No puede evitar estar de acuerdo en que la comunicación es la columna vertebral de cualquier empresa. En la era del trabajo a distancia, en la que los compañeros de equipo están muy alejados, hay que prestar más atención que antes a la comunicación.

Aparte de los equipos que trabajan a distancia, las empresas que están de vuelta en la oficina también confían en las aplicaciones de chat para una mejor comunicación debido a las ventajas y funciones que ofrecen. Ahí es donde entran en escena las aplicaciones de chat para el lugar de trabajo. Estas aplicaciones de chat simplifican la comunicación y ayudan a introducir una cultura de trabajo saludable entre los miembros del equipo.

¿Qué es el software de chat en el lugar de trabajo? 💻

Las aplicaciones de chat en el lugar de trabajo son herramientas de comunicación que han tomado el relevo del correo electrónico, que antaño era el principal modo de comunicación en el espacio de trabajo. Estas apps van más allá de las capacidades del correo electrónico y permiten que los miembros del equipo se relacionen entre sí, discutan el trabajo y aporten ideas únicas para hacer las cosas. Las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo ofrecen muchas funciones, como chats privados, conversaciones en grupo, llamadas de voz y vídeo, además de otras herramientas de productividad.

Echemos un vistazo a las principales ventajas de utilizar software de chat para su empresa:

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Mejora de la comunicación

Una de las ventajas más importantes que obtendrá tras emplear un software de chat es una comunicación perfecta entre los miembros del equipo a pesar de estar presentes en distintos lugares. Les permite intercambiar mensajes, discutir ideas, asistir a videollamadas estando lejos unos de otros.

Flujo de trabajo racionalizado

Las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo ayudan al equipo a organizar el trabajo y a mejorar el flujo de trabajo en la organización. Los empleados pueden organizar reuniones diarias para planificar su trabajo, asignar tareas y recibir comentarios al instante.

Participación de los empleados

Además de mejorar el flujo de trabajo y facilitar la comunicación, el software de chat también anima a los empleados a participar en actividades de equipo, mejorando así la productividad.

Manténgase organizado

No estar al tanto de lo que ocurre y olvidarse de las tareas que hay que hacer es un escenario habitual en la oficina, pero ya no con las aplicaciones de chat. Las plataformas de comunicación en equipo mantienen todo organizado, manteniéndole al tanto de lo que está sucediendo y de las tareas que debe completar.

Ahorra tiempo ⏳

Es esencial controlar el tiempo cuando se colabora con otros miembros del equipo para terminar una tarea. Las aplicaciones de comunicación en el lugar de trabajo ahorran el tiempo que tendría que dedicar a abandonar su escritorio y acudir a la persona para discutir las cosas. Así, se recortan esfuerzos y recursos para reducir gastos insignificantes.

Construya relaciones de equipo 👨‍💻

Una relación laboral sana debe prevalecer entre los empleados que trabajan en equipo. El uso de software de comunicación para colaborar en proyectos y tareas ayuda a fortalecer las relaciones y a generar nuevas ideas.

En esta guía, hemos recopilado el mejor software de chat para espacios de trabajo disponible que puede mejorar la comunicación de su empresa. Lo interesante de estas plataformas de comunicación es que ofrecen planes gratuitos para equipos pequeños.

Lugar de trabajo

WorkplaceChat es una plataforma de comunicación para empresas que ayuda a conectar a los miembros del equipo que trabajan a distancia de forma sencilla pero segura. Propiedad de Meta, incluye funciones como chat, videollamadas, publicaciones, noticias y grupos que ayudan a difundir toda la información relacionada con la empresa.

Workplace Chat puede integrarse fácilmente con las herramientas empresariales de sus organizaciones para trazar una forma segura y productiva de compartir conocimientos y crear comunidades de trabajo. Este software de chat permite a su equipo interactuar aportando sugerencias en tiempo real a través de comentarios, reacciones y mensajes instantáneos. Resulta muy fácil reforzar la cultura de trabajo y conectar con compañeros de equipo de cualquier parte del mundo.

Workplace by Meta le permite formar espacios de colaboración conocidos como grupos. Estos grupos ayudan a gestionar proyectos y asignar tareas a los compañeros de equipo, dar su opinión, compartir actualizaciones, mencionar a compañeros y compartir archivos de forma segura sin límites de almacenamiento. Puede configurar estos grupos como privados, públicos o secretos e, incluso, puede crear grupos con miembros de varias empresas. Los administradores del grupo pueden restringir el acceso de los miembros del equipo para garantizar que sólo puedan acceder las personas autorizadas.

La aplicación Workplace Chat puede integrarse con más de 50 herramientas empresariales, siendo las principales Office 365, Google Workspace y ServiceNow. También es posible diseñar integraciones personalizadas para conectar el chat del lugar de trabajo con cualquier otra herramienta de su empresa. La empresa garantiza la confidencialidad de la información sensible de los usuarios.

Las principales características del chat en el lugar de trabajo de Meta son las siguientes:

  • Las funciones de vídeo en directo y llamadas de voz actúan como medio de comunicación para retransmitir los eventos y la información de su empresa para impulsar el espíritu de equipo.
  • La biblioteca de conocimientos resulta muy útil para crear, almacenar y compartir documentos empresariales en la aplicación de chat. De este modo, toda la información está más organizada y se puede consultar en el PC y en el smartphone.
  • Los grupos de trabajo ayudan a comunicarse y colaborar con éxito con el equipo para hacer crecer la cultura de trabajo.
  • La fuente de noticias basada en ML muestra información personalizada, relevante y priorizada para ayudarle a mantenerse concentrado y productivo.

Workplace by Meta es independiente de la plataforma y, puede utilizarlo en dispositivos de escritorio y móviles para mantenerse informado desde cualquier lugar. El precio del chat de Workplace comienza en 4,00 USD al mes; también dispone de un periodo de prueba de 30 días para probar el software antes de adquirirlo.

Chatwork

Chatwork proporciona a los equipos una forma nueva y racionalizada de trabajar. Hay salas de chat para cada proyecto del equipo, de modo que las conversaciones sobre cada proyecto permanecen organizadas en sus salas separadas. Todos los miembros del equipo pueden ver el progreso, los detalles y las decisiones y participar en tiempo real.

Chatwork ofrece las siguientes funciones para que los miembros del equipo puedan sincronizar el trabajo y establecer vínculos entre ellos:

Gestión del chat

  • La sección Mi Chat le permite anotar información importante
  • Chatee directamente con cualquiera de los miembros del equipo
  • Cree un grupo independiente para cada proyecto en la sala de chat de grupo
  • Busque mensajes antiguos utilizando palabras clave

Gestión de tareas

  • Cree y asigne tareas a sus compañeros de equipo para que todos sean conscientes de sus responsabilidades
  • Haga un seguimiento del progreso de la tarea con respecto a la fecha de vencimiento
  • Marque la tarea como completada y, se notificará automáticamente al gestor

Compartir archivos

  • Comparta archivos de diferentes formatos como Word, Excel e imágenes.
  • Previsualice los archivos subidos en el navegador antes de subirlos.
  • Descargue los archivos que le hayan compartido sus compañeros

Videollamada

  • Establezca una videollamada de reunión con los miembros del grupo
  • Chatee cara a cara con los miembros del grupo
  • Comparta fácilmente su pantalla con los demás asistentes a la videollamada
  • Comparta imágenes en las videollamadas a través de los smartphones

Gestión de contactos

  • Invite a sus compañeros de equipo a unirse al Chatwork de su organización.
  • Acepte o rechace las solicitudes de unión.
  • Introduzca el ID de Chatwork o el correo electrónico para buscar compañeros de equipo

Gestión de notificaciones

  • Permita que su navegador le notifique sobre la actividad en Chatwork
  • Active o desactive los sonidos de notificación
  • Configure Chatwork para que le notifique cuando reciba correos electrónicos en la bandeja de entrada

Gestión de usuarios

  • Añada nuevos miembros al grupo (El límite de usuarios depende de la suscripción)
  • Categorizar y revisar a los miembros
  • Actualice los datos del usuario, como la contraseña

Gestión del perfil

  • Añadir avatar o su imagen como foto de perfil
  • Añadir la foto de portada que aparece en el perfil

Personalice su ID de Chatwork

  • Añada sus datos de contacto como la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

Existe una versión gratuita de Chatwork, pero con funciones limitadas. Si su empresa desea pasar a la versión premium, le costará 5 USD por usuario al mes facturados anualmente.

Microsoft Teams

Teams es un popular espacio de trabajo colaborativo de Microsoft dentro de la suite de trabajo Office 365. Las organizaciones aclaman Microsoft Teams por su papel fundamental a la hora de facilitar las conversaciones en el lugar de trabajo, la colaboración entre los miembros del equipo, las videoconferencias y el uso compartido de documentos para mejorar la comunicación y la productividad de los empleados.

Aunque Microsoft Teams es ampliamente conocido por sus capacidades de videoconferencia, su segmento de chat en grupo no se queda muy atrás. Han sustituido con éxito al correo electrónico como medio de conversación, especialmente para aquellos miembros del equipo que trabajan a distancia.

Además de interactuar entre sí, el chat en grupo de Microsoft Teams también permite integrarse con otras aplicaciones empresariales. En definitiva, los empleados se sienten como si estuvieran trabajando en la oficina de forma virtual. El chat en grupo de Teams está disponible como parte del cliente principal de escritorio, el cliente web y la aplicación móvil de Microsoft Teams. Puede acceder a Microsoft Teams desde cualquier sistema operativo, iOS, macOS, Windows o Android. Además, Microsoft Teams también está disponible como extensión del navegador que puede añadir a su navegador preferido.

El chat en grupo de Teams está repleto de funciones y contiene todas las herramientas presentes en cualquier aplicación de chat empresarial. Ya sean emojis, GIF, edición de texto enriquecido, menciones, respuestas a hilos de conversación y uso compartido de archivos. Los usuarios pueden pasar sin esfuerzo de la mensajería instantánea a las videollamadas haciendo clic en un icono. Además, pueden silenciar las conversaciones para dejar de recibir notificaciones e incluso anclar las conversaciones importantes.

Otras funciones son las siguientes:

  • Reciba notificaciones cuando alguien le etiquete o notifique.
  • Compartir archivos con los miembros del equipo y acceder a los archivos enviados por ellos.
  • La función de búsqueda de mensajes le permite buscar mensajes escribiendo las palabras clave.
  • Además de la mensajería instantánea, puede configurar la llamada de audio para comunicarse con los miembros del equipo.
  • Microsoft Teams puede integrarse con otras herramientas empresariales utilizadas en su empresa.
  • Permite a los usuarios descargar la herramienta como complemento de suscripciones o servicios específicos como Outlook 365.

Como ya se ha mencionado, Microsoft Teams está disponible como parte de Office Suite 365. La versión gratuita de Teams ofrece un espacio de almacenamiento limitado y plantea otras restricciones. Por otro lado, la versión Microsoft Teams Essentials ofrece varios complementos y cuesta 4 USD al mes por usuario. Microsoft 365 Business Basic cuesta a partir de 5,00 USD por usuario al mes.

Google Chat

Google Chat es un software de comunicación empresarial que forma parte integral de Google Workspace. Proporciona a los miembros del equipo de empresas y organizaciones un medio para colaborar y comunicarse en proyectos y tareas. Google Chat actúa como un eje centralizado en el que los miembros del equipo y los directivos pueden crear salas de chat virtuales, configurar hilos de chat, supervisar el progreso de las tareas y realizar seguimientos.

Cada sala de chat dispone de opciones independientes para chatear, compartir archivos y asignar y completar tareas. Esto permite acceder fácilmente a los archivos compartidos por usted y sus compañeros de equipo dentro de la sala. Además, también puede asignar la tarea a otros y ver las tareas asignadas a usted en la sala. Aparte de esto, dispone de varios botones para realizar diferentes tareas como subir archivos adjuntos, insertar emojis y GIF animados e incluso establecer una videollamada mediante Google Meet.

Google Chat admite tanto mensajes directos como conversaciones en grupo; los empleados pueden activar las notificaciones para recibir avisos cuando sus compañeros compartan archivos, enlaces y comentarios en Google Docs, Sheets o Slides. Las empresas pueden sincronizar sin esfuerzo la aplicación de mensajería con Google Calendar, lo que facilita la programación de reuniones en función de la disponibilidad de los miembros del equipo. Google Chat cumple las normativas y políticas GDPR, HIPAA, ISO y AICPA y permite configurar el método de inicio de sesión o la autenticación de dos factores para reforzar la seguridad.

Google Chat es compatible con API, por lo que se integra con las aplicaciones GSuite y otras herramientas y aplicaciones de terceros. La plataforma de chat también es compatible con la tan demandada función de búsqueda en la bandeja de entrada, que permite a los usuarios buscar rápidamente mensajes antiguos y archivos compartidos en las conversaciones.

Google Chat es independiente de la plataforma y se puede acceder a él en Windows, Mac, smartphones Android e iPhones a través del cliente web y de la aplicación independiente. Para acceder a Google Chat, es necesario disponer de una cuenta del espacio de trabajo de Google.

Los usuarios que tienen una cuenta de Gmail ya disponen de una cuenta de espacio de trabajo. El chat de Google forma parte de Google Workspace y, puede utilizar el chat de Google desde la cuenta gratuita de Google Workspace. Sin embargo, puede actualizarse a la versión premium de Google Workspace que cuesta 6 USD por persona y mes para acceder a funciones adicionales.

Slack

Slack es una popular aplicación de mensajería y comunicación en el espacio de trabajo que ayuda a las empresas a mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y les da acceso a las herramientas empresariales independientemente de su ubicación actual y modo de trabajo. Admite canales que agrupan a los miembros del equipo en función del proyecto, el departamento, la ubicación de la oficina y cualquier otra cosa. De este modo, los usuarios pueden estar fácilmente al tanto de las cosas que les interesan.

Todo el mundo puede acceder a los canales públicos para que todos los equipos estén al tanto de en qué está trabajando el otro equipo. Por ejemplo, los nuevos miembros pueden ponerse rápidamente en marcha en lugar de esperar a que alguien les guíe desde cero.

Slack también admite debates abiertos, grupos privados, mensajería directa, archivado de mensajes, intercambio de archivos y búsquedas contextuales en profundidad. Puede sincronizarse con otras herramientas y servicios utilizados por la empresa para ayudar a centralizar las notificaciones, archivos y otros datos en un solo lugar. De este modo, se elimina la necesidad de cambiar constantemente de pestañas a tableros, recordar las credenciales de inicio de sesión para diferentes plataformas y hacer malabarismos con las herramientas de trabajo.

Slack está diseñado para integrarse con herramientas como MailChimp, Dropbox y Google Drive que le ayudarán a trabajar de forma inteligente y a tomar decisiones eficaces. Lo indexa y archiva todo automáticamente, ayudando a la empresa a construir una amplia base de conocimientos sin ningún esfuerzo. Aparte de estas características que son comunes a todas las plataformas de mensajería en el lugar de trabajo, lo que hace diferente a Slack son sus tres características únicas:

  • Programar el envío: Slack le permite programar sus mensajes para enviarlos a una hora fija en el futuro en lugar de enviarlos en el momento.
  • Slack Huddles: Esta función permite a cualquier miembro del equipo invitar rápidamente a otras personas que formen parte de un canal o grupo a unirse a una llamada de audio o vídeo. Resulta muy útil cuando se desea organizar una comunicación verbal rápida.
  • Slack Connect DMs: Slack Connect DMs sólo forma parte de las cuentas premium y, le permite invitar a otros usuarios que no formen parte del grupo a conversar con usted directamente.

La versión gratuita sólo le permite acceder a las funciones básicas. La versión pro, que cuesta 2,67 USD por usuario, ofrece potentes funciones para equipos pequeños y, la versión empresarial cuesta 5 USD por usuario y ayuda a escalar su negocio. Slack también cuenta con una versión Enterprise adecuada para grandes empresas que exigen funciones más potentes.

Mattermost

Mattermost es una potente solución de comunicación todo en uno que permite a los desarrolladores colaborar sin comprometer la seguridad. Incluye tres plataformas clave:

  • Canales – Ayuda a su equipo a comunicarse y mantenerse conectado de forma individual y a través de mensajes en grupo.
  • Playbooks – Permite a las empresas montar y establecer procesos y lograr los resultados esperados
  • Tableros – Mattermost incluye estructuras de tableros Kanban que facilitan la gestión de proyectos y tareas para ayudar a alcanzar los hitos clave.

La perspectiva de colaboración basada en canales de Mattermost ayuda a conectar a los empleados de su empresa, los procesos y todas las herramientas de su empresa en un único lugar. Esta aplicación de mensajería para espacios de trabajo única y de código abierto es independiente de la plataforma y está disponible como aplicación basada en navegador, cliente de escritorio y aplicación móvil.

La plataforma de canales de Mattermost incluye amplias funciones, como los informes de cumplimiento, el archivo de chats y la búsqueda de mensajes. Además de éstas, Mattermost también incorpora otras funciones como chats privados/de grupo, uso compartido de archivos y enlaces, emojis personalizados, compatibilidad con varios idiomas, comandos de barra oblicua, historial de mensajes con función de búsqueda, webhooks y mucho más.

Todas estas características ayudan a Mattermost a erigirse como una importante plataforma de mensajería en el lugar de trabajo para que las empresas puedan llevar a cabo comunicaciones fluidas entre los miembros del equipo sin ningún escollo ni confusión.

Aparte de estas funciones, la edición Enterprise de esta plataforma de comunicación proporciona varios complementos como el inicio de sesión único (SSO), permisos avanzados y autenticación multifactor (MFA), funciones de supervisión del rendimiento, informes de cumplimiento, personalización de la marca y capacidades de búsqueda empresarial.
Otros aspectos destacados de este canal de comunicación de producción son los siguientes:

  • Matttermost cumple todos los requisitos de seguridad de las organizaciones, proporcionando el máximo control posible sobre los datos sensibles de la empresa.
  • Es altamente extensible y compatible con una amplia gama de aplicaciones e integraciones de terceros.
  • Admite el formato de texto enriquecido y el resaltado de sintaxis de código para facilitar la comunicación entre desarrolladores
  • Las conferencias de voz/vídeo integradas le permiten cambiar instantáneamente al modo de conexiones cara a cara con sólo pulsar un botón.

La versión Starter de Mattermost está disponible de forma gratuita y es adecuada para equipos pequeños que requieren funciones limitadas. Si necesita algunas funciones adicionales, puede recurrir a la versión profesional que cuesta 10 USD por usuario y mes. Si desea utilizar la edición Enterprise, deberá solicitar un presupuesto.

Mattermost también está disponible como solución autoalojada, lo que significa que puede implementarlo en su servidor en la nube favorito o tener uno listo en Kamatera por tan sólo 6 dólares al mes.

Para terminar

Esperamos que haya conocido el mejor software de chat que puede mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo de su empresa, especialmente los que trabajan a distancia. Independientemente del software de chat que utilice, la colaboración en el lugar de trabajo entre los miembros del equipo seguramente mejorará en un entorno de trabajo remoto.