnisse. Dies verringert die Möglichkeit blinder Flecken und sorgt für ein besseres Verständnis von Entscheidungen.
• Ermutigen Sie zu offener Kommunikation: Wenn sich Teammitglieder wertgeschätzt und anerkannt fühlen, bringen sie ihre besten Ideen in die Entscheidungsfindung ein. In der Praxis geht es darum, eine Kultur zu schaffen, in der Feedback willkommen ist, gesunde Debatten gefördert werden und aktives Zuhören gefördert wird.

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Werkzeuge

#1. FineReport

FineReport ist ein benutzerfreundliches und unternehmensorientiertes Java-Berichtstool mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie anspruchsvolle Berichte erstellen können.

Wichtigste Funktionen

• Berichte werden klassifiziert, und den Mitarbeitern werden Berechtigungen auf der Grundlage der organisatorischen Architektur des Unternehmens zugewiesen, damit Entscheidungsträger und Geschäftspersonal schnell die gewünschten Berichte erhalten.
• Die Benutzer können Berichte in festen Intervallen abrufen, d.h. täglich, wöchentlich oder monatlich, was dazu beiträgt, Probleme schnell und effizient zu erkennen.
• Die Software ermöglicht die visuelle Überwachung von Daten und Statistiken, die für den analytischen Prozess verwendet werden können.

Das Excel-ähnliche Design der Software ermöglicht es den Benutzern, Daten zu erhalten, zu integrieren, zu visualisieren, zu analysieren, abzufragen und einzugeben, ohne einen Code zu schreiben.

#2. 1000minds

1000minds ist eine Software zur Entscheidungsfindung und Marketingforschung. Es handelt sich um ein Online-Toolkit und einen Prozess, der sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen dabei helfen soll, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu analysieren und die Prioritäten von Interessengruppen zu verstehen.

Wichtigste Merkmale

• Die Software bewertet und ordnet die Arbeit am Projekt ein und ermöglicht so ein besseres Verständnis aller Aufgaben und einen Einblick in das, was priorisiert werden sollte.
• Die Software weist Budget und Ressourcen im gesamten Projekt zu und ermöglicht so die Entwicklung der besten Infrastruktur.

Qualitätsmanagement

Die Qualitätskontrolle von Projekten ist von großer Bedeutung, da sie eine wichtige Komponente für den Erfolg von Projekten ist. Sie umfasst eine Vielzahl von Ansätzen, Prozessen und Strukturen, die darauf ausgerichtet sind, die Kundenerwartungen konsequent zu erfüllen. Projektmanager können das Engagement der Beteiligten erhöhen, Risiken reduzieren, Kosten optimieren und die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie sicherstellen, dass die Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.

Das Projektqualitätsmanagement ist ein systematischer Prozess, der festlegt, wie ein Projekt ablaufen soll, um Ergebnisse von angemessener Qualität zu erzielen. Es ist auch eine fortlaufende Bewertung, die die Effizienz der Prozesse und Aktivitäten, aus denen das Projekt besteht, beurteilt. Beim Projektqualitätsmanagement werden die Ergebnisse anhand vorgegebener Standards gemessen, und während des Projekts sollten Verbesserungen vorgenommen werden.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass die Projektleistungen den Qualitätsstandards entsprechen:

• Planung des Qualitätsmanagements: Das Qualitätsmanagement eines Projekts ist der Prozess, bei dem die Anforderungen erfüllt werden müssen, um erfolgreich zu sein. Die oberste Führungsebene ist für die Organisation der Sammlung von Aufzeichnungen und Informationen aus dem Projekt verantwortlich, so dass die Qualität von der Projektplanung bis zur Umsetzung effizient verwaltet werden kann. Qualitätsmanagementpläne helfen dabei, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und eine einzigartige Marke für das Unternehmen zu schaffen. Durch die Befolgung der Grundsätze des Qualitätsmanagements können Unternehmen und Marken ihren Markenwert und ihren Wert im Vergleich zu ihren Konkurrenten auf dem Markt steigern.
• Qualitätskontrolle: Bei der Qualitätskontrolle wird die Qualität der gelieferten Projekte überwacht und sie werden ausgetauscht, wenn sie nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen. Dabei müssen die Ziele des Projekts im Auge behalten werden, welche Ziele erreicht werden sollen und ob die Dinge wie geplant ablaufen sollen. Peer-Reviews und Tests sind zwei Möglichkeiten, die Qualität des Projekts vorherzusagen und zu kontrollieren.
• Qualitätssicherung: Die Qualitätssicherung ist ein systematischer Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass die Qualität des Produkts den erforderlichen Anforderungen entspricht. Er wird eingerichtet, um den Standard der Projektleistungen zu erfüllen, und läuft parallel zum gesamten Projektprozess. Projektchecklisten und Audits sind zwei Möglichkeiten, um das Ziel der Qualitätssicherung zu erreichen. Der Prozess ermöglicht es, Projekten eine Richtung zu geben, eine Qualitätsstrategie zu verfolgen und die notwendigen Schritte einzuleiten, wenn die Ziele nicht erreicht werden.

Zur besseren Qualitätskontrolle kann auch eine Software für Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen eingesetzt werden.

Teambildung

Bei der Teambildung geht es darum, eine Gruppe von Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, Hintergründen und Fachkenntnissen mit Hilfe verschiedener Techniken in eine produktive Arbeitseinheit zu verwandeln. Dabei wird der Zweck jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtigt und die Energie gebündelt, um die Ziele des Teams zu unterstützen.

Der Grundstein für den Erfolg eines jeden Projekts sind seine Projektteams. Effektive Projektteams fördern innovative, kooperative und wirkungsvolle Arbeit, indem sie die funktionsübergreifende Kommunikation fördern und die Koordination der Teammitglieder auf die Projektziele maximieren.

Einige Strategien für die Teambildung:

• Ausgewogenheit innerhalb des Teams: Die Ausgewogenheit innerhalb des Teams erfordert unterschiedliche Fähigkeiten. Der Projektablauf wird sich jedoch wahrscheinlich verlangsamen, wenn die Mitglieder zwar qualifiziert sind, aber nicht als Team zusammenarbeiten können. Technische Fähigkeiten und Persönlichkeit sind für den Aufbau eines effektiven Teams unerlässlich, aber der Einzelne muss auch über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Außerdem erfordert jedes Projekt bestimmte spezifische Fähigkeiten. Es ist wichtig, diese Fähigkeiten einzubeziehen und das richtige Gleichgewicht zu halten.
• Klare Ziele: Ein effektiver Teamaufbau setzt voraus, dass die Projektmitglieder ihre Rollen kennen; die Ziele müssen klar formuliert und quantifizierbar sein. Ein einziger Zweifel kann sich kaskadenartig auf das Team auswirken und das Projekt möglicherweise ganz zum Erliegen bringen.
• Kommunikation: Kommunikation ist eine wesentliche Komponente für eine effektive Teambildung. Wenn Sie die ursprüngliche Nachricht auf dem Kommunikationsweg verfälschen, erhält der Empfänger eine vollständige und klare Botschaft. Außerdem können die Teammitglieder so ihr Feedback und ihre Ideen zu dem Projekt mitteilen.

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Werkzeuge:

#1. Officevibe

Die SoftwareOfficevibe verwaltet die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und gibt Führungskräften die Ressourcen an die Hand, die sie benötigen, um das Potenzial ihrer Teams zu entwickeln. Die Software stellt den Menschen in den Mittelpunkt und verfolgt einen Ansatz zur Identifizierung, Befähigung und Einbindung außergewöhnlicher Teams und Führungskräfte.

Hauptmerkmale:

• Die Software arbeitet eng mit den Humankapitalexperten und Neurowissenschaftlern von Deloitte zusammen, um den effektivsten Weg zum Aufbau von Teamverbindungen zu finden.
• Sie liefert Bewertungen, die auf den wöchentlichen Umfragen von Inside-Out basieren und ermöglicht so Risikomanagement und Leistungsverbesserung für Führungskräfte und Manager.
• Die Plattform bietet einen menschlichen Weg, sich gegenseitig anzuerkennen, indem sie positive und brillante Leistungen hervorhebt und so die Anerkennung der Mitarbeiter fördert.

Leistungsstarke und benutzerfreundliche Tools erleichtern wichtige Gespräche, die es Teams ermöglichen, effektiver zusammenzuarbeiten und Führungskräfte zu stärken.

#2. WorkTango

WorkTango ist eine Software für Mitarbeitererfahrungen, die alle Funktionen, die ein Unternehmen benötigt, in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform bietet. Es erleichtert das Setzen von Zielen und das Feedback, bietet durch Mitarbeiterumfragen verwertbare Erkenntnisse und ermöglicht sinnvolle Anerkennung und Belohnung.

Wichtigste Funktionen

• Es bietet anpassbare Umfragen zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements mit Fragen, die durch historische Trends und Untersuchungen gestützt werden.
• Die Plattformen vergleichen die Umfragen mit denen anderer Weltklasse-Organisationen und erstellen eine Rangliste, um aufzuzeigen, inwiefern ein Unternehmen hinter den besten Organisationen zurückbleibt.

Es fördert eine Kultur des Feierns, die die Moral und Produktivität steigert und das Engagement durch Belohnung und Anerkennung verbessert.

Verhandlung

Ein Projekt beinhaltet immer neue Spezifikationen, Personen, Perspektiven, unterschiedliche Fähigkeiten, Schwierigkeiten, Neuerungen und Kombinationen aus all den früheren Varianten. Infolgedessen gibt es bei jedem Projekt zwangsläufig Variationen bei den Zielen, Strategien und Prioritäten. Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen außerdem alle beteiligten Parteien die Probleme und möglichen Lösungen gleichermaßen verstehen.

Verhandlungen sind unerlässlich, um Interessenkonflikte und das Risiko einer Verzögerung des Projektergebnisses zu vermeiden. Sie ist notwendig, um Klarheit zu schaffen, Streitigkeiten beizulegen, Möglichkeiten und originelle Lösungen aufzuzeigen und zu idealen Schlussfolgerungen zu gelangen. Die meisten Projektmanager müssen ungeachtet von Differenzen verhandeln und die Gründe für Änderungen angemessen erläutern, um die Zustimmung aller Beteiligten und Betroffenen zu neuen Ideen oder Änderungen zu erhalten.

Haben Ihnen diese Tools gefallen? Schauen Sie sich doch einmal diese kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement-Software an

Letzte Worte

Es ist ein Aspekt jedes Unternehmens, denn jedes hat einzigartige Ziele und Kunden mit spezifischen Bedürfnissen.

Die professionelle Entwicklung eines Unternehmens sollte in Angriff genommen werden, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu steigern. Dies ist nur möglich, wenn Unternehmen ihr Wertangebot für Kunden verbessern und ihre Abläufe durch ein effektives Projektmanagement auf der Grundlage der strategischen Ziele des Unternehmens optimieren.

Zuverlässige Ergebnisse, Informationen in Echtzeit und Arbeitspläne, die mit der vorherigen Planung übereinstimmen, sowie definierte Aufgaben sind die Vorteile eines guten Projektmanagements.

Sie können auch Open-Source-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen prüfen.