Les logiciels de gestion de projet sont une bénédiction, car il n’est pas facile de faire face aux gens tous les jours et de courir derrière eux pour respecter les délais.
La gestion d’une entreprise peut être une tâche déstabilisante, avec des hauts et des bas. Sans une véritable gestion des tâches, il n’est pas facile de garder une trace des échéances. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles seuls quelques pour cent des entreprises réussissent. La charge de travail et les tâches quotidiennes étant toujours à la limite de l’inclinaison, il est habituel de perdre la trace des calendriers et des tâches.
Supposons que le projet entrepris par une organisation soit vaste et que l’équipe le soit également. Du point de vue du gestionnaire, il est tout à fait compréhensible qu’il faille déployer des efforts considérables pour obtenir le résultat escompté.
La meilleure solution à notre disposition est d’utiliser des outils de gestion des tâches et des projets pour gérer efficacement les tâches et les projets. Ces outils sont gérés numériquement, ce qui nous permet de gérer tout ce qui a trait à la gestion de projet via un espace en ligne.
Ces outils simples que j’ai énumérés nous permettent d’examiner le flux de travail des organisations. En outre, les outils de gestion de projet sont utilisés pour suivre le rythme de travail et les heures de travail de l’équipe. Ils permettent également de maintenir un rythme spécifique en fonction de la demande de la tâche. Bien que j’aie dressé la liste des meilleurs outils de gestion de projet gratuits dans cet article, j’ai également ajouté quelques notes sur les défis auxquels les gestionnaires de projet sont confrontés lorsqu’ils fonctionnent sans ces outils à la fin de cet article.
Il existe de nombreux outils disponibles, en particulier pour ceux qui sont nouveaux dans le monde des affaires et qui souhaitent essayer ces outils. Pour éviter toute confusion, voici quelques-uns des meilleurs outils, avec un accès gratuit à vie et des fonctionnalités limitées.
nTask
nTask est un logiciel de gestion de projet qui permet aux équipes ou aux membres de participer, d’analyser, de planifier et de gérer efficacement les tâches quotidiennes. Il aide ses utilisateurs à s’aligner sur la planification du projet, l’allocation des ressources, la gestion et les délais en créant une liste de choses à faire. Ainsi, vous n’avez pas à vous inquiéter de manquer une tâche importante.
La gestion du travail et la concentration sur des tâches simultanées sont rendues plus accessibles par la définition de priorités qui garantissent que tout le monde reste dans le coup au même rythme. Vous pouvez également suivre votre évolution en ajoutant simplement des tâches et en planifiant les échéances à l’aide de diagrammes de Gantt.
Vous pouvez également noter le temps passé par chaque membre de l’équipe sur les tâches grâce à l’outil de suivi du temps de nTask. Si vous rencontrez un problème dans l’outil, nTask vous aidera à le gérer facilement.
L’aspect le plus intéressant de cet outil est sa croissance. Il ajoute continuellement de nouvelles fonctionnalités pour vous aider, vous et votre entreprise, à prospérer.
ClickUp
ClickUp est un excellent outil de tableau Kanban pour révolutionner votre travail. Il regroupe tous les outils en un seul endroit. La flexibilité du logiciel est due à son ensemble unique de classements.
La présence d’une vue à vol d’oiseau de toutes les fonctionnalités permet de repérer facilement tout ce que vous cherchez. Ce logiciel vous permet également de gagner du temps en générant un maximum d’automatisation et de personnalisation des tâches. Il vous permettra de collaborer librement et de partager des documents avec les membres de votre équipe sans aucun problème.
Grâce à cela, vous ne manquerez jamais une tâche en raison de la liste de contrôle récurrente. De plus, vous pouvez revoir rapidement les études programmées avant de les lancer. L’équipe technique de ClickUp est remarquable pour la sécurité et la confidentialité des utilisateurs. L’outil offre une formation gratuite et une assistance 24 heures sur 24 à tous ses utilisateurs. Si vous êtes débutant, il vous sera facile de vous familiariser avec l’outil.
ClickUp a enregistré le plus grand nombre de temps de fonctionnement au cours des 12 derniers mois. Il est gratuit pour un usage personnel et comprend un nombre illimité de membres pour un nombre illimité de tâches.
Miro
Miro est un tableau blanc numérique rapide et simple d’utilisation conçu pour vous aider à collaborer avec d’autres personnes à tout moment et en tout lieu. Collaborez facilement, créez des idées et centralisez la communication pour tous vos travaux d’équipe interfonctionnels. Restez toujours en contact avec votre équipe.
Pour rationaliser votre flux de travail, essayez les puissantes intégrations avec Slack, Box, les produits Atlassian, l’écosystème MS, et plus encore, ou créez votre propre intégration à l’aide d’une API. Miro prend en charge différents modes de communication (y compris les notes autocollantes, les tableaux, les graphiques et les vidéos) pour répondre aux besoins de toutes les équipes de gestion de projet.
Explorez 300 modèles et cadres interactifs pour commencer à collaborer rapidement avec votre équipe. Miro prend en charge différents modes de communication (y compris les notes autocollantes, les tableaux, les graphiques et les vidéos) pour répondre aux besoins de toutes les équipes de gestion de projet.
Miro est utilisé par 45 millions d’utilisateurs dans le monde entier et propose un plan gratuit illimité. Les abonnements mensuels commencent à partir de 8 $ par mois.
Trello
Trello est une application Kanban largement utilisée comme logiciel de gestion de projets et de tâches. En outre, elle peut également être utilisée pour créer une liste de choses à faire.
Trello dispose d’excellentes fonctionnalités qui donnent aux membres de l’équipe le coup de pouce nécessaire pour respecter les délais dans les temps. Vos tâches peuvent être gérées, suivies et exécutées avec l’aide des membres de l’équipe en ouvrant des cartes. L’intégration d’applications sur lesquelles chacun préfère travailler est également une option.
Cet outil est très utile pour planifier des événements et gérer le travail sur le terrain. La vue cartographique de Trello permet à votre équipe de ne pas se perdre de vue en affichant des données géolocalisées.
Le plan est gratuit pour les nouvelles entreprises et les équipes entières qui cherchent à organiser leurs flux de travail. Le service est gratuit pour tous ceux qui souhaitent gérer leur entreprise.
Meistertask
Meistertask a construit sa base à partir de quelques éléments essentiels : projets, tâches et tableau de bord. Le plan est gratuit pour une personne seule qui est un débutant.
Son fonctionnement peut être compris en consultant ses tutoriels et ses guides. La sauvegarde des données des utilisateurs est effectuée régulièrement et les transferts de données de tous les comptes sont cryptés. Vous pouvez utiliser l’outil en fonction de vos besoins de travail à l’aide du tableau Kanban.
Vous pouvez y limiter le nombre de tâches à effectuer dans une journée. Utilisez plusieurs listes de contrôle pour plusieurs tâches, en gardant une trace des fonctions simultanément. De plus, l’attachement de fichiers se fait avec un minimum d’effort. Les images et les fichiers ne dépassant pas 200 Mo peuvent être joints directement aux tâches.
Il s’agit d’une application unique pour les débutants et les chefs d’entreprise, qui permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. Elle offre des services gratuits aux utilisateurs individuels pour la gestion des tâches de base.
Notion
Notion, si vous cherchez dans le dictionnaire, le mot notion signifie une idée. Il s’agit d’une idée qui consiste à gérer l’ensemble d’une activité ou d’une entreprise à l’aide d’un seul outil.
L’équipe technique vous fournit des solutions personnalisées en fonction de vos besoins professionnels ou personnels. Les aspects pour tout groupe ne sont pas limités puisque l’outil est conçu pour les équipes d’ingénierie, de conception et orientées vers les produits.
Vous pouvez faire plus que prendre des notes. Organisez efficacement vos tâches à l’aide d’une interface simple et claire. Il améliore les capacités de travail en équipe des personnes au service des petites, moyennes et grandes entreprises.
Il permet aux membres de l’équipe d’entamer une conversation avec n’importe qui, à tout moment, au sujet des tâches. L’outil propose également de fréquentes mises à jour conviviales. Il est gratuit pour les étudiants et les particuliers.
monday.com
monday.com est un logiciel auquel des millions de clients font confiance dans le monde entier. Sa structure est basée sur l’informatique dématérialisée. En investissant dans cet outil, vous obtiendrez un retour sur investissement de plus de 250 % grâce à ses caractéristiques uniques.
Vous pouvez suivre les progrès des équipes en cliquant sur le bouton d’état. En confiant le travail fastidieux à des robots, vous vous concentrez entièrement sur les tâches à accomplir et vous augmentez votre productivité. La connexion des autres outils nécessaires n’est qu’à quelques clics. Il vous obligera à prendre des décisions fondées sur des données, avec rapidité et précision.
L’outil suit une approche de gestion de pipeline, permettant au chef de projet de vérifier l’état de toutes les tâches dans une seule fenêtre. Il élimine les tâches répétitives et, en cas de problème, une assistance par chat fiable est disponible 24 heures sur 24.
Todoist
Todoist est l’un des outils les plus avancés de ces dernières années. L’ajout constant de nouvelles fonctionnalités maintient l’utilité de l’outil.
Grâce à la fonction de planification intelligente, vous pouvez avancer ou reporter les tâches en fonction des besoins du moment. Vous pouvez créer une vue personnalisée des tâches pour votre flux de travail, illustrée par des cartes de type tableau Kanban. Le calendrier vous permettra de respecter vos échéances et de suivre les progrès quotidiens.
Notez les nouveaux établissements et les procédures de votre projet à tout moment et en tout lieu en intégrant Todoist aux applications que vous utilisez pour accomplir d’autres tâches, comme Alexa, IFTTT, et bien d’autres encore.
Todoist est disponible sur tous les appareils, et le plan est gratuit pour les débutants pour les cinq premiers projets. Ainsi, les débutants peuvent apprendre l’importance de l’organisation et de la gestion des tâches.
Any.do
Avec Any.do, la visualisation et la planification des tâches sont simples. Il s’agit d’un outil de gestion des tâches orienté web, disponible sur Android et macOS.
Les utilisateurs peuvent également utiliser cet outil pour gérer les objectifs personnels et d’équipe. En raison de la simplicité de son interface utilisateur et de son interface graphique, cet outil est un choix privilégié pour les débutants et les entreprises en phase de démarrage. La désintégration des projets et des tâches en sous-tâches et le flux de travail peuvent être distribués au groupe en fonction des compétences.
Any.do propose de s’intégrer à d’autres calendriers comme celui de Google pour maintenir l’efficacité des délais. Vous pouvez saisir des tâches oralement en profitant de la fonction de saisie vocale.
Vous pouvez même mettre en signet les points essentiels de vos réunions pour les revoir par la suite. L’achat d’un plan premium une fois que vous vous serez habitué à l’outil est une bonne idée.
OpenProject
OpenProject est un logiciel de gestion de projet open-source rapide et sûr qui permet de gérer différents projets et réunions d’équipe. Il assiste le projet tout au long de son cycle de vie.
Les responsabilités sont réparties entre les membres de l’équipe pour que le travail se déroule sans heurts. Vous pouvez vous inscrire à des activités en fonction de vos besoins et même recevoir des mises à jour régulières.
Vous pouvez agir en tant qu’observateur et passer en revue le travail accompli quotidiennement. L’utilisation d’options de filtrage est très appréciée pour raccourcir la recherche de l’entité souhaitée. Vous pouvez partager votre planification du travail avec les principales parties prenantes via OpenProject.
Il dispose d’une API robuste qui facilite l’intégration de différents outils. Tous les appareils sont compatibles, quelle que soit la taille de l’écran.
Vous pouvez utiliser leur offre cloud ou essayer l’hébergement Kamatera pour faire fonctionner OpenProject en un seul clic.
Asana
Asana est un outil de gestion de tâches et de projets qui offre le moyen le plus simple de gérer et de planifier des tâches en créant des diagrammes de Gantt. Son modèle de données de graphique de travail permet de maintenir la productivité de l’équipe à un niveau élevé tout au long de l’entreprise.
La résolution des problèmes rencontrés lors de l’exécution d’une tâche est rapide grâce à l’équipe d’assistance par chat disponible 24 heures sur 24. Il vous permet d’adapter votre réflexion au monde réel en s’adaptant à vos besoins et à vos demandes. Vous pouvez contrôler entièrement les réunions d’équipe et vous assurer que tout le monde reçoit les informations correctes concernant les tâches.
Comme il est disponible sur tous les appareils, vous pouvez même l’utiliser sur Android et iOS pour l’intégrer à d’autres applications en fonction de votre flux de travail. Sa longue liste de fonctionnalités permet aux utilisateurs d’adopter cette plateforme sans hésiter. Son plan de base est gratuit pour les individus et les équipes qui débutent dans l’entreprise.
Wrike
Wrike est une plateforme de gestion de projet conçue pour aider les équipes de toute taille à collaborer plus efficacement en fournissant un accès centralisé aux tâches, aux conversations, aux fichiers et aux échéances. Plus de 20 000 clients lui font confiance dans le monde entier, parmi lesquels P&G, Sega, Siemens, Pfizer, T-Mobile, etc.
Wrike offre une suite complète de solutions d’efficacité professionnelle pour les équipes qui s’efforcent de rationaliser les processus tout en gérant efficacement les projets. Ses puissants espaces de travail offrent la flexibilité nécessaire pour les adapter aux besoins individuels, réduire les tâches en double grâce à des capacités d’automatisation, et garder tout le monde en phase grâce à des systèmes complets de gestion des tâches et de reporting.
Découvrez la puissance de Wrike avec son application mobile et ses tableaux de bord de projets, qui vous offrent une vue d’ensemble en temps réel des projets en cours. Obtenez rapidement des rapports détaillés et des KPI personnalisés pour prendre rapidement des décisions éclairées tout en ayant une vue d’ensemble de n’importe où et du bout des doigts.
Tarifs : Wrike peut être essayé gratuitement pendant 14 jours, sans qu’aucune carte de crédit ne soit exigée. Sa version gratuite prend en charge des activités de gestion de projets et de tâches basiques et limitées, tandis que ses versions premium, Team, Business, Enterprise et Pinnacle, prennent en charge des fonctionnalités avancées et un nombre illimité de projets, d’utilisateurs, d’automatisation, etc. Le prix commence à 9,80 $ par utilisateur et par mois.
Maintenant que vous connaissez les outils qui peuvent être utilisés, examinons les avantages des outils de gestion de projet et ce qui se passe lorsque vous n’en avez pas.
Problèmes liés à l’absence d’outils de gestion des tâches et des projets
Voici quelques problèmes rencontrés lorsque vous n’avez pas d’outils de gestion de projet :
- Attentes incertaines – Les attentes à l’égard du projet ne sont pas claires, tant du côté du client que de celui des gestionnaires. Absence de modus operandi non défini du système du début à la fin. Des objectifs flous peuvent entraîner l’échec lamentable des projets.
- Communication malsaine – Un manque de communication entre les membres de l’équipe, le chef de projet ou le client peut conduire à des résultats indésirables, laissant la tâche vulnérable sans être achevée.
- Conflits d’équipe – Dans certains cas, des personnes ayant des personnalités et des compétences différentes devront travailler ensemble. Les conflits entraînent une baisse de la productivité et de la capacité à résoudre les problèmes de l’ensemble de l’équipe.
- Délais non respectés – La livraison tardive des tâches par des membres de l’équipe ou des responsables incompétents ou une mauvaise communication diminue la fidélisation de la clientèle.
- Manque de clarté dans la répartition des tâches– Une mauvaise répartition des rôles crée un environnement de travail malsain, caractérisé par le stress, les ambiguïtés et la frustration.
Toutefois, ces problèmes peuvent être éliminés en utilisant des outils de gestion des tâches et des projets. Vous constaterez également une amélioration considérable de l’efficacité et de la productivité de vos employés. Ces outils peuvent s’avérer efficaces dans les domaines suivants :
- Les utilisateurs travaillent de manière intelligente et efficace, ce qui se traduit par un taux de réussite plus élevé.
- Gérer et répartir la charge de travail en fixant, en attribuant et en exécutant des priorités.
- Gérer les coûts et les budgets des projets et participer aux réunions à distance, à tout moment et de n’importe où.
- Les nouveaux membres peuvent être intégrés efficacement dans l’équipe avec un minimum d’efforts.
- La planification et l’organisation des tâches deviennent plus faciles.
- Il n’y a pas de travail manuel ou mental puisque la plupart des choses sont automatisées.
Par conséquent, l’utilisation d’outils de gestion de projet vous permet de mieux contrôler les projets et les résultats attendus.
Avantages des outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont polyvalents et donc utiles quelle que soit la taille de l’entreprise. Ces outils sont indispensables à toute entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages des outils de gestion de projet
- Amélioration de la coordination et de la collaboration entre les membres de l’équipe.
- Ils permettent de garder un œil sur le calendrier et de s’assurer que les échéances sont respectées avant ou à temps.
- En utilisant les bons outils, les membres de l’équipe peuvent être tenus au courant de ce qui se passe.
- Le partage de documents est rapide et facile, ce qui permet de maintenir la transparence.
- Une meilleure communication entre les membres de l’équipe se traduit par une amélioration de la productivité et de la gestion du temps.
Étant donné que les outils de gestion de projet hiérarchisent les tâches et gèrent les choses à partir d’un seul endroit, la majeure partie du travail est effectuée par la machine. Vous économiserez ainsi du temps et de l’énergie. Investir dans le bon outil vous permettra d’obtenir un retour sur investissement significatif.
Avec certains outils, le retour sur investissement peut atteindre 150 %, voire plus. Les outils sont également très économiques et rentables, ce qui permet de ne pas dépasser la limite fixée pour un projet particulier.
Conclusion
La forte dépendance à l’égard des smartphones, des ordinateurs portables et d’autres technologies de renforcement a accéléré le travail. Elle permet d’accroître l’efficacité de la gestion des tâches et des projets. Cependant, choisir n’importe quel outil pour répondre à vos besoins ne peut que nuire à votre entreprise.
Il est tout aussi nécessaire de choisir le bon outil. Il permet de réduire les efforts manuels et d’économiser du temps, de l’énergie et des ressources essentielles.