Ein chaotischer Posteingang ist ein Hinweis auf ein ineffizientes Geschäft. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht optimiert haben, verlieren Sie viel mehr als Ihre Zeit. Daher ist die Wahl eines intelligenten E-Mail-Clients für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dieser Artikel stellt Ihnen eine solche Lösung vor: eM Client.
E-Mail-Versand kann mit einem großartigen E-Mail-Client viel mehr Spaß machen. Es ist das Tor zur Interaktion mit Geschäftsinteressenten und zum Abfangen lukrativer Geschäftsabschlüsse. Sie kann zur treibenden Kraft für die Geschicke Ihres Unternehmens werden.
Aber all diese Möglichkeiten können in der Unordnung verloren gehen, wenn nicht für einen intelligenter Posteingang.
Sie können wichtige E-Mails in der Menge unnötigen Mülls leicht übersehen. Und dieser Stapel nutzloser E-Mails wird mit der Zeit immer größer.
Es ist also klug, in dieses wichtige Tool zu investieren, um das Beste aus Ihren Marketing- und Networking-Bemühungen herauszuholen.
Bevor ich mit dem eM-Client beginne, werde ich einige der Probleme mit Ihnen teilen, mit denen Sie möglicherweise mit ineffektivem E-Mail-Management konfrontiert sind.
Auswirkungen eines schlechten E-Mail-Managements
# 1. Spam
Laut Statista waren über 50 % Ihres Posteingangs Spam.
Berechnen Sie nun die Zeit, die investiert (oder verschwendet) wurde, um relevante Informationen zu finden und den Müll zu löschen.
Ein E-Mail-Client hilft Ihnen, diese Probleme zu vermeiden. Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren und den wahren Wert Ihrer Zeit finden.
# 2. Miscommunication
Überfüllte Posteingänge können dazu führen, dass wichtige E-Mails in der Menge verloren gehen und Mitarbeiter Fristen verpassen. Ein Standard-E-Mail-Client und unterstützende Tools in Ihrem Unternehmen bringen ein gewisses Maß an Komfort und Leichtigkeit. Diese Integration trägt dazu bei, dass nichts übersehen wird.
Es kann die strategische Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen unterstützen – eine bessere Kommunikation führt zu einem optimierten Workflow und einer höheren Effizienz.
# 3. Rechtskosten
Möglicherweise haben Sie nicht das Bedürfnis, ein E-Mail-Client Jetzt. Aber eine rechtliche Aufforderung, ein 10 Jahre altes Dokument vorzulegen, kann Sie sicherlich dazu bringen.
Leistungsstarke E-Mail-Verwaltungsprogramme können Ihre Daten speichern und verwalten. Es hilft beim Speichern wichtiger E-Mail-Konversationen und erleichtert den Dokumentenerkennungsprozess.
Sie können jede Datei mühelos durchsuchen und bei Bedarf präsentieren.
Es spart Ihnen Zeit, Kulanz und Kosten, indem es rechtliche Sanktionen vermeidet.
# 4. Schlechter Kundenservice
Ein überkomplizierter E-Mail-Posteingang lässt Ihre Mitarbeiter ihre Zeit damit verschwenden, sich durch die wichtigen Dinge zu wühlen.
Ein unzufriedener Kunde und die Hölle kann losbrechen. Ein einziger negativer Social-Media-Beitrag kann zum größten Unglück für Ihr Unternehmen werden.
Schließlich sind Ihre Kunden in Zeiten des Verdrängungswettbewerbs nicht selbstverständlich.
Im Gegensatz dazu gibt ein vereinfachtes E-Mail-Managementsystem Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um auf Kundenanfragen einzugehen.
# 5. Sicherheitsbedrohung
Schädliche Programme, die per E-Mail übermittelt werden, können geheime Informationen preisgeben. Es kann auch Ihre Server beschädigen und beeinträchtigen.
Daher ist es wichtig, einen E-Mail-Client mit einer Funktion zur Überprüfung von Anhängen zu haben. Indem Sie im Anhang suchen, ohne ihn zu öffnen, können Sie seine Glaubwürdigkeit sicherstellen.
# 6. Datenverlust
Jedes Datenelement ist wichtig. Eine sichere Datenspeicherung wird im Falle eines Hacks entscheidend.
Daher ist ein starkes Backup-System für E-Mails unerlässlich. Es sollte in der Lage sein, Sie in schwierigen Zeiten von Grund auf wieder aufzubauen.
Ein geeignetes Archivierungssystem kann Ihnen bei der Wiederherstellung all Ihrer wichtigen E-Mails im Falle eines Datenverlusts helfen.
Jetzt wissen Sie, wie wichtig ein E-Mail-Client ist. Beginnen wir mit dem Hauptthema.
eM Client: Smart Email
eM Client ist eine All-in-One-Lösung für die E-Mail-Produktivität.
Es ist erprobt und getestet. Mehr als 1,500,000 Menschen in 30,000 Unternehmen weltweit nutzen es, um das Beste aus ihren E-Mails herauszuholen.
Erste Schritte
eM Client ist für Windows und Mac verfügbar. Laden Sie dieses Dienstprogramm herunter, installieren Sie es und erstellen Sie ein Konto, um loszulegen.
- Auf dem Startbildschirm werden Sie aufgefordert, ein Thema auszuwählen. Wählen Sie aus und klicken Sie auf Weiter.
- Sie erhalten mehrere Optionen für den Anfang. Das Tool ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Dienste.
- Sie können Kontakte importieren und verschiedene Kalender einrichten. Es unterstützt Google Talk und XMPP/Jabber in Chat .
- Um eine E-Mail einzurichten, wählen Sie Mail. Wählen Sie als Nächstes Ihren Dienstanbieter aus und geben Sie auf dem folgenden Bildschirm Ihre E-Mail-Adresse ein.
- Nachdem Sie Ihre Kontodetails hinzugefügt haben, werden Sie im folgenden Bildschirm aufgefordert, Verschlüsselungsschlüssel einzurichten. Sie können auch Ihre voreingestellten Schlüssel eingeben, wenn Sie nicht neu bei eM sind.
- Wenn Sie neu sind, geben Sie ein Passwort ein, um ein Schlüsselpaar zu erstellen – öffentlich und privat. Sie haben auch die Wahl zwischen 1024-Bit- oder 2048-Bit-Schlüsselgrößen zu wählen.
- Insbesondere bietet eine größere Schlüsselgröße eine sicherere Verschlüsselung.
- Gleichzeitig dauert es jedoch länger, bis sie erstellt werden. Der Verschlüsselungsprozess verbraucht also jedes Mal mehr Daten und Zeit, wenn Sie eine Nachricht senden oder empfangen verschlüsselte Nachricht.
- Bitte durchgehen fehlen uns die Worte. Wenn Sie mehr über das Verschlüsselungsverfahren des eM-Clients erfahren möchten.
- Nachdem Sie ein Kennwort eingerichtet haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Verschlüsselungsschlüsselpaar zu speichern.
- Auf dem folgenden Bildschirm werden Sie aufgefordert, Ihren öffentlichen Schlüssel für das eM-Schlüsselbuch freizugeben. Es ist das öffentliche Schlüsselverzeichnis eines eM-Clients. Es kann verwendet werden, um verschlüsselte E-Mails zu senden, indem Sie einfach den öffentlichen Schlüssel des beabsichtigten Empfängers nachschlagen.
- Wählen Sie abschließend die zu aktivierenden Dienste aus und klicken Sie auf Fertig stellen.
Features
In diesem Abschnitt werde ich einige der wichtigen Attribute von eM Client hervorheben. Ich werde allgemeine Funktionen, die Sie in Ihrer alltäglichen E-Mail-App finden, nicht wiederholen.
Lass uns anfangen.
# 1. Home Screen
Dies ist der Startbildschirm:
Die Benutzeroberfläche ist sauber und inspiriert zur Produktivität.
# 2. Tags
Dies ist immens hilfreich beim Sortieren Ihres Posteingangs.
Schalten Sie dazu die Nachrichtenvorschau aus. Es wird Ihren Startbildschirm von den normalen drei in eine Zwei-Fenster-Ansicht verschieben.
Navigieren Sie dazu: Menü → Ansicht → Layout → Nachrichtenfeld aus.
Jetzt können Sie Ihre E-Mails mit ihren Tags sehen. Und Sie können diese verwenden, um Ihren Posteingang entsprechend zu sortieren.
Klicken Sie zum Sortieren auf die Spalte Tags, und Ihr Posteingang wird sortiert.
Um Tags festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen Sie dann Tags aus dem Dialogfeld. Es wird eine Liste der voreingestellten Tags angezeigt. Klicken Sie auf eine oder mehrere, um diese einer bestimmten E-Mail zuzuordnen.
Sie können auch mehrere E-Mails gleichzeitig markieren. Drücken Sie einfach Strg, und wähle die Mails mit aus linke klicks. Befolgen Sie nach der Auswahl den Vorgang zum Markieren einer einzelnen E-Mail.
Man kann auch ein beliebiges Tag nach Wahl hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Menü → Schlagwörter → Hinzufügen. Fügen Sie nun den Tag-Namen, die Farbe und die Verknüpfung (optional) hinzu und klicken Sie OK.
# 3. Automatische Antworten
Es ist praktisch, wenn Sie im Urlaub sind oder eine Pause machen.
Sie können automatisierte Antworten einrichten. Diese automatischen Antworten können zwischen zwei bestimmten Daten oder nur mit einem Startdatum initiiert werden.
Um diese Funktion einzurichten, klicken Sie auf Menü → Extras → Automatische Antworten.
# 4. aaaZubehör
Eine der besten Eigenschaften des eM-Clients ist seine Fähigkeit, Anhänge zu verarbeiten.
Sie müssen nicht jede E-Mail öffnen, um eine wichtige alte Datei zu finden.
Alle Anhänge können als Listen oder Karten angezeigt werden. Diese können weiter in die Unterkategorien Bild, Medien, Dokument und Archive unterteilt werden.
Klicken Sie auf diese drei horizontalen Punkte und wählen Sie aaaZubehör aus der Dialogbox.
Die Standardansicht zeigt alle Anhänge in der Listenansicht an. Aber du kannst klicken Bilder, Medien, Dokumente und Produkte neben Alle. Schließlich können Sie alle Ihre Anhänge sehen, die sich nur auf diese bestimmte Kategorie beziehen.
Wenn du das findest Liste ungeschickt ansehen, klicken Sie auf Karten für eine sauberere Rasteransicht. Ihre Anhänge werden als Kacheln ohne Details wie Datum, Größe oder Artikeltyp angezeigt.
Die Listen- und Kartenoptionen befinden sich direkt über den Anhangskategorien (Bilder, Medien usw.).
# 5. Nachrichtensuche
Dies ist eine Highlight-Funktion dieses E-Mail-Verwaltungssystems. Sie können nach jeder Nachricht suchen, indem Sie durch Ihren Posteingang scrollen, ohne eine einzige E-Mail zu öffnen.
Klicken Sie dazu oben links auf den nach links zeigenden Pfeil.
Klicken Sie dann auf eine beliebige E-Mail. Im Bereich ganz rechts werden alle E-Mails von diesem einzelnen Kontakt angezeigt. Bewegen Sie danach einfach Ihren Mauszeiger über den rechten Bereich, und es wird sofort die vollständige Vorschau dieser E-Mail angezeigt.
Sie können die gesamte E-Mail lesen, Anhänge öffnen und über dieses Vorschaufenster selbst antworten.
Dies ist eine der schnellsten Möglichkeiten, den gesamten Gesprächsverlauf eines bestimmten Geschäftsleiters oder Kontakts zu durchsuchen. Es kann Ihr Lebensretter an einem geschäftigen Ort sein Monday.
# 6. Intelligenter Filter
Ich habe 41856 E-Mails in einem meiner Posteingänge.
Und ich besitze keine Superkraft, um die überaus wichtigen Dinge aus diesem Schlamassel herauszufiltern.
Also wandte ich mich einer praktischen Funktion der eM-Client-Anwendung zu, Regeln, eine clevere Möglichkeit, Ihren Posteingang übersichtlich zu gestalten.
Was ich getan habe, ist, dass ich eine Regel festgelegt habe, um meine Posteingangs-Mails mit Wörtern wie . zu senden Angebote, Angebote usw., in der Betreffzeile oder im Nachrichtentext in einen anderen Ordner namens Unwanted.
Sie können diesem Filter auch Ausnahmen hinzufügen. Zum Beispiel habe ich für alle E-Mails mit Anhängen eine Ausnahme gemacht, um dem Überprüfungsprozess zu entgehen.
Überprüfen Sie dies Schritt für Schritt.
a) Klicken Sie Menü und wählen Sie Regeln aus dem Dropdown.
b) Auswählen Neue Regel oben links.
c) Scrollen Sie nach unten Benutzerdefinierte Regeln anwenden auf Nachrichten, die ich erhalte. Weiter klicken. Wählen Sie dann Wörter aus, die in gefunden wurden Körper oder ThemaUnd klicken Sie auf Weiter.
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d) Prüfen Sie die in den Ordner verschieben, und außer wenn die Nachricht einen Anhang hat in nachfolgenden Schritten.
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e) Als nächstes müssen Sie diese Regel benennen. Dann klick Worte im Bereich Regelvorschau. Geben Sie anschließend die Wörter ein, die Sie herausfiltern möchten. Zum Beispiel wollte ich Werbe-E-Mails verschieben. Also benutzte ich Wörter wie Angebote, Angebote, usw.
Klicken Sie dann auf Mappe im Abschnitt Regelvorschau und wählen Sie den Zielordner für die gefilterten E-Mails.
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f) Die Regelvorschau sieht nun in etwa so aus. Ihre Filterwörter und der Zielordner werden an der Stelle von angezeigt Worte und Mappe. Weiter klicken.
Aktivieren Sie im folgenden Bildschirm das Kontrollkästchen links neben Ihrem Regelnamen und drücken Sie Hinzufügen an der Spitze.
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g) Wählen Sie im vorletzten Schritt den Quellordner aus, auf den Sie die Regel anwenden möchten. Ich hatte Posteingang ausgewählt, da ich meine Posteingangs-E-Mails überprüfen wollte. Jetzt klick Lauf, und der Prozess wird beginnen. Dies kann je nach Größe des Ordners einige Minuten bis zu einer Stunde dauern.
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# 7. Import und Export
Zur Sicherung können Sie Ihre E-Mails auch in verschiedenen Formaten speichern. Man kann E-Mails aus mehreren Posteingängen in einem primären E-Mail-Ordner speichern. Alternativ können Sie E-Mails auch in Ihren lokalen eM-Speicher herunterladen.
Ebenso können Sie E-Mails und Einstellungen aus jeder Sicherungsdatei oder anderen E-Mail-Anwendung importieren.
Klicken Sie für diese Optionen auf Menü → Dateien, und wählen Sie dann je nach Wunsch Importieren oder Exportieren.
# 8. Verschlüsselte Nachrichten
Der eM-Client verwendet die standardmäßige PGP-Verschlüsselung (Pretty Good Privacy) zum Versenden sicherer Nachrichten.
Dazu müssen Sie Ihr PGP-Schlüsselpaar generieren, falls Sie dies bei der Ersteinrichtung nicht getan haben. Dann geht es darum, Ihren öffentlichen Schlüssel mit dem Empfänger zu teilen. Sobald der Empfänger Ihren öffentlichen Schlüssel hat, können Sie verschlüsselte Nachrichten teilen. Dieses Video erklärt den Vorgang:
# 9. Anders
Die Feature-Liste ist in der Tat lang, und ich habe nur die Grundlagen berührt. eM Client ist eine der funktionsreichsten E-Mail-Verwaltungsanwendungen, die ich bisher gesehen habe.
Darüber hinaus können Sie direkt in der Anwendung Google Meet starten, mit Ihren Kollegen chatten, Notizen machen und doppelte E-Mails automatisch löschen.
Sie werden kaum ein Drittanbieter-Tool für Ihre täglichen Geschäftsaktivitäten benötigen.
eM Client bietet Ihnen auch einen integrierten Themeneditor, um dies in Ihrem Stil zu tun. In meinen kurzen Tests habe ich schlussendlich festgestellt, dass eM Client die perfekte One-Stop-Lösung für die E-Mail-Kommunikation ist.
Es ist sauber, einfach und effizient; sehr empfehlenswert.
Und das Beste daran ist, dass es mit eingeschränkten Funktionen kostenlos verfügbar ist. Auch die kostenpflichtigen Optionen sind einmalig. Verabschieden Sie sich von wiederkehrenden Zahlungen.
Alternatives to eM Client
Der gegenwärtige Verbraucher möchte eine Wahl haben. Und Sie haben alternative Optionen, wenn die eM-Kunde ist nicht nach deinem Geschmack.
Mailbird ist eine solche ähnliche Lösung, die Sie nicht verpassen sollten. Sie können es mit einer 14-tägigen Geld-zurück-Garantie ausprobieren.
Unternehmen jeder Größe verwenden oft a gemeinsamer Posteingang. Es wird als einziger Kontaktpunkt mit dem Verbraucher verwendet, um doppelte Antworten zu vermeiden. Wenn Sie E-Mail-Verwaltung für einen freigegebenen Posteingang wünschen, probieren Sie Spark aus. Sieh dir das an Video von Spark für einen schnellen Überblick über einen freigegebenen Posteingang.
Final Words
Es ist ratsam, in E-Mail-Management zu investieren. Ihr Standard-Barebone-E-Mail-Client kann zwar die Arbeit erledigen, ist aber alles andere als ideal.
Ein smarter E-Mail-Manager wie der eM Client wird sich die Investition lohnen.
