A menudo la gente asume o malinterpreta las funciones de los gestores de recursos (GR) y de los gestores de proyectos (GP), pero sus funciones y responsabilidades difieren significativamente dentro de la organización.
Los PM y los RM desempeñan un papel crucial en la consecución de este objetivo si una empresa quiere entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Ambas funciones son esenciales para el éxito de la entrega.
El PM trabaja en proyectos específicos mientras que el RM lo hace a nivel de unidad de negocio. El gestor de proyectos garantiza la entrega del proyecto en un plazo estipulado y dentro del presupuesto, mientras que el GR se asegura de que se asignan los recursos adecuados a los proyectos.
El trabajo del GR comienza después de que la organización consiga el contrato. El GR se asegura de que se embarcan los recursos adecuados y, una vez que los recursos están finalizados, pasan a otro proyecto.
El trabajo del PM es gestionar estos recursos y entregar el proyecto dentro del alcance y el SLA (acuerdo de nivel de servicio).
Un punto importante a tener en cuenta aquí es que, sin los recursos adecuados, el proyecto no se pone en marcha y, por lo tanto, en cualquier sector empresarial, las funciones del GR y del PM van de la mano.
Papel del director de proyecto (PM)
El PM es responsable de la ejecución integral del proyecto y de ocuparse de uno o varios proyectos. El trabajo principal del PM es alcanzar los hitos del proyecto dentro del SLA (acuerdo de nivel de servicio) definido y, lo que es más importante, dentro del presupuesto.
El papel del PM es específico del proyecto y se centra en la ejecución del proyecto dentro del alcance y el calendario previstos con la ayuda del equipo del proyecto. En resumen, los gestores de proyectos son los poseedores de los proyectos y su trabajo consiste en garantizar que el proyecto se entregue satisfactoriamente de acuerdo con los objetivos de la empresa y las expectativas de los clientes.
Responsabilidades del gestor de proyectos
- Planificación, seguimiento y desarrollo de planes de gestión de proyectos y comunicación entre las partes interesadas y la dirección.
- Presupuestar y garantizar la ejecución rentable del proyecto sin comprometer los estándares.
- Supervisión del SLA (acuerdo de nivel de servicio) para hacer un seguimiento del rendimiento del proyecto.
- Entregar el proyecto dentro del presupuesto y el alcance.
- Gestión de riesgos – Identificar los riesgos y crear un plan de mitigación de riesgos.
- Trabajar en la CSI (mejora continua de los servicios) para los servicios blandos y duros.
- Responsable de SOP (procedimiento operativo estándar), libros de ejecución y otra documentación.
- Responsable de CSAT (evaluación de la satisfacción del cliente) – seguimiento, mejora y cierre.
- Responsable de la evaluación de proyectos y del proceso de calidad como Six Sigma.
- Gestión de personal – Motivación del equipo, evaluaciones, promoción, estructuración de su trayectoria profesional, etc.
Papel del gestor de recursos (GR)
El papel principal del GR es garantizar que los gestores del proyecto dispongan de recursos suficientes para llevar a cabo el proyecto. El PM opera a nivel de proyecto, y el RM trabaja a nivel de unidad de negocio (BU) para garantizar que la BU dispone de recursos suficientes para cumplir los compromisos.
El GR no está asociado a ningún proyecto concreto, sino que, en realidad, su papel es temporal para el proyecto en particular, y una vez que se han cumplido los recursos, pasa a otro proyecto.
Responsabilidades del gestor de recursos
- Comprender el presupuesto del proyecto y asignar el recurso adecuado al proyecto
- Plan de disponibilidad: El GR tiene que asegurarse de que el banco esté siempre ocupado con los recursos adecuados y debe estar al tanto de los proyectos en cartera.
- Escanear y filtrar los recursos por experiencia, habilidades y disponibilidad
- Coordinarse con los PM para localizar la sobreutilización y la infrautilización de los empleados y alinear a las personas cualificadas adecuadas con los proyectos.
- El GR también puede trabajar con los PM para reasignar recursos, ajustar los requisitos y marcar las necesidades de recursos críticos para su contratación externa.
- De vez en cuando, el GR se pone en contacto con los PM para conocer los próximos proyectos y comprender las necesidades de recursos.
- En algunos casos, el GR puede ponerse en contacto con el departamento correspondiente para hablar sobre el rendimiento de los empleados, la formación, el desarrollo de recursos, etc.
- Trabaja con el equipo de desarrollo empresarial para estimar las necesidades de recursos
- El GR tiene que ponerse en contacto con proveedores externos para cubrir temporalmente los recursos en caso de necesidades urgentes.
- Estar siempre al día de las últimas leyes laborales, documentar los procesos, mantener registros, etc.
Diferencia entre un gestor de proyectos (PM) y un gestor de recursos (RM)
Las funciones del PM y del RM se diferencian entre sí, pero luego ambos tienen que trabajar juntos para entregar el proyecto con éxito.
Objetivos
El objetivo del gestor de proyectos es entregar los proyectos sin incumplir el SLA (acuerdo de nivel de servicio), dentro del alcance y del presupuesto. Emplean las mejores prácticas como ITIL, Seis Sigma, etc., y entregan los proyectos con la ayuda de los recursos del equipo. Su objetivo es generar beneficios y lograr la satisfacción del cliente.
El GR realiza una gestión eficaz de los recursos. Su objetivo es proporcionar los recursos adecuados para el proyecto y garantizar que la puntuación de satisfacción de los empleados se mantenga alta y se cumplan sus objetivos profesionales.
Método de entrega
Una vez que la empresa consigue el contrato, el PM esboza el alcance del proyecto y proporciona la estimación de recursos al gestor de recursos. El GR comienza a incorporar recursos procedentes de canales internos como el banco, recursos que se liberan de otros proyectos, etc. En algunos escenarios, pueden hacer bandera de la contratación de recursos externos como la contratación o la base contractual.
Ejecución
El GR hace un seguimiento de la utilización de los recursos utilizando herramientas como PeopleSoft u otras. Siguen comprobando la sobreutilización, la infrautilización, lo facturable, lo no facturable, etc., y en consecuencia, alinean el plan y lo discuten con el PM.
Si el GR no puede proporcionar los recursos dentro de los plazos, entonces existen altas probabilidades de escalada, penalización e incluso, en algunos casos, de perder los proyectos.
Los PM analizan el proyecto en busca de riesgos y, si prevén alguno, preparan un plan de mitigación de riesgos. Junto a esto, evalúan regularmente el rendimiento del proyecto. Para ello, utilizan hitos. El PM se asegura de que el proyecto se complete dentro de los plazos y el presupuesto sin interrupciones, escaladas ni incumplimientos del SLA.
El conjunto de competencias necesarias para el PM y el RM
Como un gestor de proyectos tiene responsabilidades diversificadas, debe poseer unas cuantas aptitudes esenciales, entre ellas
- Adaptabilidad
- Gestión de proyectos
- Responsabilidad
- Excelentes dotes de comunicación
- Capacidad para pensar con originalidad
- Saber cómo y cuándo delegar
- Previsión
- Liderazgo
- Resolución de problemas
- Pensamiento estratégico
Un gestor de recursos necesita los siguientes conjuntos de aptitudes específicas para desempeñar su función con éxito.
- Excelentes dotes de comunicación
- Conocimiento de las tecnologías
- Excelentes habilidades de negociación
- Flexibilidad
- Rapidez en la toma de decisiones
- Compromiso
- Análisis y previsión
- Capacidad de presentación
Herramientas utilizadas por el director de proyecto (PM) y el gestor de recursos (RM)
El gestor de proyectos desempeña un papel polifacético al ocuparse de un equipo, los plazos, la gestión, el cálculo de costes, la elaboración de informes y el alcance. Es todo un reto ocuparse manualmente de todas estas actividades con una precisión exacta, por lo que existen herramientas y programas informáticos especiales para ayudar a los gestores.
Las herramientas de gestión de proyectos son un activo excelente para que los gestores de proyectos organicen y gestionen sus proyectos y tareas con eficacia. Estas herramientas pueden adaptarse a diferentes tamaños y para otros fines en función de los requisitos del proyecto.
Veamos las principales herramientas que utiliza el gestor de proyectos para llevar a cabo el proyecto
#1. monday.com
monday. com es una herramienta integral basada en la nube para la gestión de proyectos. Los PM pueden utilizar esta herramienta para planificar, realizar el seguimiento y actualizar el estado del proyecto.
Cuenta con 200 plantillas incorporadas que facilitan la creación de flujos de trabajo y la gestión de las actividades del equipo.
La interfaz de usuario visualmente atractiva es fácil de utilizar sin necesidad de formación, y la función de arrastrar y soltar ayuda a personalizar los elementos y subelementos y a actualizar los flujos de trabajo en tiempo real.
Su exclusiva representación de datos permite a PM representar el flujo de trabajo del proyecto mediante diagramas de Gantt. El marco Kanban permite a los miembros del equipo supervisar el estado actual del trabajo en cualquier momento.
El software está disponible en tres versiones: Básica, Estándar y Pro, y los precios son de 8, 10 y 16 $/plaza/mes, respectivamente. Existe incluso una versión empresarial que admite funciones personalizadas y entornos muy complejos.
#2. Wrike
El softwareWrike garantiza la ejecución perfecta de los proyectos. La herramienta ayuda a los gestores de proyectos a gestionar, seguir y evitar retrasos en la ejecución de las actividades del proyecto.
La herramienta ofrece una visibilidad completa de un proyecto para garantizar una gestión sin esfuerzo de los recursos, las tareas y ayuda a ceñirse al calendario.
Su software de seguimiento del tiempo, los tableros Kanban personalizados, la seguridad de nivel empresarial y la automatización del flujo de trabajo proporcionan un control y una visibilidad completos del proyecto.
Independientemente de su vertical o unidad de negocio, esta herramienta hace el trabajo de un gestor de proyectos sin descanso. La herramienta puede ser utilizada por diversos sectores como TI, marketing digital, gestión de productos y proyectos, proyectos de consultoría, servicios profesionales, operaciones empresariales, etc.
Puede consultar otras herramientas de gestión de proyectos aquí.
Herramientas utilizadas por el gestor de recursos
Los gestores de recursos utilizan herramientas y plantillas para realizar el trabajo con eficacia.
Dependiendo del tamaño del proyecto o del perfil del equipo y de la empresa, los gestores de recursos pueden elegir entre un gran número de herramientas de gestión de recursos disponibles actualmente en el mercado.
Teamdeck
Teamdeck es un eficaz y completo software de gestión de recursos basado en la nube. El software ofrece ventajas en términos de planificación de recursos, seguimiento del tiempo, comprobación de la disponibilidad y generación de informes personalizados.
Su flexible consola de gestión de recursos proporciona todos los detalles de los recursos asignados a los proyectos y visibilidad de la carga de trabajo actual y futura.
Ya sean permanentes, temporales o incluso autónomos, se puede hacer un seguimiento de todos los recursos y mantener sus hojas de horas.
Una de sus mejores adaptaciones es que proporciona integración de software API con otras herramientas como Slack, Zapier, etc. Las plantillas incorporadas, que se pueden personalizar aún más, se pueden utilizar para la elaboración de informes.
El software está disponible para probar de forma gratuita durante siete días, después de lo cual cuesta 3,99 $/miembro de equipo/mes.
Aquí se explican algunas herramientas de gestión de RRHH basadas en SaaS más populares.
Conclusión 👩🏫
Los gestores de proyectos y los gestores de recursos son dos puntos focales importantes para la ejecución satisfactoria de los compromisos. El uso de herramientas que faciliten y automaticen su trabajo contribuirá en gran medida a agilizar las responsabilidades cotidianas, a reforzar unas comunicaciones bien organizadas y, lo que es más importante, a controlar los presupuestos y los gastos.
La selección de herramientas específicas se basa en la necesidad, el proyecto y la empresa. Así que, para empezar, sugiero poner en marcha un periodo de prueba de la herramienta, comprobar la viabilidad y, a continuación, tomar una decisión definitiva.
También le puede interesar Mejor software de gestión de proyectos de código abierto