Guía para principiantes sobre el gráfico de hitos [ 6 plantillas]

Los hitos son los acontecimientos significativos que son vitales para todo el proyecto. Los gestores de proyectos utilizan plantillas de gráficos de hitos para medir el progreso de un proyecto.

Los hitos también muestran cómo se alcanzan los objetivos del proyecto que se han fijado al principio del mismo.

Puede ser una forma sencilla y básica de definir un hito. Sin embargo, es posible que todos los miembros del equipo del proyecto no comprendan los hitos del proyecto de la misma manera. De ahí que pueda tener dificultades para gestionar el proyecto si los miembros del equipo no están sincronizados.

Sin perder más tiempo, profundicemos en el tema de los hitos del proyecto. Lea el artículo para conocer los hitos, los gráficos de hitos, las plantillas, las ventajas y mucho más en un lenguaje fácil de entender.

¿Qué es un gráfico de hitos?📈

Antes de adentrarnos en los gráficos de hitos, entendamos primero qué son los hitos. Los hitos funcionan como puntos de control para evaluar el progreso del proyecto a medida que éste avanza hacia el objetivo final. Puede utilizar los hitos del proyecto como postes de señalización de las fases importantes del calendario del proyecto. Por ejemplo:

• La fecha de inicio y la fecha de finalización de un proyecto.
• Una revisión del proyecto planificada de antemano por el cliente, un tercero o las partes interesadas.
• Un momento del proyecto en el que tenga que discutir la actualización del presupuesto con los inversores.
• La entrega de un producto importante, como el envío del prototipo de la aplicación móvil📱 al equipo de experiencia del cliente para que los usuarios den su opinión durante el proceso ágil de desarrollo del producto.

Los hitos están ahí para que pueda visualizar claramente los elementos significativos que intervienen en un proyecto. También muestran fácilmente en qué punto del desarrollo del producto o del ciclo de vida del proyecto se encuentra en una fecha y hora concretas.

Ahora, definir un gráfico de hitos resulta fácil. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos para visualizar los hitos del proyecto o del desarrollo del producto. Normalmente, el software de gestión de proyectos utiliza diagramas de Gantt u otras estructuras de cronograma de proyectos y coloca allí los hitos.

Los hitos de un calendario de proyecto suelen incluir detalles vitales del hito como la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, a quién informar, etc. Al igual que los diagramas de Gantt, los diagramas de hitos también utilizan varios símbolos básicos superpuestos en una línea de tiempo o calendario del proyecto. Una estructura de este tipo proporciona información sobre las fechas reales y previstas de finalización de los hitos.

Los símbolos del diagrama de hitos pueden ser una flecha blanca vertical para la finalización prevista y una flecha negra vertical que indica la finalización real. Asimismo, una forma de diamante blanco denota una finalización previamente programada que aún tiene fecha en el futuro, y una forma de color negro diamond♦️ indica una finalización previamente programada cuya fecha ya ha pasado.

Por qué los gráficos de hitos son esenciales para los gestores de proyectos

Si es usted gestor de proyectos o está a cargo del ciclo de desarrollo de un producto, encontrará útiles los gráficos de hitos por las siguientes razones:

Control de plazos

Dividir un gran proyecto en porciones de tareas e hitos le ayuda a crear muchos plazos en lugar de uno. Así, el equipo del proyecto trabaja adecuadamente para alcanzar esos objetivos en lugar de esperar al último plazo.

Mantenga las fechas importantes en el punto de mira

Las plantillas de gráficos de hitos le ayudan a planificar el proyecto teniendo en cuenta las próximas vacaciones largas, las reuniones de la junta directiva, la formación del equipo, etc.

Reconozca los cuellos de botella del proyecto

Es probable que las tareas de desarrollo de productos que implican dependencias de tareas de socios o proveedores externos entren en un cuello de botella, ya que su calendario de gestión de proyectos no las tiene en cuenta.

Por eso los gestores de proyectos utilizan gráficos de hitos para incluir factores externos como el suministro de un proveedor es necesario para avanzar una tarea al siguiente hito. Así es como los gestores de proyectos inteligentes mantienen sus proyectos fuera del atasco.

Utilice su equipo de proyecto

Los gestores de proyectos utilizan los gráficos de hitos para dividir un gran proyecto en pequeños trozos. Luego analizan esos hitos para descubrir qué habilidades son necesarias. En consecuencia, pueden asignar los hitos al equipo en función de sus habilidades.

Transparencia en la financiación

Los hitos del proyecto son un componente indispensable a la hora de informar del estado del proyecto a los inversores. Ayuda a los socios financieros a visualizar adónde va el dinero y cuál es el rendimiento previsto. De este modo, podrá convencer a los financiadores y mantener el flujo de efectivo.

Por qué los gráficos de hitos son mejores que las hojas de cálculo

Los siguientes son algunos inconvenientes de utilizar hojas de cálculo para los hitos del proyecto en lugar de una herramienta de gráficos de hitos:

#1. Las hojas de cálculo carecen de la automatización necesaria para las actualizaciones de hitos. Por lo tanto, tiene que revisar docenas de hojas de cálculo para conocer el estado actual de los proyectos y los hitos. Después, tiene que escribir manualmente correos electrónicos y hacer un seguimiento con el recurso responsable de la tarea.

#2. Los cuadros de hitos basados en hojas de cálculo no notifican automáticamente a todo el equipo cuando se alcanza un hito. Tiene que hacer un seguimiento de todas las hojas de cálculo y buscar los hitos completados.

#3. La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo no ofrecen integración con otras herramientas de gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes(CRM), control del tiempo y videoconferencia. Por lo tanto, para presentar rápidamente los datos o la situación del proyecto a las partes interesadas, tiene que realizar muchos preparativos antes de la reunión.

#4. La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo no ofrecen funciones avanzadas de elaboración de informes, salvo cálculos numéricos, cuadros, gráficos y tablas. Por el contrario, una aplicación dedicada a la gestión de proyectos con gráficos de hitos ofrece funciones especializadas de elaboración de informes, como gráficos burndown, gráficos de velocidad, gráficos de flujo acumulado, gráficos burnup, etc.

Cómo crear un gráfico de hitos

#1. El primer paso para crear un gráfico de hitos es definir los objetivos del proyecto. Para ello, acceda a cualquier herramienta de gestión de proyectos y cree un calendario del proyecto. También deberá anotar los objetivos del proyecto en fichas de tareas. Por último, indique una fecha estimada de inicio y de finalización de su proyecto.

#2. La siguiente tarea consiste en crear una lista de tareas para el proyecto. Anote las tareas del proyecto en orden cronológico. Por ejemplo, para un proyecto de desarrollo de un producto web, necesita registrarse en un proveedor de dominio y alojamiento, y después empezará a trabajar en el sitio web propiamente dicho.

#3. Debe vincular las tareas del proyecto a intervalos de fechas o fechas en función del esfuerzo necesario para completar dichas tareas.

#4. Ahora debe identificar los hitos de su proyecto. Para saber si un componente del proyecto cumple los requisitos para ser un hito, debe plantearse las siguientes preguntas. Si la respuesta es afirmativa a todas las preguntas, el elemento del proyecto es un hito:

• ¿Es el componente un punto de control significativo que indica la progresión del proyecto?
• ¿Afecta el componente del proyecto a la fecha límite?
• ¿Necesitan las partes interesadas del proyecto revisar los componentes?

#5. Es hora de crear un calendario del proyecto en la aplicación de gestión de proyectos reuniendo objetivos, tareas, entregables, fases e hitos en un orden lógico. Durante la creación del calendario, también identificará las dependencias de las tareas que podrían poner el proyecto en un callejón sin salida.

#6. Por último, comparta el gráfico de hitos con el equipo del proyecto y las partes interesadas. También puede activar las notificaciones y los correos electrónicos para recibir las actualizaciones del proyecto.

Determinar los hitos en la gestión de productos

Desde que la mayoría de los procesos de desarrollo de productos siguen el marco ágil, las fechas clave ya no son hitos lógicos. Porque sus productos salen continuamente y las mejoras también son en tiempo real.

Por lo tanto, en la gestión de productos, los hitos deben ser objetivos específicos que su equipo debe alcanzar cuando termine un ciclo de desarrollo o un sprint. He aquí algunos ejemplos de hitos para la gestión de productos:

• Alcanzar un objetivo de indicador clave de rendimiento (KPI )
• Añadir nuevas funcionalidades al producto
• Lanzamiento de una aplicación móvil en un nuevo mercado de aplicaciones
• Habilitar al equipo de ventas y marketing
• Asistir a una conferencia o a una feria comercial y promocionar el producto
• Comienzo o final de un trimestre fiscal

Estas son algunas de las mejores plantillas de organigramas de hitos para jefes de producto.

SmartSheet

Pruebe estas plantillas de Smartsheet para experimentar gráficos de hitos de diferentes diseños y tipos. Las plantillas están disponibles como hitos de proyectos, cronogramas de proyectos con hitos, hitos de adquisición de negocios, hojas de ruta con hitos, etc.

Si tiene previsto gestionar proyectos o desarrollos de productos con estas plantillas, deberá realizar un seguimiento manual de los estados. La razón es que estas plantillas se basan en los formatos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Algunas también están disponibles en archivos PDF para enviar por correo electrónico sin esfuerzo los informes de hitos del proyecto.

Puede empezar con la plantilla de hitos básica. Incluye un cuadro estático para los hitos y una línea de tiempo visual. El cuadro estático contiene encabezados como asignatario del hito, comentarios, estado, etc.

Lucidspark

El gráfico de hitos de Lucidspark le permite visualizar fácilmente los objetivos e hitos clave del proyecto. El gráfico es bastante sencillo y puede organizar los hitos de su proyecto rápidamente introduciendo los detalles. No tendrá que invertir mucho tiempo en editar la plantilla.

Por su diseño, es una matriz de 3 por 4 de tarjetas con forma cuadrada. De izquierda a derecha, las columnas representan el Hito 1, el Hito 2, el Hito 3 y el Objetivo Final. Las filas de arriba a abajo representan los Entregables, los Pasos y las Fechas.

Puede copiar y pegar los cuadros de texto existentes para Título y Descripción para acomodar las tareas o entregables que representan los hitos del proyecto. Además, puede utilizar la línea de arrastre de la función de forma para conectar los hitos con las tareas, fases, dependencias, etc.

Miro

Si usted y su equipo colaboran en un gran proyecto con muchas tareas, plazos y entregables, puede utilizar el ejemplo de gráfico de hitos sin esfuerzo de Miro.

El gráfico de hitos listo para usar es adecuado para el seguimiento de múltiples proyectos y tareas mediante gráficos estáticos y líneas de tiempo visuales. El diseño le facilita la planificación de eventos importantes programados para ocurrir en intervalos de tiempo específicos durante el ciclo de vida del proyecto.

El ejemplo de tablero de hitos también le permite colaborar en tiempo real con su equipo de desarrollo de productos mediante el uso compartido de enlaces. Además, puede convertir el tablero al modo Presentación si necesita presentar los logros de los hitos a las partes interesadas del proyecto.

Creador de diagramas de Gantt

ProjectManager es una herramienta líder de PM que le permite crear diagramas de Gantt con los hitos del proyecto. Estos diagramas están disponibles en línea para que pueda configurar notificaciones automáticas, informes, evaluación del progreso del proyecto y mucho más.

La herramienta le permite visualizar fácilmente los hitos en la vista de lista, tablero y calendario de un proyecto. Los hitos están diseñados de forma que combinen bien con el diagrama de Gantt. Todos los hitos se designan mediante símbolos de diamante en la línea de tiempo del proyecto.

Puede añadir y personalizar hitos desde el menú de cinta del diagrama de Gantt. Una vez que vaya a la cinta del diagrama de Gantt, verá un símbolo de diamante. Haga clic en él para añadir un nuevo hito o editar uno existente.

Creately

Creately es otra plataforma popular para plantillas y diagramas profesionales. Puede visitar el sitio web para acceder a algunas plantillas geniales de diagramas de hitos que los equipos de desarrollo de productos y las partes interesadas entenderán fácilmente.

Si diseña correctamente el diagrama de hitos utilizando diagramas de Gantt y plazos del proyecto, podrá utilizarlo como lugar centralizado para la gestión del proyecto. Creately le permite colaborar en directo con recursos externos e internos. Además, puede configurar notificaciones inteligentes para saber cada vez que alguien realiza cambios en el tablero de hitos.

Línea de tiempo de Office

OfficeTimeline también es un destino popular para los complementos que funcionan en línea o sin conexión con sus aplicaciones favoritas de Microsoft Office, como PowerPoint y Excel. Aunque la mayoría de estas herramientas de cronología son de pago, puede descargar una versión de prueba gratuita para visualizar sus hitos. Si la plantilla le resulta beneficiosa, puede adquirir una licencia comercial de Office Timeline.

Su gráfico de hitos contiene una línea de tiempo del proyecto y símbolos básicos como rombos, círculos y cuadrados para denotar los hitos. La línea de tiempo del proyecto es esencialmente una escala de tiempo horizontal en la que aparecen los hitos. Puede añadir datos sobre los hitos, como la fecha de inicio, la descripción, los recursos y la fecha de finalización.

PREGUNTAS FRECUENTES

Palabras finales

Los hitos marcan una gran diferencia para cualquier proyecto en varios sentidos. Si usted es un gestor de proyectos y no ha establecido hitos del proyecto, es el momento adecuado para hacerlo. Por el contrario, si es miembro de un equipo de proyecto y desea fijar hitos para navegar sin esfuerzo por los procesos de desarrollo del proyecto o del producto, hable ahora con el jefe del proyecto.

Hasta ahora, ha repasado los fundamentos sencillos de los hitos, los gráficos de hitos y sus ventajas. También ha aprendido a crear uno para cualquier proyecto o desarrollo de producto. Además, le hemos presentado algunas de las mejores plantillas de gráficos de hitos que puede empezar a utilizar ahora mismo sin perder tiempo creando uno desde cero.

También puede leer el artículo Hoja de ruta del proyecto: Guía y plantillas gratuitas para informar mejor del proyecto a las partes interesadas.