6 logiciels de chat sur le lieu de travail que vous pouvez utiliser pour parler à votre équipe

Vous ne pouvez qu’admettre que la communication est l’épine dorsale de toute entreprise. À l’ère du travail à distance, où les coéquipiers sont éloignés les uns des autres, la communication doit faire l’objet de plus d’attention qu’auparavant.

Outre les équipes qui travaillent à distance, les entreprises qui sont de retour dans les bureaux comptent également sur les applications de chat pour améliorer la communication grâce aux avantages et aux fonctionnalités qu’elles offrent. C’est là que les applications de dialogue en ligne sur le lieu de travail entrent en scène. Ces applications simplifient la communication et contribuent à instaurer une culture de travail saine parmi les membres de l’équipe.

Qu’est-ce qu’un logiciel de dialogue en ligne sur le lieu de travail ? 💻

Les logiciels de dialogue en ligne sur le lieu de travail sont des outils de communication qui ont pris le pas sur le courrier électronique, qui était autrefois le principal mode de communication sur le lieu de travail. Ces applications vont au-delà des capacités du courrier électronique et permettent aux membres de l’équipe de s’engager les uns avec les autres, de discuter du travail et de trouver des idées uniques pour faire avancer les choses. Les outils de communication sur le lieu de travail offrent de nombreuses fonctionnalités telles que les chats privés, les conversations de groupe, les appels vocaux et vidéo, en plus des autres outils de productivité.

Examinons les principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de chat pour votre entreprise :

Amélioration de la communication

L’un des principaux avantages que vous retirerez de l’utilisation d’un logiciel de chat est une communication sans faille entre les membres de l’équipe, même s’ils se trouvent à des endroits différents. Il leur permet d’échanger des messages, de discuter d’idées et de participer à des appels vidéo, même s’ils sont éloignés les uns des autres.

Rationalisation du flux de travail

Les outils de communication sur le lieu de travail aident l’équipe à organiser le travail et à améliorer le flux de travail dans l’organisation. Les employés peuvent organiser des réunions quotidiennes pour planifier leur travail, assigner des tâches et obtenir un retour d’information instantané.

Participation des employés

En plus d’améliorer le flux de travail et de faciliter la communication, le logiciel de chat encourage également les employés à s’engager dans des activités d’équipe, améliorant ainsi la productivité.

Restez organisé

Ne pas être au courant de ce qui se passe et oublier les tâches à accomplir est un scénario courant au bureau, mais ce n’est plus le cas avec les applications de chat. Les plateformes de communication d’équipe gardent tout organisé, en vous tenant au courant de ce qui se passe et des tâches que vous devez accomplir.

Gain de temps ⏳

Il est essentiel de suivre le temps lorsque vous collaborez avec d’autres membres de l’équipe pour terminer une tâche. Les applications de communication sur le lieu de travail permettent d’économiser le temps que vous devriez consacrer à quitter votre bureau et à aller voir la personne pour discuter. Ainsi, les efforts et les ressources sont réduits pour diminuer les dépenses insignifiantes.

Renforcez les relations au sein de l’équipe 👨‍💻

Une relation de travail saine doit prévaloir entre les employés qui travaillent en équipe. L’utilisation de logiciels de communication pour collaborer sur des projets et des tâches permet de renforcer les relations et de générer de nouvelles idées.

Dans ce guide, nous avons répertorié les meilleurs logiciels de chat pour espace de travail disponibles qui peuvent améliorer la communication au sein de votre entreprise. Ce qui est intéressant avec ces plateformes de communication, c’est qu’elles offrent des plans gratuits pour les petites équipes.

Workplace

Workplace Chat est une plateforme de communication pour les entreprises qui permet de connecter les membres de l’équipe travaillant à distance de manière simple et sécurisée. Détenue par Meta, elle comprend des fonctionnalités telles que le chat, les appels vidéo, les messages, le fil d’actualité et les groupes, qui permettent de diffuser toutes les informations relatives à l’entreprise.

Workplace Chat peut facilement s’intégrer aux outils de travail de votre entreprise pour créer un moyen sûr et productif de partager des connaissances et de créer des communautés de travail. Ce logiciel de chat permet à votre équipe d’interagir en donnant des suggestions en temps réel par le biais de commentaires, de réactions et de messages instantanés. Il devient très facile de renforcer la culture de travail et de se connecter avec des coéquipiers de n’importe où dans le monde.

Workplace by Meta vous permet de créer des espaces de collaboration appelés groupes. Ces groupes permettent de gérer des projets et d’assigner des tâches aux coéquipiers, de donner un retour d’information, de partager des mises à jour, de mentionner des collègues et de partager des fichiers en toute sécurité sans aucune limite de stockage. Vous pouvez définir ces groupes comme étant privés, publics ou secrets et vous pouvez même créer des groupes dont les membres proviennent de plusieurs entreprises. Les administrateurs du groupe peuvent restreindre l’accès des membres de l’équipe pour s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.

L’application Workplace Chat peut s’intégrer à plus de 50 outils professionnels, les principaux étant Office 365, Google Workspace et ServiceNow. Il est également possible de concevoir des intégrations personnalisées pour connecter l’application Workplace Chat à tout autre outil de votre entreprise. L’entreprise veille à ce que les informations sensibles des utilisateurs restent confidentielles.

Les principales caractéristiques du Workplace Chat de Meta sont les suivantes :

• Les appels vidéo et vocaux en direct servent de moyen de communication pour diffuser les événements et les informations de votre entreprise afin de stimuler l’esprit d’équipe.
• La bibliothèque de connaissances permet de créer, de stocker et de partager des documents professionnels dans l’application de chat. Ainsi, toutes les informations sont mieux organisées et plus faciles à évaluer sur votre PC et vos smartphones.
• Les groupes de travail permettent de communiquer et de collaborer avec l’équipe pour développer la culture du travail.
• Le fil d’actualité basé sur le ML affiche des informations personnalisées, pertinentes et priorisées pour vous aider à rester concentré et productif.

Workplace by Meta est indépendant de la plateforme et vous pouvez l’utiliser sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles pour rester informé de n’importe où. Le prix de Workplace chat commence à 4,00 USD par mois ; vous bénéficiez également d’une période d’essai de 30 jours pour tester le logiciel avant de l’acheter.

Chatwork

Chatwork offre aux équipes une nouvelle méthode de travail rationalisée. Il y a des salles de chat pour chaque projet de l’équipe, de sorte que les conversations sur chaque projet restent organisées dans leurs salles séparées. Tous les membres de l’équipe peuvent voir les progrès, les détails et les décisions et participer en temps réel.

Chatwork offre les fonctionnalités suivantes pour permettre aux membres de l’équipe de synchroniser leur travail et de créer des liens entre eux :

Gestion du chat

• La section My Chat vous permet de noter les informations importantes
• Chat direct avec n’importe quel membre de l’équipe
• Créez un groupe distinct pour chaque projet dans la salle de chat du groupe
• Recherchez d’anciens messages à l’aide de mots-clés

Gestion des tâches

• Créez et assignez des tâches à vos coéquipiers afin que chacun soit conscient de ses responsabilités
• Suivez l’évolution de votre tâche par rapport à la date d’échéance
• Marquez la tâche comme terminée et le gestionnaire en sera automatiquement informé

Partage de fichiers

• Partagez des fichiers de différents formats tels que Word, Excel et des images.
• Prévisualisez les fichiers téléchargés dans le navigateur avant de les télécharger.
• Téléchargez les fichiers partagés par vos pairs

Appel vidéo

• Organisez une réunion par appel vidéo avec les membres du groupe
• Discutez en face à face avec les membres du groupe
• Partagez facilement votre écran avec les autres participants à l’appel vidéo
• Partagez des images lors des appels vidéo via les smartphones

Gestion des contacts

• Invitez vos coéquipiers à rejoindre le Chatwork de votre organisation.
• Acceptez ou refusez les demandes d’adhésion.
• Saisissez l’identifiant ou l’adresse électronique du Chatwork pour rechercher des coéquipiers

Gestion des notifications

• Autorisez votre navigateur à vous notifier de l’activité sur Chatwork
• Activez ou désactivez les sons de notification
• Configurez Chatwork pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des courriels dans la boîte de réception

Gestion des utilisateurs

• Ajoutez de nouveaux membres au groupe (la limite d’utilisateurs dépend de l’abonnement)
• Catégoriser et réviser les membres
• Mettre à jour les détails de l’utilisateur tels que le mot de passe

Gestion du profil

• Ajouter un avatar ou votre image comme photo de profil
• Ajouter la photo de couverture qui apparaît sur le profil

Personnalisez votre identifiant Chatwork

• Ajoutez vos coordonnées telles que l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Une version gratuite de Chatwork est disponible mais avec des fonctionnalités limitées. Si votre entreprise souhaite passer à la version premium, il vous en coûtera 5 USD par utilisateur et par mois, facturés annuellement.

Microsoft Teams

Teams est un espace de travail collaboratif populaire proposé par Microsoft dans le cadre de la suite Office 365. Les organisations saluent Microsoft Teams pour son rôle central dans la facilitation des conversations sur le lieu de travail, la collaboration entre les membres de l’équipe, le chat vidéo et le partage de documents afin d’améliorer la communication et la productivité des employés.

Si Microsoft Teams est largement connu pour ses capacités de vidéoconférence, son segment de chat de groupe n’est pas en reste. Ils ont remplacé avec succès le courrier électronique comme moyen de conversation, en particulier pour les membres de l’équipe qui travaillent à distance.

En plus d’interagir les uns avec les autres, Microsoft Teams Group Chat vous permet également d’intégrer d’autres applications professionnelles. En bref, les employés ont l’impression de travailler virtuellement au bureau. Teams Group Chat est disponible dans le cadre du client de bureau, du client web et de l’application mobile de Microsoft Teams. Vous pouvez accéder à Microsoft Teams depuis n’importe quel système d’exploitation, iOS, macOS, Windows ou Android. En outre, Microsoft Teams est également disponible en tant qu’extension de navigateur qui peut être ajoutée à votre navigateur préféré.

Teams Group Chat est riche en fonctionnalités et contient tous les outils présents dans n’importe quelle application de chat professionnel. Qu’il s’agisse d’emojis, de GIF, d’édition de texte enrichi, de mentions, de réponses au fil de discussion ou de partage de fichiers. Les utilisateurs peuvent passer sans effort de la messagerie instantanée aux appels vidéo en cliquant sur une icône. En outre, vous pouvez mettre les discussions en sourdine pour ne plus recevoir de notifications et même épingler les conversations importantes.

Les autres fonctionnalités sont les suivantes :

• Recevez des notifications lorsque quelqu’un vous marque ou vous notifie.
• Partagez des fichiers avec les membres de votre équipe et accédez aux fichiers qu’ils vous ont envoyés.
• La fonction de recherche de messages vous permet de rechercher des messages en tapant des mots-clés.
• Outre la messagerie instantanée, vous pouvez organiser un appel audio pour communiquer avec les membres de l’équipe.
• Microsoft Teams peut s’intégrer à d’autres outils professionnels utilisés dans votre entreprise.
• Il permet aux utilisateurs de télécharger l’outil en tant que module complémentaire aux abonnements ou aux services spécifiques tels que Outlook 365.

Comme indiqué, Microsoft Teams est disponible dans le cadre de la suite Office 365. La version gratuite de Teams offre un espace de stockage limité et pose d’autres restrictions. En revanche, la version Microsoft Teams Essentials propose plusieurs modules complémentaires et coûte 4,00 USD par utilisateur et par mois. Microsoft 365 Business Basic commence à 5,00 USD par utilisateur et par mois.

Google Chat

Google Chat est un logiciel de communication professionnelle qui fait partie intégrante de Google Workspace. Il permet aux membres des équipes des entreprises et des organisations de collaborer et de communiquer sur des projets et des tâches. Google Chat agit comme un hub centralisé où les membres de l’équipe et les responsables peuvent créer des salons de discussion virtuels, configurer des fils de discussion, surveiller l’avancement des tâches et effectuer des suivis.

Chaque espace de discussion dispose d’options distinctes pour la discussion, le partage de fichiers et l’attribution et l’achèvement de tâches. Il est ainsi possible d’accéder facilement aux fichiers partagés par vous et vos coéquipiers au sein de la salle. En outre, vous pouvez également assigner une tâche à d’autres personnes et consulter les tâches qui vous ont été assignées dans le salon. En outre, vous disposez de plusieurs boutons pour effectuer différentes tâches telles que le téléchargement de pièces jointes, l’insertion d’emojis et de GIF animés, et même l’établissement d’un appel vidéo à l’aide de Google Meet.

Google Chat prend en charge les messages directs et les conversations de groupe. Les employés peuvent activer les notifications pour être informés lorsque leurs collègues partagent des fichiers, des liens et des commentaires sur Google Docs, Sheets ou Slides. Les entreprises peuvent facilement synchroniser l’application de messagerie avec Google Agenda, ce qui facilite la planification des réunions en fonction de la disponibilité des membres de l’équipe. Google Chat est conforme aux réglementations et politiques GDPR, HIPAA, ISO et AICPA et vous permet de configurer la méthode de connexion ou l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité.

Google Chat prend en charge l’API, ce qui lui permet de s’intégrer aux applications GSuite et à d’autres outils et applications tiers. La plateforme de chat prend également en charge la fonction de recherche dans la boîte de réception, très demandée, qui permet aux utilisateurs de rechercher rapidement d’anciens messages et des fichiers partagés dans les conversations.

Google Chat est indépendant de la plateforme et est accessible sur Windows, Mac, smartphones Android et iPhones via le client web et l’application autonome. Pour accéder à Google Chat, vous devez disposer d’un compte Google Workspace.

Les utilisateurs disposant d’un compte Gmail disposent déjà d’un compte espace de travail. Google Chat fait partie de Google Workspace et vous pouvez utiliser Google Chat à partir du compte Google Workspace gratuit. Cependant, vous pouvez passer à la version premium de Google Workspace qui coûte 6 USD par personne et par mois pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires.

Slack

Slack est une application de messagerie et de communication d’espace de travail populaire qui aide les entreprises à améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe et leur donne accès à des outils professionnels indépendamment de leur emplacement et de leur mode de travail. Elle prend en charge des canaux qui regroupent les membres de l’équipe en fonction du projet, du département, de l’emplacement du bureau et de tout autre élément. De cette façon, les utilisateurs peuvent facilement rester au courant des choses qui les intéressent.

Tout le monde peut accéder aux canaux publics afin que toutes les équipes soient au courant de ce sur quoi l’autre équipe travaille. Par exemple, les nouveaux venus peuvent rapidement se mettre sur la voie au lieu d’attendre que quelqu’un les guide à partir de zéro.

Slack prend également en charge les discussions ouvertes, les groupes privés, la messagerie directe, l’archivage des messages, le partage de fichiers et les recherches contextuelles approfondies. Il peut se synchroniser avec d’autres outils et services utilisés par l’entreprise pour aider à centraliser les notifications, les fichiers et d’autres données en un seul endroit. Ainsi, il n’est plus nécessaire de passer constamment d’un onglet à un tableau de bord, de se souvenir des identifiants de connexion à différentes plateformes et de jongler avec les outils de travail.

Slack est conçu pour s’intégrer à des outils tels que MailChimp, Dropbox et Google Drive, qui vous aident à travailler intelligemment et à prendre des décisions efficaces. Il indexe et archive automatiquement tous les documents, ce qui permet à l’entreprise de constituer une vaste base de connaissances sans le moindre effort. Outre ces fonctionnalités communes à toutes les plateformes de messagerie professionnelle, Slack se distingue par ses trois fonctionnalités uniques :

• Programmer l’envoi: Slack vous permet de programmer l’envoi de vos messages à une heure fixe dans le futur au lieu de les envoyer à l’instant même.
• Slack Huddles: Cette fonction permet à tout membre de l’équipe d’inviter rapidement d’autres personnes faisant partie d’un canal ou d’un groupe à se joindre à un appel audio ou vidéo. Elle est très utile lorsque vous souhaitez organiser une communication verbale rapide.
• Slack Connect DMs : Slack Connect DMs ne fait partie que des comptes premium et vous permet d’inviter d’autres utilisateurs qui ne font pas partie du groupe à converser directement avec vous.

La version gratuite ne vous permet d’accéder qu’aux fonctionnalités de base. La version pro, qui coûte 2,67 USD par utilisateur, offre des fonctionnalités puissantes pour les petites équipes et la version professionnelle, qui coûte 5 USD par utilisateur, vous aide à faire évoluer votre entreprise. Slack dispose également d’une version Entreprise adaptée aux grandes entreprises qui exigent des fonctionnalités plus puissantes.

Mattermost

Mattermost est une puissante solution de communication tout-en-un qui permet aux développeurs de collaborer sans compromettre la sécurité. Elle comprend trois plateformes clés :

• Channels – Elle aide votre équipe à communiquer et à rester connectée sur une base individuelle et par le biais de la messagerie dans le groupe.
• Playbooks – Elle permet aux entreprises d’assembler et de mettre en place des processus et d’atteindre les résultats escomptés
• Tableaux – Mattermost comprend des tableaux Kanban qui facilitent la gestion des projets et des tâches afin d’atteindre les étapes clés.

La perspective de collaboration basée sur les canaux de Mattermost aide à connecter les employés, les processus et tous les outils de votre entreprise en un seul endroit. Cette application de messagerie d’espace de travail unique et open-source est indépendante de la plateforme et est disponible sous forme d’application basée sur un navigateur, de client de bureau et d’application mobile.

La plateforme de canaux de Mattermost comprend des fonctionnalités étendues, telles que les rapports de conformité, l’archivage des discussions et la recherche de messages. En outre, Mattermost intègre également d’autres fonctionnalités telles que les chats privés/groupes, le partage de fichiers et de liens, les emojis personnalisés, la prise en charge de plusieurs langues, les commandes slash, l’historique des messages consultable, les webhooks, et bien d’autres encore.

Toutes ces fonctionnalités permettent à Mattermost d’émerger en tant que plateforme de messagerie professionnelle significative pour les entreprises afin de réaliser des communications transparentes entre les membres de l’équipe sans aucun écueil ni confusion.

Outre ces fonctionnalités, l’édition Enterprise de cette plateforme de communication offre plusieurs options supplémentaires telles que l’authentification unique (SSO), les autorisations avancées et l’authentification multifactorielle (MFA), des fonctions de contrôle des performances, des rapports de conformité, un marquage personnalisé et des capacités de recherche d’entreprise.
Les autres points forts de ce canal de communication de production sont les suivants :

• Matttermost répond à toutes les exigences de sécurité des organisations, en offrant un contrôle maximal sur les données sensibles de l’entreprise.
• Il est hautement extensible et compatible avec un large éventail d’applications et d’intégrations tierces.
• Il prend en charge le formatage de texte enrichi et la mise en évidence de la syntaxe du code pour faciliter la communication entre les développeurs
• La conférence vocale/vidéo intégrée vous permet de passer instantanément au mode de connexion en face à face en cliquant sur un bouton.

La version Starter de Mattermost est disponible gratuitement et convient aux petites équipes nécessitant des fonctionnalités limitées. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez opter pour la version professionnelle qui coûte 10 USD par utilisateur et par mois. Si vous souhaitez utiliser l’édition Entreprise, vous devrez demander un devis.

Mattermost est également disponible en tant que solution auto-hébergée, ce qui signifie que vous pouvez le déployer sur votre serveur cloud préféré ou en obtenir un sur Kamatera pour seulement 6 USD par mois.

Pour conclure

Nous espérons que vous avez appris à connaître les meilleurs logiciels de chat qui peuvent améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe de votre entreprise, en particulier ceux qui travaillent à distance. Quel que soit le logiciel de chat que vous utilisez, la collaboration entre les membres de l’équipe sur le lieu de travail s’améliorera certainement dans un environnement de travail à distance.