La gestión de instalaciones es la función de una organización centrada en la prestación eficiente y eficaz de servicios logísticos y otros servicios de apoyo relacionados con bienes inmuebles y edificios.
La gestión de instalaciones apoya la funcionalidad, seguridad y sostenibilidad de los edificios, terrenos, infraestructuras y bienes inmuebles.
Integra a las personas, los lugares y los procesos dentro del entorno construido, de modo que todo el sistema funcione a la perfección para mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal.
| Producto | Características destacadas |
|---|---|
| UpKeep | Mantenimiento móvil, alertas |
| Accruent | Perspectivas, registros de auditoría, soluciones |
| FM:Sistema | Optimización del lugar de trabajo en tiempo real |
| IRM | Control de datos, informes, tareas |
| FacilityForce | Soluciones integradas para instalaciones |
| Asset Panda | Aplicación móvil, seguimiento de activos |
| eMaint | Recambios, cuadro de mandos, móvil |
| Maxpanda | GMAO en la nube, gestión de activos |
| MaintainX | Órdenes de trabajo digitales, registros |
| Mantenimiento | Planificación de capital, seguimiento energético |
¿Por qué es importante la gestión de instalaciones?
La gestión de instalaciones garantiza un lugar de trabajo seguro y cómodo, ya que todo el mundo necesita un lugar de trabajo seguro. Los empleados se sienten bien, entusiastas y productivos si el entorno es higiénico y seguro. He aquí algunas de las razones por las que la gestión de instalaciones es esencial para las empresas:
- Gestión de las tareas cotidianas: Los gestores de instalaciones coordinan, organizan y gestionan el espacio de oficinas de una organización. Implica la planificación con supervisores y contratistas para evitar interrupciones y minimizar el impacto en las actividades de la oficina. Un gestor de instalaciones proporciona a los empleados todas las herramientas y equipos necesarios para trabajar bien y mejorar la productividad de la empresa.
- Planificación estratégica: Una planificación estratégica adecuada dirige la empresa a largo plazo y evalúa los progresos a lo largo del tiempo. En la función de planificación, el gestor de instalaciones define sus objetivos, como recortar costes y aumentar la productividad para alcanzar sus metas. El plan estratégico da al equipo de gestión de instalaciones una idea de «dónde están ahora y dónde quieren estar»
- Aplicar los procedimientos de seguridad: La gestión de las instalaciones lleva a cabo evaluaciones de riesgos y aplica los procedimientos de seguridad y salud necesarios para reducir los riesgos en el lugar de trabajo, de modo que la organización pueda funcionar sin problemas y evitar cualquier daño a los empleados, visitantes y miembros de la empresa.
- Mantenimiento del edificio y las instalaciones: La seguridad, el mantenimiento y la reparación del edificio son algunas de las tareas vitales de la gestión de instalaciones. El proceso impide cualquier acceso no autorizado a empleados y activos. Se encarga de cuidar el edificio en particular y de realizar las reparaciones necesarias. La eliminación y gestión de residuos es también una función esencial de este departamento para mantener la limpieza y la higiene.
Beneficios de la gestión de instalaciones
#1. Aumenta la vida útil de los edificios y el equipamiento: Los equipos, herramientas y otros recursos empresariales no duran toda la vida, pero de vez en cuando, el mantenimiento de los activos los hace duraderos. El equipo de gestión de instalaciones garantiza este deber; cuida de los activos para un uso mejor y constante.
#2. Optimización del espacio: La organización utiliza el espacio de la empresa para diversos fines, pero el equipo de gestión de instalaciones se asegura de hasta qué punto se está utilizando. Analizan qué parte del terreno está libre y cómo puede utilizarse para obtener mejores resultados. Los gestores también se adaptan a lo contrario de la situación, por ejemplo: si la empresa tiene que decidir trasladarse a otro terreno o si necesita cambiar la estructura de la empresa para un mejor uso.
¿Qué es el software de gestión de instalaciones?
El software de gestión de instalaciones es una herramienta vital para los gestores de instalaciones que les ayuda a mantener el lugar de trabajo físico de forma eficaz. El sistema de software permite a la organización gestionar todo su programa de reparación y mantenimiento, ayudándoles a ahorrar tiempo y dinero mediante una gestión adecuada de sus edificios, activos y recursos de forma más eficiente y eficaz.
El software se mantiene actualizado sobre todos los activos y gestiona una gran cartera de propiedades mediante el seguimiento de los detalles de la información sobre edificios y equipos, la gestión de las reparaciones y el mantenimiento para mantener los activos en condiciones óptimas de funcionamiento, la provisión de un medio para la obtención de piezas y materiales, la racionalización de las órdenes de trabajo y la programación de los recursos, la mejora del servicio al cliente y del proceso de solicitud de trabajo, la optimización del uso del espacio físico, la maximización de la vida útil de los activos y mucho más.
Gestionar y coordinar un gran conjunto de edificios y equipos es todo un reto. Aún así, el software de gestión de instalaciones mantiene un canal de comunicación en tiempo real y utiliza eficazmente todos los espacios para maximizar la productividad y la rentabilidad de la empresa.
Ventajas del software de gestión de instalaciones
A continuación se enumeran algunos de los beneficios del software de gestión de instalaciones para las organizaciones:
- Gestión de inmuebles: El software de gestión de instalaciones es responsable de múltiples operaciones a la vez; disponer de toda la información relativa a alquileres, arrendamientos, servicios públicos y demás en un solo lugar puede suponer un importante ahorro de tiempo y garantizar que se avisa del pago y se atiende al cambio de tarifas. Tener toda esa información en el mismo lugar ayuda a comparar y contrastar la información de las propiedades para ver dónde se puede ahorrar.
- Seguimiento y gestión de activos: El software de gestión de instalaciones garantiza que todos los activos funcionen de forma óptima. Ayuda a crear registros de activos precisos y exhaustivos en una fracción del tiempo para que los ingenieros puedan saber siempre dónde se encuentra un activo, sus especificaciones esenciales y conocer su rendimiento a lo largo del tiempo.
- Gestión de proyectos: El software supervisa el proyecto en curso para garantizar que cumple los plazos y se mantiene por debajo del presupuesto. Ofrece una cuadrícula de tareas sencilla y destaca cada hito de la trayectoria del proyecto hasta su finalización, con todas las tareas planificadas y reactivas asociadas enumeradas junto a ellas. De este modo, los usuarios pueden verificar fácilmente que el trabajo se está completando y determinar de forma proactiva el motivo de cualquier retraso.
- Entorno seguro para los empleados: El software de gestión de instalaciones garantiza un lugar de trabajo seguro, cómodo y eficiente para los empleados de la organización mediante la gestión de la temperatura, la humedad, la iluminación y la calidad del aire. Un entorno interior cómodo y saludable aumenta la productividad de la empresa, ya que los empleados se centran únicamente en el trabajo y no en cualquier distracción.
- Mejores decisiones empresariales: El software de gestión de instalaciones proporciona datos y perspectivas que ayudan a las empresas a identificar áreas de mejora y optimización. Esto incluye la identificación de posibles ahorros de costes, una mayor comprensión del rendimiento de los empleados, la planificación del mantenimiento y las reparaciones de los activos, y mucho más.
He aquí algunos de los mejores software de gestión de instalaciones disponibles en el mercado:
UpKeep
UpKeep es una empresa orientada al servicio que hace la vida más fácil a los departamentos de gestión de instalaciones y activos y capacita a los equipos de mantenimiento para tomar mejores decisiones a partir de información basada en datos. El software está diseñado para facilitar el mantenimiento a los técnicos y gestores de su organización.
Funciones:
- Este software aumenta la transparencia para los gestores e ingenieros, ya que pueden hacer un seguimiento de los registros y gestionar las alertas desde sus smartphones.
- Reduce el tiempo de inactividad de los equipos en un 26% y los costes de mantenimiento mediante inspecciones puntuales, lo que garantiza que las organizaciones gestionen los estándares de seguridad más elevados.
- Permite agilizar las solicitudes de mantenimiento con la posibilidad ilimitada de enviar y realizar un seguimiento ilimitado de las solicitudes de trabajo desde un dispositivo móvil, el escritorio en un portal en línea específico de la empresa o el correo electrónico.
- Proporciona notificaciones instantáneas sobre el trabajo en los smartphones de los empleados y permite a los gestores priorizar el trabajo para que las reparaciones esenciales se hagan antes que cualquier otra.
Precios💵:
Upkeep ofrece una prueba gratuita de 14 días y tres planes de pago. El plan de inicio es para principiantes, el plan profesional es el mejor para satisfacer todas las necesidades de su empresa y el plan Business Plus está disponible para precios personalizados.
Accruent
Accruent ayuda a las empresas a impulsar la toma de decisiones informadas, la excelencia operativa y el crecimiento empresarial mediante la gestión del ciclo de vida de las órdenes de trabajo, la integración de los procesos de mantenimiento y la automatización de los procesos de mantenimiento preventivo.
Cuenta con un equipo directivo experimentado que ha ayudado a más de 10.000 organizaciones líderes en más de 150 países de todo el mundo.
Características:
- El cuadro de mandos y los informes procesables del software Accurent ayudan al equipo a extraer la información esencial y los KPI para utilizar esta información para localizar las necesidades de mantenimiento preventivo, gestionar los KPI y optimizar los procesos y el rendimiento.
- El software permite realizar búsquedas en los registros de órdenes de trabajo y genera registros de auditoría para simplificar el cumplimiento de las auditorías industriales, geográficas y normativas.
Precios💵:
La plataforma ofrece tres soluciones de software con diferentes planes de precios. Accruent Observe para la gestión de la energía, el plan profesional de Accruent EMS FLEX y el plan para empresas. El plan profesional de Accruent Maintenance también está orientado a los profesionales con un complemento móvil, así como un precio personalizado para el plan empresarial.
FM:System
FM:Systems transforma la experiencia en el lugar de trabajo y permite a la organización unir a los empleados en lugares de trabajo excepcionales y saludables que mejoran la productividad y hacen las delicias de los ocupantes. Proporcionan información procesable para optimizar cada faceta de su cartera inmobiliaria y garantizar que su lugar de trabajo, siempre listo, esté preparado para lo inesperado. Cuentan con más de 1200 clientes en más de 80 países de todo el mundo; confíe en FM.
Funciones:
- Los usuarios pueden utilizar las instalaciones como activos estratégicos mediante la gestión de datos y procesos en toda su cartera.
- Se trata de un lugar de trabajo alternativo en el que los usuarios pueden saber lo que ocurre en sus instalaciones en tiempo real y maximizar la utilización para ahorrar costes a largo plazo.
- Esta aplicación basada en dispositivos móviles significa que la tecnología de las instalaciones debe apoyar a los empleados y al personal de las instalaciones en cualquier momento y en cualquier lugar.
Precios💵:
Puede ponerse en contacto con ellos o solicitar una demostración para conocer su plan de precios en función de las necesidades de su empresa.
MRI
Fundada en 1971, MRI es un proveedor líder de innovadoras aplicaciones de software inmobiliario con soluciones flexibles y revolucionarias. Cuenta con un ecosistema abierto y conectado que satisface las necesidades únicas de las empresas inmobiliarias, desde la gestión y contabilidad a nivel de propiedad hasta el modelado y análisis de inversiones para los mercados comerciales y residenciales globales.
Características:
- Las soluciones CAFM de MRI garantizan una conectividad que incluye funciones de modelado de información para la construcción (BIM) e Internet de las cosas (IoT), lo que proporciona la potencia y la innovación necesarias para tomar el control, aprovechar datos valiosos y tomar decisiones informadas para revolucionar la forma en que los usuarios desean trabajar.
- Proporciona sistemas de informes muy visuales en un solo lugar para dar visibilidad a las operaciones y elevar el perfil de su operación de Gestión de Instalaciones.
- Permite a los usuarios gestionar los recursos disponibles y maximizar el tiempo del equipo a través de una única plataforma.
Precios💵:
Puede ponerse en contacto con ellos o solicitar una demostración para conocer su plan de precios en función de las necesidades de su empresa.
FacilityForce
FacilityForce se creó para abordar los continuos retos a los que se enfrentan hoy en día las agencias gubernamentales y las organizaciones comerciales. Es el único software con Facility Resource Planning (FRP), que es un software IWMS estrechamente integrado con su ERP.
Es una solución detallada para impulsar la eficiencia en las operaciones y el mantenimiento, la planificación y utilización del espacio, la planificación estratégica y las mejoras de capital, la gestión inmobiliaria y de arrendamientos, y los cobros de energía y servicios públicos.
Características:
- Facility force permite soluciones integrales para la gestión de instalaciones que pueden:
- Gestión de activos centrada en mapas con la potencia integrada de Esri ArcGIS.
- Realiza un seguimiento completo de los costes y las métricas de rendimiento de su organización.
- Utiliza herramientas estandarizadas para agilizar los procesos e intercambiar datos con otros sistemas.
- Gestiona desde la puesta en servicio y el despliegue de activos hasta el mantenimiento preventivo y correctivo, la evaluación del estado y la identificación de deficiencias, la planificación de capital, los proyectos de mejora y mucho más.
Precios💵:
Puede ponerse en contacto con ellos o solicitar una demostración para conocer su plan de precios en función de las necesidades de su empresa.
Asset Panda
AssetPanda cuenta con un equipo de pensadores creativos con la misión de proporcionar las mejores soluciones de seguimiento de activos. Los clientes de este software pueden recuperar el control de los activos de su organización e invertir sus sustanciales ahorros de costes en su gente, sus comunidades y sus pasiones.
Obtienen soluciones para los retos globales con soluciones inteligentes y un excelente servicio al cliente.
Funciones:
- El software cuenta con una aplicación móvil compatible con móviles e iOS.
- Admite escaneados sencillos de códigos de barras para cada pieza de equipamiento que puede escanear desde su smartphone.
- Realiza un seguimiento del historial de los activos y mejora la rendición de cuentas y las previsiones para cada activo con pistas de auditoría completas.
- Proporciona notificaciones personalizadas a los usuarios para Mejorar el cumplimiento de los programas de mantenimiento manteniendo a todos al día automáticamente.
Precios💵:
Póngase en contacto con ellos para obtener un presupuesto personalizado para las necesidades y requisitos de su empresa.
Emaint
Emaint es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) con un excelente software para órdenes de trabajo, programación del PM, gestión de activos, inventario de piezas de repuesto, supervisión del estado, etc.
Funciones:
- Los usuarios pueden controlar fácilmente el nivel de inventario y las piezas de repuesto que necesitan los equipos. De este modo, los responsables pueden asignar pronto el trabajo a los ingenieros. Los usuarios también pueden gestionar las piezas de repuesto, controlar el inventario y mejorar el plazo de reparación.
- El software cuenta con una aplicación para smartphone que conecta con los equipos dondequiera que trabajen, ya sea en la planta de producción, sobre el terreno o fuera de línea.
- El cuadro de mandos de Emaint es fácil de usar, donde los usuarios pueden descubrir oportunidades de crecimiento y demostrar el éxito del liderazgo.
Precios💵:
- El software ofrece tres planes de precios de pago. El plan de equipo y el plan profesional pueden pagarse mensualmente, mientras que el plan empresarial ofrece precios personalizados.
Lea también: El mejor software de GMAO en 2023.
Maxpanda
Maxpanda es una GMAO basada en la nube con múltiples herramientas de organización, como la gestión de activos, la gestión de inventarios y la gestión preventiva. El software envía notificaciones sobre las actualizaciones del paquete contable y el flujo de costes.
Permite enviar solicitudes relacionadas con el trabajo a través de cualquier navegador web, y luego la solicitud es aprobada por el administrador; después de eso, se convierte en orden de palabra.
Funciones:
- La gestión de órdenes de trabajo asigna la tarea a los ingenieros según la necesidad del cliente.
- Maxpanda permite cargar todos los datos mediante hojas de cálculo, y los usuarios pueden cargar un número ilimitado de edificios, ubicaciones, activos, piezas y contenedores en cuestión de segundos.
- Permite a los usuarios realizar fácilmente un seguimiento de los activos, incluida su ubicación, estado e historial de mantenimiento, y les ayuda a tomar decisiones informadas sobre la sustitución y el mantenimiento de los activos.
- Maxpanda ayuda a gestionar las órdenes de trabajo con el estado, los costes y las fechas de finalización que ayudan a mantener las tareas a tiempo y dentro del presupuesto.
Precios💵:
Maxpanda ofrece cuatro planes de pago con varias características, todos con una prueba gratuita de 7 días🥳. El plan de inicio, el plan mejorado, el plan estándar y el plan profesional. También ofrece un plan Enterprise con precios personalizados.
MaintainX
Fundada en octubre de 2018 por un equipo de San Francisco, MaintainX se dedica a proporcionar a las empresas la mejor solución para el mantenimiento y las operaciones. El software móvil digitaliza los procedimientos en papel, las órdenes de trabajo, los registros de inspección y las listas de comprobación de auditorías.
Funciones:
- Los usuarios pueden crear órdenes de trabajo asignando tareas a los técnicos para cumplir con las solicitudes de mantenimiento de máquinas, activos y otros equipos.
- Permite realizar búsquedas en el historial de trabajo con registros de mantenimiento completos y pistas de auditoría para que el equipo rinda cuentas.
- El software digital minimiza el papeleo; puede encontrar todos sus datos en un solo lugar.
Precios💵:
La plataforma ofrece cuatro planes: Gratuito, Esencial, Premium y Enterprise (precios personalizados).
Mantenimiento
Fundada en 2003 por un grupo de entusiastas de la tecnología cuando se unieron para crear una herramienta que agilizara las órdenes de trabajo de los profesionales de todo el mundo. Maintainance Care es un software líder en ofrecer soluciones de gestión de instalaciones de software de mantenimiento en Estados Unidos y Canadá.
Está diseñado para agilizar las órdenes de trabajo, facilitar el seguimiento de los activos y mantener organizados a los equipos de mantenimiento.
Funciones:
- Permite la planificación del capital facilitada por el GMAO de Maintenance Care e implica la supervisión sistemática de los activos para determinar el momento óptimo para las reparaciones o sustituciones.
- La GMAO realiza un seguimiento continuo del uso de la energía, lo que puede ser vital para mantener los costes bajos, detectar irregularidades y alcanzar sus objetivos de eficiencia.
- Las órdenes de trabajo de un sistema de GMAO son un formulario que se rellena en línea y se envía a su cola para su evaluación, por lo que se minimiza el papeleo y los usuarios pueden priorizar y realizar un seguimiento de todo sin papeles y cómodamente para lograr la mayor eficiencia.
Precios💵:
La plataforma ofrece tres planes, Free Edition, Word Order Edition y Enterprise Edition.
Conclusión
El software de gestión de instalaciones ofrece diversas ventajas a una organización, como la reducción de costes, la gestión de activos y muchas más, que repercuten directamente en la productividad.
El software de gestión de instalaciones reduce la carga de los gestores, ya que ahora no tienen que realizar un largo papeleo para la gestión de activos. Puede revisar el software mencionado en el artículo y elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
También puede consultar el mejor software de gestión de activos digitales y el mejor software de gestión de activos informáticos para su empresa.