Las habilidades y el software imprescindibles para la gestión de proyectos. ¡De principiantes a profesionales!
La gestión de proyectos es un proceso y unas directrices para planificar, organizar, ejecutar y supervisar la puesta en marcha de nuevas iniciativas o cambios organizativos. Se diferencia de la gestión de la actividad habitual de las empresas, un proceso continuo que implica el desarrollo de nuevos productos para alcanzar objetivos empresariales predeterminados.
Planificar, dotar de personal, supervisar y controlar todos los aspectos del proyecto y motivar a los participantes para que alcancen los objetivos del proyecto forman parte de la gestión de proyectos.
Y para ayudarle a gestionar esos proyectos con eficiencia y eficacia, aparte de las habilidades de gestión de proyectos, he aquí una práctica lista de algunas herramientas populares.
Veamos ahora en detalle las habilidades y herramientas de gestión de proyectos; sin embargo, primero echemos un vistazo a qué es y qué opciones profesionales conlleva.
Importancia de la gestión de proyectos
Crear enfoque
La mayoría de los proyectos se preparan con antelación para los objetivos a largo plazo de la empresa. Tardan meses o años en completarse y suelen ser difíciles de gestionar para las empresas. Los gestores de proyectos miden los parámetros del proyecto, asegurándose de que cada tarea u objetivo se complete en el plazo previsto.
Cuando se especifican el alcance y los plazos, las empresas y los miembros del equipo pueden centrarse en las metas y los objetivos de la organización. Un proceso de gestión de proyectos estructurado y basado en objetivos garantiza una planificación adecuada para una ejecución eficaz.
Optimiza la asignación de recursos
La asignación de recursos permite un uso eficaz del tiempo y el dinero, junto con los recursos humanos, y aumenta la conciencia de cómo y dónde se están utilizando los recursos y a qué debe darse prioridad.
Los gestores de proyectos actúan como expertos para evaluar los requisitos del proyecto y garantizar que los recursos se distribuyen adecuadamente, lo que se traduce en una reducción de los gastos y un aumento de la productividad.
Calidad
La gestión de proyectos establece la calidad del proyecto de la mejor manera posible, garantizando que el alcance y el calendario del proyecto satisfacen las exigencias requeridas por las empresas. Las expectativas de los clientes son primordiales en el mundo empresarial actual.
Por lo tanto, es esencial proporcionar la mejor calidad en la entrega del proyecto en la dura competencia y con un enfoque centrado en el cliente. La gestión de proyectos garantiza que la calidad, el calendario y el alcance del proyecto cumplan las expectativas del cliente, mejorando la reputación de la marca y la retención de clientes.
Gestión de riesgos
Los riesgos en el entorno empresarial moderno varían desde los aspectos técnicos a los de marketing; un enfoque de evaluación de riesgos reduce el fracaso del proyecto al identificar rápidamente los posibles problemas.
Una gestión de proyectos bien definida implica evaluar todos los riesgos potenciales del proyecto, cuantificarlos, crear un plan para mitigar esos riesgos y crear un plan de respaldo en caso de que se produzca un riesgo. Garantiza que el proyecto se desarrolle según lo previsto incluso en entornos cambiantes, contribuyendo a que el proyecto sea un éxito.
Perspectivas profesionales en el campo de la gestión de proyectos
Las habilidades de gestión de proyectos abren toda una serie de opciones profesionales. A continuación se enumeran algunas:
- Gestor de proyectos de marketing: Los gestores de proyectos del sector del marketing suelen diseñar programas para reforzar la identidad de una marca, elevar su perfil o aumentar su cuota de mercado. Los gestores de proyectos de marketing son responsables de diseñadores, redactores y especialistas en medios sociales, además de planificar el marketing y dirigir la estrategia publicitaria.
- Gestor sanitario: Los gestores de proyectos en el ámbito médico son responsables de programas que ayudan a hospitales, clínicas y laboratorios médicos a convertirse en mejores lugares de trabajo. Sus responsabilidades incluyen los procedimientos de respuesta ante emergencias, la ampliación de las instalaciones, los presupuestos operativos y las políticas de empleo.
- Gestor de proyectos financieros: La gestión de proyectos financieros se ocupa de los esfuerzos relacionados con los ingresos de una empresa comercial. Garantizan los presupuestos y las previsiones y supervisan las inversiones de una organización, los informes financieros y la planificación a largo plazo.
- Gestor de proyectos de construcción: La planificación y la construcción de estructuras para fines residenciales, comerciales, industriales, médicos y educativos forman parte de los proyectos de construcción. Un gestor de proyectos de construcción ayuda a crear diseños, comprar y distribuir materias primas y establecer calendarios generales y fechas de vencimiento para objetivos concretos.
- Gestor de proyectos de ingeniería: La gestión de proyectos de ingeniería consiste en desarrollar, diseñar y construir una amplia gama de objetos, edificios y maquinaria utilizando principios científicos. La industria de la ingeniería es grande y tiene muchas ramas, cada una con un área de especialización diferente. El gestor combina la creatividad de los ingenieros y otras habilidades, como los conocimientos matemáticos, con el conocimiento de su campo concreto de ingeniería.
Así pues, la gestión de proyectos es una habilidad muy demandada y que puede utilizarse en diversas industrias.
Pasemos ahora a las habilidades de gestión de proyectos que necesita. ¿Sabe cuál es la mejor parte? Si no ha nacido con estas habilidades, ¡seguro que puede aprenderlas a la vez que perfecciona las que ya tiene!
Habilidades de gestión de proyectos
Gestión del tiempo
El tiempo es limitado y alcanzar los objetivos a tiempo es un componente clave de la gestión de proyectos como capacidad técnica crítica. La fluidez del proyecto depende de su calendario, ya que debe completarse en un plazo determinado.
Una gestión ineficaz del tiempo puede provocar retrasos y problemas aún más graves. Así pues, los gestores tienen que dedicar un tiempo adecuado y apropiado a cada objetivo de trabajo y analizar la eficacia del objetivo en el tiempo. También tienen que resolver los problemas del proyecto mucho antes de tiempo para que el flujo de trabajo sea más fluido.
Veamos las técnicas de Timeboxing para maximizar su jornada laboral y la técnica Pomodoro para sobrealimentar su productividad.
Herramientas
#1. ActiveCollab
ActiveCollab es un software integrado de gestión del tiempo y una herramienta de colaboración que realiza un seguimiento de todo en la organización mientras se trabaja en tareas y proyectos individuales. Las hojas de tiempo con los informes de tiempo resumen claramente todos los datos de tiempo guardados, incluido el presupuesto del proyecto y los salarios de los empleados.
Características principales
- La función de gestión del trabajo apoya el desarrollo del proyecto para completarlo sistemáticamente.
- Dispone de un cronómetro integrado que puede ajustarse para cada tarea específica del proyecto, lo que ayuda a cobrar a los clientes por horas.
- El software ofrece una visión general de los recursos humanos a través de hojas de cálculo, lo que permite al gestor asignar y planificar el trabajo del proyecto en función de la disponibilidad.
La plataforma también permite separar las horas de seguimiento de las horas estimadas.
#2. Time Doctor
TimeDoctor es una herramienta de seguimiento y gestión del tiempo basada en la nube que controla la productividad de los empleados. Permite introducir el tiempo dedicado a cada proyecto y determinar qué horas de trabajo son facturables y cuáles no. Mejora el rendimiento individual y del equipo al saber dónde es fuerte y dónde necesita ayuda.
Características principales
- Las herramientas de medición del tiempo ayudan a los gestores a evaluar el compromiso en cada proyecto, con la información necesaria para identificar los puntos fuertes del equipo.
- Los empleados aprenden cuáles son sus puntos fuertes y débiles, lo que les hace altamente productivos, responsables y autodirigidos.
- Time Doctor permite trabajar desde cualquier lugar con transparencia, facilitando la felicidad en el entorno empresarial.
Las empresas pueden hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y preparar nóminas semanales y mensuales utilizando la funcionalidad de nóminas.
Comunicación y colaboración
Una comunicación eficaz es esencial para aclarar los requisitos del proyecto y del equipo. Durante un proyecto en curso, es necesaria la comunicación con varios grupos de individuos, incluidos clientes, proveedores, miembros del equipo y otros directivos dentro y fuera de su organización. Los proyectos pueden organizarse y tener éxito rápidamente, por lo que una comunicación eficaz también es esencial para ayudar a los directivos a intercambiar ideas y resolver los problemas que surjan.
La comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo permiten compartir ideas, adquirir conocimientos y comprender el objetivo del proyecto. La coordinación permite mejorar la toma de decisiones, las soluciones innovadoras y los resultados del proyecto al compartir los conocimientos.
También aborda los retos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, ya que los problemas pueden discutirse abiertamente, intercambiar ideas y resolverse.
Herramientas:
#1. Slack
Slack es una plataforma de productividad que permite compartir conocimientos sin fisuras y mantiene a los equipos conectados y comprometidos. Las aplicaciones de mensajería empresarial conectan a las personas de toda la organización como un equipo unificado para comunicarse con eficacia.
Características principales
- Ofrece funciones de mensajería, uso compartido de archivos y medios, inicio de llamadas de voz y vídeo, planificación de proyectos y herramientas de integración que permiten que los proyectos se desarrollen sin problemas.
- Facilita la integración fluida de dispositivos externos, reduciendo las pérdidas de tiempo al cambiar de aplicación o de pestaña.
- El software ofrece un creador de flujos de trabajo para automatizar las tareas repetitivas, agilizar los flujos de trabajo, mejorar el intercambio de conocimientos y facilitar el intercambio de información sobre los proyectos.
La plataforma también capacita a todos con la automatización sin código y la IA.
#2. Miro
Miro es un espacio de trabajo de innovación en línea que permite la colaboración con equipos de todos los tamaños para crear un lugar de trabajo impactante. Dispone de funciones para la gestión de proyectos que permiten el videochat, las presentaciones y la puesta en común.
Características principales
- También acelera la entrega de proyectos complejos porque utiliza ayudas visuales dinámicas como tarjetas Miro, Kanbans y diagramas de flujo y se integra con herramientas populares de gestión de tareas como Smartsheet, monday.com, Asana, ClickUp, Jira, etc.
- La plataforma cuenta con documentación para diseños, resultados de encuestas, vídeos y datos en directo; puede agregar fácilmente información sincronizada desde la pila tecnológica a los tableros de Miro.
- Se centra en el análisis, la alineación y la ejecución mediante la automatización de tareas complejas y amplía el pensamiento a la hora de idear y crear.
Las herramientas de colaboración e innovación de la plataforma permiten una ejecución en tiempo real que facilita el trabajo en equipo interfuncional y la planificación de reuniones y talleres.
También puede consultar algunas de lasmejoresalternativas aMiro para mejorar las colaboraciones visuales.
Gestión de riesgos
Es esencial determinar el plazo en el que el riesgo se manifestará lo antes posible. También es importante considerar cuidadosamente el presupuesto, el calendario, el alcance y la calidad en función del riesgo. Así pues, el riesgo afecta significativamente a un proyecto y puede dar lugar a un compromiso con las partes interesadas.
El éxito del proyecto aumenta con la gestión del riesgo, que identifica las amenazas tanto internas como externas. El director del proyecto puede compartir los planes con las partes interesadas para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas.
- Análisis de carencias: El método de análisis de carencias se utiliza para encontrar la brecha entre los objetivos de la organización y las operaciones en curso. Identifica principalmente los puntos débiles de la operación que hay que rectificar.
- Evaluación de la estrategia: La evaluación de la estrategia es una herramienta del proceso de análisis que evalúa el funcionamiento en curso de la empresa a intervalos regulares. El método alinea los objetivos de la empresa y los perfila con el proceso para garantizar el éxito del objetivo a largo plazo.
- Análisis DAFO: DAFO son las siglas de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Es el método más común y ampliamente aceptado de análisis interno, que simplemente funciona como su nombre indica. La organización determina los puntos fuertes de su negocio para quedarse con ellos durante el proceso estratégico, en el que analiza los puntos débiles para superarlos. Es esencial encontrar las oportunidades internas, ya que mejoran el crecimiento de la organización; por el contrario, las amenazas deben descubrirse y reducirse en tiempo real. Puede consultar estas plantillas de análisis DAFO y de evaluación de riesgos para su empresa.
Herramientas
#nTask
nTask es un software de gestión de riesgos que identifica los riesgos del proyecto, asigna a los propietarios de los riesgos, crea planes de mitigación, analiza con métricas de riesgo y mitiga los riesgos.
Características principales
- Mejora la evaluación y la documentación de los riesgos, ayudando a identificarlos mejor.
- El software permite realizar análisis de riesgos, gráficos de evaluación y métricas de riesgos, define controladores de riesgos personalizados y visualiza su progreso con métricas o gráficos de progreso.
Organiza, agiliza y prioriza las tareas necesarias para alcanzar un objetivo o completar un proyecto.
Presupuestación
La presupuestación tiene los tres métodos siguientes:
- Presupuestación análoga: El presupuesto análogo es un método de estimación presupuestaria que examina un proyecto ya completado comparable en alcance al proyecto actual. Los cálculos del presupuesto se modifican para considerar las variaciones en el alcance del proyecto, la calidad, la duración de la ejecución o cualquier otro factor relevante. Puede ser útil cuando se dispone de poca información sobre un proyecto inminente y se necesita una estimación rápida.
- Estimación paramétrica: Este método utiliza datos históricos y otras variables relevantes, lo que permite conocer el alcance y la duración del proyecto y estimar el coste total. Su principal objetivo es averiguar los costes por unidad de los diferentes aspectos compartidos con el proyecto actual y modificar después el porcentaje para ajustarlo al alcance del nuevo proyecto. La precisión de este método suele estar relacionada con la capacidad y aplicabilidad de los datos históricos que utiliza.
- Método descendente: El método descendente examina el presupuesto total del proyecto y determina el coste de cada proceso necesario. Cada componente del proyecto global se describe en los métodos y luego se compara con las estimaciones originales de cada componente. Basándose en los resultados, los directores de proyecto pueden determinar la rentabilidad de cada proceso y pueden optar por reducir componentes específicos para mantener el proyecto dentro de las limitaciones presupuestarias generales.
Lea también: Lo que no sabía sobre la estimación de costes de proyectos
Consejos para crear presupuestos eficaces
Un presupuesto de gestión de proyectos adecuado requiere la estimación de costes de todos los gastos directos e indirectos, los gastos de capital y los gastos de funcionamiento. Dado que el presupuesto real del proyecto varía principalmente de los gastos básicos, es necesario determinar cada uno de los costes.
Controle las actividades presupuestarias y el presupuesto previsto a lo largo del tiempo, lo que revelará si el presupuesto necesita alguna mejora o si todo funciona bien. La planificación del proyecto implicará cierto tiempo de inactividad, por lo que los planes presupuestarios iniciales deben incluir fondos de emergencia ya previstos. Así se garantiza que algunos problemas previstos puedan resolverse rápidamente.
Puede consultar las mejores plantillas de presupuestos empresariales para una gestión eficaz del dinero.
Herramientas
#1. Rodeo Drive
RodeoDrive es un software de asistente de proyectos que permite el seguimiento del tiempo, la gestión de presupuestos, la colaboración en tiempo real y la facturación a clientes: una solución de gestión de proyectos todo en uno para aumentar la productividad y la rentabilidad de las pequeñas y medianas empresas.
Características principales:
- El software crea diferentes etapas para el proyecto y las factura por separado en función de los porcentajes reales, de anticipo o de finalización para una mejor planificación.
- Realiza un seguimiento de los entresijos del proyecto, lo que permite asignar recursos y gastos a partir del presupuesto.
- Rodeo Drive compara la actividad del proyecto y el presupuesto asignado en tiempo real, lo que ayuda a identificar los gastos excesivos y a evitar riesgos para los beneficios.
El software proporciona un cuadro de mandos personalizable para múltiples casos de uso, incluidos equipos de marketing, autónomos, agencias creativas, etc.
Resolución de problemas
Los enfoques de resolución de problemas ayudan a abordar problemas complejos en el proceso de gestión de proyectos. Se trata de un proceso sistemático y flexible de evaluación y aplicación de soluciones innovadoras en un entorno cambiante. Se puede definir el problema del proyecto a partir de diferentes posibilidades, generando todas las preguntas que se planteen para el proyecto.
Estrategias para desarrollar la capacidad de resolución de problemas
- Comprender los objetivos: Comprender claramente los objetivos del proyecto es uno de los primeros pasos en la resolución de problemas como gestor de proyectos. El director del proyecto debe evaluar los riesgos y oportunidades del proyecto, así como comprender las expectativas y preocupaciones del equipo y de las partes interesadas. Ello ayudará al director del proyecto a identificar los posibles problemas que puedan surgir y a desarrollar estrategias para mitigarlos o abordarlos.
- Mentalidad de resolución de problemas: Una mentalidad de resolución de problemas permite ser flexible, abierto al cambio y receptivo a nuevas perspectivas. Al desarrollar una mentalidad de resolución de problemas, el director del proyecto puede inspirar a los miembros del equipo con una visión común, fomentando la colaboración y el intercambio de ideas.
- Formar a los miembros del equipo: Los directores de proyecto deben invertir en la formación de los miembros de su equipo, capacitándoles para tomar decisiones, comunicarse eficazmente y asesorar en la gestión de situaciones difíciles. Los directores de proyecto pueden fomentar una cultura de resolución de problemas en sus equipos proporcionándoles formación y entrenamiento, lo que permitirá al equipo ser más proactivo y orientado a los resultados.
- Aplicar la solución: El director del proyecto es responsable de aplicar la solución elegida y de supervisar su desarrollo. El equipo debe colaborar para garantizar que la solución se implanta con éxito y que cualquier problema se resuelve rápidamente. Para comprobar si la solución ha alcanzado las metas y los objetivos del proyecto, el gestor del proyecto también debe evaluar el impacto de la solución.
Resolución de conflictos
En un proyecto pueden surgir conflictos entre las partes interesadas por muchas razones, como ideas contrapuestas, estrés por el proyecto, requisitos inesperados, limitaciones financieras, falta de compromiso o conflictos entre egos. La gestión de conflictos es una oportunidad porque todos tienen puntos de vista e ideas diferentes durante el conflicto.
Por lo tanto, permite la creatividad y la innovación tomándoselo de forma más positiva. Si no se resuelven con prontitud, pueden repercutir en la eficacia del desarrollo del proyecto y en la productividad del personal, lo que se traduce en retrasos en las entregas y en una reducción de la calidad.
Estrategias para mejorar la capacidad de resolución de conflictos
- Establezca directrices: La tecnología de resolución de conflictos ayuda a reducirlos porque los miembros del equipo saben exactamente lo que pueden hacer con respecto a su comportamiento.
- Escuchar activamente: El director del proyecto es responsable de optimizar su enfoque escuchando activamente a todas las partes implicadas en el conflicto. Las partes implicadas también tienen diversos problemas y consideraciones que influyen en su forma de trabajar. Por lo tanto, es necesario identificar las causas subyacentes de sus emociones conflictivas para resolver los problemas de forma objetiva.
- Evite la fuerza: Un enfoque rígido por parte del jefe de proyecto sólo puede dar a veces los resultados deseados. No es necesario obligar a los miembros del equipo a seguir normas estrictas y puede que necesiten ayuda para interactuar con los líderes. Las emociones no expresadas, como la ira y la frustración, pueden surgir y reaparecer repetidamente.
Lea también: Técnicas de gestión de proyectos que le convertirán en un profesional
Toma de decisiones
La toma de decisiones es un componente esencial de la gestión de proyectos, ya que tiene un impacto significativo en el resultado del proyecto. Dado que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, es esencial considerar detenidamente todas las opciones disponibles para elegir la mejor opción posible. El proceso de toma de decisiones también repercute en el presupuesto y el calendario de un proyecto.
Por lo tanto, tomar decisiones con rapidez y eficacia es esencial a la vez que se garantiza que el proyecto sigue su curso y se completa a tiempo y dentro del presupuesto. También afecta a la comunicación, ya que el aspecto crucial del proyecto es comunicar las decisiones de forma clara y concisa al equipo y a las partes interesadas. Garantiza que todos estén de acuerdo y sepan por qué se ha tomado cada decisión de forma más accesible.
Beneficios:
- Identifica los riesgos potenciales y evalúa las opciones para el proyecto, lo que permite adoptar el mejor curso de acción durante el proyecto.
- Un proceso de toma de decisiones bien estructurado permite a los gestores asignar los recursos de forma estratégica, dando los recursos adecuados a las tareas adecuadas en el momento adecuado.
- El proceso de toma de decisiones antepone el objetivo esencial del proyecto y elimina los pasos innecesarios del pánico.
La mejor práctica para la toma de decisiones:
- Implica los derechos de las partes interesadas: Las partes interesadas tienen conocimientos, experiencia y perspectivas esenciales que pueden mejorar los resultados de las decisiones. Es necesario identificar e implicar a las personas con intereses en los proyectos o con conocimientos relevantes.
- Buscar perspectivas diversas: Los gestores de proyectos pueden permitir la diversidad de conocimientos en el proyecto, incluyendo diferentes antecedentes, experiencias y pericia. Reduce la posibilidad de puntos ciegos y proporciona una mejor comprensión de las decisiones.
- Fomente la comunicación abierta: Cuando los miembros del equipo se sienten valorados y apreciados, aportan sus mejores ideas para la toma de decisiones. Su práctica implica crear una cultura en la que los comentarios sean bien recibidos, se fomente el debate sano y se promueva la escucha activa.
Puede consultar las mejores plataformas de toma de decisiones para empresas y guías completas y plantillas gratuitas para árboles de decisión.
Herramientas
#1. FineReport
FineReport es una herramienta de elaboración de informes Java fácil de usar y orientada a la empresa, con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar que permite la creación de informes sofisticados.
Características principales
- Los informes se clasifican y se asignan permisos al personal en función de la arquitectura organizativa de la empresa, lo que ayuda a los responsables de la toma de decisiones y al personal de la empresa a obtener rápidamente los informes que desean.
- Los usuarios pueden obtener informes a intervalos fijos, es decir, diarios, semanales o mensuales, lo que ayuda a detectar el problema con rapidez y eficacia.
- Permite el seguimiento visual de los datos y las estadísticas que pueden utilizarse para el proceso analítico.
El diseño del software, similar al de Excel, permitirá a los usuarios obtener, integrar, visualizar, analizar, consultar e introducir datos sin necesidad de escribir ningún código.
#2. 1000minds
1000minds es un software de toma de decisiones e investigación de marketing. Se trata de un conjunto de herramientas y procesos en línea diseñados para ayudar tanto a individuos como a grupos a tomar decisiones, establecer prioridades, analizar la relación calidad-precio y comprender las prioridades de las partes interesadas.
Características principales
- Evalúa y clasifica el trabajo en el proyecto, proporcionando una mejor comprensión de todas las tareas y una visión de lo que debe priorizarse.
- El software asigna presupuesto y recursos a lo largo del proyecto, lo que permite desarrollar la mejor infraestructura.
Gestión de la calidad
El control de calidad del proyecto es importante, ya que es un componente vital que hace que los proyectos tengan éxito. Implica una variedad de enfoques, procesos y estructuras diseñados para satisfacer las expectativas de los clientes de forma coherente. Los gestores de proyectos pueden aumentar el compromiso de las partes interesadas, reducir el riesgo, optimizar los costes y mejorar la satisfacción del cliente garantizando que los entregables cumplen las normas de calidad establecidas.
He aquí algunos consejos para garantizar que los entregables del proyecto cumplen las normas de calidad:
La gestión de la calidad del proyecto es un proceso sistemático que determina cómo proceder con un proyecto para producir entregables del calibre adecuado. También es una evaluación continua que valora la eficacia de los procesos y actividades que componen el proyecto. En la gestión de la calidad del proyecto, los entregables se miden de acuerdo con normas predeterminadas, y deben introducirse mejoras durante el proyecto.
- Planificación de la gestión de la calidad: La gestión de la calidad del proyecto es el proceso de cumplimiento de los requisitos para lograr el éxito. La dirección de alto nivel es responsable de organizar la recopilación de registros e información del proyecto, lo que permite gestionar eficazmente la calidad desde la planificación del proyecto hasta su ejecución. Los planes de gestión de la calidad ayudan a adelantarse a la competencia y a establecer una marca única para la empresa. Siguiendo los principios de la gestión de la calidad, las empresas, y las marcas pueden aumentar su valor de marca y su valor en relación con sus competidores en el mercado.
- Control de calidad: El proceso de control de calidad se lleva a cabo supervisando la calidad de los proyectos entregados y sustituyéndolos si no cumplen los requisitos establecidos. Implica tener en cuenta los objetivos del proyecto, qué metas deben alcanzarse y si las cosas deben desarrollarse según lo previsto. La revisión por pares y las pruebas son dos formas de predecir y controlar la calidad del proyecto.
- Garantía de calidad: La garantía de calidad es un proceso sistemático para asegurar que la calidad del producto cumple los requisitos exigidos. Se establece para cumplir el estándar de los entregables del proyecto, y funciona en paralelo durante todo el proceso del proyecto. Las listas de comprobación del proyecto y las auditorías son dos formas de lograr el objetivo de la garantía de calidad. El proceso permite dar una dirección a los proyectos, que la estrategia de calidad se desarrolle sin problemas y que se tomen las medidas necesarias si no se cumplen los objetivos.
Para un mejor control de la calidad, también se pueden emplear programas de acciones correctivas y preventivas.
Creación de equipos
La creación de equipos implica tomar un grupo de personas con diferentes necesidades, antecedentes y niveles de experiencia y transformarlos en una unidad de trabajo productiva utilizando diversas técnicas. Incorpora el propósito de cada colaborador y aúna energías para apoyar los objetivos del equipo.
La piedra angular del éxito de cualquier proyecto son sus equipos. Los equipos de proyecto eficaces fomentan el trabajo innovador, cooperativo y de alto impacto alentando la comunicación interfuncional y maximizando la coordinación de los miembros del equipo en torno a los objetivos del proyecto.
Algunas estrategias para la creación de equipos:
- Equilibrio dentro del equipo: El equilibrio dentro del equipo requiere diferentes aptitudes; sin embargo, es probable que el funcionamiento del proyecto sea lento si los miembros tienen aptitudes pero no pueden trabajar en equipo. Las habilidades técnicas y la personalidad son esenciales para crear un equipo eficaz, pero el individuo también debe tener fuertes habilidades interpersonales. Además, cada proyecto requiere ciertas habilidades específicas; incluir esas habilidades es esencial, y mantener el equilibrio adecuado es importante.
- Objetivos claros: La creación de un equipo eficaz requiere que los miembros del proyecto conozcan sus funciones; los objetivos deben estar claramente establecidos y ser cuantificables. Una sola duda puede tener un efecto cascada en el equipo y, potencialmente, paralizar el proyecto por completo.
- Comunicación: La comunicación es un componente esencial para garantizar una creación de equipos eficaz. Distorsionar el mensaje original a lo largo del canal de comunicación significa que el destinatario recibe un mensaje completo y claro. También permitirá a los miembros del equipo compartir sus opiniones e ideas sobre el proyecto.
También puede consultar las actividades de creación de equipos para probar en el trabajo a distancia y cómo elevar la moral de los empleados y disparar la productividad.
Herramientas:
#1. Officevibe
El softwareOfficevibe gestiona las relaciones con los empleados y proporciona a los líderes los recursos que necesitan para desarrollar el potencial de sus equipos. Pone a las personas en primer lugar, adoptando un enfoque para identificar, capacitar y comprometer a equipos y líderes excepcionales.
Características principales:
- El software trabaja en estrecha colaboración con los expertos en capital humano y neurocientíficos de Deloitte para descubrir la forma más eficaz de crear conexiones de equipo.
- Proporciona puntuaciones basadas en las encuestas semanales de Inside-Out, lo que permite la gestión de riesgos y la mejora del rendimiento para ejecutivos y directivos.
- La plataforma proporciona una forma humana de reconocerse mutuamente destacando los esfuerzos positivos y brillantes fomentando el reconocimiento de los empleados.
Las herramientas potentes y fáciles de usar facilitan conversaciones esenciales que permiten a los equipos trabajar juntos de forma más eficaz y capacitan a los líderes.
#2. WorkTango
WorkTango es un software de experiencia del empleado que proporciona todas las funciones que necesita una empresa en una única plataforma fácil de usar. Facilita la fijación de objetivos y la retroalimentación, ofrece información procesable a través de encuestas a los empleados y permite un reconocimiento y recompensas significativos.
Características principales
- Ofrece encuestas personalizables para mejorar el compromiso de los empleados, con preguntas respaldadas por tendencias históricas e investigaciones.
- Las plataformas comparan las encuestas con las de otras organizaciones de categoría mundial y las clasifican para mostrar el retraso de una organización con respecto a las mejores.
Promueve una cultura de celebración que eleva la moral y la productividad, mejorando el compromiso con la recompensa y el reconocimiento.
Negociación
Un proyecto siempre implica nuevas especificaciones, individuos, perspectivas, un conjunto diferente de habilidades, dificultades, novedades y combinaciones de todas las variaciones anteriores. En consecuencia, cualquier proyecto presenta inevitablemente variaciones en los objetivos, las estrategias y las prioridades. Además, para que un proyecto se complete con éxito, todas las partes implicadas deben tener la misma comprensión de los problemas y de las posibles soluciones.
La negociación es esencial para evitar conflictos de intereses y el riesgo de retrasar los resultados del proyecto. Es necesaria para aportar claridad, resolver disputas, identificar posibilidades y soluciones originales y llegar a conclusiones ideales. La mayoría de los directores de proyecto deben negociar independientemente de las diferencias y explicar adecuadamente las razones del cambio para obtener la aprobación de nuevas ideas o cambios de todas las partes implicadas y afectadas.
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Palabras finales
Es un aspecto de cada negocio porque cada uno tiene objetivos únicos y clientes con necesidades específicas.
El desarrollo profesional de una empresa debe abordarse para mantener o aumentar su competitividad. Sólo es posible cuando las empresas mejoran su propuesta de valor a los clientes y optimizan sus operaciones gracias a una gestión eficaz de los proyectos basada en los objetivos estratégicos de la organización.
Generar resultados fiables, información en tiempo real y calendarios de trabajo que se ajusten a la planificación previa y tener tareas definidas son ventajas de una gestión de proyectos adecuada.
También puede consultar software de gestión de proyectos de código abierto para su empresa.