Le document sur l’étendue des travaux vous aide à éviter les approximations et les erreurs de communication dans le cadre d’un projet et à le maintenir sur la bonne voie lorsque vous collaborez avec des clients externes.
Aujourd’hui, les entreprises collaborent avec plusieurs parties avant de mener à bien un projet. Pour ce type de travail collaboratif, les entreprises ont besoin d’un document professionnel. Elles peuvent ainsi s’y référer ultérieurement si les parties externes collaborant au projet ne fournissent pas les produits livrables conformément aux spécifications convenues.
L’un de ces documents professionnels est le cahier des charges. Vous en avez besoin chaque fois que vous reprenez un projet de quelqu’un d’autre ou que vous collaborez avec des tiers.
Poursuivez votre lecture pour apprendre à rédiger un cahier des charges dans un langage clair et facile à comprendre. Vous explorerez également certaines ressources en ligne qui proposent différents types de modèles de cahier des charges et de constructeurs de formulaires.
Introduction
Le cahier des charges, ou document SoW, est un document dans lequel sont décrites des informations détaillées sur le travail de base d’un projet. De nombreuses personnes le considèrent également comme un contrat écrit entre elles-mêmes et les autres parties prenantes d’un projet, y compris les agents, les prestataires de services et les sous-traitants.
Le document explique généralement comment chaque tâche ou phase d’un projet est réalisée, les produits livrables, les résultats attendus, les calendriers de paiement et le processus. Grâce à ce document, les free-lances ou les équipes peuvent mentionner de manière claire et concise ce que les parties prenantes peuvent attendre d’un projet.
En cas de malentendu, il s’agit de l’option de référence pour toutes les parties. Grâce à lui, chacun sait ce qu’il doit faire pour que le projet fonctionne pour les deux parties. Le document de travail est également un excellent moyen de communication efficace, dont l’absence peut entraîner l’échec d’un projet et des relations entre le client et les parties prenantes.
Composants essentiels
Le document variera en fonction du type de projet et du secteur d’activité. Cependant, voici les éléments communs que vous devez inclure dans presque tous les documents de travail pour la transparence.
Informations clés
Dans chaque document de travail, vous devez inclure les détails de base d’un projet afin que les lecteurs puissent immédiatement comprendre de quoi il s’agit. Incluez le nom du projet, le nom de l’auteur, le nom du client, la date et d’autres informations cruciales.
Objectifs du projet
Il est toujours utile d’ajouter une brève description du projet dans l’énoncé de mission. Veillez à inclure le contexte du projet, les objectifs, l’énoncé du problème et les personnes impliquées, mais de manière concise.
Description des biens et services sous forme de liste
Venons-en maintenant à la partie la plus importante de ce document : les biens et services que vous fournirez ou exécuterez dans le cadre du projet.
Il est préférable de diviser les produits à livrer en plus petits morceaux et de les répertorier sous forme de tâches et de sous-tâches. Qu’il s’agisse d’un projet en freelance ou d’un projet d’équipe, présentez les tâches dans un tableau avec les dates d’achèvement prévues et les personnes à contacter.
Produits livrables du projet
Cela n’est peut-être pas nécessaire pour tous les documents de travail, mais il est utile de mentionner ce que le client obtiendra à la fin du projet. Il saura ainsi ce qu’il peut attendre de vous et de votre équipe.
Durée du projet
Le temps joue un rôle crucial dans tous les projets ; vous devez donc inclure le délai d’achèvement. Mentionnez quand vous commencerez à travailler sur le projet et quand vous le terminerez. N’oubliez pas non plus de mentionner les étapes ou les réalisations que vous souhaitez accomplir en cours de route.
Une liste des projets hors du champ d’application
Un autre élément facultatif du document de travail lui permettra d’atteindre un niveau supérieur. Dans cette section, indiquez tout ce que vous n’inclurez pas dans votre projet mais que les clients pourraient attendre de vous. Cela rendra les choses plus claires et vous aidera à éviter tout malentendu.
Protocole de modification
Comme vous créez un cahier des charges avant de commencer un projet, il peut s’avérer nécessaire par la suite d’apporter des modifications au champ d’application du projet que vous avez mentionné dans ce document. C’est pourquoi vous devez ajouter un protocole qui vous permettra d’apporter des modifications.
Conditions de paiement
Tous les projets rémunérés doivent contenir une section dans laquelle vous décrivez les dépenses liées au projet et les modalités de paiement. Si le projet nécessite que vous investissiez de l’argent pour des biens, de la main-d’œuvre, des infrastructures ou tout autre coût indirect, mentionnez-le dans cette section. Mentionnez également les calendriers de paiement, les paiements d’étape et d’autres détails dans votre document de travail.
Conditions générales
Vous devez inclure tous les termes et conditions du projet dans cette section. Vous pouvez également y expliquer les termes utilisés dans le cahier des charges et toutes les conditions que vous n’avez pas clarifiées précédemment.
Acceptation
Enfin, ajoutez cette section qui transformera le projet en un contrat juridiquement exécutoire. Incluez ici la signature du client et prévoyez un espace pour les signatures des autres parties prenantes.
Cas d’utilisation
Tout accord de commande de projet entre un client et une partie externalisatrice devrait être réalisé par le biais d’un document de travail. Vous trouverez ci-dessous quelques cas d’utilisation réels des documents Scope of Word et de leurs modèles :
#1. Travaux d’architecture de bâtiments
Étant donné que les travaux d’architecture pour les bâtiments professionnels et personnels entraînent de nombreuses dépenses, des risques et des investissements en temps, vous devez utiliser un document d’étendue des travaux standard que la plupart des entreprises de construction de bâtiments utilisent.
Le modèle ci-dessous est un document de travail standardisé qui comprend tous les éléments essentiels tels que la définition du projet, les informations sur le client et le projet, le processus de sélection de l’architecte, le calendrier du projet, les exigences en matière d’approbation, l’objectif général, etc.
Téléchargez : Modèle de cahier des charges d’architecture gratuit MS Word/Google Docs
#2. Rénovation intérieure et extérieure
Diverses agences de décoration et entrepreneurs utilisent ce document pour finaliser des projets de rénovation individuels ou professionnels. Vous pouvez utiliser un modèle si vous êtes un nouveau venu dans ce domaine et que vous n’avez aucune idée de la manière d’en créer un.
Le modèle de document SoW suivant a été rédigé en fonction des besoins des entrepreneurs généraux américains pour la rénovation de bâtiments commerciaux ou résidentiels. Il contient tout le contenu “dans le champ d’application” pour les travaux de rénovation. Toutefois, vous pouvez en ajouter ou en supprimer en fonction du projet sur lequel vous travaillez.
Téléchargez : Modèle de travaux de rénovation gratuit MS Word/Google Docs
#3. Projets d’aménagement paysager résidentiel et commercial
Les projets d’aménagement paysager comprennent beaucoup de travail humide ainsi que des démonstrations professionnelles. Le document de travail est l’occasion pour vous de montrer votre créativité et vos goûts en matière de design afin que le donneur d’ordre dispose d’un argument supplémentaire pour engager votre agence.
Ce modèle de cahier des charges pour les travaux d’aménagement paysager se compose de blocs d’images dans lesquels vous pouvez placer le logo de votre marque, des palettes de couleurs, des icônes et des exemples de travaux. Il y a une page blanche supplémentaire que vous pouvez utiliser pour écrire plus de contenu. Pour chaque page, vous pouvez changer l’exemple d’image d’aménagement paysager.
Téléchargez : Modèle de lettre de présentation pour l’aménagement paysager gratuit MS Word/Google Docs
#4. Marketing des médias sociaux
Aider les entreprises à réaliser leurs publicités et campagnes de marketing sur les médias sociaux est une activité lucrative. De nombreux freelances et agences de marketing numérique se sont lancés dans cette activité. Si vous travaillez également dans ce domaine, un document SoW peut vous aider à long terme.
Vous trouverez ci-dessous un modèle de cahier des charges organisé, clair et professionnel pour le marketing des médias sociaux que les agences et les freelances peuvent utiliser à des fins commerciales. Il contient les éléments indispensables d’un document SoW tels que les coordonnées du client, la description du projet, les détails de la campagne, les principaux résultats attendus, les tableaux de la campagne, etc.
Téléchargez-le : Modèle de document de travail sur le marketing des médias sociaux gratuit MS Word/Google Docs
#5. Contrats gouvernementaux
Un document sur l’étendue des travaux est indispensable pour les travaux contractuels que vous pouvez obtenir auprès de l’État fédéral, de l’État fédéré, des municipalités et des comtés. En outre, les documents relatifs à l’étendue des travaux pour les contrats gouvernementaux sont les plus élaborés en termes de contenu et d’étendue.
Vous trouverez ici un exemple de modèle de cahier des charges pour les projets contractuels gouvernementaux. Il vous permet d’ajouter le logo de votre agence et d’autres éléments du cahier des charges, tels que le nom de l’organisation, le nom du projet, les coordonnées de l’auteur, le contexte et les objectifs du projet, la description du projet, le calendrier, la proposition de coût du fournisseur, etc.
Il se peut que vous deviez ajouter ou exclure du contenu en fonction du projet de marché public qui vous intéresse. Passez en revue les exigences du projet en ce qui concerne le format du document de travail avant de soumettre la version finale.
Téléchargez : Modèle de cahier des charges pour les marchés publics gratuit MS Word/Google Docs
Comment rédiger un document d’offre de services ?
- Incluez des détails explicites concernant le travail, le paiement, les ressources, les délais, les étapes, etc.
- Ajoutez des éléments visuels tels que des photos du produit final ou du service que vous attendez, des graphiques, des tableaux, etc.
- Si le document contient du jargon commercial, veillez à ce que vous et le signataire définissiez ce jargon avant de lancer le projet.
- S’il s’agit d’un projet à long terme comportant de nombreux produits livrables complexes qui dépendent du temps, prévoyez un calendrier de révision de l’énoncé des travaux à intervalles mensuels ou trimestriels.
- Le document doit également contenir des définitions de la réussite du projet. Lorsque vous aurez terminé le projet, le client pourra facilement revoir les définitions de la réussite, et il n’y aura pas de possibilités de révisions et de remaniements inutiles.
- Le cahier des charges doit être clair, concis et bref. N’utilisez pas d’éléments de remplissage inutiles pour allonger le document.
- Vous devez rédiger le document en collaborant avec les parties prenantes externes et internes. Par exemple, les parties prenantes internes seront votre équipe de projet, et les parties prenantes externes seront le client et les fournisseurs tiers.
- Mentionnez les services étroitement liés qui ne font pas partie du projet, comme l’hébergement après le développement du site web, la publication de l’application après le développement de l’application, etc.
Passons maintenant aux choses à ne pas faire pour rédiger un cahier des charges.
Ce qu’il ne faut pas faire pour rédiger un cahier des charges ❌
- N’hésitez pas à utiliser des modèles de cahier des charges et des exemples de projets pertinents pour rédiger le vôtre. Cela vous permettra de gagner du temps et d’économiser des efforts.
- N’incluez pas dans le document un contenu vague et ambigu que les sous-traitants, les fournisseurs et d’autres tiers pourraient utiliser à leur avantage et vous causer des dommages pécuniaires.
- Ne précipitez pas le processus de rédaction d’un cahier des charges. Asseyez-vous avec vos collaborateurs et planifiez méticuleusement le document en incluant toutes les définitions, les étapes, les limites, le budget, etc.
- N’oubliez pas de décrire clairement les produits livrables d’ un projet qui sont “hors champ” et “dans le champ”
- Si le projet exige certaines durées de formation professionnelle, n’oubliez pas de l’indiquer dans le document, ainsi que les coûts.
- Dans certains documents de travail, il n’est pas précisé comment le client doit procéder à l’audit des produits livrables afin de pouvoir déclarer l’achèvement du projet. Veillez à ne pas commettre cette erreur. Incluez des étapes pré-approuvées qui définissent l’achèvement du projet selon les termes de la mise en service.
- Les projets à long terme peuvent nécessiter des déviations, des modifications du champ d’application, des modifications des produits livrables, etc. N’oubliez pas de mentionner ces possibilités dans le document de travail.
N’oubliez pas de mentionner ces possibilités dans le cahier des charges. En outre, consultez les modèles gratuits de cahier des charges.
Ressources de modèles gratuits
Smartsheet
Sur Smartsheet, les utilisateurs peuvent trouver une variété de modèles de cahier des charges gratuits pour un usage personnel. Les modèles sont disponibles en Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs et Google Sheets.
Le marketing numérique, la construction commerciale, le développement de logiciels, l’architecture d’intérieur, la conception de sites web et le remodelage sont quelques-uns des secteurs d’activité populaires pour lesquels vous pouvez utiliser les modèles de cette plateforme.
Archives de modèles
Template Archive est un autre site web où vous pouvez trouver des ressources gratuites pour créer des documents sur l’étendue des travaux. Les modèles sont de conception et de format variés, ce qui vous permet de choisir en fonction de votre marque ou de votre projet. En outre, vous pouvez facilement les télécharger et les modifier pour créer un document unique sur le cahier des charges.
FormSwift
FormSwift vous permet de créer un document sur l’étendue des travaux pour votre prochaine proposition de projet de deux manières. Tout d’abord, vous pouvez télécharger un modèle générique en Microsoft Word ou Adobe PDF à partir de son site web. Vous pouvez ensuite remplir les blancs pour créer un document d’étendue des travaux personnalisé.
Deuxièmement, vous pouvez utiliser un outil de création de documents de travail guidé dans lequel vous saisissez les détails pertinents et l’outil continue à créer le document. La création d’un document en ligne sur cette plateforme prend environ 20 minutes.
Le mot de la fin
Vous connaissez maintenant le cahier des charges, ses composantes et les choses à faire et à ne pas faire pour créer un cahier des charges professionnel qui plaira à votre client. En outre, vous avez également découvert quelques cas d’utilisation pour lesquels vous pouvez utiliser les documents sur l’étendue des travaux.
Pour vous aider davantage, l’article présente quelques créateurs de documents d’étendue des travaux et bibliothèques de modèles en ligne. Vous pouvez créer un document de travail en ligne à l’aide de l’une des plateformes susmentionnées, soit en suivant un guide étape par étape, soit en téléchargeant et en personnalisant un modèle.
Vous pourriez également être intéressé par les meilleurs outils pour signer électroniquement des documents tels que l’étendue des travaux ou les ordres de travail.