Les logiciels de gestion des contrats sont importants, car les contrats constituent la source de revenus de toute entreprise, et les logiciels de gestion des contrats garantissent que la chaîne est impeccable et opportune.
Les contrats commerciaux sont désormais entièrement numérisés. Il n’y a plus de rédaction de documents, de rédaction finale, de signature, de courrier postal, etc. L’équipe financière, commerciale ou d’assistance à la clientèle utilise désormais des outils automatisés pour produire des centaines de contrats par jour.
Si vous n’avez pas encore essayé d’application de gestion de contrats, vous êtes au bon endroit. Nous vous présentons ci-dessous une liste exhaustive d’applications de gestion de contrats afin que vous puissiez faire votre choix.
En prime, j’ai également fourni quelques informations sur ces logiciels, comme l’objectif de ce logiciel de gestion des contrats, ses caractéristiques essentielles et le processus standard de gestion des contrats.
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PandaDoc
Bien que PandaDoc soit un logiciel de gestion de contrats populaire et robuste, il fait bien plus que cela. En plus de vous permettre de personnaliser, de négocier et d’inclure la signature électronique dans des contrats complexes, il fait avancer les conversations et travaille à votre rythme.
Cette plateforme riche en fonctionnalités contient des centaines de modèles de contrats que vous pouvez personnaliser à l’aide d’un éditeur par glisser-déposer et partager rapidement avec vos clients. De plus, vous pouvez utiliser la bibliothèque de choix de clauses pré-approuvées pour générer des contrats sans erreur pour des utilisations multiples.
Voici les principales caractéristiques de PandaDoc :
- Notifications en temps réel
- Traitement transparent des paiements
- Application mobile pour Android et iOS
- Nombre illimité de documents et d’utilisateurs
- Intégration CRM pour l’ importation de données clients
Il vous permet de rationaliser votre processus de gestion des contrats en automatisant des tâches telles que l’approbation, la signature de l’ordre et les autorisations personnalisées des utilisateurs. Les membres de l’équipe peuvent également commenter le document ou poursuivre la conversation grâce à la fonction de chat général.
Zoho Contracts
Zoho Contracts est un logiciel de gestion de contrats complet qui vous permet de rationaliser le cycle de vie des contrats. Il aide les entreprises à améliorer l’efficacité de tous les aspects de la gestion des contrats en améliorant la conformité et en réduisant les risques commerciaux. Cette application peut répondre à tous vos besoins en matière de contrats, depuis la création, l’approbation et la négociation des documents jusqu’à la signature.
Voici les principales caractéristiques de Zoho Contracts :
- Signatures juridiquement contraignantes
- Éléments d’action pour les rappels
- Rôles d’utilisateurs et autorisations d’accès prédéfinis
- Chiffrement et centres de données privés
- Dépôt central pour les entreprises
Vous pouvez créer instantanément de nouveaux contrats à l’aide de l’assistant de création de contrats, essayer des modèles prédéfinis pour les contrats courants ou créer des modèles personnalisés. Des fonctionnalités telles que l’éditeur de documents intégré, le suivi des modifications et les commentaires vous permettent de collaborer en toute transparence.
En outre, vous pouvez utiliser cette plateforme pour concevoir des flux d’approbation, obtenir des informations précieuses à partir d’analyses, capturer l’historique des contrats, voir les changements en cours et gérer les obligations contractuelles.
ContractWorks
Si vous recherchez un logiciel de gestion de contrats simple dont la configuration ne prend que quelques minutes, optez pour ContractWorks. Non seulement il améliore considérablement la visibilité de vos contrats, mais il minimise également le risque de manquer la prochaine date de renouvellement.
Les principales caractéristiques de ContractWorks sont les suivantes :
- Rapports personnalisés et programmés couvrant tous les aspects
- Alertes et notifications illimitées pour les contrats importants
- Tags AI pour faciliter la navigation et la recherche dans les contrats
- Outils intelligents d’IA pour le suivi des points de données clés
- Interface graphique intuitive et gestionnaire de mise en œuvre dédié
Cette application vous permet d’inclure un nombre illimité d’utilisateurs, quel que soit le plan choisi. Grâce à l’OCI et à la fonction de recherche avancée, vous pouvez rapidement trouver les détails de l’accord dont vous avez besoin.
En outre, elle vous permet de stocker tous les contrats dans un référentiel évolutif et sécurisé. La fonction de signature électronique intégrée vous permet d’envoyer, de signer et de classer des contrats où que vous soyez.
Concord
Concord est une plateforme unique pour tous vos processus contractuels. Elle vous permet de gérer la rédaction, l’approbation, la signature électronique et le stockage des contrats et de contrôler totalement la gestion du cycle de vie des contrats.
Sur cette plateforme, vous pouvez effectuer d’autres tâches essentielles telles que la négociation externe, la recherche de contrats, la gestion des alertes de délai et la création de rapports. Elle facilite également la rédaction collaborative de documents, les commentaires et les discussions avec les collègues et les fournisseurs.
Les principales caractéristiques de Concord sont les suivantes
- Automatisation des tâches régulières grâce à une intégration poussée
- Aperçu des contrats grâce à la comparaison des champs
- Alertes par courriel en cas de renouvellement de contrat ou de date limite
- Nombre illimité de signatures légales
- Routage et approbation automatiques des documents
Concord prend en charge l’intégration avec plusieurs applications pour fluidifier votre flux de travail. Vous pouvez l’intégrer à 4000 applications via Zapier ou utiliser son API REST et ses webhooks. En outre, vous pouvez l’associer à Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms, et bien d’autres encore.
DocuSign CLM
DocuSign CLM est le bon choix pour les petites entreprises car il offre un logiciel de gestion des contrats rentable. Il vous aide à organiser l’ensemble du processus en créant des accords personnalisés, en automatisant les tâches contractuelles et en vous informant sur les tendances, les risques et les opportunités.
Vous pouvez rapidement élaborer un contrat à l’aide de modèles, de bibliothèques de clauses, d’un éditeur par glisser-déposer et de règles conditionnelles. Il vous permet également de contrôler les versions et d’acheminer les contrats en vue d’une révision interne et externe.
Les principales fonctionnalités de DocuSign CLM sont les suivantes :
- Automatisation des tâches et gestion des flux de travail complexes
- Gain de temps grâce à la standardisation des processus de gestion des contrats
- Élimination des goulets d’étranglement pour un travail efficace
- Prise en charge de la veille stratégique grâce à un examen rapide et à des informations sur les tendances
- Collaboration fluide et facile entre les membres de l’équipe
En outre, les entreprises peuvent utiliser DocuSign CLM pour stocker les contrats dans un espace respiratoire central, gérer les obligations, rechercher des accords à l’aide de filtres, et bien d’autres choses encore. L’application comporte plus de 100 étapes de flux de travail préconfigurées que vous pouvez utiliser pour générer, réviser, approuver et stocker des contrats.
Contract Hound
Vous perdez souvent la trace de vos contrats importants ? Contract Hound est là pour vous aider. Ce logiciel simple de gestion des contrats vous permet de trouver, de stocker et d’organiser facilement tous les contrats afin que vous puissiez laisser vos soucis de côté.
Les principales caractéristiques de Contract Hound sont les suivantes
- Stockage et organisation des documents dans une base de données consultable
- Possibilité d’ajouter gratuitement un nombre illimité d’utilisateurs pour consulter un contact
- Signature et approbation sécurisées grâce à des intégrations
- Une équipe d’assistance réactive pour vous aider
- Stockage de sauvegarde sécurisé et à l’épreuve des urgences
Vous pouvez définir des rappels et des notifications pour les dates d’expiration et de renouvellement des contrats. Vous pouvez offrir une autorisation de lecture seule ou de rédaction à vos collègues préférés sur cette plateforme. Les entreprises peuvent également utiliser Contract Hound pour réviser et signer des contrats, gérer des subventions et suivre les modifications.
CMx
CMx est l’outil dynamique tout-en-un pour toutes vos tâches de gestion de contrats. Cette plateforme est disponible à la fois sur le cloud et sur site. Grâce à elle, les entreprises peuvent accéder à leurs précieuses données de gestion du cycle de vie des contrats sur une seule plateforme, y compris les contrats, les accords juridiques et les documents connexes.
Vous pouvez créer des contrats sans effort, en tirant parti de l’importation de clauses approuvées dans MS Word par glisser-déposer. Vous pouvez également conserver toutes les versions du contrat dans l’espace respiratoire central.
Les principales caractéristiques de l’application CMx sont les suivantes :
- Analyse avancée avec des données exploitables, des rapports personnalisés et programmés
- Authentification multi-facteurs, multi-location sécurisée, certificat SSL
- Données cryptées stockées dans des centres de données sécurisés
- Workflows pour l’examen et l’approbation des contrats
- Configuration facile et autorisations précises
Il prend également en charge l’intégration avec divers éditeurs, applications et plateformes SSO tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 et Azure Active Directory.
Evisort
Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion des contrats adapté à votre entreprise en pleine croissance ? Dans ce cas, Evisort pourrait être l’option parfaite pour votre entreprise. Cet outil de gestion des contrats alimenté par l’IA vous aide à réduire la charge de travail, à recevoir des alertes d’expiration de contrat, à accélérer la recherche de contrats et à réduire le temps de transaction des contrats.
Les principales caractéristiques de l’application Evisort sont les suivantes :
- Automatisation des contrats pour augmenter les ressources
- Processus d’approbation transparents pour renforcer la conformité
- Alertes automatisées et notifications de déclenchement
- Analyse, rapports et visualisation avancés des contrats
- Intégration sans code et gestion des accès
La plateforme d’intelligence contractuelle d’Evisort vous permet de simplifier la gestion des contrats. Elle rationalise également les flux de travail pour aider votre équipe à se concentrer sur le travail stratégique et à collaborer pour accélérer la conclusion des contrats. Cette plateforme prend en charge l’intégration avec des applications telles que Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box et Salesforce.
IronClad
IronClad est une solution de gestion du cycle de vie des contrats pour tous les types de contrats commerciaux numériques, y compris les contrats juridiques (accords NDA), d’approvisionnement, de vente, de finance, de ressources humaines et de marketing. Elle garantit une efficacité totale grâce au balisage automatique, aux suggestions de redéfinition, à l’extraction et à l’analyse des données contractuelles, à l’établissement de rapports et à bien d’autres choses encore.
Les principales caractéristiques d’IronClad sont les suivantes
- Un référentiel alimenté par l’IA stocke tous les contrats et toutes les données contractuelles
- Plateforme de création de contrats en libre-service avec contrôle total
- Analyse basée sur l’IA pour le suivi des données contractuelles, de l’adoption et de l’engagement
- Compatibilité multi-appareils de fonctions telles que les enveloppes cliquables et les signatures électroniques
- Interface intuitive pour concevoir des contrats adaptés à vos besoins
Son IA peut automatiquement réviser le contrat et effectuer un travail de relecture. Vous pouvez également rationaliser le processus en intégrant cette solution à Salesforce. Elle vous aide également à créer des conditions et des directives standard pour tous les membres de l’équipe. En outre, vous pouvez visualiser les données analytiques pour identifier les goulets d’étranglement et discuter de leur impact avec d’autres équipes.
Maintenant que vous avez une bonne idée des logiciels de gestion des contrats disponibles, examinons leur objectif, leurs caractéristiques et d’autres aspects.
Quel est l’objectif d’un logiciel de gestion des contrats ?
Les applications de gestion des contrats facilitent le processus contractuel en gérant les négociations jusqu’à la signature finale. Cela vous semble intéressant ? Vous trouverez ci-dessous quelques objectifs populaires :
Réduire la durée des contrats
Il faut généralement jusqu’à quatre semaines pour finaliser le contenu d’un projet de contrat. Si vous êtes en charge de la rédaction des contrats, impressionnez votre responsable en produisant des contrats professionnels en quelques minutes à l’aide d’outils de gestion de contrats robustes.
Augmentez la précision des contrats
Des erreurs involontaires dans un document contractuel peuvent rompre un bon accord et diminuer la confiance de votre entreprise. Vous pouvez éviter de telles mésaventures en utilisant des outils contractuels automatisés. Ces outils utilisent les contacts précédents pour remplir automatiquement les chiffres, les champs et les données essentiels, etc.
Il vous suffit de personnaliser et de modifier les données introduites pour que le contrat soit à jour.
Automatisation des processus clés
Un processus contractuel implique de nombreuses étapes telles que la négociation, la création, les projets de devis, les devis mis à jour, les devis renouvelés, les rappels de signature de contrat, etc. Vous pouvez automatiser toutes ces étapes à l’aide d’un logiciel de gestion des contrats afin d’économiser votre temps et, bien sûr, beaucoup de papier.
facilitation de la signature électronique
L’équipe de vente et d’assistance à la clientèle peut continuer à faire passer le processus de signature du contrat d’une personne à l’autre grâce à la signature électronique des documents. La signature numérique des documents est plus rapide que la signature en personne.
Caractéristiques essentielles d’un outil de gestion des contrats
Un logiciel de gestion des contrats est digne d’intérêt lorsqu’il possède les fonctionnalités suivantes :
Modèles de contrat
L’application doit proposer les modèles habituels que les entreprises utilisent fréquemment. Elle doit également permettre de convertir un nouveau contrat en modèle pour l’avenir.
Répertoire central du contenu des contrats
Il doit y avoir une base de données pour le contenu que les contrats utilisent fréquemment. L’opérateur doit pouvoir personnaliser les champs en fonction des besoins.
Contrôle d’accès basé sur les rôles
Les agents de vente sur le terrain, les employés de bureau, l’assistance à la clientèle, les rédacteurs de contrats, les assistants du directeur et les propriétaires d’entreprise doivent avoir différents niveaux d’accès à la suite.
Stockage sécurisé et crypté
Un logiciel de gestion des contrats robuste utilisera un logiciel d’authentification et des protocoles de cryptage pour protéger les contrats contre les acteurs malveillants.
ROC, IA, PDF et impression
Le logiciel doit comporter un programme de reconnaissance optique de caractères (OCR) si vous devez ajouter du contenu à partir d’un contrat physique. Une IA peut traiter les entrées pour créer des PDF propres et professionnels.
Il peut arriver que vous ayez besoin de copies imprimées, c’est pourquoi l’option d’impression doit également être présente.
Tableau de bord
Un tableau de bord présentant plusieurs mesures de l’équipe de traitement des contrats aidera les gestionnaires, les responsables financiers et l’équipe de direction à élaborer des plans commerciaux et financiers appropriés.
Le logiciel de gestion des contrats de nouvelle génération doit afficher un tableau de bord avec les contrats en attente, les projets de contrat, les contrats en cours, les contrats envoyés pour approbation au client et les nouvelles propositions de contrat.
Signature électronique intégrée
Lorsque vous achetez un logiciel de gestion des contrats, assurez-vous qu’il comporte une fonction de signature électronique. Dans le cas contraire, vous devrez peut-être acheter une autre application réservée à la signature électronique. La séparation de cette fonction vitale ralentira certainement la vitesse de traitement de vos contrats.
Processus de traitement des contrats
L’application doit offrir un flux de travail intuitif pour le traitement des contrats. Par exemple, l’agent de terrain lance le flux de contrats. Ensuite, l’équipe des ventes ou des produits vérifie les éléments du contrat et les transmet aux responsables.
Une fois qu’un responsable a finalisé le prix et les conditions, il peut envoyer le contrat à la direction. Et tout cela doit se faire au sein de l’application.
Suivi administratif
Il doit y avoir des capacités de visualisation avancées pour les gestionnaires d’entreprise, les responsables financiers, les dirigeants et les propriétaires d’entreprise. Cela permettra de s’assurer que tout se déroule conformément à la politique de l’entreprise.
Par conséquent, lorsque vous choisissez un outil, je vous suggère de passer en revue cette liste de caractéristiques afin de disposer d’un logiciel qui vous offre le maximum de fonctionnalités.
Qu’est-ce que le processus standard de gestion des contrats ?
Le processus de gestion des contrats ou flux de travail typique se compose de six étapes. Examinez chaque étape du cycle de vie.
La création
La première étape de la gestion des contrats consiste à créer un accord. Vous pouvez utiliser un modèle ou commencer à le rédiger à partir de zéro.
Collaboration
En tant que document commercial essentiel, les contrats doivent souvent faire l’objet d’une collaboration interne. Plusieurs équipes apportent leurs contributions pour finaliser un contrat au nom de l’entreprise.
Rédaction
La première copie de l’accord est loin d’être la version définitive. Il doit faire l’objet de plusieurs révisions et changements de version avant d’être finalisé.
Signature
Lorsque la partie rédactionnelle est terminée, vous devez signer le contrat. De nos jours, les signatures électroniques sont de plus en plus utilisées.
Suivi
Il est également nécessaire de suivre les obligations et la conformité d’un contrat.
Stockage
Tous les contrats doivent être stockés dans un espace respiratoire sécurisé, centralisé et consultable. Ainsi, les utilisateurs peuvent rapidement trier et trouver les documents.
Rapports
Vous devez obtenir un rapport analytique personnalisé pour votre contrat, avec des informations exploitables. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées.
Renouvellement
Dans de nombreux cas, les contrats sont renouvelés après un certain temps. Cependant, il est essentiel de suivre les dates d’échéance du renouvellement.
Voilà qui résume le processus de gestion des processus standard. Voyons maintenant quelques ouvrages populaires qui vous aideront à en savoir plus sur la gestion des contrats.
Livres populaires pour apprendre la gestion des contrats
Voici quelques ouvrages populaires qui devraient vous aider à apprendre la gestion des contrats.
Gestion des contrats : Core Business Competence
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Rédaction et négociation de contrats
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Principes de gestion des contrats
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Gestion des contrats : Secrets gagnants
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Ces ouvrages devraient vous aider à mieux comprendre et apprendre la gestion des contrats.
Conclusion
Jusqu’à présent, vous avez exploré les huit meilleurs outils de gestion des contrats qui prennent d’assaut le monde des affaires. Vous pouvez choisir l’un d’entre eux en fonction des besoins de votre entreprise, de la charge de travail liée aux contrats et de votre budget. Vous pouvez faire un essai et vous abonner si l’outil vous semble satisfaisant.