Un guide pour les débutants sur le tableau des étapes [ 6 Modèles]

Les jalons sont des événements importants qui sont vitaux pour l’ensemble du projet. Les gestionnaires de projet utilisent des modèles de tableaux de jalons pour mesurer l’avancement d’un projet.

Les jalons montrent également comment vous atteignez les objectifs fixés au début du projet.

Il peut s’agir d’une manière simple et basique de définir un jalon. Cependant, il se peut que tous les membres de l’équipe de projet ne comprennent pas les jalons de la même manière. Vous risquez donc de rencontrer des difficultés dans la gestion du projet si les membres de l’équipe ne sont pas synchronisés.

Sans perdre de temps, approfondissons le sujet des jalons de projet. Lisez l’article pour découvrir les jalons, les tableaux de jalons, les modèles, les avantages, etc. dans un langage facile à comprendre.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Avant d’aborder les tableaux de bord, commençons par comprendre ce qu’est un jalon. Les jalons servent de points de contrôle pour évaluer l’avancement du projet à mesure qu’il progresse vers l’objectif final. Vous pouvez utiliser les jalons du projet pour signaler les phases importantes du calendrier du projet. Par exemple, la date de début et la date d’achèvement d’un projet :

• La date de début et la date d’achèvement d’un projet.
• L’examen prévu du projet par le client, un tiers ou les parties prenantes.
• Un moment du projet où vous devez discuter de la mise à jour du budget avec les investisseurs.
• La soumission d’un livrable important, comme l’envoi du prototype de l’application mobile📱 à l’équipe chargée de l’expérience client pour obtenir les commentaires des utilisateurs au cours du processus agile de développement de produits.

Les jalons sont là pour que vous puissiez visualiser clairement les éléments significatifs impliqués dans un projet. Ils permettent également de montrer facilement où vous en êtes dans le développement du produit ou le cycle de vie du projet à une date et une heure précises.

Il est désormais facile de définir un diagramme d’étapes. Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui permet de visualiser les étapes du développement d’un produit ou d’un projet. En général, les logiciels de gestion de projet utilisent des diagrammes de Gantt ou d’autres structures temporelles de projet et y placent les jalons.

Les étapes d’un projet comprennent souvent des détails essentiels tels que la date de début, la date d’échéance, la personne à qui rendre compte, etc. Comme les diagrammes de Gantt, les diagrammes de jalons utilisent également plusieurs symboles de base superposés à la chronologie ou au calendrier du projet. Une telle structure fournit des informations sur les dates d’achèvement réelles et planifiées des étapes.

Les symboles du diagramme de jalons peuvent être une flèche blanche verticale indiquant l’achèvement prévu et une flèche noire verticale indiquant l’achèvement réel. De même, un losange blanc indique un achèvement programmé antérieurement et encore daté dans le futur, et une forme noire diamond♦️ indique un achèvement programmé antérieurement et dont la date est déjà dépassée.

Pourquoi les tableaux d’étapes sont essentiels pour les chefs de projet ?

Si vous êtes chef de projet ou responsable d’un cycle de développement de produit, vous trouverez les tableaux d’étapes utiles pour les raisons suivantes :

Suivi des délais

La division d’un grand projet en portions de tâches et de jalons vous permet de créer plusieurs échéances au lieu d’une seule. Ainsi, l’équipe de projet travaille de manière appropriée pour atteindre ces objectifs au lieu d’attendre la dernière échéance.

Gardez les dates importantes sous les feux de la rampe

Les modèles de tableaux d’étapes vous aident à planifier votre projet en tenant compte des prochaines grandes vacances, des réunions du conseil d’administration, de la formation de l’équipe, etc.

Identifiez les goulets d’étranglement du projet

Les tâches de développement de produits qui dépendent de partenaires ou de fournisseurs externes sont susceptibles de se heurter à des goulets d’étranglement, car votre calendrier de gestion de projet n’en tient pas compte.

C’est pourquoi les chefs de projet utilisent des tableaux d’étapes pour inclure des facteurs externes tels que l’approvisionnement d’un fournisseur nécessaire pour faire passer une tâche à l’étape suivante. C’est ainsi que les gestionnaires de projet avisés évitent à leurs projets de se retrouver dans un goulot d’étranglement.

Utilisez votre équipe de projet

Les chefs de projet utilisent des tableaux d’étapes pour diviser un grand projet en petits morceaux. Ils analysent ensuite ces étapes pour déterminer les compétences nécessaires. En conséquence, ils peuvent attribuer les étapes à l’équipe en fonction de ses compétences.

Transparence du financement

Les étapes d’un projet sont un élément indispensable lorsqu’il s’agit de rendre compte de l’état d’avancement du projet aux investisseurs. Elles aident les partenaires financiers à visualiser où va l’argent et quel est le rendement prévu. Vous pouvez ainsi convaincre les bailleurs de fonds et maintenir le flux de liquidités.

Pourquoi les tableaux d’étapes sont-ils meilleurs que les feuilles de calcul ?

Voici quelques inconvénients liés à l’utilisation de feuilles de calcul pour les jalons d’un projet plutôt qu’à l’utilisation d’un outil de diagramme de jalons :

#1. Les feuilles de calcul n’ont pas l’automatisation nécessaire pour les mises à jour des jalons. Par conséquent, vous devez parcourir des dizaines de feuilles de calcul pour connaître l’état actuel des projets et des jalons. Ensuite, vous devez écrire manuellement des courriels et assurer le suivi avec la personne responsable de la tâche.

#2. Les tableaux d’étapes basés sur des feuilles de calcul n’informent pas automatiquement l’ensemble de l’équipe lorsque vous atteignez une étape. Vous devez suivre toutes les feuilles de travail et rechercher les étapes franchies.

#3. La plupart des tableurs n’offrent pas d’intégration avec d’autres outils de gestion de projet, de gestion de la relation client(CRM), de suivi du temps et de vidéoconférence. Par conséquent, pour présenter rapidement des données ou l’état d’avancement d’un projet aux parties prenantes, vous devez procéder à de nombreux préparatifs avant la réunion.

#4. La plupart des tableurs n’offrent pas de fonctionnalités de reporting avancées, à l’exception des calculs numériques, des diagrammes, des graphiques et des tableaux. Au contraire, une application de gestion de projet dédiée avec des diagrammes de jalons offre des fonctionnalités de reporting spécialisées telles que des diagrammes de burndown, des diagrammes de vitesse, des diagrammes de flux cumulatifs, des diagrammes de burnup, etc.

Comment créer un diagramme d’étapes

#1. La première étape de la création d’un diagramme d’étapes consiste à définir les objectifs du projet. Pour ce faire, accédez à n’importe quel outil de gestion de projet et créez une chronologie du projet. Vous devrez également inscrire les objectifs du projet sur des fiches de tâches. Enfin, donnez une estimation de la date de début et de la date de fin de votre projet.

#2. La tâche suivante consiste à créer une liste de tâches pour le projet. Inscrivez les tâches du projet dans l’ordre chronologique. Par exemple, pour un projet de développement d’un site web, vous devez vous inscrire pour un domaine et un fournisseur d’hébergement, puis vous commencerez à travailler sur le site web proprement dit.

#3. Vous devez lier les tâches du projet à des plages de dates ou à des dates en fonction de l’effort nécessaire pour accomplir ces tâches.

#4. Vous devez maintenant identifier les étapes de votre projet. Pour savoir si un élément du projet peut être considéré comme un jalon, vous devez poser les questions suivantes. Si vous répondez par l’affirmative à toutes les questions, l’élément du projet est un jalon :

• L’élément est-il un point de contrôle important qui indique la progression du projet ?
• L’élément du projet a-t-il une incidence sur le délai ?
• Les parties prenantes du projet doivent-elles examiner les éléments ?

#5. Il est temps de créer un calendrier de projet dans l’application de gestion de projet en rassemblant les objectifs, les tâches, les produits livrables, les phases et les jalons dans un ordre logique. Lors de la création du calendrier, vous identifierez également les dépendances entre les tâches qui pourraient bloquer le projet.

#6. Enfin, partagez le tableau des étapes avec l’équipe de projet et les parties prenantes. Vous pouvez également activer les notifications et les courriels pour recevoir les mises à jour du projet.

Déterminer les étapes dans le cadre de la gestion des produits

Depuis que la plupart des processus de développement de produits suivent le cadre agile, les dates clés ne sont plus des jalons logiques. En effet, vos produits sont diffusés en permanence et les améliorations sont également apportées en temps réel.

Par conséquent, dans le cadre de la gestion des produits, les jalons doivent être des objectifs spécifiques que votre équipe doit atteindre à la fin d’un cycle de développement ou d’un sprint. Voici quelques exemples de jalons pour la gestion de produits :

• Atteindre un objectif d’indicateur clé de performance (ICP )
• Ajout de nouvelles fonctionnalités au produit
• Lancement d’une application mobile sur un nouveau marché d’applications
• Permettre à l’équipe de vente et de marketing d’agir
• Participation à une conférence ou à un salon professionnel et promotion du produit
• Début ou fin d’un trimestre fiscal

Voici quelques-uns des meilleurs modèles de diagrammes de jalons pour les chefs de produit.

Feuille de calcul

Essayez ces modèles de Smartsheet pour découvrir des diagrammes d’étapes de différents types et conceptions. Les modèles sont disponibles sous forme de jalons de projet, de calendriers de projet avec jalons, de jalons d’acquisition d’entreprise, de feuilles de route, etc.

Si vous envisagez de gérer des projets ou des développements de produits à l’aide de ces modèles, vous devez suivre manuellement les statuts. En effet, ces modèles sont basés sur les formats Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Certains sont également disponibles au format PDF pour faciliter l’envoi par courrier électronique des rapports d’étape du projet.

Vous pouvez commencer par le modèle de base. Il comprend un tableau statique pour les étapes et une chronologie visuelle. Le tableau statique contient des en-têtes tels que l’attributaire du jalon, les commentaires, le statut, etc.

Lucidspark

Le tableau des étapes de Lucidspark vous permet de visualiser facilement les objectifs et les étapes clés du projet. Le tableau est assez simple, et vous pouvez organiser les étapes de votre projet rapidement en entrant les détails. Vous n’avez pas besoin de consacrer beaucoup de temps à l’édition du modèle.

Il s’agit d’une matrice de 3 x 4 cartes de forme carrée. De gauche à droite, les colonnes représentent le jalon 1, le jalon 2, le jalon 3 et l’objectif final. Les lignes du haut vers le bas représentent les livrables, les étapes et les dates.

Vous pouvez copier-coller les zones de texte existantes pour le titre et la description afin d’y insérer les tâches ou les produits livrables qui représentent les jalons du projet. En outre, vous pouvez utiliser la fonction Dragline de la forme pour relier les jalons aux tâches, aux phases, aux dépendances, etc.

Miro

Si vous et votre équipe collaborez à un grand projet comportant de nombreuses tâches, échéances et livrables, vous pouvez utiliser l’exemple de diagramme de jalons sans effort de Miro.

Le tableau d’étapes prêt à l’emploi convient au suivi de plusieurs projets et tâches à l’aide de graphiques statiques et de lignes de temps visuelles. Sa conception vous permet de planifier plus facilement les événements importants qui doivent se produire à des intervalles de temps spécifiques au cours du cycle de vie du projet.

L’exemple de tableau d’étapes vous permet également de collaborer en temps réel avec votre équipe de développement de produits grâce au partage de liens. En outre, vous pouvez convertir le tableau en mode présentation si vous avez besoin de présenter les étapes franchies aux parties prenantes du projet.

Création de diagrammes de Gantt

ProjectManager est un outil de gestion de projet de premier plan qui vous permet de créer des diagrammes de Gantt avec les étapes du projet. Ces diagrammes sont disponibles en ligne, ce qui vous permet de mettre en place des notifications automatiques, des rapports, une évaluation de l’avancement du projet et bien d’autres choses encore.

L’outil vous permet de visualiser facilement les jalons sur la liste, le tableau et le calendrier d’un projet. Les jalons sont conçus de manière à s’harmoniser avec le diagramme de Gantt. Tous les jalons sont désignés par des symboles en forme de diamant sur la chronologie du projet.

Vous pouvez ajouter et personnaliser des jalons à partir du menu du ruban du diagramme de Gantt. Une fois dans le ruban Gantt, vous verrez un symbole de diamant. Cliquez dessus pour ajouter un nouveau jalon ou modifier un jalon existant.

Creately

Creately est une autre plateforme populaire de modèles et de diagrammes professionnels. Vous pouvez visiter le site web pour accéder à des modèles de diagrammes d’étapes sympas que les équipes de développement de produits et les parties prenantes peuvent facilement comprendre.

Si vous concevez correctement le diagramme d’étapes à l’aide de diagrammes de Gantt et de calendriers de projet, vous pouvez utiliser le diagramme comme un lieu centralisé pour la gestion de projet. Creately vous permet de collaborer en direct avec des ressources externes et internes. De plus, vous pouvez mettre en place des notifications intelligentes pour savoir quand quelqu’un apporte des modifications au tableau d’étapes.

Office Timeline

Office Timeline est également une destination populaire pour les compléments qui fonctionnent en ligne ou hors ligne avec vos applications Microsoft Office préférées telles que PowerPoint et Excel. Bien que la plupart de ces outils soient payants, vous pouvez télécharger une version d’essai gratuite pour visualiser vos étapes. Si le modèle vous convient, vous pouvez acheter une licence commerciale auprès d’Office Timeline.

Son tableau des étapes contient une chronologie du projet et des symboles de base tels que des losanges, des cercles et des carrés pour indiquer les étapes. La chronologie du projet est essentiellement une échelle de temps horizontale sur laquelle apparaissent les jalons. Vous pouvez ajouter des données sur les jalons, comme la date de début, la description, les ressources et la date de fin.

QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Le mot de la fin

Les jalons font une grande différence pour tout projet, et ce à plusieurs égards. Si vous êtes chef de projet et que vous n’avez pas fixé de jalons pour votre projet, c’est le moment de le faire. Au contraire, si vous êtes un membre de l’équipe de projet et que vous souhaitez fixer des jalons pour faciliter la navigation dans les processus de développement du projet ou du produit, parlez-en au chef de projet dès maintenant.

Jusqu’à présent, vous avez parcouru les bases simples des jalons, des diagrammes de jalons et de leurs avantages. Vous avez également appris à en créer un pour n’importe quel projet ou développement de produit. En outre, nous vous avons présenté les meilleurs modèles de diagrammes de jalons que vous pouvez utiliser dès maintenant sans perdre de temps à en créer un à partir de zéro.

Vous pouvez également lire l’article Feuille de route du projet : Guide et modèles gratuits pour mieux rendre compte du projet aux parties prenantes.