Una guía detallada sobre la matriz de priorización [4 plantillas]

Priorizar el trabajo puede parecer bastante sencillo. Basta con completar el que su cliente dice que es urgente. Pero esa no es la forma profesional de priorizar tareas y para proyectos empresariales. Hay toda una ciencia detrás de la priorización de determinadas tareas. Esta ciencia se conoce como matriz de priorización de proyectos.

Para hacer crecer su negocio y superar a sus rivales, necesita algo más que un concepto brillante, un equipo cualificado y herramientas avanzadas. Necesita una ejecución de alta calidad de las tareas, ya se trate del desarrollo de aplicaciones o de la producción de bienes de consumo.

Sólo puede lograr una excelente calidad en la ejecución cuando su equipo es disciplinado y sigue un modo científico de asignación de tareas, finalización y paso a otra tarea. La matriz de priorización es una de esas herramientas que permite racionalizar las tareas de un proyecto y conseguir más en menos tiempo mediante la ejecución planificada de las tareas valiosas con mayor rapidez.

Siga leyendo este artículo sobre la matriz de priorización de proyectos, sus ventajas, casos de uso y plantillas de matrices de priorización.

¿Qué es la matriz de priorización?

Una matriz de prioridades es una herramienta de análisis de las tareas de un proyecto, que se utiliza principalmente con otras herramientas de gestión de procesos empresariales. También se utiliza con las técnicas Six Sigma para evaluar las opciones utilizando determinados criterios y decidir dónde deben centrarse los empresarios.

Tanto si se trata de una tarea sencilla como de un proyecto complejo que llevará años, puede utilizar la herramienta para ambos escenarios. Además, no es sólo una herramienta de priorización de tareas para empresas. Los autónomos, los empresarios en solitario y los profesionales también pueden utilizar esta herramienta por motivos laborales o personales.

A veces, los interesados en un proyecto pueden tener un cuello de botella a la hora de decidir qué tarea debe priorizarse. Para resolver estos problemas, la matriz de priorización funciona como una base científica para elegir la tarea adecuada con el valor y la urgencia adecuados.

Una matriz de priorización puede adoptar diferentes formas en función de la complejidad del proyecto y de los criterios de evaluación. Por ejemplo, algunas son tan simples como cuadrantes de cuadrícula 2X2 con el «Valor» trazado frente al «Coste» Por el contrario, algunos pueden ser muy complejos en su diseño y ejecución cuando se fusiona la matriz de prioridades con la metodología Seis Sigma.

Matriz de priorización Seis Sigma

La metodología de gestión Seis Sigma está incompleta sin la herramienta de la matriz de prioridades. Dado que Seis Sigma trata del análisis de carencias, la mejora continua de los procesos y la eliminación de residuos, la matriz de prioridades encaja perfectamente en este enfoque de gestión.

En este proceso, las matrices de priorización comparan más de un conjunto de datos, al menos dos, y utilizan criterios ponderados para clasificar las tareas en función de su importancia. Dado que la matriz de prioridades Seis Sigma evalúa múltiples conjuntos de datos, la herramienta final se convierte en algo más que un cuadrante 2X2.

Consta de:

• Variables de salida como encabezados de columna en la parte superior del gráfico
• Variables de entrada como filas en el panel de la izquierda
• Puntuación ponderada, porcentaje, rango y estados en el extremo derecho del cuadro
• Y una Puntuación ponderada calculada en la parte inferior de los encabezados de columna

Cuando utilice el método Seis Sigma absoluto de priorización de tareas del proyecto, podrá tomar las decisiones adecuadas de forma lógica. Además, todas las partes interesadas pueden llegar a un consenso cuando se utiliza Seis Sigma.

Según Lynne Hambleton, una destacada consultora empresarial, desarrolladora de estrategias y autora, las matrices de priorización Seis Sigma pueden ser de tres tipos diferentes. La autora ha mencionado las siguientes en su libro Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices:

#1. Cuando las variables con mayor puntuación son más importantes, el criterio de consenso debe ser la elección. Considera todas las aportaciones de los miembros del equipo para generar un modelo basado en el consenso con puntuaciones numéricas.

#2. La Matriz de Combinación es más un gráfico de causa y efecto que una matriz de prioridades. Este método calcula los efectos de todas las variables sobre las demás.

#3. El Criterio Analítico Completo es la herramienta de priorización Sigma más compleja utilizada principalmente por los gestores de carteras de proyectos para evaluar múltiples proyectos y sus impactos en el modelo de ingresos de la empresa y en las relaciones con los clientes.

Beneficios de la matriz de priorización

#1. Organizar un gran número de tareas en función de su importancia y valor resulta más fácil con las herramientas de matriz de priorización. Puesto que no es fácil recordar todas las tareas de un proyecto enorme, separar los elementos importantes de los menos importantes puede convertirse en una conjetura si no se utiliza esta herramienta.

#2. A diferencia de otros programas, esta herramienta es personalizable. Durante un proyecto, todo el equipo puede sentarse junto y añadir más variables o eliminar algunas según las tareas. De ahí que encuentre muchos tipos diferentes de matrices de prioridades.

#3. Puede utilizar las matrices de priorización de un proyecto existente para nuevos proyectos. Basta con crear una plantilla de esta herramienta y actualizar los pesos, criterios, variables, tareas, etc., cuando cambie el proyecto.

#4. Esta herramienta es fácilmente comprensible para todos los compañeros de equipo, incluso para los que no son expertos en tecnología. Basta con introducir la lista de tareas, las puntuaciones y los criterios. La herramienta hará el resto.

#5. La herramienta trabaja con la objetividad en su centro, por lo que las empresas pueden perder el bagaje de personalidad que conlleva el trabajo manual.

#6. Los jefes de proyecto y los propietarios pueden delegar eficazmente sus tareas a los subordinados y maximizar la utilización de la mano de obra asignada utilizando esta herramienta.

Cuándo utilizar la matriz de priorización

Puede confiar en esta herramienta cuando:

• Priorizando tareas complejas, tickets o problemas que impliquen varias variables contra las que haya que evaluar estos elementos.
• Evaluando datos de entrada para clasificar fallos, tickets, tareas, proyectos, etc., para asignar rangos.
• Programar tareas de proyectos empresariales o personales de forma racionalizada con el objetivo de finalizarlas a tiempo.
• Redactar un documento de una página que visualice las áreas de enfoque clave de un proyecto.
• Delegando adecuadamente las tareas en los miembros del equipo sin desestabilizar el calendario del proyecto.
• Fomentando el trabajo colaborativo dentro del equipo del proyecto.

Si se pregunta para quién será útil esta herramienta:

• Personal que trabaja desde casa y que se ocupa de las tareas de la oficina y del hogar.
• Autónomos y contratistas que necesitan valorar sus proyectos y completar las tareas en consecuencia.
• Las microempresas y las pequeñas, medianas y grandes empresas valoran los proyectos en función del valor empresarial.
• Jefes de proyecto que supervisan más de un proyecto y un equipo de proyecto.

Cómo utilizar la matriz de priorización

Si desea utilizar esta herramienta con eficacia, debe comprender los cuadrantes de la matriz de prioridades en su totalidad:

Cuadrante 1

• Las tareas de alto valor requieren poco esfuerzo, pero su impacto es mayor que el de las demás.
• Las tareas de este rectángulo son urgentes y críticas, así que complételas cuanto antes.

Cuadrante 2

• Las tareas importantes requieren más esfuerzo y el impacto resultante también es elevado.
• La mayoría de estas tareas no tienen fecha límite.
• Debe establecer hitos razonables para estos proyectos y alcanzar un hito con regularidad.

Cuadrante 3

• Suelen ser tareas de bajo esfuerzo y bajo impacto.
• Siempre que sea posible, delegue estas tareas en sus subordinados o compañeros.

Cuadrante 4

• Estas tareas no aportan mucho al rendimiento de la inversión (ROI) de la empresa, pero requieren un gran esfuerzo.
• Debería completar estas tareas más tarde que los otros cuadrantes.
• También puede improvisar su proceso empresarial para eliminar por completo estas tareas.

Una vez que haya comprendido los cuadrantes, es hora de poner en práctica la matriz de prioridades:

#1. Elija proyectos o tareas de la matriz, ya que ésta pondera en función de variables y criterios seleccionados.

#2. Los elementos elegidos de la matriz serán automáticamente de verdadero valor para su empresa. Sin embargo, vuelva a comprobarlo para evitar pérdidas financieras.

#3. Elija la siguiente tarea de la matriz de prioridades según la clasificación de las tareas. Esta herramienta funciona sin esfuerzo como una aplicación de programación de proyectos.

#4. Intente utilizar un software o una plantilla de matriz de priorización para mantener los archivos de la matriz de priorización. Sus interesados podrán revisar rápidamente sus prioridades de trabajo. Además, puede reutilizar la plantilla en el futuro.

Mejores prácticas de la matriz de priorización

#1. Seleccione los criterios de clasificación de tareas o cuestiones mediante una sesión adecuada de intercambio de ideas del propietario del proyecto, el director, los miembros del equipo y los usuarios finales.

#2. Utilice el Proceso de jerarquía analítica (AHP) para desarrollar un consenso claro y sólido entre las partes interesadas. A continuación, establezca los criterios ponderados en los que todos puedan confiar.

#3. El proceso de puntuación debe ser altamente colaborativo. Puede utilizar diferentes herramientas como formularios en línea y pizarras blancas para llegar a un consenso sobre el juicio subjetivo en la matriz de prioridades.

Ahora es el momento de echar un vistazo a algunas herramientas y plantillas que pueden ayudarle con las matrices de prioridades:

Smartsheet

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos y espacios de trabajo aclamada en todo el mundo que empresas de diversos tamaños utilizan con agilidad y éxito. Si su lugar de trabajo ya dispone de una suscripción a esta aplicación basada en la nube, puede utilizar fácilmente su centro de soluciones de gestión de proyectos para crear una tabla de priorización de productos fácil de usar.

Una vez en el Centro de Soluciones de la app Smartsheet, encontrará varios tableros de proyectos como Finanzas y Contabilidad, Clientes y Clientes, Recursos Humanos, etc. Dentro del grupo Desarrollo del producto, debería encontrar la matriz de priorización necesaria.

Si no utiliza ninguna suscripción de Smartsheet o no desea probar su plan de prueba, no tiene por qué preocuparse. Smartsheet también ofrece algunas matrices de priorización básicas que cualquiera puede descargar y utilizar por el motivo que le parezca oportuno. Sólo tiene que visitar este portal oficial de la biblioteca de plantillas de Smartsheet. Obtendrá de 2 a 3 plantillas que podrá descargar en formato de archivo Excel, PDF o Word.

Matriz de prioridades Miro

Miro es otra solución fiable y de confianza que reúne varias aplicaciones empresariales en un solo lugar, como una pizarra, un espacio de trabajo híbrido, una reunión remota, el dibujo de organigramas, la planificación de proyectos, etc. Además, es un repositorio de alta calidad para varias plantillas de gestión del tiempo y de proyectos como mapas mentales, tableros Kanban, planos de servicios, matrices de prioridades, etc.

Una vez que visite su biblioteca de plantillas, busque «Priorización» y descubrirá plantillas de matrices de prioridades procesables como las plantillas de métodos de priorización 2X2, 3X3 y RICE (alcance, impacto, confianza y esfuerzo).

Deberá personalizar estas plantillas dentro de la mesa de trabajo de Miro. A diferencia de Smartsheet, no puede simplemente descargar la plantilla para utilizarla en un libro de Excel. En su lugar, puede exportar el tablero en varios formatos compartibles como JPEG, PDF, CSV y archivos compatibles con JIRA.

¡Pero eso no es todo! Miro es muy aclamado para la colaboración en línea en la planificación de proyectos y la lluvia de ideas. Por lo tanto, obtendrá una gran cantidad de herramientas de conectividad en su plantilla de matriz de prioridades de Miro, como Votación, Modo de presentación, Toma de notas en tiempo real, Chat, Videochat y Pizarra compartida en línea.

Plantilla de matriz Eisenhower: Evernote

Evernote es una de las principales aplicaciones para tomar notas, que también cuenta con sincronización de documentos, escaneado de documentos, organización de calendarios, racionalización de tareas, etc. En línea con las otras herramientas mencionadas hasta ahora, Evernote también ofrece una gran cantidad de plantillas para los negocios, el hogar, la vida personal y el trabajo. Una de estas plantillas es la Matriz Eisenhower.

La Matriz Eisenhower, similar a la matriz de priorización, se utiliza desde hace tiempo en los procesos empresariales para priorizar las tareas que más importan. Se trata simplemente de un cuadrante 2X2 en el que usted clasifica sus tareas en función de su rango o importancia y urgencia.

Por ejemplo, la columna de la izquierda incluye dos encabezados de columna apilados: Urgente Importante, y debajo, Urgente No Importante. Ahora, la columna del lado derecho también tiene dos cabeceras de columna apiladas: Importante No Urgente y No Importante No Urgente.

Puede personalizar la plantilla en la aplicación de Evernote a través de una versión de prueba o de una suscripción de pago.

Matriz de prioridades de Google Workspace

Si el código de su organización o la política de uso de la aplicación empresarial le restringen dentro del ecosistema de Google Workspace, debe probar Priority Matrix, desarrollada por prioritymatrix.com. Se trata de una aplicación dedicada de Google Workspace Marketplace desarrollada con recursos de Google, como el motor de aplicaciones de Google Cloud, entre otros.

Su intuitiva interfaz de usuario (IU) proporciona un marco para la priorización. También puede transmitir las prioridades del equipo con vistas de proyectos colaborativos. Algunas de sus características destacables son:

• Delegación de tareas
• Gestión de tareas
• Gestión de múltiples proyectos
• Integración con Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
• Clasificación de tareas mediante filtrado avanzado

En pocas palabras, la herramienta le ayuda a usted y a su equipo a centrarse en la tarea correcta. Sin embargo, se trata de una aplicación basada en suscripciones. Una vez finalizada la prueba gratuita, deberá adquirir una licencia de suscripción para seguir utilizando la herramienta.

Observaciones finales

Hasta ahora, ha aprendido que la Matriz de priorización es una popular herramienta de gestión del tiempo para tomar decisiones. Muchos proyectos simples y complejos utilizan esta herramienta para decidir científicamente qué tareas necesitan un enfoque inmediato y cuáles pueden dejarse de lado para su ejecución posterior.

El concepto y la ciencia que hay detrás de esta técnica son sólidos. Impulsa a su equipo a maximizar la alineación de las tareas con los objetivos del proyecto. Para justificarlo, la herramienta utiliza una puntuación ponderada para clasificar las tareas. Pero la utilización de la matriz de prioridades puede quedarse corta debido a:

• Aprender los criterios adecuados para aplicar la herramienta
• Ponderar correctamente esos criterios debatiéndolos con los clientes
• La colaboración en tiempo real y el hábito de trabajar juntos
• Crear la plantilla perfecta que pueda funcionar en la mayoría de los proyectos

Con los conceptos explicados en este artículo y las herramientas gratuitas de matriz de priorización, le resultará mucho más fácil probar a aplicarla en proyectos en solitario o en equipo.

Puede que también le interese el mejor software de gestión de procesos que tiene el potencial de impulsar el crecimiento empresarial.