18 Mejor software de seguimiento de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas [2023]

El seguimiento de los gastos es el proceso de anotar en qué se gasta el dinero.

¿Con qué frecuencia controla sus gastos?

¿Por hora, por día, por mes, por trimestre o por año? Al principio puede parecer mucho trabajo, pero con el tiempo comprenderá su importancia.

Cuidar nuestros recursos financieros es de suma importancia, y empieza ya en la época universitaria. Para algunos, empieza incluso antes. Hoy en día, basta una factura médica para llevar a la gente al borde de la quiebra.

El seguimiento mensual y anual de los gastos es el método recomendado para empresarios y particulares. Esto puede ser mucho más fácil con uno de los software de seguimiento de gastos se enumeran a continuación. Puede encontrar más detalles sobre el mismo en el post que sigue.

Importancia del seguimiento de los gastos

• Mantener los hábitos de gasto: El seguimiento de los gastos le ayudará a identificar, limitar o eliminar sus hábitos de derroche. Además, te ayudará a poner tu dinero donde lo necesitas.
• Prevenir el gasto excesivo: El seguimiento de los gastos evitará los gastos excesivos al obligarle a crear un presupuesto mensual. presupuesto. Gastar tus ingresos de acuerdo con el presupuesto establecido por ti mismo te resultará muy útil a largo plazo.
• Control de las finanzas: Si estás constantemente endeudado, probablemente sea porque no controlas tus gastos. Controlar los gastos te dará libertad para invertir tu dinero en cosas productivas.

Supongamos que has ido de compras con tus amigos durante el fin de semana. Luego te diste cuenta de que acabaste comprando cosas que no querías. Lo hiciste sólo por la presión de grupo. En lugar de eso, invertir que el dinero en ti mismo comprando un libro de autoayuda o inscribiéndote en alguna clase de hobby podría haber sido útil.

¿Por qué centrarse en el seguimiento de gastos en las empresas?

Para las personas propietarias de pequeñas y medianas empresas es esencial hacer un seguimiento de los gastos. Además, es necesario mantener los gastos personales separados de los empresariales, ya que una empresa es una unidad independiente. Su negocio puede ser su pasión, y debe tratarlo como tal:

• Te protegerá de los problemas: Su empresa tiene derecho a recibir una protección jurídica que usted como persona no podría recibir. Si sus gastos no están separados, contradice esas ofertas dejándose a sí mismo como responsable si un cliente interpone una demanda. En ese caso, su patrimonio puede estar en juego.
• Te prepara para la temporada de impuestos: No tendrá que buscar facturas y recibos en el armario o en el salpicadero del coche. Además, cuando viaje fuera de la ciudad para una reunión de negocios, podrá reclamar una determinada cantidad de gastos incurridos. Algunos gastos de negocios no están sujetos a impuestos y pueden reclamarse como gastos de reuniones de negocios. El trabajo de sus contables también será más fácil, ya que será sencillo diferenciar las cosas imponibles de las no imponibles.
• Contar los beneficios será fácil: Podrá indicar correctamente sus cifras de beneficios sin hacer conjeturas cuando se lo pidan los clientes. A la larga, ayudará a mantener el presupuesto de la empresa reflejando los gastos.

Una forma de hacer un seguimiento de los gastos empresariales es utilizar aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales. Una aplicación de seguimiento de gastos te ayuda a mantener un registro puntual y adecuado de tus gastos mediante el seguimiento de recibos y facturas. Algunas aplicaciones se vinculan directamente a tus tarjetas bancarias y de crédito, lo que te ahorra tiempo al evitar el trabajo manual.

Veamos ahora algunas de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para su empresa.

Payhawk

Payhawk es un galardonado software de gestión de gastos que ayuda a los directores financieros y a los equipos financieros a optimizar los presupuestos y gastos de la empresa con un seguimiento en tiempo real de los gastos y transacciones empresariales.

El software de gestión de gastos Payhawk automatiza y da soporte a varios procesos de gasto como tarjetas de empresa, reembolsos, gestión de los gastos de los empleadosfacturas de proveedores, integración contable y suscripciones. Ayuda a las empresas a visualizar claramente sus gastos para mejorar la elaboración de presupuestos y el control de costes, al tiempo que agiliza los procesos contables.

Payhawk automatiza las tareas de las empresas, incluidas las conciliaciones bancarias y la sincronización de transacciones, ahorrando tiempo en la búsqueda de recibos al solicitar a los usuarios que los adjunten directamente. Proporciona un IBAN único para los reembolsos a empleados, pagos de facturas y campos personalizables para capturar y segmentar los datos de gastos para obtener valiosos informes basados en proyectos y ubicaciones.

La aplicación móvil de Payhawk extrae automáticamente los datos de los recibos y captura todos los gastos, incluidos los viajes, el kilometraje y las dietas, con lo que la gestión de gastos se convierte en un juego de niños. Las transferencias bancarias integradas permiten a los empleados de todo el mundo recibir los reembolsos fácilmente, y todo el proceso de aprobación también está automatizado.

Zoho Expense

Zoho ofrece una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos. Su interfaz de usuario es muy satisfactoria para el cliente y ofrece una amplia gama de soluciones. Zoho garantiza que ningún recibo quedará sin seguimiento y los almacena digitalmente. También puedes reenviar automáticamente tus recibos por correo electrónico. Incluso si tu negocio está en el extranjero, Zoho te permite introducir tus gastos en diferentes monedas.

Aquí puede crear una página de gastos personalizada y permitir a sus empleados dividir los gastos. Si su negocio requiere muchos viajes, sus gastos de kilometraje pueden ser rastreados con Zoho con una precisión 100%. De esta manera, puede limitar sus gastos.

Es compatible con cualquier plataforma, incluidas Android e iOS. Zoho ofrece a los principiantes una versión de prueba gratuita de 14 días.

Wallester

Wallester es una de las plataformas de seguimiento del gasto empresarial más populares. Ofrece una solución integral para todas las necesidades de gasto de las empresas, como el seguimiento, el registro, el uso compartido de métodos de pago, la creación de nuevos métodos de pago y mucho más.

Puede emitir nuevas tarjetas de pago virtuales a sus empleados para gastos corporativos en cualquier momento y lugar. Su sólido sistema de notificaciones le mantiene siempre informado de las actividades de gasto en tiempo real.

Además, puedes permitir pequeñas retiradas de efectivo para sustituir la caja de seguridad de la oficina, que es muy insegura e incómoda.

Como gestor empresarial o parte interesada, puede tomar decisiones en tiempo real sobre las compras y los gastos desactivando la tarjeta desde su extremo. Por no hablar de que también puede crear tarjetas virtuales para proyectos específicos y distribuir el acceso a varios miembros del equipo.

El desarrollador también está trabajando en una nueva función llamada seguimiento y carga de comprobantes de gastos. Este nuevo sistema de seguimiento de gastos recordará regularmente a los empleados que suban recibos, facturas, comprobantes, etc.

La herramienta de seguimiento de gastos de Wallester funciona en línea a través de navegadores web y en teléfonos móviles y actualmente ofrece pruebas gratuitas. Por lo tanto, compruébelo para averiguar si es la herramienta de control de gastos adecuada para su empresa.

Precoro

Las empresas que deseen obtener una visibilidad completa del gasto de la organización pueden confiar en Precoro. Este eficaz software de gestión de gastos ofrece información sobre los gastos operativos y garantiza una utilización adecuada del presupuesto. 

Puede automatizar el flujo de trabajo de aprobación con este software, lo que no sólo le ahorrará tiempo, sino que también aumentará la eficacia. El seguimiento de facturas, recibos y solicitudes de reembolso se realiza sin esfuerzo con esta plataforma. Incluso puede integrar Precoro con su herramienta de contabilidad para la sincronización bidireccional de datos. 

Este software le permite crear reglas de gasto para que nunca supere su presupuesto. Su panel de control en tiempo real es perfecto para visualizar el gasto global. Además, las empresas pueden obtener informes detallados sobre distintas categorías. 

Para crear un flujo de trabajo sin fisuras, puede integrarlo con QuickBooks, Xero, NetSuiteAmazon Business Punch-in y Slack. El modelo de precios también es totalmente transparente e incluye una prueba gratuita de 14 días.

Divvy

Divvy es una solución de gestión de gastos todo en uno para su empresa. La plataforma tiene algunas características únicas que la convierten en la elección adecuada para cualquier empresa. Con Business Credit, puede acceder a financiación de cualquier tamaño. Sólo tiene que solicitar una línea de crédito en unos minutos y empezar a gastar con la ayuda de las tarjetas Divvy.

Gestión de gastos resulta bastante fácil, ya que puede categorizar cada compra realizada con tarjetas Divvy con unos pocos clics. Así, no hay necesidad de realizar informes de gastos manuales en la empresa.

Una vez que elabore el presupuesto para su empresa a través de Divvy, podrá obtener un seguimiento y controles en tiempo real para tener un control total de los presupuestos de su empresa.

Lo mejor de este software de seguimiento de gastos de primera clase es que su uso es totalmente gratuito. No hay cargos ocultos. Además, puede obtener tantas tarjetas físicas y virtuales para sus empleados como necesite. Las recompensas de Divvy por sus gastos son otra razón para elegir esta plataforma.

Diga adiós a los informes de gastos tradicionales y salude a este avanzado sistema de seguimiento de gastos.

Pleo

Pleo es una startup fintech que gestiona los gastos de las empresas mediante tarjetas Pleo: tarjetas de crédito y débito. Puedes organizar tus gastos pulsando unos pocos botones en la pantalla.

Puede integrar Pleo junto con otras herramientas de contabilidad. Le permite establecer sus límites de gasto, personalizarlos en cualquier momento y sugerirle las mejores prácticas de gasto. Además, en cuanto se realice un pago con su tarjeta Pleo, recibirá una notificación y se añadirá ese gasto.

Pleo es una aplicación para pequeñas y medianas empresas y tiene tres gamas de precios diferentes. Pleo le libera del tedioso trabajo diario y le permite centrarse en su negocio.

FreshBooks

FreshBooks es una aplicación de seguimiento de gastos empresariales que ayuda a controlar los gastos de las pequeñas y medianas empresas. Su cuenta se actualizará todos los días mediante la conexión de su cuenta bancaria y tarjeta de crédito.

Tiene la función de tomar los datos necesarios de la imagen que subas de cualquier factura o recibo. También puede almacenar sus recibos dentro de Freshbooks. Así, lo tendrás todo a la hora de declarar impuestos. Mientras que en un proyecto, su equipo puede calcular sus gastos, y también sus gastos pueden ser controlados por usted.

Le ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado durante el día desde cualquier lugar. Solo tienes que centrarte en nutrir tu negocio, ya que todo está automatizado.

El precio ofrecido es mínimo para los diferentes planes, pero la aplicación es útil a largo plazo, independientemente del precio.

Menta

Puede ver toda su vida financiera a través de Menta. Mint te ofrece soluciones a medida, personalizando tu experiencia de gasto y seguimiento de gastos.

Todos tus pagos de facturas vencidas y gastos mensuales pueden integrarse en Mint junto con otras aplicaciones. Te permite no perderte ninguna cantidad y hacer un seguimiento de dónde gastas tu dinero.

La aplicación te permite establecer tu presupuesto, asegurándose de que lo cumples mediante el envío de notificaciones oportunas si te excedes en el gasto. También ofrece recomendaciones para ahorrar dinero y alcanzar tus objetivos financieros con mayor rapidez.

El proceso de apertura de cuentas es seguro y está disponible en todos los dispositivos.

Expensify

Expensify permite a sus usuarios mantener un registro de una cantidad ilimitada de recibos. Al sincronizar sus cuentas con Expensify, le quedará muy poco trabajo durante esta temporada de impuestos. También puede establecer tipos impositivos personalizados para una política de gastos específica.

Cargar manualmente sus gastos está anticuado. Aquí, todas tus facturas y recibos se escanean automáticamente con un solo clic. Además, si estás aburrido de todos estos procesos, puedes optar por una tarjeta Expensify en lugar de recibos.

Puede probar la versión gratuita, ya que es fácil de usar y le proporciona la vía para pensar en la dirección correcta para sus gastos empresariales. Te ayuda a hacer un seguimiento de los gastos mientras te desplazas, en casa o en la oficina.

Banco

En Banco actúa como su contable virtual. En Bench, el software y el cerebro humano están emparejados. Su principal objetivo son las pequeñas empresas y los emprendedores que preparan los estados financieros de sus negocios.

Un equipo de expertos dedicados se encarga de todo, y sólo se le contacta si se necesita algo. La contabilidad se lleva mensualmente y le permite a usted y a su empresa estar preparados desde el punto de vista fiscal. El equipo de expertos es rápido y fiable.

La aplicación le permite centrarse únicamente en la gestión de su negocio sin preocuparse de los regímenes fiscales. Es uno de los programas más utilizados. Los precios son asequibles, y también se ofrece una versión de prueba al principio para entender mejor la aplicación.

Caja de zapatos

Caja de zapatos es una aplicación que ofrece a sus usuarios servicios de digitalización. Su objetivo es digitalizar los recibos reales reduciendo los errores humanos. También permite la integración de varias aplicaciones para facilitar el proceso. flujo de trabajo.

La aplicación gestiona declaraciones fiscales, almacenamiento de recibos y facturas escaneados, y proporciona informes de gastos. Guardar los documentos esenciales en la carpeta de archivo resulta muy útil cuando se necesitan con urgencia.

Con esta aplicación, puede crear una lista en línea de su equipo y mantenerla actualizada. Es compatible tanto con plataformas Android como iOS. Su precisa función de seguimiento del kilometraje se utiliza cuando estás en un presupuesto viaje.

Dext

Dext es una aplicación de seguimiento de gastos de empresa que quiere que te deshagas del papel y hagas el mínimo papeleo. Facilita el manejo de números y papeles al digitalizar tus cuentas.

Dext extraerá los datos esenciales y los almacenará en su memoria cargando facturas, recibos o facturas. Tiene más de 95% de precisión al archivar el papeleo y ahorrar su tiempo y esfuerzo. Esto le deja con una cantidad significativa de tiempo para hacer crecer su negocio.

Carga tus datos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Ofrece y ordena más de 30 integraciones para mantener tu flujo de trabajo. La aplicación está tan diseñada que es fácil de entender. Usted puede obtener su prueba gratuita ahora si su negocio es pequeño o usted es un aspirante a entusiasta de los negocios próximos.

Concur

Concur te ayuda a crecer como profesional de los negocios, ya que la aplicación crece constantemente y añade nuevas funciones. Aquí, modificando los ajustes según tus necesidades, puedes hacer que la app se adapte a tus maneras.

Puedes calcular el ROI de tu negocio con gran precisión. Dispone de un panel de control accesible que le permite ver todos sus gastos en una sola página. Puedes hacer modificaciones en tus presupuestos y controlarlos en cualquier momento y lugar.

También puede ver la demostración del funcionamiento de la aplicación, que es bastante sencilla. Concur te permite tomar decisiones financieras respaldadas por datos sólidos de forma holística. Resulta ser de gran ayuda para los propietarios de pequeñas empresas y jóvenes startups.

Certificar

Certificar ofrece una gran visión de la gestión de gastos. Esta herramienta permite crear y gestionar informes y realizar reembolsos sin esfuerzo. Solo tienes que subir una foto de tus gastos y el informe se crea automáticamente.

Es una aplicación perfecta para negocios globales, ya que está disponible en más de 60 idiomas y 140 divisas. Puedes integrar las tarjetas de crédito y pólizas de tu empresa con la aplicación y personalizar cada cosa según tu presupuesto.

Aquí también se admiten integraciones con una amplia variedad de aplicaciones para que tu trabajo no se detenga. La aplicación es compatible con todos los dispositivos y ofrece un rendimiento impecable y una gran satisfacción del usuario.

Recibo MMC

Recibo MMC es una aplicación de seguimiento de gastos y escaneado de recibos. La aplicación escanea facturas y recibos en varias divisas con gran precisión de datos.

No hay límite en la carga de recibos ni en el número de usuarios. No tienes que preocuparte por el espacio de almacenamiento ya que la aplicación tiene almacenamiento ilimitado en la nube y te permite almacenar sin restricciones.

La configuración de la función de aprobación en varias fases da un nuevo impulso a su negocio. Evalúa si los datos capturados están listos para ser exportados o no, ayudando a mejorar su capacidad de toma de decisiones.

También puedes consultar la versión de demostración para conocer mejor las características de la aplicación y probar su versión gratuita.

Everlance

Everlance ha convertido la gestión de los negocios en la principal prioridad de los empresarios automatizando el máximo número de cosas. Con un solo clic en la pantalla, puede ordenar y gestionar sus gastos. Personaliza tus gastos personales y empresariales en esta plataforma y libérate de cargas durante la temporada de impuestos.

La transferencia de datos es segura y la organización almacenamiento en la nube es fácil. Conecte varias tarjetas de visita a la vez para ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de gastos. Las sugerencias relativas a las deducciones fiscales son su característica más destacada. Puedes ahorrarte tus impuestos proporcionando información correcta y a tiempo.

El equipo de atención al cliente está a tu disposición los siete días de la semana para cualquier consulta. Puedes elegir su versión gratuita para probarla, que ofrece muchas funciones. Además, puedes crear tu plantilla personalizada según tus necesidades.

Onda

Onda se centra más en desarrollar todo el potencial de las pequeñas empresas. Dispone de software de alta tecnología sencillo de manejar y seguro para gestionar tus gastos.

También le permite realizar un seguimiento de sus pérdidas y ganancias en tiempo real y le mantiene preparado para la temporada de impuestos. El software es de uso gratuito e ilimitado, sin limitaciones ni cargos ocultos.

Lo único que debes tener para acceder a la aplicación es una conexión a Internet. Es compatible con todos los dispositivos y relativamente fácil de usar. Se puede acceder de forma remota a la conmutación de datos de diferentes aplicaciones y sitios web.

Muyfi

Muyfi ayuda a las pequeñas empresas a crecer más rápido que nunca. La aplicación tiene un propósito para sus clientes y un potencial de crecimiento sin explotar.

Aquí puede calcule los costes de su proyecto o gastos empresariales antes del inicio del proyecto. Los datos se introducen automáticamente en la aplicación y no es necesario realizar ningún trabajo manual. Puedes consultar el informe mensual en cualquier momento y lugar, ya que está disponible 24/7.

Está disponible en todos los dispositivos y plataformas. Puedes sincronizar tu correo electrónico con Veryfi para facilitar la obtención de facturas y recibos. Tiene una amplia gama de otras aplicaciones, y la aplicación se utiliza en diversos campos.

Cómo elegir un software de seguimiento de gastos eficaz

Elegir el mejor programa de control de gastos es fundamental para gestionar eficazmente los gastos personales o de la empresa. A la hora de elegir un software de seguimiento de gastos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

#1. Funcionalidad y facilidad de uso 

Examine las funciones del programa, como la clasificación del gasto, el escaneado de recibos, la presupuestación y la elaboración de informes. Compruebe que cumple sus requisitos específicos. Elija una interfaz fácil de usar que facilite la introducción de gastos y la navegación. Los programas complejos pueden desincentivar su uso habitual.

#2. Compatibilidad y automatización

Asegúrese de que el programa funciona en varios dispositivos y plataformas, como ordenadores de sobremesa, móviles y la web, para permitir un seguimiento de los gastos sin interrupciones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Busque funciones de automatización como la sincronización de cuentas bancarias, que reduce la entrada de datos humanos al tiempo que aumenta la precisión.

#3. Gestión de ingresos

Elija un software que permita capturar y almacenar recibos de forma sencilla, como la carga de fotos. Contempla programas que puedan interactuar con tus herramientas actuales, como programas de contabilidad, sistemas de pago o aplicaciones de colaboración, para agilizar el flujo de datos.

#4. Seguridad, escalabilidad y rentabilidad

Para proteger la información financiera confidencial, dé prioridad al software con sólidas funciones de seguridad, como el cifrado de datos y la autenticación multifactor. Si está pensando en utilizar el software para su negocio, asegúrese de que puede expandirse con su organización, soportando más usuarios y tráfico de datos. Evalúe los esquemas de precios y el valor que ofrecen. Las alternativas gratuitas pueden tener límites, mientras que los planes premium deben adaptarse a su presupuesto y necesidades.

#5. Análisis y personalización 

Examine las funciones de elaboración de informes para asegurarse de que el programa crea datos claros y perspicaces que le permitan seguir las tendencias de gasto y tomar decisiones con conocimiento de causa. Para adaptarse a tu situación financiera específica, un programa decente debería permitirte personalizar las categorías de gasto, las etiquetas y los objetivos presupuestarios.

#6. Posibles revisiones

Investiga el historial de actualizaciones y mejoras del software. Las actualizaciones periódicas sugieren la existencia de un equipo de desarrollo activo dedicado a mejorar el funcionamiento del producto. Si está disponible, utilice pruebas gratuitas para evaluar las funciones del software y su idoneidad antes de realizar la compra.

Tenga en cuenta que el mejor software de control de costes debe adaptarse a sus necesidades y preferencias específicas, permitiéndole mantener el control financiero, mejorar la productividad y tomar decisiones con conocimiento de causa. Lea las opiniones de otros usuarios para conocer sus experiencias. Considere un software que tenga una buena reputación de fiabilidad y satisfacción del cliente.

Antes de elegir, haga los deberes y analice varias posibilidades.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Atrás quedaron los días en los que había que buscar un buen contable para su empresa para archivar fiscal devoluciones. Todo lo que necesita es una aplicación de seguimiento de gastos empresariales y nada más. Sin embargo, elegir la aplicación adecuada para que su negocio crezca y gestione los gastos de forma eficiente es igualmente esencial. El uso de estas aplicaciones en su negocio le permitirá disponer de una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y energía para usted y su familia.

He aquí algunas herramientas de ayuda gestión de recursos y Gestión de Active Directory y Office 365 para su negocio.