¿Desea descubrir formas prácticas y no invasivas de automatizar las tareas empresariales en toda la organización? Debe aprender automatización robótica de procesos o RPA.
La automatización de flujos de trabajo basada en If Then Else ha sido líder de la automatización durante mucho tiempo. Sin embargo, las empresas que procesan enormes cantidades de datos e información en las oficinas de back-end necesitan una automatización más cómoda, rápida y flexible.
La automatización robótica de procesos (RPA) es la respuesta a esta necesidad empresarial. Siga leyendo para saber más sobre la RPA, sus casos de uso y las herramientas funcionales de RPA que pueden ayudar a su empresa a crecer.
Automatización en las empresas y RPA
Hoy en día, las empresas utilizan sobre todo soluciones de automatización del flujo de trabajo. Funciona mediante programación condicional. Existen muchas herramientas de automatización del flujo de trabajo como Zapier, Microsoft Flow, Integromate, etc. Debe contratar a un programador condicional experimentado que aprenda primero sus procesos empresariales.
Otros problemas asociados a la automatización del flujo de trabajo son
- No hay oportunidades de personalización ad-hoc
- Necesita dar acceso a datos confidenciales a terceros
- Necesita confiar en terceros para la privacidad y la seguridad de los datos
- Las posibilidades de flexibilidad y escalabilidad son limitadas
Para resolver estos problemas, los expertos en automatización han desarrollado una nueva tecnología que puede imitar a los operadores humanos. Se trata de la automatización robótica de procesos o RPA (por sus siglas en inglés) y transformará la forma en que las empresas procesan datos, información, solicitudes de servicio y mucho más.
¿Qué es la RPA?
La automatización robótica de procesos (RPA) es un proceso de automatización en el que los robots de software aprenden de las actividades humanas en un ordenador de sobremesa o portátil.
Una vez completado el aprendizaje, estos robots digitales pueden reproducir las tareas que realiza un operador de datos humano o un agente de atención al cliente en su puesto de trabajo.
El proceso de automatización RPA utiliza múltiples herramientas cognitivas para ofrecer una automatización fiable al 100%, y son:
- Lectura de pantallas de ordenador
- Reconocimiento óptico de caracteres
- Lectura de pulsaciones en teclados
- Análisis de texto
- Identificación de escritura a mano
- Reconocimiento de voz
- Reconocimiento de objetos
- Análisis de sentimientos
- Identificación de imágenes
Para que una solución RPA funcione funcionalmente, la tarea debe ser repetitiva, manual y basada en reglas. Además, el resultado de la tarea debe ser predecible. Esencialmente, el robot copia los pasos que realiza un empleado y los reproduce sin intervención humana.
¿Cómo funciona la RPA?
Un bot RPA utiliza herramientas cognitivas para aprender a completar una tarea repetitiva y basada en reglas como copiar-pegar datos de una base de datos a una hoja de Excel.
¡Eso es sólo la superficie! Todo el proceso depende de los siguientes módulos del programa:
Bots de software
Los bots son programas que ejecutan tareas repetitivas. Pueden procesar automáticamente solicitudes de servicio, crear facturas, enviar correos electrónicos de marketing, rellenar formularios en línea, introducir datos en aplicaciones de hojas de cálculo, organizar datos en una base de datos, enviar datos de clientes en CRM, etc.
Un bot de software consta de las siguientes instrucciones de programación:
- Trabajo con variables de datos como valores Sí/No, nombres, archivos, números, formatos de archivo, etc.
- Condiciones para crear escenarios ramificados como If/Then, If/Else, etc.
- Instrucciones de bucle para que el bot siga repitiendo las tareas hasta que ofrezca una condición satisfactoria.
Un estudio para diseñar bots
Un estudio de RPA es una interfaz en la que puede configurar bots, entrenarlos y ejecutar tareas automatizadas. La mayoría de los estudios vienen con programación sin código o de bajo código de los bots. Además, existen editores de escenarios de arrastrar y soltar para mayor comodidad.
Los estudios le ofrecen acciones que pueden añadir a sus bots. Algunas de las acciones son
- Abrir o cerrar aplicaciones
- Seleccionar elementos o hacer clic sobre ellos
- Introducir datos
- Acceder, escribir, leer y actualizar hojas de cálculo
- Descomprimir y comprimir archivos
Orquestador RPA
El RPA Orchestrator es la consola principal que gestiona y controla todos los bots, conexiones de servidor y aplicaciones de escritorio que facilitan toda la automatización. Ofrece los siguientes servicios o funcionalidades:
- Guardar escenarios de automatización
- Lanzar bots
- Integrar bots con aplicaciones de terceros
- Supervisar el rendimiento de los bots
- Auditar escenarios de automatización
Diferentes tipos de RPA
RPA de front-end
Este tipo de soluciones RPA están supervisadas por sus operadores humanos y trabajan en el front-end de una empresa. Por ejemplo, bots de atención al cliente, bots de emisión de tickets, bots de Excel, bots de anotación de contenidos, etc.
Estos bots RPA son simplemente asistentes virtuales que pueden realizar el trabajo más rápidamente integrándose con las aplicaciones empresariales.
RPA de back-end
Los bots RPA back-end son principalmente desatendidos y vienen con un gran nivel de inteligencia que los bots RPA front-end.
Sólo tiene que programarlos una vez. Los bots se activarán cuando las operaciones de su empresa desencadenen un evento preprogramado.
El mantenimiento de las bases de datos, las comprobaciones frecuentes de la seguridad de los silos de almacenamiento, las copias de seguridad automáticas de los puntos de restauración, etc., son algunos ejemplos de bots RPA back-end.
RPA programable
Es necesario programar estos bots en un RPA Studio añadiendo reglas, eventos, disparadores, etc. Una vez programados, los bots sólo responderán a un escenario empresarial específico.
RPA inteligente
Las soluciones RPA inteligentes utilizan el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para aprender procesos, analizar conjuntos de datos novedosos, organizar datos y tomar decisiones empresariales.
Estos robots RPA pueden descubrir patrones a partir de datos no estructurados. Mientras que la solución RPA habitual se limita a replicar las acciones humanas, las RPA inteligentes están aquí para simular la inteligencia humana.
Ventajas de la automatización robótica de procesos
- La RPA viene con las menores barreras técnicas. Los empleados que utilizan un estudio de RPA durante unos meses pueden desplegar escenarios de automatización sin codificar ningún script.
- Cuando automatiza las operaciones empresariales mediante RPA, se asegura de que su empresa ofrece una precisión del 100%.
- Siempre podrá cumplir con todos los requisitos de cumplimiento normativo cuando utilice robots RPA. De ahí que los sectores de la sanidad y las finanzas sean los primeros impulsores de las soluciones RPA.
- Los bots RPA pueden funcionar durante todo el año sin interrumpir el proceso empresarial.
- Los RPA no son invasivos y no requieren una actualización completa de su infraestructura informática.
- La productividad global de sus operaciones empresariales se multiplica.
¿Cómo implantar la automatización robótica de procesos?
Antes de implantar realmente la RPA, hay aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta, como el tiempo, las habilidades y el dinero; por eso no tiene sentido aplicar la automatización a todos los procesos de las operaciones empresariales.
La aplicación de la automatización robótica de procesos (RPA) puede parecer un proceso largo que implica dibujar matrices y sesiones de intercambio de ideas, pero no es más que una serie de pasos clave.
He aquí su guía paso a paso para implantar la RPA:
- Identifique los procesos y flujos de trabajo: El primero es realizar una documentación adecuada, así como identificar los flujos de trabajo y los procesos que constituyen buenos candidatos para la automatización. No todos los procesos constituyen buenos candidatos para la RPA, de modo que surge la necesidad de evaluar adecuadamente cada uno de ellos antes de su adopción. Algunos factores orientativos a la hora de considerar este paso son los procesos repetitivos y basados en reglas con capacidad para manejar datos estructurados a fin de garantizar la estabilidad y la previsibilidad.
- Encontrar al proveedor adecuado: El proceso de encontrar al proveedor de RPA adecuado es bastante complejo y puede llevar bastante tiempo, pero es más que necesario para que las empresas obtengan beneficios de la automatización. Con una investigación exhaustiva y la evaluación de todos los aspectos posibles, uno está obligado a encontrar un proveedor que tenga una amplia experiencia en el suministro de productos con una serie de características a precios competitivos, junto con una buena atención al cliente.
- Piloto de RPA: A la hora de diseñar un piloto de RPA, hay que tener cuidado. El alcance, los objetivos, el calendario, los recursos y un buen plan de medición son buenos puntos de partida para diseñar una solución de automatización con éxito. Estas métricas le guiarán en su piloto de RPA para que su proceso se implemente con éxito y produzca resultados precisos. Realizar un piloto para establecer el nivel de precisión y la cantidad de automatización a la que debe dirigirse. Revise los resultados en directo, así como los casos raros y las entradas complejas con el equipo líder de este proceso, lo que le permitirá evaluar los resultados en profundidad. Antes de completar el proceso, es vital que se hayan alcanzado los objetivos fijados previamente.
- Puesta en marcha: Una vez completado con éxito este programa piloto, ya se puede poner en marcha el proceso a mayor escala con la implantación de estas soluciones de RPA. Esto incluye preparar, construir y probar los robots RPA antes de desplegarlos en producción. También es importante supervisar el rendimiento de los bots a intervalos regulares para que todos los procesos automatizados sigan siendo como se supone que deben ser y sugerir las modificaciones necesarias cuando sea necesario.
- Ciclo de vida de RPA: La gestión del ciclo de vida del RPA es clave para sacar el máximo partido a una solución de automatización. Esto incluye supervisar el rendimiento del bot, actualizarlo cuando sea necesario y buscar constantemente nuevas áreas de potencial de automatización, garantizando que el proceso sea óptimo y eficiente. La vigilancia de estos aspectos puede aportar más eficacia empresarial y, al mismo tiempo, proporcionar un mayor ahorro de costes, ya que se necesitaría menos intervención manual para tareas tan mundanas, y los niveles de productividad en toda la organización irán en aumento.
- Mantenimiento: Para garantizar el éxito futuro, es vital que se establezca un equipo capaz para el mantenimiento de su RPA. Las empresas pueden elegir entre tres opciones: crear CoE, recurrir a proveedores de servicios o formar a su personal en las instalaciones de robots existentes y en los nuevos procesos de automatización.
Los pasos anteriores le ayudarán a reducir la jerga innecesaria y a implantar con éxito la RPA para cosechar beneficios como el aumento de la eficiencia y la productividad, la reducción de costes y la mejora de la precisión.
¿Son la IA y la RPA la misma cosa?
Aunque la IA (Inteligencia Artificial) y la RPA (Automatización Robótica de Procesos) suenan parecidas debido a la automatización, difieren en sus actividades. Son dos tecnologías diferentes que pueden utilizarse para automatizar actividades, pero funcionan de forma distinta y tienen algunas diferencias en cuanto a puntos fuertes y débiles.
La Inteligencia Artificial y la RPA se encuentran entre las principales tecnologías transformadoras que tienen el potencial de transformar por completo la forma en que las organizaciones empezarán a funcionar. Con los códigos de IA, una máquina generaría percepciones a partir de enormes conjuntos de datos o sería capaz de identificar patrones en conjuntos de datos difícilmente estructurados para obtener percepciones precisas.
Con la automatización robótica de procesos, los humanos ya no tienen que preocuparse de las tareas manuales. En su lugar, los robots se ocupan de ellas, y las personas se dedican a la atención al cliente o a la creación de nuevos productos.
La IA es una parte de la informática que hace uso del aprendizaje automático, su procesamiento del lenguaje natural y sus habilidades de visión por ordenador para realizar tareas complejas de una manera mejor que la que pueden realizar los seres humanos. Necesita muchas aportaciones de formación, pero ofrece un rendimiento mucho mejor en comparación con el enfoque humano.
Simultáneamente, la tecnología de Automatización Robótica de Procesos (RPA) proporciona una excelente plataforma para la automatización rápida de tareas repetidas basadas en reglas sin causar ningún tipo de destrucción en la precisión o la velocidad – y entonces libera recursos humanos a cambio de realizar actividades aún más valiosas.
La IA combinada con la RPA puede utilizarse para combinar una herramienta aún más potente. La IA se encarga de aquellas tareas que requieren una toma de decisiones avanzada o un pensamiento cognitivo que ejecutan los humanos, mientras que la RPA automatiza el trabajo humano repetitivo necesario para ejecutar un proceso. Juntas, toman entradas diferentes -y ofrecen a las empresas soluciones avanzadas para la resolución de problemas en diversos ámbitos de la industria, desde la sanidad a las finanzas.
En resumen, tanto la IA como la RPA son potentes herramientas de automatización, pero tienen propósitos diferentes. La IA está pensada para realizar funciones inteligentes como la toma de decisiones y la comprensión, mientras que la RPA se aplica en tareas rutinarias que no requieren inteligencia y no en aquellas que se benefician de procesos automatizados.
Lo más frecuente es verlas trabajar juntas en estrategias de automatización más amplias en las que ambas resultan igual de eficaces: la RPA para agilizar las operaciones rutinarias diarias y la IA para ejercer sus capacidades sobre decisiones más complejas, haciendo posible que las empresas aumenten rápidamente su productividad sin comprometer los estándares de calidad.
Elegir un software de RPA
- El software de RPA debe ofrecer un enfoque sin código para el diseño, despliegue y gestión de soluciones.
- Lo mejor es que consiga una herramienta RPA que ofrezca escenarios de automatización preconstruidos que pueda aplicar al instante.
- La herramienta debería ofrecerle ventanas de excepción en las que un supervisor humano pueda revisar las tareas para garantizar la calidad y el cumplimiento.
- La herramienta RPA ideal le permitirá integrar las aplicaciones empresariales existentes con bots y orquestadores.
- La herramienta debe ofrecer soluciones de escalabilidad y flexibilidad.
- Por no mencionar que debe preferir una herramienta de RPA que ofrezca bots de RPA atendidos y desatendidos.
- Para estar preparado para el futuro, decídase por un software de RPA que también ofrezca formación de bots de RPA basada en IA y ML.
RPA: Casos de uso
Atención al cliente
Los bots RPA pueden buscar y descubrir pasos de resolución a partir de miles de recursos de datos en un segundo. De ahí que los centros avanzados de atención al cliente asocien a sus agentes con bots RPA. Cuando el agente entiende el problema de la persona que llama, teclea palabras clave en su herramienta. Los bots RPA leen estas palabras clave y muestran sugerencias probables en un instante.
Procesamiento de devoluciones de comercio electrónico
los gigantes del comercio electrónico ahorran mucho dinero en devoluciones de productos utilizando soluciones RPA. Los clientes pueden interactuar directamente con un bot digital para solicitar una devolución. El bot repasará las políticas de la empresa y aprobará o denegará una devolución.
Si el bot aprueba una devolución, enviará inmediatamente un correo electrónico al cliente con etiquetas de devolución, instrucciones, etc. Cuando el ERP de la empresa de comercio electrónico active la recepción del artículo, el bot de RPA podrá iniciar la devolución, actualizar los libros de la empresa y ajustar el inventario.
Ensayos clínicos
Pfizer utiliza las soluciones RPA de Blue Prism para procesar los datos de investigación clínica un 88% más rápido que el antiguo proceso manual. Además, los robots aceptan o rechazan automáticamente los datos de los ensayos clínicos de acuerdo con las normativas preprogramadas por la FDA y la EMA. Gracias a la RPA, Pfizer ha ahorrado hasta 500.000 horas de facturación.
Herramientas populares de RPA
A continuación encontrará algunas de las principales herramientas de RPA que las startups, las pymes y las empresas están utilizando en la actualidad:
#1. Blue Prism
BluePrism le ayuda a desarrollar trabajadores digitales o robots RPA resistentes y altamente productivos que son lo suficientemente inteligentes como para trabajar codo con codo con su mano de obra humana. Su cartera de productos RPA consta de las siguientes soluciones de investigación y despliegue de automatización:
- Crear Journeys
- Acelerar el trabajo
- Transformar experiencias
- Unificar operaciones
Sus productos RPA más populares son la automatización del escritorio, la automatización de la gestión de documentos, Email AI, Digital Exchange, UX Builder, Service Assist, etc.
#2. UiPath
UiPath desarrolla robots RPA para empresas con el fin de que éstas puedan ahorrar tiempo y dinero. Sus principales productos RPA son los siguientes:
- La plataforma UiPath
- Automation Cloud
- Suite de automatización
Utilizando sus sólidas herramientas de RPA, los desarrolladores de automatización de UiPath construyen integraciones inteligentes y robustas para lo siguiente:
- Servicios Web de Amazon (AWS)
- Microsoft 365
- Workday
- ServiceNow
Actualmente ofrece una solución RPA gratuita para uso personal. Por lo tanto, es una buena herramienta para aquellos que estén realizando cursos de desarrollador de RPA.
#3. Pega
Pega es una plataforma de desarrollo de código bajo para soluciones de RPA y también ofrece servicios gestionados de RPA a las empresas. Las características destacables de esta plataforma de RPA son las siguientes:
- RPA atendido
- RPA desatendida
- Autoequilibrado
- Bot de correo electrónico
- Visión de rayos X
- Inteligencia de mano de obra
Puede probar las herramientas de RPA de Pega si desea escalabilidad, innovación rápida y tecnología preparada para el futuro.
#4. Kofax RPA
KofaxRPA le permite desarrollar una fuerza de trabajo ampliada que es un conjunto de robots digitales y realiza tareas repetitivas más rápidamente que su fuerza de trabajo humana de back-end. Ofrece plataformas de desarrollo tanto sin código como de bajo código para las soluciones RPA.
Además, Kofax RPA utiliza la captura cognitiva y la inteligencia artificial que pueden obtener datos, interpretarlos y actuar sobre los datos empresariales.
#5. NICE RPA
Si pertenece al sector de la atención al cliente y busca robots automatizados para minimizar los costes en agentes humanos, puede probar varias soluciones de NICE RPA. Sus productos RPA son los siguientes:
- Automatización asistida NEVA
- Buscador de automatización
- Estudio de automatización
- Autenticación por voz
- Inteligencia de personal
NICE es popular como empleado virtual atendido que trabaja 24 por 7 365 días al año para saludar a cada cliente, registrar las quejas e incluso resolver los problemas de los clientes.
#6. Poder Automatizar
Microsoft Power Automate es una herramienta de desarrollo RPA gratuita a la que puede acceder en su PC con Windows 10 o Windows 11 al instante. Es la herramienta adecuada para desarrolladores de RPA de nivel principiante.
Para empezar al instante, puede utilizar ejemplos de RPA en los siguientes casos empresariales:
- Automatización de Excel
- Automatización Web
- Automatización de escritorio
- Manejo de fechas
- Automatización de PDF
- Manipulación de texto
- Scripting
- Control de flujo
RPA: El futuro
La RPA actual consiste más en completar tareas repetitivas con una precisión del 100%. Por no hablar de que estos robots de software pueden realizar cientos y más tareas completas al día que un operador de back-office humano. Pero, cuando hay un cambio en la regla o modificaciones ad-hoc necesarias tales robots para dejar de trabajar.
Pero el futuro de la RPA es una mezcla de automatización asistida (RPA), inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML). Esta nueva tecnología será capaz de automatizar tareas menos repetitivas y basadas en reglas.
La tecnología del futuro utilizará la automatización cognitiva a gran escala, en la que los robots de software podrán analizar un problema ad hoc, encontrar la resolución desde varias aplicaciones y servidores, analizar bases de datos no estructuradas y corregir el curso de un proceso automatizado.
RPA: Nota del autor
Mi opinión sobre la RPA es que puede ser la próxima idea del billón de dólares para las startups tecnológicas y las pymes.
Si usted es un ingeniero de RPA altamente cualificado o un proveedor de servicios, puede hacerse con estos trabajos subcontratados y obtener beneficios lucrativos.
El tamaño del mercado de la RPA está creciendo rápidamente y así se desprende de los siguientes datos procedentes de grupos de reflexión de prestigio mundial:
- Global Newswire afirma que el mercado de la RPA se convertirá en una industria de 43.520 millones de dólares en 2029, frente a los 10.010 millones de 2022.
- Grand View Research afirma que la RPA liderará la industria de software y servicios y crecerá a un CAGR del 38,2% en el periodo de 2022 a 2030.
- Statista afirma que el mercado se valoró en 2.090 millones de dólares en 2020 y que debería convertirse en una industria con un gasto de 23.900 millones de dólares en 2030.
Por lo tanto, es un buen momento para aprender las habilidades técnicas necesarias para convertirse en desarrollador de RPA. Como alternativa, puede formar un equipo de varios programadores de RPA y lanzar una startup o agencia como proveedor de servicios de RPA o investigador de soluciones de RPA.
Así pues, ahora ya sabe exactamente qué es un RPA. Este artículo desmitifica la noción común de que la automatización robótica de procesos implica robots físicos y mecánicos.
Existen dudas entre varios grupos de trabajadores de que dicha automatización reducirá las oportunidades de empleo si las empresas empiezan a sustituir a los humanos por robots.
Sin embargo, eso no es cierto en absoluto. La RPA permite que la mano de obra adquiera más destreza en el control de los robots de software. Además, permite a las empresas extraer más rentabilidad de la infraestructura y las inversiones existentes.