22 trucos y consejos de Excel que te salvarán la vida

Microsoft Excel es una herramienta utilizada por profesionales y particulares desde hace décadas. En este momento, hay cientos de características que usted puede encontrar para gestionar sus hojas de cálculo con facilidad.

Aunque existen alternativas más sencillas a Microsoft Excel, te estarás perdiendo muchas funcionalidades y trucos potentes que puedes hacer con Excel. Por supuesto, usted necesita invertir una cantidad razonable de tiempo en la utilización de todos los aspectos de la capacidad de Excel, pero no es necesariamente difícil.

En este artículo, nos centraremos en destacar algunos de los trucos y consejos más valiosos de Excel para ahorrar tiempo.

Nota: Es posible que la versión en línea (Office 365) o la versión móvil no muestren todas las funciones disponibles en la aplicación de escritorio nativa en su sistema Windows/Mac. Si buscas específicamente una opción solo en línea, existen otras servicios de hojas de cálculo en línea para equipos.

Función VLOOKUP

Cuando se trata de un gran conjunto de datos, puede llevar mucho tiempo encontrar algo basándose en las filas de una columna específica.

Sin embargo, con la función VLOOKUP, puedes encontrar fácilmente un valor utilizando filas y columnas específicas para filtrar. Por ejemplo, si quieres la dirección de correo electrónico de todos los nombres que introduzcas, puedes utilizar esta función y modificar la fórmula para obtener el resultado.

Así es como queda la fórmula:

=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)

En este caso, la función busca el ID de correo electrónico (en la tercera columna) de Bryan en la segunda fila (A2).

Aquí, he añadido todo el rango de la tabla para la búsqueda excepto la primera fila. Pero, puede limitar su rango a C5, o D5 si lo desea.

También puede combinar la función VLOOKUP con otras funciones como la lógica IF. Además, puede utilizar VLOOKUP para combinar datos de varias tablas si comparten un campo similar.

Para obtener más información sobre VLOOKUP, puede consultar la página recurso oficial de Microsoft. También puede explorar todas las otras funciones disponibles en Excel para aprovecharlo al máximo.

Transponer filas en columnas

Si desea copiar un número seleccionado de celdas de fila (verticalmente) y ordenarlo en una sola fila (convirtiéndolas en columnas), puede utilizar simplemente la opción transponer pegar.

• Seleccione el rango de celdas que desea transponer.
• Cópialos pulsando control + C
• Haga clic en la celda en la que desea iniciar la transposición
• Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción pegar - transponer.

Así es como se ve:

Consejos para ordenar columnas

Para la ordenación básica de una sola columna, puede hacer clic en cualquier fila de la columna que desee ordenar y, a continuación, hacer clic con el botón derecho del ratón para buscar la opción de ordenación o hacer clic en el botón "Ordenar y filtrar", como se muestra en la imagen siguiente.

Encontrará un par de opciones para elegir según sus necesidades. Al hacer clic en cualquiera de ellas, toda la tabla se ordenará en consecuencia.

Cuando trabaje con varias columnas, puede utilizar el método abreviado ALT + A + S + S para abrir el cuadro de diálogo en el que puede especificar varias columnas para ordenar.

Asegúrese de activar la opción "Mis datos tienen cabeceras" disponible si sus datos tienen cabeceras.

Análisis rápido

Puede que hayas notado el icono del rayo cuando seleccionas un rango. Haz clic en él para acceder a funciones rápidas que te ayudarán a identificar duplicados, añadir un gráfico, contar los totales, etc.

También se puede acceder con la combinación de teclas CTRL + Q.

Envolver texto para limitarlo en una celda

Sea como sea, siempre redimensionamos filas/columnas más a menudo de lo que nos gustaría. Cuando se trata de números, eso es factible.

Sin embargo, cuando se trata de escribir un texto más largo que la longitud de la celda, puede parecer confuso. Aunque el texto permanece en la misma celda, parece fusionarse con otras filas, como se muestra en la imagen anterior.

En este caso, basta con pulsar "Envolver texto" para contener la información en una sola celda.

Añadir varias filas/columnas rápidamente

Para añadir una fila, haga clic con el botón derecho y pulse "Insertar" para añadir una fila/columna.

Y, si desea añadir varias filas o columnas, puede seleccionar el número de filas o columnas y, a continuación, pulsar "Inserte“.

Ctrl + Mayús para seleccionar varias filas/columnas

Cuando empieces a utilizar Microsoft Excel, no podrás escapar de utilizar el ratón para navegar por todo a menos que ya te sientas cómodo utilizando los atajos de teclado.

Así, para ayudarle a ahorrar tiempo arrastrando filas/columnas interminables hasta dar con la selección deseada, pulse Ctrl + Mayús y, a continuación, utilice las flechas del teclado para continuar la selección.

Añadir una lista desplegable

Es fácil seleccionar un valor cuando se añade una lista desplegable a la hoja. Pero, ¿cómo se hace?

Primero tienes que dar como "fuente" la lista de valores que quieres ver en la lista desplegable en alguna parte de la hoja de cálculo.

Después de esto, todo lo que necesitas hacer es seleccionar la celda donde quieres la lista desplegable y elegir las celdas de origen. Una vez hecho esto, tienes que navegar hasta "Validación de datos" en "Datos" y cámbialo por "Lista"al especificar las fuentes.

Tablas dinámicas

Cuando se tienen más datos entre manos, es esencial resumirlos. No sólo para tener una visión de conjunto, sino también para ahorrar tiempo.

Las tablas dinámicas le ayudarán con eso. Solo tienes que insertar una tabla dinámica y elegir una fuente de datos (de la hoja existente o de fuentes externas).

Una vez hecho esto, te permitirá navegar por diferentes conjuntos de datos y averiguar rápidamente la suma o la media mientras los filtras.

Eliminar entradas duplicadas

Aunque siempre debe procurar evitar la información duplicada en su hoja, Excel le ofrece una forma rápida de deshacerse de ella.

Debe seleccionar la fila o columna que desea limpiar y hacer clic en "Eliminar duplicados". Le pedirá que confirme la selección o que la cambie y la borre cuando proceda.

Auto Fill y Flash Fill para rellenar valores automáticamente

Cuando tenga que trabajar con un patrón de datos específico, las funciones de autorrelleno y relleno rápido le ayudarán a agilizar el trabajo.

Supongamos que tiene que introducir los números de lista de los alumnos que siguen un patrón/laguna. Después de introducir dos o tres valores en la fila o columna, tiene que ampliar la selección para rellenar el resto automáticamente.

Del mismo modo, digamos que tiene dos campos, "Nombre" y "Apellido", pero desea otra columna para el nombre completo, Flash Fill le resultará útil en este caso.

Deberá seleccionar el número de filas que desea rellenar con los valores existentes y hacer clic en el botón "Flash de relleno". El resto de los campos en blanco de su selección se rellenarán automáticamente.

Dividir texto en columnas

Supongamos que tiene una columna de texto que desea dividir en dos o más columnas; puede hacerlo utilizando la función "Texto a columnas".

Como se indica en el GIF anterior, tienes que seleccionar el valor que deseas convertir y elegir las celdas de destino. Puedes establecer las reglas para dividir el texto (por espacios, tabulador, coma, etc.).

En lugar de crear manualmente varias entradas a partir de una sola columna, puede moverlas automáticamente utilizando esta pequeña y práctica función.

Ocultar una hoja de cálculo

Teniendo en cuenta que un libro de Excel puede incluir varias hojas de cálculo, es posible que tenga que ocultar algunas de ellas sólo para limitar lo que está viendo o para privacidad.

La mayoría de los usuarios simplemente dejan todas las hojas de trabajo en la vista desordenando todo el espacio. Puedes simplificar tu trabajo ocultando lo que no sea inmediatamente necesario. Basta con hacer clic con el botón derecho en la hoja de cálculo y pulsar "Ocultar"como se muestra en el captura de pantalla.

Utilizar una función lógica IF para rellenar los valores

Supongamos que añades una columna de estado de pago en una hoja, y necesitas que sea "PAGADO" cuando alguien deposita $100 y "DEBIDO" si alguien pagó menos de $100. Por supuesto, esto es sólo un ejemplo. Puedes añadir una variedad de funciones lógicas y hacer las cosas más fáciles.

Todo lo que necesitas hacer es añadir la lógica a la celda donde desea que el estado como:

=IF(D2=100,"PAID","DUE")

Aquí, D2 se refiere a la única celda de una columna.

Puedes explorar Recursos de ayuda de Microsoft para saber más sobre las funciones lógicas disponibles y cómo se utilizan.

Haz una captura de pantalla y añádela a Excel

Si quieres añadir una captura de pantalla de un programa/ventana activo a tu hoja de Excel, no tienes que utilizar por separado una herramienta de captura de pantalla (o herramienta de recorte) y luego añadir manualmente la imagen.

Vaya a la sección de menú "Insertar" y navegue por "Ilustraciones" a "Captura de pantalla". Cuando haga clic en él, podrá ver las miniaturas de las ventanas activas abiertas en su ordenador. Seleccione la que desee y se añadirá sin problemas.

Formato condicional para establecer automáticamente los colores de una celda

En lugar de formatear individualmente las celdas para dar sentido a sus datos, puede ahorrar tiempo utilizando el formato condicional.

Con esta función, puedes utilizar reglas preexistentes o crear reglas nuevas y, cuando se cumpla la condición, la celda se coloreará según tus preferencias. Es uno de los trucos más populares para hacer la hoja de cálculo visualmente atractiva y mejorar la claridad de los datos.

Insertar un hipervínculo con Ctrl + K

Si tiene texto en la hoja Excel para insertar un hipervínculo, seleccione el texto/celda, pulse Ctrl + Ke introduzca la URL de la página web que desea enlazar.

¿Cómo añadir un comentario a una celda concreta?

Puede añadir un comentario a una celda concreta si desea dejar un mensaje u ofrecer su opinión. Cuando se añade un comentario, aparece un pequeño indicador en la esquina de la celda. El comentario puede modificarse o eliminarse según sea necesario.

Mayús+F2 es el acceso directo para añadir comentarios, y también puede hacer clic con el botón derecho y elegir Insertar comentario, como en el ejemplo siguiente.

Tiene la opción de comentar una sola celda, una columna o una fila.

¿Cómo personalizar el color de las hojas de Excel?

Para cambiar la combinación de colores y personalizar cada tema de su hoja Excel.

Ir a Diseño de página -> Colores y seleccione Personalizar colores, como se muestra a continuación. El nuevo cuadro mostrará varios temas, como se muestra en la imagen siguiente.

¿Cómo identificar y eliminar valores duplicados?

La técnica para eliminar números o datos duplicados de una hoja de Excel consiste en resaltarlos con un color específico antes de borrarlos.

Para resaltar el número duplicado, haga clic en Resaltar reglas de celdas en la pestaña Formato condicional de la ficha Inicio y, a continuación, vaya a Duplicar valores, como se ve en la siguiente captura de pantalla.

Puede utilizar una variedad de combinaciones de colores para indicar valores duplicados en la hoja Excel después de elegir la opción Valores duplicados, como se ilustra en la imagen siguiente.

Los valores duplicados en la hoja Excel se resaltarán después de elegir un color, como se ve en la imagen siguiente.

La siguiente tarea consiste en eliminar los valores duplicados de la hoja.

Vaya al área de Datos en el menú de Excel y seleccione Eliminar Duplicados, como en la imagen de abajo. Ha completado la tarea de eliminar todo el contenido duplicado de su libro de Excel.

Formato

Si desea cambiar la apariencia de la celda sin cambiar su contenido, entonces seleccione la celda y haga clic con el botón derecho y vaya a Formato de Celdas y obtendrá numerosas opciones para formatear la celda en particular como se muestra a continuación.

El formato puede aplicarse a toda una columna, a toda una fila o a una celda concreta.

Salto de línea

Si desea iniciar una nueva línea de texto o proporcionar un espaciado entre líneas o párrafos de texto en una celda de Excel, es bastante fácil insertar un salto de línea.

Como se muestra en la imagen siguiente, seleccione la celda de la hoja de cálculo, coloque el cursor donde desee crear el salto de línea y, a continuación, pulse Alt+Intro.

Libere todo el potencial con Excel de Microsoft 😎

Combinando algunos de los útiles consejos mencionados con otras funciones, conviértete en un experto en el uso de Excel.

Para la mayoría de los usuarios, Excel de Microsoft puede ser un programa sólo cuando se trata de una hoja de cálculo, pero para los profesionales que tratan con Excel todos los días, conocer estos consejos les ahorrará muchos problemas y tiempo.

Una vez que conozcas algunos de los consejos y trucos más populares, podrás explorar más por ti mismo. Además, puede ser de gran ayuda si utiliza algunos de los complementos útiles de Excel disponible.

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